How a Hospital uses OneDesk to connect their departments and software

Med pandemien, der rystede verden i 2020, er der blevet fokuseret på sundhedssystemer og de udfordringer, der er i driften af disse institutioner. Ud over de medicinske og forskningskomponenter er der masser af understøttende afdelinger, der stadig er nødvendige for at sikre, at hospitaler og medicinsk udstyr fungerer effektivt. Da den medicinske administration har bevæget sig væk fra papirkopier og mere til virtuelle og online redskaber, har mange hospitaler hentet forskellige værktøjer og software undervejs. Selvom dette ofte kan få jobbet udført, efterlader det også huller i effektiviteten, hvor flere værktøjer skal bruges for at skabe et helhedsorienteret billede. Dette aspekt er, hvor en klient fandt sig i at ville have en enkelt softwarepakke til at binde alt sammen.

Vores klient er et sundhedsvæsen, der primært består af et hospital, nogle lægegrupper, flere faciliteter og et operationscenter. De brugte en kombination af værktøjer til at spore tid logget mod arbejde, styre deres projekter og køre deres helpdesk. I alt havde de brug for mere end 5 værktøjer til at udføre deres arbejde. Alle deres processer var også manuelle, hvilket gjorde dem tilbøjelige til fejl og unøjagtigheder. Dette setup gjorde rapportering til en besværlig proces, hvor data skulle samles i et dokument for at blive præsenteret som en rapport til deres CIO. I betragtning af al den manuelle indsats, der kræves for at styre deres arbejde, søgte denne klient software, der ville kunne omfatte alle disse funktioner i en løsning.

Brug vores kundeportal til at modtage anmodninger

Kernen i OneDesk’s pakke værktøjer er projektstyring og helpdesk -software. Selvom begge tilbud ligner hinanden meget, tillader vores projektstyringsapp at opgaver grupperes og planlægges, så afhængigheder kan identificeres og estimater spores i forhold til arbejdet. Den mindste arbejdsenhed er en opgave, og det er her, at alle de relevante detaljer om arbejdet kan findes. Derimod er vores helpdesk-software fokuseret omkring billetbegrebet, som kan bringes ind i OneDesk-systemet via e-mail, manuel input eller via vores kundeportal. Disse billetter indeholder også alle de samme slags detaljer som opgaver gør, herunder prioritet, beskrivelse, tidssporing og eventuelle samtaler. Især blev vores kundeportal fremhævet af vores klient som en ideel måde at bringe anmodninger ind i systemet. For at holde et hospital kørende effektivt er der mange bevægelige dele, der skal overvejes. For eksempel kan en receptionist opleve problemer med en printer og har brug for hjælp fra it -afdelingen til at løse det. Receptionisten kan derefter logge deres hjælpeanmodning i kundeportalen uden direkte at logge ind som en OneDesk -bruger. Ved at oprette en webformular, som receptionisten kan udfylde den som kunde, kan vores klients it -afdeling sikre, at de modtager alle de relevante detaljer for at starte deres arbejde. Gennem kundeportalen kan receptionisten spore de problemer, de har logget og interagere med den, der arbejder på at opfylde deres anmodninger, uden at skulle gennemgå interne oplysninger, som IT -afdelingen bruger til at håndtere arbejdet. Synlighed på kundeportalen kan også indstilles, så kunderne-receptionisten i dette tilfælde-kan se deres egne anmodninger såvel som deres medarbejderes, baseret på OneDesk’s koncept for kundeorganisationer.

Oprettelse af rapporter om ethvert aspekt af arbejdet

Tidligere har vores klient været nødt til manuelt at trække data fra forskellige produkter for at udvikle rapporter, som de kan dele med deres direktører og kolleger. Ved at bruge OneDesk til både deres projektledelse og helpdesk, er vores klient nu i stand til at køre rapporter på tværs af arbejdet om enhver dimension. Det, der tillader dem at gøre det, er vores brugerdefinerede felter og visninger. For enhver billettype kan tilpassede felter defineres til at indeholde data som en separat attribut. Disse data kan derefter bruges til forespørgsel, filtrering og gruppering, når du opretter visninger. Som standard har vi defineret et sæt visninger, der giver grundlæggende indsigt i arbejdet, men brugerdefinerede felter kan udnyttes for at øge effektiviteten af brugerdefinerede visninger. For eksempel har vores klient manuelt oprettet dokumenter, der beskriver det arbejde, der er blevet gennemført på tværs af deres forskellige projekter. I OneDesk kan dette let gøres ved at oprette en visning, der filtrerer status for opgaver og grupperer dem efter projekt eller overdrager. Denne visning kan derefter omdannes til en rapport, der kan deles med folk eksternt.

Fleksibilitet til at håndtere anden funktionalitet

Af natur er OneDesk designet til at være en alt-i-en projektstyrings- og helpdesk-løsning. På grund af fleksibiliteten i OneDesk -systemet kan vores applikationer imidlertid tilpasses til brug ud over dem, vi havde til hensigt. For eksempel var vores klient især interesseret i kapitalforvaltning og på en eller anden måde at spore deres hardware og udstyr. Ved at tage en af vores eksisterende apps kan vi genanvende den til aktivstyring. Udover projektledelse og helpdesk -apps tilbyder vi også en produktstyringsapplikation, der let kan omdannes til et værktøj til forvaltning af aktiver. Fordi alle vores apps arbejder med det samme grundlag for et hierarki og en gruppering af arbejdsemner, tillader vores tilpasningsevne, at vores apps kan bruges til alle former for ledelsesproblemer. I vores administrationsmuligheder kan vi oprette en billettype til repræsentation af aktiver og derfra definere de arbejdsgangsstatusser, der registrerer de forskellige tilstande for disse aktiver. Derudover kan brugerdefinerede felter bruges til at fange alle facetter af de aktiver, der ikke ville give mening for projektopgaver eller helpdeskbilletter. Med muligheden for at vedhæfte filer til disse aktivbilletter og se historikken for en billets aktivitet, kan der oprettes et ret solidt aktivstyringssystem inden for OneDesk -økosystemet.

Ved at flytte al projektstyring, helpdesk og aktivforvaltning til OneDesk centraliserer vores klient alle de oplysninger og data, der er afgørende for at holde deres faciliteter i gang. Sammen med webversionen af OneDesk tilbyder vi også en mobilapplikation, der er tilgængelig på både iOS- og Android -enheder. Selvom en vis funktionalitet er begrænset i vores mobiludbud, kan billetter og opgaver stadig administreres, og der kan hurtigt reageres på samtaler i farten. Ved at bruge OneDesk -mobilappen kan vores klient administrere deres projekter og helpdesk -anmodninger hvor som helst og endda modtage meddelelser med det samme, når opdateringer kræver deres opmærksomhed. At være i sundhedsbranchen kan dette være kritisk vigtigt for at hjælpe medicinsk personale med at holde sig på rette spor og fortsætte med at redde liv.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>