OneDesk giver dig mulighed for at indstille workflow-automatiseringer, som er et sæt regler, der tager sig af gentagne og tidskrævende opgaver. Indstilling af workflow -automatiseringer giver din virksomhed mulighed for at spare tid og penge og øge den samlede produktivitet.

Automatiseringsregler

Hver workflow -automatiseringsregel består af følgende 3 dele:

Automation Rules

  1. Filtre, der definerer det eller de emner, som reglen skal anvendes på
  2. En udløser, der får handlingen til at blive udført
  3. En eller flere handlinger, som OneDesk vil tage

 

Workflow Automation Eksempler

Nedenfor er nogle nyttige workflow -automatiseringer, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af OneDesk’s workflow -automatiseringsevne. Nogle aktiveres i OneDesk uden for boksen, andre skal aktiveres, og nogle er nyttige forslag til fælles arbejdsgange.

 

Allerede aktiveret

1. Automatisk svar på nye billetter

Send et automatisk bot -svar til den person, der udløser oprettelsen af en varetype, der ikke er en videnbaseret artikel.

Auto-reply to new tickets

 

2. Luk inaktive billetter, der er ventende kunde

Rediger dit arbejdsområde ved automatisk at lukke billetter, der er blevet inaktive på grund af kundens inaktivitet.

Close inactive tickets that are pending customer

 

3. Skift ventende status, når agenten svarer

Skift automatisk status for en billet til ‘ventende kunde’ for at identificere billetter, der afventer et kundesvar.

Change pending status when agent replies

 

4. Skift ventende status, når kunden svarer

Skift automatisk status for en billet til ‘ventende agent’ for at identificere billetter, der kræver en agents opmærksomhed for at sikre et rettidigt svar.

Change pending status when customer replies

 

5. Hvis procentdelen fuldstændig ændres fra 0 til mindre end 100%, skal du indstille tilstanden til “i gang”

If percentage complete changes from 0 to less than 100%, set state to

 

6. Udgiv nye billetter på kundeportalen

Udgiv automatisk nye billetter, der er oprettet til kundeportalen for at holde dine kunder opdateret om dens fremskridt.

Publish new tickets on the Customer portal

 

7. Meddel rekvirent om lukket billet

Lad rekvirenten af en billet vide, når billettens livscyklustilstand ændres til ‘færdig’.

Notify requester of closed ticket

 

8. Når status opdateres på projektet, skal du sende en besked

Send en automatisk besked fra OneDesk -boten for at underrette tilhængerne af et projekt, når dets status ændres. When status is updated on project, post a message

 

9. Mindes overdragerne om kommende opgaver

Send en påmindelse til de tildelte OneDesk -bruger (e) om de kommende opgaver, så de kan blive bedre forberedt.

Remind assignees of upcoming tasks

 

10. Skift varestatus til “færdig”, når procentdelen er 100

Indstil varestatus til “færdig”, når procentdelen af færdiggørelsen på varen ændres til 100% for at holde styr på færdige varer.

Change item state to

 

11. Indstil opgavestatus til “genåbnet”, når procentdelen falder fra 100

Indstil varestatus til “genåbnet”, når færdiggørelsesprocenten reduceres fra 100% for at identificere genstande, der har brug for mere arbejde.

Set task status to “reopened” when percentage goes down from 100

 

 

Ikke aktiveret

1. Når der oprettes et nyt element, sendes en e -mail til Admin

When new item is created, email Admin

2. Automatisk tildele nye opgaver

Tildel automatisk nyoprettede varer til en bruger eller et team i OneDesk.

Auto-assign new tasks

 

Nyttige automatiseringseksempler

1. Automatisk tildele nye varer til en person

Tildel automatisk nyoprettede varer til en individuel bruger på dit OneDesk-team.

Auto-assign new items to an individual

 

2. Giv support besked, hvis en billet ikke er blevet lukket efter en bestemt periode

Sørg for, at dit supportteam får besked automatisk, når en billet tager for lang tid at løse.

Notify support if a ticket hasn’t been closed after a specified time period

 

3. Organiser elementer automatisk i projekter baseret på varetype

Få nyoprettede varer til automatisk at organisere sig i forskellige projekter baseret på deres varetype.

Eksempel: organiser et element, der er en fejl i projektet ‘Bugs’.

Automatically organize items into projects based on item type

 

4. Når en billet er oprettet via e-mail, skal du sende et automatisk svar

Send en automatisk besked tilbage til den person, der kontakter dig via e -mail for at starte samtaleflowet.

When a ticket is created by email, send out an auto-reply

 

5. Tildel specifikt emner automatisk til det relevante team

Tildel automatisk et element baseret på dets type til det team, der er bedst egnet til at håndtere dets pleje.

Eksempel: tildel en fejlfindingsbillet til IT -teamet.

Auto-assign specific items to the appropriate team

 

6. Opdater tilhængeren af et element for alle statusændringer

Sørg for, at når nogen er tildelt som tilhænger, modtager de alle opdateringer om elementets statusændringer, efterhånden som de sker.

Update the follower of an item for all status changes

 

7. Organiser billetter i projekter baseret på e -mail -domæne

Når en billet oprettes af en e -mail med et bestemt domæne, skal du tilføje billetten til projektet med det korrelerende domænenavn.

auto-route tickets into projects based on domain

 

8. Skift billettype baseret på akut status i navnet

Giv dine kunder besked om, at de kan føje “presserende” til titlen på deres e-mails/webformularer og automatisk ændre disse billettyper til en “presserende” billet.

Change ticket type based on urgent status in name

 

9. Tildel emner med høj prioritet til en leder

Hvis en billet bliver hævet til 5-stjernet prioritet, skifter modtageren straks til manager, så den kan håndteres af den person, der er bedst.

Assign high-priority items to a manager

 

10. Hvis elementet er oprettet via e -mail, skal du sende e -mail og tildele et individ

Når et element oprettes fra en e -mail, skal du sende et beskedsvar tilbage og tildele det automatisk til en OneDesk -bruger.

If item is created by email, send email and assign to an individual

 

11. Når status ændres, skal du tildele et andet hold igen

Tilpas dine statuser til at repræsentere de teams, der håndterer et elements forskellige faser, og tildel automatisk til det relevante team, når status ændres.

Eksempel: Når skriveholdet er færdige med at skrive en opgave, opdaterer de status til Rediger, og elementet tildeles automatisk til redigeringsteamet.

When status changes, reassign to another team

 

12. Tildel automatisk nye billetter til en person af Round-Robin

Tildel automatisk indgående billetter ved rotation til hvert medlem af en gruppe, du vælger.

Auto-assign new tickets to an individual by Round-Robin

 

13. Arkiver et projekt, når det er afsluttet

Archive a project after it's been completed

 

14. Giv tilhængere besked om et projekt, når dets forfaldsdato ændres

Notify followers of a project when its due date changes

 

15. Arkiv lukkede/gennemførte billetter

archive tickets

 

16. Når en billet oprettes med søgeordet $ critical, skal du indstille billetprioritet til 5 stjerner.

set priority

 

17. Når en billet er markeret som lukket, skal alle samtaler lukkes.

close conversations

 

18. Send en tilfredshedsundersøgelses -e -mail -skabelon inden for 24 timer efter, at en billet blev lukket.
survey

 

19. Del automatisk et projekt med en kunde, når det placeres i en kundeportoflio.
del projekt

 

20. Sådan arkiveres indgående billetter fra en bestemt afsender.
Du kan automatisk arkivere billetter, der kommer fra et bestemt e -mail -domæne. For at gøre dette skal du følge disse trin i følgende rækkefølge:
Trin 1: Opret et nyt projekt, der skal arkiveres.
Trin 2: Opret følgende workflow -automatisering til den domæne -e -mail, du har brug for.
archive ticket
Trin 3: Arkiver projektet i projektapplikationen.
project archiving

21. Opret en ny opgave hver måned, hvis opgaven er indstillet til tilbagevendende.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>