I erhvervslivet kan det være den væsentligste årsag til, at din virksomhed lykkes eller skrubber for at få din virksomheds navn og brand derud. Selv små og lokale virksomheder skal vokse deres tilstedeværelse i deres lokalsamfund, uanset om det er bannerannoncer online, der er målrettet mod brugere i deres by eller billboards ved siden af vejen. Især med virksomheder, der udnytter internettet til at udvide deres tilbud globalt, kan et mærkes online tilstedeværelse være kraftfuld på ikke-indlysende måder. Så mange af os bruger en god del af vores tid på internettet, hvilket er grunden til, at online -annoncører skubber produkter og mærker, der er relevante for brugernes interesser, næsten konstant. Der er hele reklamevirksomheder fokuseret på at levere digitale annoncer, men for den gennemsnitlige lille virksomhed kan det være svært at skelne mellem, hvilken slags internettilstedeværelse der passer til deres behov. Det er her reklamebureauer kommer ind. Disse virksomheder er fokuseret på at finde de bedste reklamestrategier for deres kunder ved at arbejde tæt sammen med både annoncører og kunderne. Ved at fungere som mellemmand står disse agenturer imidlertid over for udfordringer med hensyn til at spore kommunikation mellem alle parter. Et sådant firma kom til os for at finde en løsning.

Vores klient er et reklamebureau, der primært arbejder med digitale annoncører. De har en gruppe sælgere, der går ud til lokale virksomheder i området – virksomheder som møbelbutikker, smykkeforretninger og bilforhandlere – og sælger deres annoncetjenester. Vores kundes salgsteam arbejder derefter med opfyldelsesteamet, der igen arbejder med strategiteamet, som derefter går tilbage til salget for at finde ud af, hvilken slags kampagne der ville fungere bedst for kunden. Vores klient går derefter til eksterne leverandører uden for virksomheden, som derefter vil køre annoncerne, som kan variere fra digitale bannere til videoer. Endelig rydder vores klient op i annoncerne fra de eksterne leverandører og sikrer, at deres kunde får en kampagne, der er skræddersyet til deres krav. I betragtning af kommunikationsmængden mellem teams er det ikke overraskende, at vores klient har identificeret, at de har brug for et værktøj til at spore al kommunikation, intern og ekstern, på tværs af alle kampagner.

Fra det øjeblik vores kundes salgsteam begynder at pitche til potentielle kunder, er det afgørende for vores klient at spore dette arbejde og de deraf følgende samtaler. Ved hjælp af OneDesk’s projektstyringssoftware kan vores klient nemt logge, spore og styre hvem de har kontaktet sammen med det igangværende arbejde i forbindelse med kunden. OneDesk har et projekthierarki, der hjælper med at organisere og gruppearbejde. I vores kundes tilfælde er det fornuftigt at sidestille vores koncept med projekter med de kampagner, de kører for deres kunder. Disse projekter kan derefter grupperes yderligere i porteføljer, som kan bruges til at repræsentere bestemte kunder. Inden for projekter behandler OneDesk projektarbejdet som billetter, der ser tilpasning på flere niveauer. Med evnen til at oprette brugerdefinerede billettyper kan vores klient fange deres kundeemner og eventuelle notater om dem, før nogen aftaler bliver størknet. Når en aftale er indgået, kan kampagnens detaljer derefter logges som en anden billettype med alle de nødvendige detaljer, og vores klient kan begynde at ringe til deres interne teams for at starte på arbejdet. Sammen med billettyper kan vores klient også definere, hvilke brugerdefinerede felter de skal bruge til deres billetter. For eksempel giver det mening for vores klient at oprette en portefølje for hver af deres kunder og derefter et projekt for hver kampagne. Inden for kampagnen er der forskellige opgaver, som specifikke teams skal udføre for at fuldføre kampagnen. Hver af disse opgaver kan have en anden billettype og arbejdsgang, der passer til det team, der har brug for at udføre arbejdet.

Med hensyn til kommunikation omkring disse arbejdsemner bruger OneDesk’s billetter et kommentarsystem til at fange diskussioner. Enhver, der er en tilhænger af en billet, får de seneste diskussioner e-mailet, så alle automatisk bliver holdt i løkken. Dette kan endda omfatte kunder, når de først er trådt ind i OneDesk -systemet. I tilfælde, hvor det interne team har brug for at finde ud af noget og kommunikere indbyrdes, kan kommentarer markeres som private, hvilket sikrer, at ingen kunder ser disse meddelelser. Som standard tilføjes den bruger, der logger billetten og den, der modtager, som følgere til en billet, så de automatisk bliver holdt i løkken om, hvad der sker. Vores klient bemærkede, at næsten al deres kommunikation sker via e-mail. Ved hjælp af OneDesk fungerer dette problemfrit og intuitivt med det eksisterende kommentarsystem. Da opdateringer sendes til brugerne, bliver svar tilbage også registreret i OneDesk som fortsatte diskussioner. Dette gør det let at spore kommunikation på ét sted.

Ved at arbejde med mennesker internt i deres virksomhed såvel som eksterne leverandører identificerede vores klient et behov for at definere forskellene mellem disse to brugergrupper, især med hensyn til tilladelser. OneDesk understøtter dette ud af boksen. På et projekts niveau kan administratorer beslutte, hvem projektet deles med, som bestemmer, hvem der kan se projektdataene. Dette niveau af projektadgang kan indstilles, når enten et projekt oprettes, eller når en bruger oprettes. Brugerne selv tildeles en rolle, der definerer, hvilke handlinger de kan udføre på et projekt og dets opgaver. Alle roller giver brugeren mulighed for at se projektdataene, men niveauet, som de kan foretage ændringer på, varierer. Vores klient undrede sig over de tilfælde, hvor en bruger skal have adgang til en række projekter, og hvor støjende meddelelserne ville være omkring at få adgang, men dette kan slås fra. På grund af det store antal kampagner, vores klient beskæftiger sig med, kan det være svært at huske alle, der har brug for adgang til et projekt lige uden for flagermus. De var glade for at høre, at brugerne selv kan bede om tilladelse til at få adgang til et projekt og lindre noget af det på forhånd.

Et af de vanskeligere aspekter ved administration af annoncekampagner er at skulle introducere eksterne leverandører i arbejdsgangen. For at passe til deres kunders behov skal vores klient finde den rigtige leverandør at arbejde med til den pågældende kampagne, hvilket betyder, at der kan være en række leverandører, som vores klient bruger. At introducere disse leverandører i vores kundes eksisterende arbejdsgang kan være en udfordring; for en ny til kampagnen og OneDesk selv, er det måske ikke en anden natur for dem at opdatere de nødvendige felter og statuser. For at lette det administrative aspekt ved styring af arbejde har OneDesk workflow -automatiseringer, der kan klare det største problem. For eksempel skitserede vores klient sagen, da en sælger kommenterede en billet for at erkende, at de er begyndt at arbejde med anmodningen. Ideelt set ville vores klient gerne have, at sælgeren overførte billetten til en anden tilstand, men dette er et trin, der ofte glemmes, især når kommunikation hovedsageligt sker via e-mail. Ved hjælp af en workflow -automatisering kan vores klient dog automatisk indstille billettens status til at blive opdateret, når sælgeren har kommenteret billetten. Denne enkle automatisering kan spare masser af tid og forhindre frustrationer. I kombination med OneDesk’s tilpassede felter er workflow -automatiseringer en af vores mest kraftfulde funktioner og kan bruges til at underrette teamet, når SLA’er overtrædes, sende planlagte påmindelser eller endda indstille en billets loggede færdiggørelsestid til 100%.

Med OneDesk kan vores klient nemt administrere kommunikation fra deres kunder, interne teams og eksterne leverandører ét sted. Uanset om kommunikation sker via e-mail eller gennem OneDesk selv, er alt fanget på billetten. Dette giver dem fuldstændig indsigt i arbejdets status til enhver tid. Med muligheden for at indstille tilladelser på projektniveau er vores klient i stand til at give denne synlighed til deres interessenter såvel som deres eget team. Sammen med workflow -automatiseringer kan vores klient justere OneDesk, så den passer til ethvert behov, til enhver kampagne, de opretter.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>