Brug af projektskabeloner
Mange virksomheder leverer tjenester eller projekter til deres kunder, som ofte følger et lignende flow. Projekter af denne art kan omfatte en bred vifte af procedurer eller tjenester, såsom webdesignprojekter, marketingkampagner eller onboarding-procedurer. Lad os tage eksemplet med et designprojekt. Standardproceduren er den samme hver gang med opgaver, der inkluderer ting som wireframes, mocks, prototyper. Uanset webdesignprojektet, så inkluderer det sandsynligvis disse opgaver. Det er her vores emne for dagen kommer ind, projektskabeloner. Projektskabeloner kan hjælpe dig med at spare tid og øge effektiviteten, når du starter et nyt kundeprojekt. Du skal blot bruge projektskabelonen i stedet for at bygge et projekt fra bunden hver gang. I dagens blog gennemgår vi, hvordan og hvorfor du skal bruge projektskabeloner i dit workflow.
Hvad er projektskabeloner?
Før vi forklarer projektskabeloner, lad os kort forklare, hvad et projekt består af. Et projekt er et mål, der er beregnet til at blive opnået inden for en given tid. Hvert projekt er opdelt i opgaver og nogle gange delopgaver (som er mere detaljerede opgaver). Hver opgave tildeles, typisk til enkeltpersoner, et skøn over planlagt arbejde og tidsplan og defineres og prioriteres. Projektskabeloner er præ-oprettede og præ-strukturerede projekter designet til genbrug. En projektskabelon vil allerede have de fleste opgaver, planlagt arbejde og medarbejdere defineret, hvilket giver projektledere mulighed for nemt at kopiere disse planer til det nye projekt.
Fordele ved at bruge projektskabeloner
Kernetanken med et skabelonprojekt er at spare dig selv besværet med at oprette identiske sæt opgaver igen og igen. Efter at have lavet et projekt et par gange, vil du gerne foretage forbedringer. Dette er let at gøre ved blot at ændre skabelonprojektet, så næste gang du kloner det, vil dine seneste bedste praksis blive bagt ind.
Kort sagt giver projektskabeloner dig mulighed for at:
- Forbedre effektiviteten
- Identificer flaskehalse
- Standardiser arbejdsgange
- Forbedre over tid
Projektskabeloner i OneDesk
OneDesk er en alt-i-én arbejdsadministrationsløsning. Administrer og strømlin din kundesupport, projektlevering med en lang række robuste funktioner. OneDesk giver dig mulighed for at oprette projekter fra skabeloner samt klone projekter eller importere skabeloner fra CSV.
Du kan markere ethvert projekt som en ‘skabelon’. Du skal blot gå til panelet med projektdetaljer (dobbeltklik på projektnavnet). Markér afkrydsningsfeltet til ‘Indstil som skabelon’. Skabeloner er angivet med et unikt ikon og vises som standard på listen, når der oprettes et nyt projekt fra en skabelon. Skabelonprojekter adskiller sig ikke funktionelt fra et normalt projekt.
Tip: Organiser dine skabelonprojekter i deres egne portefølje(r).
Oprettelse af et projekt ud fra en skabelon
- Klik på ‘Tilføj’ fra topmenuen.
- Vælg ‘Projekt’ og vælg ‘fra skabelon’ i vinduet
- Giv dit projekt et navn.
- Vælg den projektskabelon, der skal kopieres.
- I denne dropdown vil du se alle skabelonprojekter. Hvis du klikker på ‘vis alle projekter’, vil du også kunne vælge ikke-skabelonprojekter, der skal kopieres).
- Klik på Vis skabelonindstillinger for at vælge, hvilke egenskaber der skal kopieres. (Dine valg gemmes til næste gang).
- Du kan udfylde andre detaljer om projektet, hvis det ønskes (startdato, portfolio osv.)