Velgørende organisationer kan være komplekse institutioner. Ved første rødme ser det ud til, at mange af denne slags organisationer kun ser ud til at være fokuseret på marketing og finansiering, men med alt mere og mere bevæger sig online, åbnes der flere muligheder for arbejde udført på en computer. For velgørende organisationer baseret i et universitetsmiljø følger det, at disse organisationer også skulle følge med på universitetets tekniske tilstedeværelse. Dette behov bliver kun mere kritisk, hvis organisationen beskæftiger sig direkte med universitetsstuderende og er centreret omkring at hjælpe dem. Det kan være svært at spore spørgsmål, som eleverne rejser sammen med at styre kampagner for at skaffe penge og bevidsthed på tværs af flere teams.

Vi havde for nylig kommet en klient til os i denne situation. Denne klient er en non-profit velgørende organisation, der repræsenterer studerende på et universitet. De har en række forskellige afdelinger – herunder deres kommercielle afdeling, velgørende afdeling, marketing, design, kommunikation og IT -teams – bestående af omkring 60 medarbejdere på tværs af dem. Løsningen, vores klient søger, drejer sig om indgående anmodninger til deres it -team, og hvordan de kan markere, administrere og spore dem. De vil også gerne bruge noget software, der gør det muligt for alle afdelinger at udføre projektstyring mere effektivt. Da vores klient er fokuseret på at støtte og betjene universitetsstuderende, vil de også gerne have muligheden for at give studerende mulighed for direkte at logge anmodninger ind i systemet.

Fra starten har OneDesk’s værktøjspakke en solid helpdesk. Med muligheden for at fange indgående anmodninger manuelt via OneDesk eller automatisk via e-mail, spores alt, der kommer ind i systemet, som en billet. Disse billetter indeholder alle de nødvendige oplysninger for at spore og udføre arbejdet, og kan endda indeholde brugerdefinerede felter. De grundlæggende oplysninger, billetter generelt indeholder, omfatter navn, overdrager, prioritet og detaljer. Vores klient nævnte, at de var interesserede i at have flere felter til at indtaste beskrivelser af arbejdet, idet de oplyste, at det ikke var tilstrækkeligt med detaljeringsfeltet. Ved hjælp af brugerdefinerede felter kan vores klient derefter definere yderligere beskrivelsesfelter til at gemme alle billetens oplysninger. Sammen med brugerdefinerede felter tilbyder OneDesk også tilpasning med hensyn til arbejdsgange. Som standard følger hver billettype i OneDesk en grundlæggende arbejdsgang, der beskriver de forskellige statuser, en billet gennemgår fra start til slut. For hver billettype kan disse status redigeres, tilføjes og fjernes i henhold til vores klients nuværende processer.

Som en velgørende organisation, der er dedikeret til at betjene universitetets studerende, er det afgørende, at vores klient har nogle midler, som studerende kan logge anmodninger om. Med vores kundeportal kan vores klient tilbyde en sikker, reguleret metode til, at eleverne både kan se og rejse spørgsmål. Fra det overordnede udseende til de former, hvormed data indtastes, kan meget af kundeportalen konfigureres. Vores klient nævnte, at de angiver forskellige former for anmodninger, der kan håndteres af forskellige teams. Kundeportalen kan indeholde separate formularer for hver slags billettype, som vores klient har angivet. Vores klient kan for eksempel have billetter til it -support og kommercielle servicebilletter. På deres kundeportal kan de oprette en formular til IT -supportanmodninger og en separat formular til kommercielle serviceanmodninger. I hver formular kan vores klient derefter kræve, at bestemte felter udfyldes af eleverne og endda tillade, at vedhæftede filer uploades.

Med hensyn til projektledelse har OneDesk software, der er specifik til at imødekomme dette behov. Ligesom helpdesk med hensyn til sporing af arbejdsemner, kredser vores projektstyringssoftware i stedet om begrebet opgaver i stedet for billetter. Opgavebegrebet ligner billetter med hensyn til, hvordan de kan håndteres via arbejdsgange og opdateres med alle de relevante detaljer, for at det kan arbejdes videre. Den største forskel mellem OneDesk’s projektledelse og helpdesk -tilbud er, at projektopgaver kan planlægges i form af et større projekt. Med en række forskellige standardvisninger kan projekter, der spores i OneDesk, ses og administreres på den måde, der giver mest mening for vores klient. For eksempel, hvis vores klients IT-team arbejder på et projekt for at udvikle ny intern software, vil de måske bruge kortvisningen til let at se, hvilket arbejde der er i gang eller nu afsluttet. Tilpassede visninger kan også oprettes baseret på filtrering og gruppering, som vores klient kan angive. Disse brugerdefinerede visninger kan vise indsigt og definere metrics til at evaluere projektet på.

En subtil fordel ved at bruge OneDesk som det primære arkiv for arbejdsemner er, hvordan kommunikation omkring arbejdet også styres og centraliseres. Hver billet eller opgave har en sektion til samtaler, som kan indeholde meddelelser, der er synlige for alle brugere eller kun for det interne team. Sammen med samtaler er et andet kommunikationsværktøj konceptet følgere. Tilhængere inkluderer generelt alle interessenter, der skal holdes opdaterede om, hvordan et arbejdsemne foregår. Vores klient skitserede en sag, hvor deres it -team arbejder på en anmodning og vedhæfter en fil til billetten. Ideelt set vil de gerne vedhæfte en fil for at udløse en meddelelse til brugeren, der loggede den første anmodning. Med OneDesk’s tilhængersystem er eventuelle ændringer som standard e-mailet til alle, der følger en billet. Fordi billetreporter automatisk tilføjes som følger, sker denne kommunikation automatisk uden yderligere opsætning.

I betragtning af hvor mange teams og afdelinger vores klients organisation består af, er det ikke overraskende, at de har brug for et værktøj til projektledelse for alle disse teams. Som en velgørende organisation er vores klient fokuseret på at støtte deres fællesskab af studerende, og derfor er det fornuftigt for dem at bruge en helpdesk til at håndtere alle deres indkomne anmodninger. Med disse to behov defineret giver OneDesk mening som en løsning for dem. Med en intuitiv måde at organisere projektarbejde på, som kan overføres til helpdesk -anmodninger, er det klart for vores klient, at OneDesk opfylder deres behov nu og tilbyder tilstrækkelig fleksibilitet til at fortsætte med at gøre det i fremtiden.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>