hair stylist setup
For enhver virksomhed, der leverer en service, er de nødt til at blive konfronteret med supportanmodninger og forespørgsler. I disse situationer er det af afgørende betydning at have en helpdesk til at spore og administrere disse anmodninger for at kunne følge med i kundens behov rettidigt. Men et godt helpdesk -værktøj er mere end bare et billetsystem. Med dette i tankerne henvendte en klient sig til OneDesk for at imødekomme dette behov, vel vidende at vores funktionssæt og muligheder rækker ud over billetstyring. Fra automatisering til rapportering var vi i stand til at hjælpe vores klient med at strømline deres helpdesk -arbejdsgang og levere bedre service til deres kunder.

Vores klient er distributør af hårprodukter, der er baseret i USA, men har en etableret tilstedeværelse i Storbritannien. På grund af deres globale rækkevidde er vores klient afhængig af deres lille it -afdeling for at sikre, at kunder rundt om i verden kan bestille deres produkter online. Vores klient ledte især efter en helpdesk -software, der fungerer som et billetsystem og ville kunne effektivisere deres arbejdsgang. Ideelt set ville deres helpdesk -system fungere sammen med deres projektstyringssystem. Efter at have prøvet en række forskellige helpdesk -software har de ikke fundet et værktøj, der opfylder alle deres kriterier.

Sporing og administration af anmodninger

Uanset om vores klient bruger vores helpdesk -applikation eller vores projektstyringsapplikation, tilbyder vi det samme syn og detaljeringsgrad i arbejdet, hvilket gør det let at skifte mellem helpdesk og projektledelse. OneDesk skitserer et enkelt, fleksibelt hierarki til at organisere arbejde, der indeholder mapper, porteføljer og projekter, der alle kan gruppere opgaver og billetter. For hvert af disse niveauer bruger vi en unik identifikator, så der ikke er forvirring omkring projekter og billetter, der muligvis har det samme identifikationsnummer. Når et af disse arbejdsemner vælges, åbnes en detaljeret visning, og vores klient kan tilføje, ændre og opdatere alle informationsfelter, de har brug for at knytte til opgaven. Som standard inkluderer OneDesk felter til en titel, beskrivelse, overdrager og prioritet. Vores klient kan også definere brugerdefinerede felter for at fange de oplysninger, de har brug for, lige fra tekst til tal til definerede inputmuligheder. Vores klient var interesseret i at spore deres kunders supportoplevelse med en rating på hver billet, og dette er et koncept, som de kan bruge et tilpasset felt til at registrere disse data. Sammen med statisk information og detaljer giver billetter i OneDesk også mulighed for, at samtaler finder sted direkte på dem. Disse offentlige eller private meddelelser inkluderer også alle e-mails, der er skrevet om billetten.

Automatiske arbejdsgange og fleksibilitet

Hver billettype i OneDesk har sin egen arbejdsgang bestående af status, som vores klient kan oprette. En af OneDesk’s mest kraftfulde funktioner er muligheden for at oprette forbindelser mellem de data, der er indtastet på en billet, og statusene i en arbejdsgang. Dette opnås gennem vores workflow -automatiseringssystem, der ser handlinger ske, når et bestemt sæt af triggerkriterier er opfyldt. Et eksempel, som vores klient bemærkede, var muligheden for automatisk at overføre en billet til en ny status. De kunne se en use case, der ville optimere deres arbejdsgange omkring sikring af statssporing er nøjagtig. Ved at oprette en workflow -automatisering, der skal udløses, når en kommunikation sendes til en kunde på en billet, der derefter ville overføre en billet til en status, der angiver, at teamet afventer svar fra kunden. Dette gør det på et øjeblik klart, hvad status for arbejdet er og lader teamet vide, at der ikke er behov for handling i øjeblikket.

Tilpassede visninger

Uanset om vores klient bruger OneDesk’s billetter eller applikationer, har begge værktøjer lignende måder at vise support eller projektarbejde på. Fra en flad eller hierarkisk trævisning kan vores klient nemt se alle de billetter eller opgaver, der skal arbejdes med. Ud over de mere grundlæggende muligheder giver OneDesk også vores klient muligheden for at bruge en Gantt -visning til at finde ud af projektafhængigheder, en kalendervisning for at forstå tidsfrister og et dashboard til at se forskellige metrics og data om deres arbejde. Tilpassede visninger kan også oprettes for at finpudse bestemte datapunkter og derefter eksporteres som rapporter. Et eksempel på en rapport, som vores klient ønskede at se, var en ugentlig oversigt over rapporterede nye billetter, hvor mange der er blevet gennemført, og hvor mange der stadig var ufærdige. Ved at filtrere efter, at en billets sidste ændrede dato var inden for en nyhedsinterval, var vores klient let i stand til at oprette denne rapport og gemme den til visning regelmæssigt. Med muligheden for at dele rapporter kan en af deres brugere endda bygge rapporter til andre holdkammerater for at dele deres fund og indsigt.

Interaktion med kunder

Sammen med billetter og opgaver har OneDesk også en kundeportal, der integreres problemfrit med vores helpdesk og projektstyringsværktøjer. Vores kundeportal er en separat applikation, der kan tilpasses i sit udseende, så den matcher vores kundes branding og identitet. Ved at tilbyde deres kunder adgang til en kundeportal, er vores klient i stand til at give dem mulighed for at logge forespørgsler direkte på OneDesk og starte samtaler direkte på billetterne. I kundeportalen kan kunderne derefter se tidligere henvendelser, de har logget, og vores klient kan endda tillade dem at se andre anmodninger og forespørgsler, der er logget af andre brugere i deres organisation. Selvom kundeportalen er en selvstændig applikation, var vores klient også interesseret i vores messenger -applikation. Integreret som en widget på vores klients hjemmeside giver vores messenger kunderne mulighed for at kommunikere direkte til vores klient i realtid. I messenger -widgeten kan kunderne endda få adgang til deres problemer i kundeportalen uden at skulle navigere til selve portalen. Dette giver vores klient mulighed for at interagere med deres kunder uden at skulle integrere andre værktøjer i OneDesk.

Da al denne funktionalitet allerede er indbygget i OneDesk, var det let at se, hvordan vores software tager det velkendte koncept for helpdesk og løfter det til et andet niveau. Ved at udnytte de fleksible og brugerdefinerede muligheder i vores funktioner er vores klient i stand til at spore deres teams effektivitet og let finde forbedringsområder uden at skulle bruge flere forskellige applikationer integreret sammen. Gennem filtre og kriterier beslutter vores klient, hvilke oplysninger og detaljer der er vigtigst at vise, dele og rapportere om. For yderligere at effektivisere arbejdsgange og processer kan de definere automatiseringer til at håndtere hovedtyngden af styring af arbejde, hvad enten det er support eller projektledelsesarbejde. Med evnen til at bringe kundekommunikation og interaktioner ind i OneDesk, holder vores helpdesk kunderne i tankerne, så vores klient fortsat kan levere service i topkvalitet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>