team meeting
I takt med at små virksomheder vokser og får nye kunder og brugere, vokser deres arbejdsstyringsbehov også. For bureauer, der tilbyder flere forskellige tjenester, er det udfordrende at holde styr på hvert stykke arbejde og enhver person, der er involveret i at få det til at ske. I løbet af en virksomhed, der skalerer op, henter de nye værktøjer undervejs for at imødekomme behov, når de identificeres. Dette fører ofte til en mærkelig kombination af værktøjer, der ikke fungerer godt sammen og ikke helt dækker bekymringerne for den nu etablerede virksomhed. Ikke at have et alt-i-et-værktøj førte til, at en klient kontaktede os for at finde en løsning på deres forskellige behov.

Vores klient er et digitalt marketing- og brandingbureau, der hjælper virksomheder i forskellige brancher med deres branding. De fokuserer på at levere en række forskellige tjenester til deres kunder, herunder webdesign og udvikling, grafisk design, SEO, pay-per-click marketing, digital marketing og branding. Ved at spore og behandle disse tjenester som kundeanmodninger, skal vores klient i øjeblikket bruge tre forskellige værktøjer til at styre deres arbejde, hvilket langt fra er ideelt. Fremover har de skitseret, at deres fremtidige værktøjer skal dække projektledelse, klientkommunikation og tidssporing. Især er tidssporing vigtig for dem, og det værktøj, de i øjeblikket bruger til dette, er et, som de ikke ser sig selv bevæge sig ud af. Det betyder, at den software, de bruger, fremover skal integreres med deres tidssporer.

Håndtering af indgående billetter
Der er et par forskellige måder, hvorpå billetter kan komme ind i OneDesk -systemet. Da de fleste henvendelser fra kunder kommer til vores klient via e-mail, identificerede vi en let overgang fra deres nuværende opsætning til en, der effektiviserer sporing af disse anmodninger i OneDesk. For hver billettype, vores klient definerer, genererer OneDesk automatisk en e-mail-adresse, som kundeanmodninger kan videresendes til. Alt, der går til denne e-mail-adresse, bliver logget som et arbejdsemne i OneDesk, hvilket eliminerer enhver manuel indgriben, der normalt kan være nødvendig for at overføre de relevante detaljer til en OneDesk-billet. Ud over at sende klientanmodninger via e-mail har vi en anden applikation, som vores klient var interesseret i at prøve. Vores kundeportal er en applikation, der administreres adskilt fra vores projektstyring og helpdesk -applikationer, men integreres problemfrit med dem for at give vores klients kunder en standardiseret måde at logge anmodninger på. Baseret på hvilke data der er indtastet i en webform, oprettes der automatisk en billet i OneDesk -systemet, der også er synligt i portalen, så kunderne kan spore status for deres anmodede arbejde. Denne portal kan tilpasses til at matche vores kundes branding, og webformularerne kan kræve, at visse data indtastes, så relevante detaljer kendes på forhånd. Sammen med muligheden for at indstille tilladelserne til, hvem der kan se, hvilke anmodninger der logges – uanset om det er begrænset til dem, der anmodes af den enkelte eller af nogen i deres organisation – tilbyder vores kundeportal synlighed og et præcist styringsniveau for indgående anmodninger.

Indbyggede kommunikationsfunktioner
En af de funktioner, vores klient var særlig interesseret i, var kommunikation. På hver billet viser vi en log over tidligere samtaler om arbejdet og tillader også, at beskeder sendes direkte fra selve billetten, uanset om det er interne beskeder eller meddelelser til kunder. Selvom der foregår kommunikation via e-mail, bliver de fanget og vist på billetten, hvilket gør det let at spore, hvad der er blevet sagt, uden at sile gennem indbakker. En anden kommunikationsfunktion, OneDesk har, er muligheden for automatisk at generere et svar på en kundes e-mail om en billet. Disse svar kan tilpasses fuldt ud for at levere vores klients hensigt på en standardiseret måde, der stadig har en personlig fornemmelse.

Opbygning af projektskabeloner
På grund af den vifte af tjenester, som vores klient leverer, er effektivitet i forvaltningen af deres arbejde afgørende for dem. De fremhævede, at der er en vis grad af gentagelse mellem forskellige anmodninger om deres webstedsudviklingstjenester. Hver anmodning om at bygge et websted til en klient er et projekt i sig selv, og ud fra deres erfaringer har vores klient været i stand til at destillere processen ned i et standard sæt opgaver. For at spare sig selv for at oprette det samme sæt opgaver for hvert websted, de udvikler, ønskede vores klient en måde at definere skabeloner på. I OneDesk kan der oprettes skabeloner på projekt- og opgaveniveau. For opgaver, der ligner hinanden, kan enhver opgave betragtes som en skabelonbillet og derefter klones. Kloning af en opgave skaber en ny opgave med alle de detaljer, der allerede er indtastet, kopieret fra den originale skabelonopgave. Projekter i OneDesk kan også klones. Fordi projekter blot er samlinger af opgaver, gør kloning af et helt projekt kopier af hele sæt opgaver i skabelonprojektet. Afhængigt af antallet af opgaver en projektskabelon indeholder, kan der opnås stor effektivitet ved at klone et komplekst projekt med mange underliggende opgaver. Til vores kundes brug omfatter en webstedsprojektskabelon alle de skabelonopgaver, de ved, skal udføres for at levere et websted til deres kunde.

Integrationer
Selvom der er indbygget tidssporing for billetter i OneDesk, identificerede vores klient, at de skal fortsætte med at bruge deres nuværende tidssporing. Dette førte til nogle bekymringer omkring at skulle bruge flere værktøjer til at fuldføre deres projektstyringsoplevelse. Et område, hvor OneDesk muliggør udvidelse, er dog gennem vores integrationer. Som standard er der en række indbyggede integrationer, vi har oprettet til nogle almindelige softwareværktøjer, vores brugerbase tidligere har krævet, men ud over dette sæt integrationer har OneDesk-brugere også mulighed for at bruge Zapier til at linke deres konti og data . Zapiers integrationsplatform giver mulighed for næsten ubegrænsede muligheder med hensyn til at forbinde andre applikationer til OneDesk, og selvom der allerede er oprettet en række “zaps”, har vores klient også mulighed for at udvikle en tilpasset integration med OneDesk selv ved hjælp af Zapier -platformen .

I denne travle verden kan det være svært at kunne følge med i anmodninger, forespørgsler og spore, hvem der arbejder med hvad i hvor lang tid. Brug af en masse forskellige, ikke -relaterede værktøjer til at få arbejdet udført kan være nok til at fortsætte, men uden at lede efter effektiviseringer kan dette føre til en nedgang i produktiviteten. Med OneDesk’s evne til at bringe kundekommunikation direkte ind i billetadministrationen reducerer den tid, der bruges på at skifte fra software til software, der samler alle brikkerne. Sammen med vores udnyttelse af Zapier er integrationer enkle at konfigurere og ikke begrænset til kun et lille sæt tredjepartssoftware. På denne måde kan vores klients foretrukne værktøjer stadig bruges uden at forlade OneDesk -økosystemet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>