How a MNC uses OneDesk for ERP

ERP – eller virksomhedens ressourceplanlægning – er et begreb, der kaster sig ud ret ofte, når man diskuterer virksomhedens drift. Fokus for ERP er at forbedre effektiviteten ved at søge indsigt i, hvor ressourcer allokeres og forbedre, hvordan de bliver udnyttet. For at udvikle et fuldstændigt billede af, hvor ressourcerne er i øjeblikket, skal analyse og planlægning foretages på tværs af vertikaler – fra finansiering til menneskelige ressourcer, fra distribution til indkøb. Ofte bruges software til at visualisere, spore og administrere disse aspekter. Med hensyn til OneDesk -pakken med værktøjer kunne en klient imødekomme deres ERP -behov med vores fulde tilbud.

 

Vores klient er et multinationalt selskab (MNC), der identificerede et hul i deres enterprise resource planning (ERP). Især identificerede de et stærkt ønske om at have synlighed i udviklingen af arbejdet på tværs af deres teams. Da deres organisation har teams baseret i forskellige forskellige tidszoner, var det afgørende i deres overvejelser at have en måde at styre arbejdet på tværs af et distribueret team på. Projektledelse er et centralt aspekt af ERP, idet ressourcebehovet ændres i løbet af et projekt, efterhånden som problemer opstår, og omfang ændrer sig. Vores klient kan lide at bruge den kritiske sti -metode til at planlægge deres projekter, og det var en vigtig forespørgsel at kunne gøre det i OneDesk. Et andet vigtigt aspekt var muligheden for at integrere deres nye software i deres eksisterende e-mail-arbejdsgange. Her kunne OneDesk’s fleksibilitet give dem flere muligheder, der passer til deres behov.

 

Sporing af fremskridt og afbalancering af arbejdsbyrder

Uanset om det er supportbilletter eller projektopgaver, opretter OneDesk automatisk en grundlæggende livscyklus for hver slags arbejdsemne, som vores klient har. En livscyklus består af et sæt statuser og strømmen mellem dem. Disse statuser og alle overgange mellem dem kan tilpasses for nøjagtigt at angive udviklingen af en billet eller opgave fra start til slut. Når vores klient har etableret disse, kan de få synlighed i den nøjagtige tilstand for hvert stykke arbejde. Ved hjælp af vores Status Board -visning kan vores klient endda hurtigt se, hvor mange varer der er i hver status. Tilføjelse af muligheden for at eksportere denne visning, spore fremskridt og rapportere om det bliver en simpel arbejdsgang. Fordi vores klient har et team fordelt på tværs af forskellige lande og kontinenter, kan det være svært at sikre, at der ikke er nogen særlige teammedlemmer, der bliver overbelastet med arbejde. Ved at udnytte vores sæt standardvisninger kan vores klient oprette en visning baseret på gruppering af arbejdsemner efter tildeler. Dette viser derefter alt det arbejde, der er tildelt hvert af deres teammedlemmer, uanset hvor de er placeret. Når de går igennem denne visning, kan vores klient derefter trække og slippe opgaver for at genbalancere arbejdsbyrden på tværs af deres team.

 

Planlægning af projekter baseret på kritisk vej

Med hensyn til planlægning af projekter er en metode, der kan fanges i OneDesk, den kritiske sti -metode (CPM). CPM er en proces til planlægning og planlægning af ressourceforbrug baseret på tidsestimater af projektopgaver og identifikation af alle afhængigheder mellem dem. Dette er en almindelig projektstyringsteknik, der bruges til at bestemme, hvor lang tid det kan tage at gennemføre et projekt. Ved at opsummere den estimerede varighed af den længste sekvens af opgaver, der ser projektet fra start til slut, kan vi bestemme den kritiske vej, hvor lang tid et projekt kan tage, og hvilken dato det kan fuldføre efter. Da vores klient bruger CPM til at styre deres projekter, var det vigtigt, at vores software kunne give dem en måde at fange denne metode på. I OneDesk har vi et standardsæt af visninger til at se projektarbejde, og vores Gantt -visning visualiserer bedst kritisk sti og alle de nødvendige afhængigheder for at beregne det. Med muligheden for at knytte flere billetter til hinanden kan selv de mest komplekse sæt afhængigheder skildres. Som det ofte er tilfældet, kan projekter hurtigt se faldende forsinkelser, når opgaver kræver mere arbejde end forventet. Vores Gantt -visning opretholder automatisk forbindelser mellem billetter, selvom estimater formindskes eller forlænges. Det betyder, at den kritiske vej altid opretholdes. En anden funktion i vores Gantt -visning er muligheden for at se den faktiske tid brugt på opgaver. Dette kan hjælpe med at informere om, hvordan man ændrer estimater, og ved at oprette en workflow -automatisering kan det endda bruges til automatisk at justere estimeret tid, så den kritiske sti afspejler virkeligheden.

 

Håndtering af e-mail-kommunikation gennem integrationer

Som en stor, distribueret organisation er vores klient afhængig af e-mail som et primært kommunikationsmiddel. Ved at oprette integrationer med OneDesk kan e-mail-kommunikation med kunderne automatiseres og leveres fra OneDesk selv. For alle e-mails, der sendes fra OneDesk-systemet, sporer vi deres status i de sidste 72 timer, hvilket giver et overblik over, om der var fejl i e-mail-leveringen, eller om alt ser vellykket ud på vores side. Med hensyn til at modtage kundeforespørgsler, bekymringer og anmodninger genererer OneDesk også en e-mail-adresse for hver type arbejdspost-uanset om det er en billet, opgave eller noget andet, som vores klient har oprettet-og eventuelle e-mails sendt den kommer automatisk ind i OneDesk -systemet. Dette gør det let at spore indgående arbejde fra kunder på ét sted, ikke på tværs af flere forskellige indbakker. Visse interaktioner-såsom fortsatte samtaler med kunder-kan endda foretages via e-mail, mens de stadig spores og administreres i OneDesk. Sammen med en række Zapier-integrationer, der allerede er oprettet til OneDesk og anden software, kan vores klient endda oprette deres egne tilpassede integrationer til OneDesk og deres e-mail-klient for at bringe mere funktionalitet til deres værktøj.

 

Brug af en kundeportal til at aktivere kundeinteraktioner

Ud over e-mail ledte vores klient også efter en måde at bringe mere til, hvordan deres kunder kunne interagere med deres efterspurgte arbejdsemner. Ud over vores projektstyring og helpdesk -værktøjer har vi en kundeportal, der integreres problemfrit i vores andre produkter. Ved at give kunderne adgang til kundeportalen kan de logge anmodninger direkte ind på OneDesk, styret af de specifikke webformularer, vores klient opretter. Når anmodninger er logget, kan kunden se dem, starte samtaler om dem med supportteamet og endda spore den aktuelle status. Kundeportalen kan også tilpasses til at passe til vores kundes branding eller endda integreret på deres websted som en widget via vores Messenger -applikation. Tilladelser på vores kundeportal kan indstilles til at begrænse brugere til kun varer, de har logget eller udvidet til at tillade interaktion med varer, der er logget af alle i deres virksomhed.

 

Efterhånden som organisationer bliver mere og mere fordelt, vil udfordringer omkring ressourceforvaltning kun fortsat opstå. Uanset om arbejdet er projektbaseret eller supportbaseret, er OneDesk ikke begrænset til, hvordan vi giver indsigt på tværs af teams, projekter eller over bestemte tidsrum. Ved at tage vores standardvisninger og bygge videre på dem med filtrering og gruppering kan enhver form for metrics og KPI’er vises og graves ind. Med muligheden for at omdanne disse synspunkter til rapporter, der kan deles eksternt, kan disse fund blive grundlaget for at træffe beslutninger og dreje et projekt, så snart spørgsmål dukker op. Uanset hvor stort eller lille teamet er, kan denne slags analyser og data være uvurderlige for enhver virksomhed, der ønsker at optimere deres ressourcer og planlægning.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>