audio editing equipment setup
Vedligeholdelse er et koncept, der er fælles for næsten alle brancher og virksomheder. Selvom regelmæssig vedligeholdelse kan drives af virksomheden selv, stoler virksomheder ofte på, at deres kunder står frem med de forringelser, de støder på. Audiovisuelle virksomheder er ingen undtagelse. Et sådant firma kom til os med et sæt krav til deres vedligeholdelse og vedligeholdelse af udstyr, som de havde brug for til at spore og administrere. For at gøre dette blev vi enige om, at et billetsystem var vejen frem.

Vores klient er en audiovisuel virksomhed, der har været i branchen i over tredive år. Som integratorer administrerer de den daglige bestilling, lager og fakturering. En af de største huller i deres proces er, at de ikke har et billetsystem til at spore vedligeholdelsesarbejde. Dette er et krav til vedligeholdelse, og derfor er det helt afgørende, at vores klient finder en billetsoftware, der fungerer med deres eksisterende arbejdsgang. De sporer i øjeblikket vedligeholdelsesanmodninger manuelt i et dokument, men dette begrænser deres evne til at søge og filtrere denne liste over anmodninger for at finde ud af, hvilke anmodninger der vedrører bestemte websteder og brugere. Vores klients vedligeholdelse omfatter installationer, feltservice og forebyggende vedligeholdelse, men med deres nuværende opsætning er detaljer gledet gennem revnerne. Deres ideelle billetsystem ville have adgang for både interne og eksterne brugere.

Umiddelbart kunne vores klient skitsere den arbejdsgang, de forestiller sig for deres billetsystem: kunder ringer eller e-mailer med deres anmodning, en billet genereres, vores klient reagerer på anmodningen, og billetten forbliver åben indtil kl. løsning. En af de vigtigste faser i denne arbejdsgang er det første kontaktpunkt, når en kunde når ud. Som standard understøtter OneDesk billetoprettelse via e-mail. Da e-mails kommer ind på en bestemt OneDesk-adresse, logges de automatisk som billetter i systemet. Denne automatisering er ikke væsentlig for kunderne, og derfor kan hele billetter og samtalerne omkring det ske helt via e-mail-korrespondancer. Vores klient, der ofte bruger e-mail som kommunikationsværktøj, var bekymret over, hvordan efterfølgende samtaler kunne fortsætte via e-mail, mens de stadig blev sporet på billetten i OneDesk. Hvis vores klient på forhånd kan identificere, hvem interessenterne er, kan de CC disse personer i e-mail-kæden. På denne måde bliver alle svar fra disse interessenter fanget af OneDesk på billetten. Ved at CC-indsætte folk i e-mailen, tilføjes disse interessenter som følgere til billetten i OneDesk. Det betyder, at al kommunikation på billetten bliver sendt til dem. Dette er en fantastisk måde at sikre, at alle-selvom de ikke bruger OneDesk direkte-er opdaterede om status for en billet.

Vores kundes vedligeholdelse kan omfatte at være ude i marken, de udtrykte bekymring over, at deres ingeniører på stedet kunne opdatere billetter. Et af OneDesk’s tilbud er en mobilapplikation, der indeholder mange af de funktioner, der findes i webversionen. Især timeren og timesedlerne er tilgængelige via OneDesk -appen, hvilket gør det let for medarbejdere på farten at være præcise med deres tidssporing. For billetter, der er i gang, er der også en “Send” -knap, der, når den trykkes, signalerer færdiggørelsen af en billet. Med en simpel workflow -automatisering kan vores klient indstille denne knap til ikke kun at opdatere billettens status til løst, men også sende en besked til kunden om, at arbejdet er afsluttet.

Vores klient har allerede et projektstyringsværktøj, som de er rimeligt tilfredse med, og derfor erklærede de, at de ikke aktivt søgte en erstatning. Men da de lærte om flere og flere af OneDesk’s funktioner, begyndte de at se fordelene ved at have deres billetsystem og projektstyringssoftware i den samme pakke værktøjer. Den måde, projekter organiseres på i OneDesk, er med et simpelt hierarki. Projekter er indeholdt i mapper og porteføljer. Dette hierarki kan også bruges til at organisere billetter, idet de fleste af vores kunder bruger forskellige projekter eller porteføljer til at indeholde hver af deres kunders ønsker. Vores kunder kan derefter køre brugerdefinerede rapporter omkring hver af deres kunder ved hjælp af OneDesk’s robuste og tilpassede visninger. Ved at indstille filtre og grupperinger kan vores klient oprette en brugerdefineret visning, der derefter fungerer som deres rapport. Denne rapport kan køres med jævne mellemrum og e-mailes til forskellige ledere, der ikke engang behøver at være OneDesk-brugere.

Et produkt, som vores klient var interesseret i, var kundeportalen. Kundeportalen arbejder hånd i hånd med billetsystemet, da det giver kunderne en måde at logge anmodninger direkte ind i OneDesk -systemet. Vores klient var dog usikker på kvaliteten af de indkommende anmodninger, og hvor godt de er skitseret. For vores kundeportal kan vores klient indstille bestemte felter til at være påkrævet og indstille de formularinput, deres kunder kan bruge til at udfylde data. For eksempel understøtter vores klient muligvis kun et bestemt sæt produktmærker. Ved at oprette et formularinput med begrænsede muligheder at vælge imellem, kan vores klient sikre, at kvaliteten af indgående anmodninger er høj nok til, at deres vedligeholdelsesteam kan komme i gang. Vores klient har også mulighed for at bruge en tredjeparts webformular til at håndtere indgående anmodninger, hvis de har brug for det ekstra lag tilpassede input, før billetter kommer ind i systemet. En anden OneDesk -funktion, der giver mulighed for nogle slanke tilpasninger, er workflow -automatiseringer. Da vores klient antydede at måske bruge en tredjepartsformular i stedet for kundeportalen, fremhævede vi en proces, der ville udnytte fordelene ved OneDesk. Ved at henvise deres kunder til at sende e-mails til loganmodninger i OneDesk-systemet, kan vores klient derefter oprette en workflow-automatisering for at få et bot-svar på denne kundes anmodning. Botens svar kan derefter indeholde et link til tredjeparts webformular. Selvom denne arbejdsgang er mere kredsløbig, kan denne arbejdsgang måske tilbyde vores klient det bedste fra begge verdener.

Med hensyn til et billetsystem er OneDesks tilbud fuldt udstyret og let at arbejde med. Med evnen til at tilpasse arbejdsgange og processer kan vores klient definere, hvor dybtgående eller lette de har brug for, at deres proces skal være. Oven i det tilføjer OneDesks mobilapp portabilitet til mixet, hvilket giver vores klient fuldt sortiment med hensyn til, hvem på deres team der kan bruge produktet og hvornår. Der er ingen grænser for, hvad der kan gøres med OneDesk, og det er op til vores kunder, hvordan de vil skræddersy oplevelsen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>