real estate

Om virksomheden

Til projektledelse er der masser af softwaremuligheder til rådighed, hvoraf nogle er for tunge til, at teams kan klare mindre, veldefinerede projekter. Når du vælger den rigtige software til dit team, er en af de største udfordringer at finde den rigtige balance med hensyn til fordelene i forhold til den tid, der bruges på at oprette og administrere værktøjet. Selvom projektledelsessoftware stort set er beregnet til at gøre det lettere at styre projektarbejde, er softwaren ofte overkompliceret og kræver styring selv. Da vi vidste dette, kom en klient til os i håb om, at OneDesk havde en løsning til deres ledelsesbehov, der ikke kræver lang tid.

Vores klient er en ejendomsmægler, der driver et lille annonce- og designbureau inden for deres virksomhed. Grunden til, at de kom til os, er, at de ledte efter en løsning til håndtering af designanmodninger, der kommer til deres bureau. Disse anmodninger er ofte engangsprojekter, der er små, hurtige og lette at gennemføre. I betragtning af deres krav har vores klient identificeret, at projektstyringssoftware sandsynligvis ville give dem, hvad de har brug for for at spore denne form for arbejde. Imidlertid ser det ud til, at det meste af softwaren på markedet kræver en masse opsætning og input for at give mening for dem fra et tidsperspektiv; den tid det ville tage at konfigurere arbejdet i softwaren ville hæmme det faktiske designarbejde, der blev anmodet om. En anden mulig løsning, som vores klient overvejede, var et billetsystem, hvor arbejdet kunne blive tildelt, og status kunne spores i en simpel pipeline.

Før vi brugte OneDesk, brugte vores klient e-mail til at indsamle og tage arbejde. De havde en dedikeret e-mail-adresse, der blev overvåget af nogen på deres team, og hver gang der blev sendt en ny anmodning, blev der noteret, og arbejdet blev tildelt en designer. Selvom det fik jobbet udført, er denne proces manuel, tilbøjelig til fejl og giver ikke nogen gennemsigtighed i værkets status. Ved at flytte denne arbejdsgang til OneDesk kan de opretholde deres første kontaktpunkt med deres kunder via e-mail, men stole på OneDesk til at gøre resten af de tunge løft. OneDesk opretter automatisk en e-mail-adresse, der gør alle e-mails, der sendes til den, til billetter i OneDesk-systemet. Derfra kan billetter triages, gennemgås, redigeres og tildeles. OneDesk giver også mulighed for oprettelse af brugerdefinerede statuser, så vores klient derefter kan opbygge arbejdsgange for nøjagtigt at fange livscyklussen for hver designanmodning, de arbejder på.

Projektopsætning

For at styre og organisere det arbejde, som kunderne efterspørger, anbefalede vi, at vores klient udforskede vores hierarkiske struktur for arbejdsemner. Selvom vores klient bemærkede, at deres designarbejde ofte består af små, engangsprojekter, fremhævede vi, hvordan de kan bruge OneDesk-koncepterne i porteføljer og projekter til at hjælpe dem med at håndtere disse anmodninger. Begreberne projekter og porteføljer i OneDesk er blot containere til opbevaring af billetter og – hvis vores klient skulle spore større projekter – projektopgaver. Ved at bruge porteføljer til at repræsentere deres kunder, kan de gruppere alle anmodninger fra en bestemt kunde sammen og let gennemgå det tidligere arbejde, der er blevet udført. Vi anbefalede også vores klient at bruge projekter til at gruppere billetter til det samme produkt, hvilket yderligere ville organisere arbejdet. Vores klient rejste og ønskede muligheden for at skjule færdige billetter, og projekter er en måde at gøre det på. Ved at oprette projekter for færdige billetter kan vores klient derefter arkivere disse projekter. Dette holder deres nuværende visning ryddeligt uden at tvinge dem til at slette optegnelser over det arbejde, der er blevet udført.

Automatiseringer og tilpassede felter

Vores klient bemærkede, at det, de ikke kunne lide ved så mange andre projektstyringssoftware, var, hvor meget input der krævedes af dem, og tiden måtte sænkes i produktet. Selvom OneDesk ikke fjerner alt input fra vores klient, er der en række automatiseringer, der kan konfigureres for at maksimere effektiviteten. Når vores klient har konfigureret deres arbejdsgang, kan de udnytte vores automatiserede arbejdsgange. En af OneDesk’s mest kraftfulde funktioner, workflow -automatiseringer er handlinger, der sker baseret på, at et bestemt kriterium er opfyldt. Kombineret med de brugerdefinerede felter, som vores klient kan definere for deres billettyper, kan workflow-automatiseringer få arbejdet til at fungere næsten helt selvstyrende. For eksempel ved indgående designanmodninger kan en automatisering registrere, om personen, der logger arbejdet, er fra en bestemt virksomhed. Baseret på disse oplysninger kan arbejdet derefter automatisk flyttes ind i et passende projekt og endda tildeles en bestemt designer. Dette lindrer meget af byrden ved at styre arbejde, der findes i de fleste andre projektstyringssoftware.

Kundeportal

Et andet produkt i OneDesk -pakken med værktøjer, som vores klient er interesseret i, er kundeportalen. Kundeportalen er en måde for vores klient til direkte at sætte deres kunder i stand til at logge designanmodninger direkte i OneDesk -systemet via en webportal. Ved at have en kundeportal er arbejdet logget igennem der synligt for den, der først loggede det og kan åbnes for alle i deres organisation. Dette giver alle involverede en høj og passende synlighed af arbejdets status. Alternativt kan kundeportalen også bruges som en vidensbase, hvortil artikler kan postes og deles med kunder. Ved at udnytte OneDesk’s eksisterende billetsystem kan billetter let omdannes til artikler i vidensbasen og endda drage fordel af de muligheder, der kan tilpasses standard OneDesk -billetter. For eksempel kan billetter i OneDesk have multimedier som f.eks. Billeder og videoer knyttet til dem. Denne funktion gælder også for vidensbase -artikler, hvorfra multimedier kan downloades eller ses i browseren.

Med hensyn til projektstyringssoftware står OneDesk over resten i sin fleksibilitet og tilpasning. Fra muligheden for at gøre deres kundeportal til en vidensbase til flere måder, hvorpå anmodninger om at blive logget ind i vores system, har OneDesk en bred vifte af brugssager omfattet af sin kernefunktionalitet. Ud over den brede vifte af funktioner til at organisere og administrere arbejde er OneDesk også enkel at konfigurere og bruge. Sammen med muligheden for at opbygge tilpasninger til automatisk at styre arbejde, var det klart for vores klient, hvordan OneDesk ikke kun opfyldte deres behov, men overskred dem.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>