OneDesk har bygget et sofistikeret messaging -system, der sikrer, at du aldrig behøver at bekymre dig om, hvor modtageren af din besked er. Takket være dette kraftfulde messaging -system behøver du ikke være bekymret, hvis din modtager bruger live chat, e -mail eller kundeportalen til at sende dig beskeder. OneDesk sender meddelelserne til den relevante kanal og sikrer, at din modtager får de beskeder, der er beregnet til dem, uanset hvilken kanal de bruger.

Indholdsfortegnelse

Hvad er meddelelser og e -mails?
Om meddelelser
Om e -mails
Brugerindstillinger: Meddelelser
Brugerindstillinger: E -mails
E -mail -indstillinger: Meddelelsescenter
E -mail -indstillinger: Indgående og udgående


Hvad er meddelelser og e -mails?

I OneDesk’s brugerindstillinger kan du bestemme, hvordan en individuel bruger modtager oplysninger om opdateringer af elementer og projekter i deres organisations OneDesk. De kan modtage disse oplysninger i form af meddelelser og/eller e -mails.

Formålet med en meddelelse er at informere dig om, hvad du har brug for at vide, og kan komme til dig via OneDesk ‘Messenger Inbox’ eller via e -mail.

  • Du modtager meddelelser til din Messenger -indbakke, hvis der sendes en ny besked på noget, du følger (billet, opgave, projekt ….) eller om indgående kundekommunikation, afhængigt af hvilke brugerindstillinger der er på plads. OneDesk udløser et hørbart ping for at advare dig om, at du har en ny meddelelse.
  • En af de kanaler, som vi leverer disse meddelelser til, kan være via e -mail. Hvis en bruger ikke kan se en underretning i OneDesk inden for 1 minut, sendes den som en e -mail til dem.

Bemærk: Du modtager IKKE underretninger eller e -mails for meddelelser, som du sender eller for meddelelser, som du ser inden for 1 minut. Denne regel er på plads for at forhindre dig i at blive oversvømmet med beskeder, hvis du er i live chat.

OneDesk giver dig mulighed for at kommunikere med dit team i ‘interne’ meddelelsesstrømme og med dine kunder i ‘eksterne’ meddelelsesstrømme. Fordi OneDesk giver dig mulighed for at kommunikere med dine teammedlemmer og kunder, styrer vi interne og eksterne samtaler forskelligt.

  • Kunder får IKKE tilsendt e -mails vedrørende interne meddelelser, som er meddelelser, der sendes mellem OneDesk -brugere.
  • Brugere får e -mails om både interne og eksterne meddelelser, som er meddelelser, der sendes mellem OneDesk -brugere og kunder.

 


Om meddelelser

En meddelelse i OneDesk er en hørbar og visuel advarsel, der giver en bruger besked om en nyligt modtaget besked. Meddelelser giver brugerne mulighed for hurtigt at blive advaret om indgående meddelelser, selvom de ikke er i messenger -applikationen.

Når der modtages en meddelelse, sker følgende:

  1. I OneDesk -applikationen lyder en hørbar ping, der advarer brugeren om den nye besked.
  2. På messenger -applikationsikonet vises den grønne boble eller tilføjer et nummer.
    Chat
  3. I messenger -applikationen vises den indgående meddelelse, der udløste meddelelsen, øverst på listen Åbn samtaler, og dens meddelelsesnummer fremhæves blåt.

numbered message

Både interne og eksterne meddelelser føres ind i messenger i den relevante indbakke.

Hvis en meddelelsesmodtager ikke kan se meddelelsen inden for 1 minut, sendes den besked også som en e-mail. Dette sikrer, at kommunikationen fortsætter, selv når en bruger eller kunde navigerer væk fra messenger.

Når du modtager en besked, er der nogle ikoner, der vises nedenunder i messenger -applikationen. Disse ikoner identificerer status for beskedleveringen og viser, om en besked blev set, af hvem, og om meddelelsen blev sendt som en e -mail.

messenger icon


Om e -mails

E -mails kan være resultatet af en meddelelse. Når der modtages en meddelelse, men den tilhørende meddelelse ikke ses, sendes meddelelsen derefter til den pågældende bruger som en e -mail. Formålet med dette er at sikre, at selv når en bruger er væk fra OneDesk messenger -applikationen, modtager de alle relevante meddelelser. Afsendelsen af disse e -mail -meddelelser kontrolleres af dig og kan ændres.

E -mails til kunder

Hvis en kunde er i den kundevendte live chat-applikation, modtager de ikke e-mails for hver besked, du sender. De modtager kun en e -mail, hvis de ikke kan se den besked, du har sendt til dem inden for 1 minut. Kunder får IKKE tilsendt e -mails vedrørende interne meddelelser om et emne eller projekt.

messages


Brugerindstillinger: Meddelelser

Har tilladelse til at se samtaler

Du kan vælge, om en individuel bruger har tilladelse til at se: (1) meddelelsessamtaler KUN i de projekter, de følger, eller (2) meddelelsessamtaler i alle projekter i OneDesk.

For eksempel vil et supportteammedlem være ansvarligt for at besvare generelle kundespørgsmål og have brug for adgang til alle indgående kundespørgsmål, også dem, der vedrører projekter, de ikke følger. Du behøver ikke at dele alle projekter med supportteamets medlemmer bare for at lade dem se alle samtaler.

Et teammedlem, der arbejder specifikt på et projekt og ikke behøver at støtte kunder, behøver dog ikke at se alle indgående meddelelser og kan begrænses til kun at se samtaler, der er knyttet til projekter, de følger.

Vis “Fra kunder” i Messenger

Denne indstilling lader dig styre, hvilke af dine brugere der kan se blokken af samtaler fra kunder.

message tabs

For eksempel vil du gerne have, at dit supportteam kan se og modtage meddelelser og e -mails om kundehenvendelser, men du vil muligvis ikke have, at dine andre medarbejdere skal have deres messenger rodet med samtaler, der ikke er relevante for dem. Du kan skjule kundesamtalerne med denne indstilling.

 

Advarsler og e-mails for nye meddelelser, der ikke ses inden for 1 minut

Disse indstillinger giver dig mulighed for at vælge, om en bruger vil modtage meddelelser eller e -mails om nye meddelelser for en bestemt beskedtype (f.eks. Meddelelser fra kunder, meddelelser fra brugere osv.).

Fra kunder

  • Alle kundebeskeder: Denne bruger får notifikationer og e -mails for hver ny besked fra en kunde.
  • Kun fra mine samtaler: Denne bruger får notifikationer og e -mails for hver ny besked fra en kunde i de samtaler, de følger.
  • Ingen kundebeskeder: Denne bruger vil IKKE modtage meddelelser og e -mails om meddelelser fra en kunde.

Fra Brugere & Bot

  • Alle svar til kunderne: Denne bruger får notifikationer og e -mails for hver ny besked fra en OneDesk -bruger eller bot til en kunde.
  • Følgende svar til kunderne: Denne bruger får notifikationer og e -mails for hver ny besked fra en OneDesk -bruger eller bot til en kunde i de samtaler, de følger.
  • Ingen svar til kunderne: Denne bruger får IKKE notifikationer og e -mails for nogen OneDesk -bruger eller botmeddelelser, der sendes til en kunde.

Følgte interne meddelelser

Denne indstilling giver dig mulighed for at kontrollere, om din bruger modtager meddelelser og e -mails om nye interne meddelelser om samtaler i projekter og elementer, de følger.

Eksempler på nyttige konfigurationer

Hvis du ikke ønsker at modtage meddelelser eller e -mails:

  • Vælg “Ingen kundemeddelelser”
  • Vælg “Ingen svar til kunder”
  • Fjern markeringen af “Følgte interne meddelelser”

Hvis du er supportteamleder og ønsker at modtage underretninger og e -mails for alle indgående og udgående meddelelser, både interne og eksterne:

  • Vælg “Alle kundebeskeder”
  • Vælg “Alle svar til kunder”
  • Marker “Følgte interne meddelelser”

Hvis du er medlem af et større supportteam, vil du modtage notifikationer og e -mails til meddelelsessamtaler, du følger:

  • Vælg “Kun fra mine samtaler”
  • Vælg “Følgede svar til kunder”
  • Marker “Følgte interne meddelelser”


Brugerindstillinger: E -mails

Opgaveændringer

Denne indstilling giver dig mulighed for at kontrollere, om din bruger modtager e -mails om deres individuelle tildelingsændringer. For eksempel, hvis dette er markeret, får brugeren en e -mail, når de er tildelt eller ikke er tildelt et element.

Nye brugere og teams i dine projekter

Denne indstilling giver dig mulighed for at kontrollere, om din bruger modtager en e -mail, når en ny bruger eller et team tilføjes til de projekter, de følger. De fleste mennesker finder det bedre at have dette slået fra, for ikke at oversvømme dine brugere, når nogen deltager i et projekt

Accepter alle invitationer

Denne indstilling giver dig mulighed for at styre, om du vil have din bruger til automatisk at acceptere alle invitationer til at deltage i et projekt. Det er bedste praksis at holde denne indstilling markeret for at sikre, at din bruger ikke går glip af nogen projektinvitationer.


E -mail -indstillinger: Meddelelsescenter

OneDesk’s Messaging Center giver dig mulighed for at styre de e -mails og meddelelser, der sendes til dine brugere og kunder, og udløser for dem.

Automatiserede meddelelser

I sektionen Automatiserede meddelelser kan du finde de meddelelser, der vises, når du opretter en workflow -automatisering, der indsætter en besked baseret på en bestemt triggerhændelse. Hvis du f.eks. Angiver en workflow -automatisering, der sender en besked til alle tilhængere af et element, når elementet lukkes, vises den automatiske meddelelse i dette afsnit.

message automation

Helt i toppen finder du en automatisering KRITISK til OneDesk’s arbejdsgang og kan derfor ikke deaktiveres.

Denne automatisering sikrer, at når der sendes en ny besked i en samtale, der er knyttet til et element, får alle elementets følgere besked. Bemærk, at kunders svar sendes til både brugere og kunder, men interne meddelelser sendes kun til brugere. Denne meddelelse er IKKE skabt af en automatisering og kan derfor ikke deaktiveres. Du kan redigere den meddelelse, der indsættes af denne automatisering, men du kan ikke deaktivere den. Dette er den eneste besked, der ikke kan slettes, da den er grundlæggende for OneDesk’s arbejdsgang.

Selvom det er den bedste praksis at modtage meddelelser og/e-mails om nye meddelelser, kan du KUN deaktivere meddelelser pr. Bruger for dig selv, hvis du ikke ønsker at modtage nogen. Find ud af, hvordan du gør dette her.

De andre meddelelser i sektionen Automatiseret meddelelse kan dog redigeres ved at ændre den automatisering, der oprettede dem.

Automatiserede e -mails

I sektionen Automatiserede e -mails finder du en liste over e -mail -skabeloner og links til de automatiseringer, der sender disse skabeloner. Du kan redigere e -mail -skabeloner her eller klikke på automatiseringsnummeret for at redigere eller deaktivere den automatisering, der sender dem. Du kan også oprette nye e -mail -skabeloner, som du senere kan bruge i en automatisering.

Systemmails

I sektionen Systememails finder du en liste over e -mails, der sendes ud af OneDesk’s system, når visse triggerhændelser opstår. Når der f.eks. Oprettes en ny bruger, er der en automatisk e -mail, der sendes ud til den pågældende bruger.

I dette afsnit kan du aktivere og deaktivere systemmails, der sendes ud, men du KAN IKKE deaktivere e -mail til nulstilling af adgangskode for at sikre, at alle dine brugere kan nulstille deres adgangskoder og få adgang til deres konti korrekt. Du kan også redigere e -mailskabeloner for at sikre, at de udsendte e -mails indeholder de oplysninger, du har brug for.

Vi anbefaler kraftigt, at du IKKE redigerer oplysningerne ud af e -mail -skabelonen til nulstilling af adgangskode.


Indgående og udgående

Under fanerne Indgående og Udgående finder du en oversigt over de sidste 72 timers e -mails, OneDesk har sendt på dine vegne. Dette giver dig mulighed for at spore, hvilke e -mails der er blevet sendt, hvornår og til hvem. Du kan også se status for sendte e -mails og se, at handlinger indgående e -mails har udløst.

statuses

Læs mere om e -mail -sporing her.

Læs om, hvordan du forhindrer e -mail -sløjfer her.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>