Dette er en del af en igangværende serie, hvor jeg går over de grundlæggende kontokonfigurationer for forskellige typer virksomheder.

Nogle virksomheder er meget kontraktdrevne og udfører kun arbejde, når kunderne spørger og betaler for det. Denne artikel diskuterer den grundlæggende opsætning, du skal foretage til din OneDesk -konto, hvis dette beskriver din virksomhed.

For at beskrive dette setup vil vi bruge et eksempel på CustomerA, der har indgået kontrakt med dig om at arbejde på en række projekter Project1 og Project2. Du har også CustomerB, som du laver andre projekter for, og disse 2 kunder bør ikke se hinandens opgaver eller billetter. I dette eksempel antager vi også, at du fakturerer for den tid, der bruges på et projekt, men også for eventuelle supportaktiviteter, du udfører for disse kunder.

1. Oprettelse af projektstrukturen for at understøtte denne opsætning.

For hver kunde skal du oprette en portefølje inde i OneDesk. Inde i hver portefølje vil du oprette projekter til det arbejde, du udfører for den kunde. Et fælles setup inkluderer også et projekt for indgående billetter til den pågældende kunde.

Du kan oprette disse projekter og porteføljer under projektprogrammet, der findes i venstre bjælke. Du kan også trække og slippe dem for at omarrangere dem herfra.

2. Konfiguration af kundeportalen.

Hvis du vil give en grænseflade til dine kunder eller slutbrugere til at samarbejde med dig om deres projekter, har OneDesk dækket dig. Sådan kan du konfigurere det til at arbejde med dem på projektbasis. Gå til Administration> Kundeportal

Marker feltet: “Kræv login for at se varer”
Vælg: Besøgende har lov til at se … “deres egne ønskede varer og elementer i de projekter, de følger”

Det sidste du skal gøre er nu at sikre dig, at du har føjet kunden til de projekter, du vil have dem til at se. Du kan gøre dette på projektets detaljeringspanel ved at tilføje kunden som tilhænger af projektet. Gør dette for hvert projekt, du vil have dem til at se.

Hvis der er flere personer, du skal dele flere projekter med, kan du gøre det hele på én gang ved hjælp af popup -vinduet med delingsprojekter.

Når din kunde nu besøger portalen, vil de se billetter og opgaver, der er i de projekter, der deles med dem.

3. Opsætning af support -arbejdsgangen.

Når kunder indsender nye billetter (eller opgaver), vil du have, at de skal håndteres korrekt. For eksempel vil du måske rør dem ind i det korrekte projekt og tildele dem til et specifikt team. Sådan konfigurerer du det. Opret følgende regel under Administration> Billetter> Workflow -automatisering> Opret Workflow Automation

Denne automatisering identificerer billetter, der kommer fra e -mails fra et bestemt domæne, og placerer dem i projektet “Indkommende billetter” for den pågældende kunde. Det tildeler også billetten til kundesupportteamet. Der er mange andre ting, der kan gøres her, herunder at sende et automatisk svar, ændre status og meget mere.

Hvis du foretrækker at bruge webformularen indsendelse i stedet for e -mail, kan du tillade kunden at vælge, hvilket projekt de går ind ved at inkludere projektejendommen på formularen. Hvis du gør denne fremgangsmåde, skal du huske, at den ovenfor beskrevne automatisering vil tilsidesætte dette, så sørg for, at den er deaktiveret. Du kan indstille dette på billetformularen under Administration> Webformularer .

4. Sporing af din tid og regnskab for dit arbejde.

Et fælles forretningskrav for mange af vores brugere er at kunne spore den tid, de bruger på forskellige opgaver, billetter og projekter. Dette skyldes ofte, at deres arbejde kan faktureres, og at de skal levere regnskab til deres kunder og generere en detaljeret faktura. OneDesk håndterer dette krav ved at levere 2 måder at spore tid på: Ved at bruge en timer eller ved at indsende timesedler (eller begge).
Når et teammedlem arbejder på en billet eller opgave, kan de starte en timer. Denne timer kører, indtil den er stoppet, og viser derefter skærmen til oprettelse af timeseddel. Brugeren kan derefter justere alle detaljer og klikke på Send.

I ovenstående eksempel fangede tiden det udførte arbejde, og brugeren opdaterede %fuldført og tilføjede en note. De kan også vælge, om det kan faktureres eller ikke kan faktureres, ændre status eller ændre datoerne.

Når timesedlen indsendes, gemmes den og kan nu findes under timesedlerprogrammet (placeret i venstre sidelinje). Inde i denne applikation kan du filtrere, sortere og gruppere dine timesedler for at få de data, du har brug for. Du kan også eksportere dine timesedler eller generere rapporter.

5. Automatisering af dele af arbejdsgangen.

Som beskrevet i afsnit 3 ovenfor er der mange måder, du kan automatisere dele af din arbejdsgang på. Dette gøres ved hjælp af funktionerne “workflow automation”, “SLA” og “macro” og hjælper dig med at udføre dit arbejde hurtigere og med færre fejl. Hvis du har udført ovenstående opsætning, anbefaler jeg, at du bruger systemet et stykke tid og automatiserer de forskellige trin, når behovet opstår. På denne måde vokser din forståelse af arbejdsgangen sammen med dit brugsniveau. Det er muligt at opbygge en meget personlig arbejdsgang i OneDesk ved hjælp af disse værktøjer, og vores team er klar til at hjælpe dig med at konfigurere dette.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>