Фактура за почасова работа е искане за плащане въз основа на броя часове, които една организация прекарва в работа за своя клиент. Фактурирането за отработени часове е често срещано в различни индустрии, като консултанти, дизайнери, разработчици и свободни професии от всякакъв вид. Процесът на фактуриране включва точно проследяване на часовете и задачите, извършени за клиента. Когато дойде време за фактуриране, обикновено месечно, работата се компилира, изчислява и въвежда в документа за фактура.
Можете ръчно да регистрирате време и да създавате фактури с инструменти като Excel или да използвате софтуер за проследяване на времето. OneDesk е създаден с мисъл за професионални услуги, с множество полезни функции. Някои от тези функции включват както проследяване на времето, така и фактуриране. В сравнение с ръчното компилиране на фактура, OneDesk рационализира процеса. Можете да планирате работа, да проследявате времето за задачи, след това да фактурирате отработените часове – всичко това в едно приложение.
Как да фактурираме отработени часове
Започнете със създаване и организиране на проект за клиента. Обмислете целите и резултатите. Планирайте задачите, които трябва да изпълните. Можете да създавате повече задачи или подзадачи върху проекта, когато нещата се променят. Въпреки това е добра идея да започнете да създавате някои задачи, за да започнете да планирате какво трябва да се направи и от кого. Всяка задача трябва да има планирана начална и крайна дата, както и прогноза за това колко часа ще отнеме. Това ще помогне на вашето планиране и бюджетиране в дългосрочен план.
Задайте почасовите си ставки
Определете и задайте вашите почасови ставки. Тарифите за фактуриране или тарифите за таксуване се отнасят до тарифата, която таксувате за работата си. Определянето на таксуването е много важно за рентабилността на вашия бизнес. Обмислете вашите разходи и разходи, както и целевите печалби. Обикновено тези тарифи се съгласуват предварително с клиента. Може да таксувате въз основа на това кой от вашия екип изпълнява работа, конкретния проект или видовете услуги, които предлагате. Например, мога да задам почасова ставка за поддръжка и друга ставка за задачи по разработка. В OneDesk можете да зададете тарифите си за фактуриране от различни възможни нива. Може да искате да зададете и вашите разходни ставки. Нормите на разходите се отнасят до това колко струва работата на вашата компания, често под формата на заплащане на служителите.
Проследявайте отработените си часове
Най-важното нещо, ако фактурирате въз основа на отработените часове, е, разбира се, точното проследяване на това време. Използването на инструмент за проследяване на времето може да направи процеса по-рационализиран. Функциите обикновено включват таймери и графики за регистриране на часове, докато работите по задачи. Проследявайте времето, което отделяте за различни работни задачи, като посочвате кои часове се таксуват и кои не се таксуват.
Таймерите, които автоматично ще регистрират отделеното време, са особено полезни. Таймерите ви позволяват да проследявате до минута и да получавате най-точните сметки. Не забравяйте, че всяка минута се добавя! Таймерът на OneDesk следи, докато работите. Можете да направите пауза за почивки, след което да спрете, за да регистрирате времето за задачата. Ще се отвори формуляр за график, който ви позволява също да добавяте бележки, да зададете вида на услугата или да зададете за кой клиент е работата. Всичко това ще помогне по-късно, тъй като можете лесно да създавате фактури, да създавате отчети и да преглеждате дневниците, от които се нуждаете, въз основа на тези свойства на графика.
Страхотното в OneDesk е, че регистрираните графици ще бъдат намерени в приложението за графики на вашия акаунт. Тук можете лесно да сортирате, филтрирате и групирате графици, за да получите точната информация, от която се нуждаете. Освен това, нашата функция за проследяване на времето е тясно интегрирана с нашите възможности за фактуриране. Фактурирането за часовете, които сте работили, включва само няколко щраквания на бутон.
Изготвяне на фактура за отработени часове
Когато дойде време за фактуриране, ще искате да съберете цялото време, което сте влезли за клиента през този период. Умножете часовете по ставките, които сте определили. След това напишете фактурата. Самата фактура трябва да съдържа цялата информация, необходима на вашия клиент, за да разбере за какво се таксува и как да плати. Фактурата също трябва да е изрядна и атрактивна!
Какво трябва да пише във фактурата за отработени часове?
Във фактурата трябва да фигурират следните свойства:
- Предоставени услуги – това може да е вида на изпълняваните задължения, имената на задачите или кой екип е изпълнил работата.
- Почасови ставки – ставките, съгласувани от вашия клиент.
- Брой часове – общите таксувани часове, записани за извършената работа.
- Общи суми – Общата сума, която клиентът трябва да плати. Трябва също така да включите междинна сума, особено ако се начисляват други такси или данъци.
- Други позиции, като приложими данъци, отстъпки или други договорени разходи.
В сравнение с ръчното създаване на фактура за отработени часове, всичко е просто с OneDesk. С OneDesk има по-малко място за грешки. Няма нужда да въвеждате отново време, да изчислявате суми или дори да подреждате фактурата.
Просто щракнете върху „Добавяне на нова фактура“. Изберете клиента, на когото искате да фактурирате. След това изберете времето за таксуване. Позициите ще бъдат добавени към фактурата автоматично, умножени по ставките, които сте задали. Тогава по същество сте готови! Ако още не сте го направили, задайте своя контакт за фактуриране и инструкции за плащане. След това изпратете своята фактура. Можете да изпратите имейла директно от OneDesk.
OneDesk е професионален инструмент за управление на услуги с пълен набор от функции , включително интегриране на имейл, управление на задачи, проследяване на времето и фактуриране.
Изпробвайте OneDesk безплатно за 14 дни.