På nuværende tidspunkt har selv mindre institutioner brug for en måde at spore deres arbejde på, uanset om det er projekter eller supportanmodninger. I hjertet af hvert universitet eller universitet er administrationsafdelingen, der i mange tilfælde ender med at fungere som det første kontaktpunkt, selvom spørgsmålet skulle rettes andre steder. Dette kan gøre det svært at komme videre med projekter, mens det konstant drejer sig om triage -anmodninger, der kommer ind. For et lille kollegium kan en allerede lille arbejdsstyrke strækkes endnu tyndere. Det første skridt mod at lindre denne smerte er at begynde at spore arbejdet. Da vi vidste, at OneDesk har evnen til netop det, kom en klient til os for at finde en løsning.

Vores klient er et lille kollegium, hvor omkring 700 studerende deltager. I øjeblikket bruger college -administrationen ikke nogen projektstyringssoftware og har ingen måde at sortere gennem projekter i øjeblikket. Bortset fra de projekter, kollegiet arbejder på, sender administrationen også anmodninger fra forskellige afdelinger, der ofte skal omdirigeres til det relevante team. Ideelt set vil vores klient gerne have en helpdesk til at håndtere disse anmodninger, der integreres godt med projektledelse.

OneDesk er kendt for sin helpdesk og projektstyringssoftware, der fungerer problemfrit sammen. Især for helpdesk identificerede vores klient behovet for let at kunne sende indgående anmodninger til de rigtige personer. Processen med at afprøve en anmodning eller et spørgsmål kan være tidskrævende, selvom der er et kendt kriterium, som nogen hurtigt kan kontrollere. OneDesk strømliner denne proces med muligheden for automatisk at tildele billetter til bestemte hold eller personer. Ved at definere tilpassede billettyper kan vores klient angive, hvilken type anmodning enhver billet er. Hvis man tager dette et skridt videre, kan der konfigureres en workflow -automatisering til at tildele en billet til en bestemt afdeling eller et sæt mennesker baseret på typen.

Selvom vores klient var opsat på OneDesk helpdesk -produktet, var det klart for os, at vores klient var bekymret over, hvordan billetter ville blive logget ind i systemet. Vores kundeportal er en måde, hvorpå vores klient kan kontrollere, hvordan billetter kommer ind i deres helpdesk. Ved at opbygge og præsentere formularer til oprettelse af eventuelle indkommende anmodninger kan vores klient specificere, hvilke data der skal være en del af anmodningen, og de kan endda skræddersy den afhængigt af den specifikke anmodningstype. Hvis vores klient f.eks. Vil vide, hvilket fakultet en anmodning vedrører, kan de oprette en rullemenu på formularen med alle de anførte fakulteter. Dette begrænser, hvad brugeren kan indtaste samt sikre klarhed. Vores klient elsker, at vores kundeportal kan konfigureres. Fra farveskemaet til titlen til formularinputene lader vi det være åbent, så vores klient har friheden til at gøre det til deres eget.

Til sporing af projektarbejde har OneDesk et separat projektstyringsværktøj. I lighed med helpdeskens koncept med billetter fokuserer vores projektstyringssoftware i stedet på opgaver. Disse opgaver er beregnet til at fange arbejde, der skal planlægges, og med de forskellige visninger, vi tilbyder, kan vores klient derefter se og definere afhængigheder mellem opgaver samt hvornår arbejdet vil blive afsluttet af. Opgaver i OneDesk har også et tidssporingsaspekt. Dette kan gøres ved at importere en timeseddel eller ved at bruge vores indbyggede opgavetimer. Vores klient ser fordelen ved tidssporing, da registrerede tider derefter kan bruges til at danne grundlag for planlægning – bliver der afsat nok tid til det arbejde, der skal udføres? Er der en afbrydelse i, hvad teamet planlægger og egentlig udførelse? Sammen med evnen til at importere timesedler bliver tidssporing et stærkt værktøj til at hjælpe vores klient med at finde måder at forbedre deres processer.

Nogle gange kan forbedringer ikke afsløres, før teamet allerede er i gang med at arbejde på en opgave eller billet. I de tilfælde, hvor billetarbejdet begynder at spire ind i projektområdet, har vores klient mulighed for at konvertere opgaver til billetter og omvendt. Det kan være vanskeligt at indse i starten af et projekt, hvilket arbejde der virkelig skal planlægges – en realitet, som vores klient har oplevet tidligere. Fordi vores projektledelse og helpdesk -software integreres med hinanden ud af boksen, er det enkelt at konvertere arbejdsemner frem og tilbage mellem disse to værktøjer, når det bliver nødvendigt at gøre det uden at miste nogen af detaljerne.

OneDesk bruger et simpelt hierarki til at organisere arbejde. Arbejdsgenstande – hvad enten det er billetter eller opgaver – spores under et projekt, og derfra kan projekter placeres i mapper, som derefter i sidste ende lever under porteføljer. Dette hierarki giver vores klient mulighed for at opdele arbejdet på forskellige måder. OneDesk’s trævisning giver også mulighed for let træk og slip styring af disse niveauer. Vores klient er let og intuitiv i stand til at udføre bulkoperationer uden at skulle klikke ind på hvert projekt eller arbejdspost for at definere, hvor den ligger i hierarkiet. Bortset fra trævisningen har vi også visninger baseret på Status, hvor billetter sidder i kalenderen, og generelle metrics skitseret i et dashboard. Disse visninger understøtter alle træk og slip -bevægelse, så uanset visning kan styring af arbejdet udføres hurtigt og effektivt.

Det, der adskiller OneDesk fra sine konkurrenter, er, hvor let det er at arbejde med. Uanset om arbejdet er langsigtede projekter eller engangsanmodninger, håndterer OneDesk dem alle. Med en brugerflade, der er let at bruge, fandt vores klient ud af, at OneDesk ramte alle mærkerne med, hvor hurtigt de kunne begynde at styre deres arbejde lige ud af porten. Ud over de tilpassede billettyper, statuser og arbejdsgange øger vores workflow -automatiseringer kun vores kundes effektivitet. Ved at oprette automatiseringer til håndtering af små ændringer, frigøres vores klient til at bruge mere tid på at give deres brugere en førsteklasses service. Sammen med den fuldt tilpassede kundeportal giver OneDesk en komplet løsning til vores klient, der sætter dem i kontrol over enhver situation.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>