Проследяването на времето на агенцията се отнася до процеса на наблюдение и записване на времето, което агенцията и нейните служители отделят за клиентски проекти и задачи. Агенцията е широко понятие, обхващащо бизнеси като: държавни агенции, маркетингови агенции и творчески услуги. В днешния блог ще разгледаме някои стратегии за внедряване и използване на проследяване на времето в агенция.
Защо агенция за проследяване на времето?
Проследяването на времето е важно за агенциите поради редица причини, включително:
- Фактуриране и фактуриране – много често агенциите таксуват своите клиенти въз основа на броя на отработените часове. Точното проследяване на времето е от съществено значение за точното таксуване. Освен това помага на агенциите да останат печеливши, както и да поддържат доверие и прозрачност с клиентите си.
- Проследяване и планиране на проекти – Проследяването на времето е начин да се даде представа за времето, прекарано в задачи. С тези показатели агенциите могат да правят по-добри бъдещи планове и ефективно да разпределят ресурсите. Освен това агенциите могат да следят напредъка на проекта в реално време.
- Отчитане и мониторинг на изпълнението – Проследяването на времето може да помогне на агенциите да оценят представянето на служителите. Създавайте отчети за времеви показатели и подобрявайте процесите с течение на времето, като използвате подход, управляван от данни.
- Проследяване на разходите и приходите – Използвайте показатели за проследяване на времето, за да вземате по-информирани решения относно прогнозните цени. Надхвърлихте бюджета на последния проект? Преоценете своите оферти и оценки въз основа на времето, измерено в проекта. Със софтуера за проследяване на времето на агенцията можете също така да управлявате ресурсите динамично, за да сте сигурни, че вашата агенция не надхвърля бюджета.
- Законови изисквания – Проследяването на времето понякога е необходимо в зависимост от местоположението и индустрията. Това може да включва съответствие или други законови изисквания, които изискват докладване, като например закони за заплатите, запазване на записи или данъчни цели.
Как агенциите проследяват времето?
Изборът на метод и инструмент може да зависи от специфичните нужди на агенцията, естеството на извършваната работа. Методите за проследяване на времето могат да включват: Традиционни разписания, хартиени или цифрови. Часовници за отчитане на времето, физически часовници, където служителите натискат и изключват. Софтуер за проследяване на времето или управление на работа, приложения, чиито таймери или графики за регистриране на време от мрежата или мобилно приложение. Тези инструменти за проследяване на времето често предоставят отчитане, фактуриране и други вградени функции за рационализиране на работните процеси.
Стратегии за проследяване на времето за агенции
Ето някои стратегии за ефективно прилагане на проследяване на времето в настройките на агенцията:
Поставете ясни очаквания
Обяснете ясно вашия процес на проследяване на времето, особено когато нови служители се присъединят към вашия екип. Подчертайте защо проследяването на времето е важно, като се фокусирате върху това как се използва във вашата агенция.
Използвайте подробни графици
Използвайте графици, които лесно (и в идеалния случай автоматично) улавят цялата информация, от която се нуждаете за точно фактуриране и водене на записи. Подробностите могат да включват дати, когато е извършена работата, свързания клиент и статус на таксуване.
Стандартизирайте проследяването на времето си
Установете стандартизирани практики за проследяване на времето и насоки, които всички членове на екипа трябва да следват. Това включва категоризация и колко често трябва да се изпращат записи.
Внедрете софтуер за проследяване на времето
Изберете инструмент за проследяване на времето, който отговаря на нуждите на вашата агенция. Софтуерът за проследяване на времето позволява на вашата агенция да регистрира време за клиентски задачи. Функциите включват автоматично проследяване на времето и конфигурируеми графици. Потърсете допълнителни функции като екипно сътрудничество, проследяване на проекти и клиенти и възможности за отчитане. OneDesk е инструмент за управление на работата, създаден с оглед на индустриите за професионални услуги. Създавайте клиентски проекти и задачи, след което регистрирайте време с помощта на автоматични таймери или графики. Изпращането на графици в OneDesk е лесно, тъй като много свойства се генерират автоматично. Например, ако задачата е за определен клиент, графикът също ще бъде свързан с този клиент.
Автоматизирайте навсякъде, където е възможно
Много софтуерни решения включват опции за автоматизация за проследяване на времето. Конфигурирайте автоматизациите, за да отговарят на вашите конкретни работни процеси. Автоматизацията може да ви помогне да спестите време, като извършвате определени действия без допълнителна работа. Някои примери могат да включват: актуализиране на платимия статус в график, изпращане на известия до мениджърите, когато определени графики са регистрирани и други.
Свързани статии