OneDesk leveres med nogle forudindstillede rapportskabeloner inkluderet. Disse lader dig hurtigt generere rapporter om billetter, opgaver, projekter, timesedler og fakturaer med blot et par klik. OneDesk indeholder imidlertid også kraftfulde værktøjer til at lade dig oprette dine egne rapportskabeloner, planlægge dem, så de kører uden din interaktion og automatisk kan sendes til dig, dit team eller din ledelse.

Hvordan OneDesk’s rapporteringsværktøjer er opbygget

For at komme i gang med at bruge OneDesk’s rapporteringsværktøjer skal du først forstå et par grundlæggende begreber.

Rapportskabeloner:

Disse beskriver den rapport, der genereres, når de køres. De dækker:

Rapportér metadata

 

  • Rapportens navn
  • Rapportbeskrivelse (valgfri)

 

Definitionen af de data, der skal rapporteres om:

 

  • Den applikation (billetter, opgaver, timesedler osv.), Som rapporten køres på.
  • Eventuelle filtre, du vælger, for at forfine de rapporterede data om. (f.eks. et specifikt team eller en kunde, tidsperiode osv.)

 

De oplysninger, der skal vises i rapporten:

 

  • Det layout, der skal bruges (mere om dette senere)
  • De kolonner med egenskaber, der skal medtages i rapporten
  • Hvordan du vil gruppere dataene

 

 

Rapportplaner:

Disse beskriver, hvornår og hvor ofte en specificeret rapportskabelon køres og rapporten oprettes. De dækker:

Hvad skal man køre på

 

  • Hvilken skabelon der skal bruges (se ovenfor).
  • Hvilket projektniveau at køre på. Dette giver dig mulighed for at bruge den samme skabelon til at generere rapporter til forskellige projekt- eller porteføljeniveauer.

 

Planlægning af løbetider:

 

  • Hyppigheden af, hvornår rapporteringstiden (dagligt, ugentligt osv.)
  • Startdato og -tidspunkt for den første rapport. Bagefter bestemmer frekvensen tidspunktet for de efterfølgende rapporter.

 

Outputtet

 

  • Outputformatet. Excel som standard, men du kan konvertere det til PDF i stedet.
  • Hvem, hvis nogen, skal sende rapportmeddelelsen til.

 

 

Rapportlayout:

Dette er et Excel -regneark (XLS) -fil, der definerer, hvordan rapporten er lagt op. Det dækker over ting som hvor mange kolonner der skal vises, hvilke diagrammer der skal medtages, hvilke kolonner diagrammerne skal beregnes ud fra, styling og mere.

Du kan vælge fra listen over skabelonfiler (“Layout 1” er et godt valg for rapporter med grupperinger). Du skal muligvis eksperimentere med forskellige, indtil du finder den bedste til din rapport.

Hvis du er dygtig til Excel -skabeloner, kan du uploade dine egne. Endnu en gang vil nogle eksperimenter være nødvendige for at få dette rigtigt.

 

Rapportér dokumenter:

Dette er de dokumenter, der udskrives, når en rapportskabelon køres. I øjeblikket genereres OneDesk’s rapporter i XLSX -format, men kan automatisk konverteres til PDF, hvis du foretrækker det. Når en tidsplan køres på en skabelon, genereres et rapportdokument og kan sendes til den, du har defineret, via e -mail.

Så i opsummering: skabeloner køres på dine OneDesk -data ved hjælp af skemaer , og generere rapport Dokumenter .

Sådan opretter du dine egne rapporter i OneDesk

Med disse definitioner ude af vejen er du klar til at oprette din egen rapport. Jeg vil gå igennem et eksempel, der viser, hvordan man opretter en rapport.

Lad os sige, at jeg gerne vil have en rapport om de fakturerbare timer, mit team har logget for en bestemt kunde. Jeg vil sende den rapport til kunden ugentligt, så de er opdaterede og betaler mig for den.

I mit eksempel har jeg organiseret mit arbejde for den kunde i en portefølje (det kunne have været et enkelt projekt).

Opret en rapportskabelon

Klik på menuen ‘Tilføj’, og klik på ‘Rapport’

create a report

Klik på ‘Ny skabelon’ i pop op -vinduet ‘Rapporter’

Udfyld formularen ‘Rapportskabelon’.

Complete the report template

Her er hvad jeg gennemførte ovenfor:

 

  • Navn: Jeg navngav min skabelon.
  • Ansøgning: Jeg rapporterer om de timelister, der er indsendt af mit team.
  • Layout: Jeg valgte layoutet “Layout 1”.
  • Kolonner: Jeg vil gerne vise kolonner for timesedelsdatoen, opgavens navn, det faktiske arbejde, de faktiske omkostninger og notatet på timesedlen.
  • Filtre: Jeg vil kun inkludere timesedler, hvor faktureringstypen er “fakturerbar”, og som blev oprettet for nylig end de sidste 7 dage.
  • Grupper: Jeg vil gerne gruppere timesedlerne efter de projekter, de er i.
  • Beskrivelse: Jeg skrev en kort beskrivelse af rapporten.

 

Når du er færdig, skal du klikke på ‘Gem’. Din nye rapportskabelon vises i slutningen af din skabelonliste.

 

Oprettelse af et skema til din skabelon

Hold markøren over din nye rapportskabelon, og klik på ikonet “ny plan”.

Udfyld formularen ‘Planlæg’.

Her er hvad jeg gennemførte ovenfor:

 

  • Skabelon: Dette er allerede valgt. Det er den skabelon, jeg har oprettet tidligere.
  • Projektniveau: Jeg har en portefølje af projekter, jeg arbejder på for min kunde (Kunde X), så jeg valgte hele porteføljen.
  • Hyppighed: Jeg vil gerne generere rapporten ugentligt.
  • Startdato og -tidspunkt: 6. januar (mandag) kl. 8:00.
  • Send e -mail til: Jeg tilføjede 2 af mine kontakter hos Kunde X. Jeg kunne have valgt dem fra listen eller bare tilføje deres e -mail -adresser.

 

 

Klik på ‘Gem’, og tidsplanen gemmes under rapportskabelonen.

Lad os se på rapporten:

Du kan køre rapportskabelonen uden for planen og få en testrapport. Dette vil bruge det aktuelt valgte projektniveau, så sørg for at have data på dette niveau. De nyligt genererede rapportdokumenter vises nederst i pop op -rapporten. Hvis du klikker på dokumentet, kan du se, slette eller kopiere linket til det.

Som du kan se, fik vi det, vi ønskede: Alle de timesedler, der passer til filtreringskriterierne, er der, og de er grupperet efter de projekter, de er i. De kolonner, vi valgte, vises, og titlen og beskrivelsen vises.

Export an excel report

 

Tips, tricks, fejlfinding:

 

  • Sørg for, at du har data på din konto – Mens vi sender nogle eksempeldata, ser rapporter mere komplette ud, hvis de køres på rigtige data.
  • Sørg for, at du er på det korrekte projektniveau, når prøven køres – Når du foretager en testkørsel af rapporten, bruger den dit aktuelt valgte projektniveau. Når den køres på en tidsplan, bruger den det projektniveau, der er defineret i planlæggeren. For at sikre, at du har data i dine testrapporter, skal du sørge for at være på “alle projekter” -niveau.
  • Sørg for, at dine filtre ikke er for restriktive – De filtre, du har defineret i din skabelon, er muligvis for restriktive og filtrerer nogle eller alle dine data ud. Når du arbejder på at få den rigtige rapport, er det bedre at tilføje de filtre, du har brug for, frem for at finde ud af, hvilke der er forkerte bagefter.
  • Prøv et andet layout – Hvis den rapport, du bruger, er tom eller underligt lagt ud, kan du prøve de andre layouts en efter en. En af dem vil sandsynligvis fungere for dig, men hvis ikke, skal du muligvis uploade din egen.
  • I excel skal du muligvis rulle over og aktivere redigeringstilstand – Når du åbner rapporten i excel, kan du opleve, at excel har rullet rapporten til højre eller bund. Du skal muligvis rulle over, og du skal muligvis aktivere redigeringstilstand.
  • I PDF, hvis kolonner eller rækker er beskåret, skal du generere i Excel og selv konvertere til PDF – Vores rapporter genereres som regneark og konverteres derefter til PDF, hvis du anmoder om det. Dette kan dog føre til beskårne kolonner i PDF. Hvis du finder dette forekommende for dig, skal du muligvis oprette dit eget XLT -layout eller konvertere til PDF fra Excel manuelt.
  • Vi kan hjælpe dig – Hvis du har spørgsmål om, hvordan du bruger rapporteringsværktøjet, skal du bare spørge os, og vores supportteam vil gøre deres bedste for at svare. Hvis du gerne vil have hjælp til din specifikke rapport vi tilbyder tjenester til det også.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>