Opdateret video

Udskrift:

Denne video giver dig et overblik over e -mail -indstillinger i OneDesk. For at konfigurere e -mail -indstillinger skal du klikke på administrationsikonet og klikke på e -mail -indstillinger. Her ser du alle de forskellige konfigurationsmuligheder for din e -mail. De er opdelt i fire faner, meddelelsescenter, udgående, indgående og udseende. Vi gennemgår dem en ad gangen. Meddelelsescentret giver dig et komplet overblik over alle de e -mails, vi sender på dine vegne, og giver dig også mulighed for at administrere dem herfra. Automatiserede meddelelser sender automatisk beskeder i samtaler, når visse regler forekommer. Det er her, du kan styre dem. Når en bruger eller kunde ikke har set en besked inden for et minut, videresender vi det automatisk via e -mail til dem. Så de går ikke glip af det. Denne øverste her er den relæ -e -mail. Så hvis du redigerer det, kan du se, at her er emnelinjen. Og hvad det inkluderer, er oversigten over varen og alle de meddelelser, der er på den pågældende vare på det tidspunkt. Du kan indsætte yderligere ejendomme. Du kan ændre det her, og hvis du laver fejl, kan du nulstille til standard ved at klikke på dette ikon her.

Længere nede har du en liste over de automatiseringer, der i øjeblikket sender beskeder under visse omstændigheder. Og du kan se, at de alle er aktive. For at forstå hver af disse automatiseringer kan du læse, hvornår den er bogført, hvem den sendes til, og hvad er indholdet af det, der er sendt. For eksempel er dette det automatiske svar. Så når en ny billet oprettes ved hjælp af automatisering a02, modtager brugere og kunder, der følger varen, kære din forfatter, tak fordi du indsendte din billet. En agent er blevet tildelt dig og så videre. Hvis det ikke ses i realtid inden for et minut, bliver du automatisk videresendt af dette. Hvis du vil ændre logikken, der sender dette, klikker du på automatisering 02, og du kan ændre logikken om, hvornår den sendes og meddelelsens indhold.

Automatiserede e -mails ligner hinanden, bortset fra at de i stedet for at sende beskeder i en samtale, sender de en e -mail direkte. For eksempel underretter denne overdragerne, når deres opgave snart skal udføres. Disse to andre, som du kan se, er intakte og sender ikke i øjeblikket. De bruges af en deaktiveret automatisering. Så hvis du gerne vil bruge det, klikker du på automatisering a12, og du kan aktivere det. Denne her handler om brud på serviceniveauaftaler, og den er som standard slået fra. System -e -mails er de e -mails, som OneDesk sender kun for den regelmæssige brug af OneDesk. Når en ny bruger f.eks. Oprettes, får de en e -mail for at fortælle dem, at deres konto er oprettet. Denne automatisering styrer det. Nu kan du ikke kontrollere de regler, som disse e -mails sendes til, men du kan ændre indholdet i dem, og du kan deaktivere dem helt. Vi anbefaler kraftigt, at du ikke slukker disse, medmindre du absolut har brug for det. Disse er til normal flyt og funktion af OneDesk.

Den næste fane er den udgående e -mail. Når OneDesk sender en e -mail på dine vegne, opretter det en post her. Du kan se, hvem der modtog emnelinjen, da den blev sendt. Og vi gemte de sidste 72 timers e -mails, vi sendte på dine vegne. Du kan søge derinde, hvis du leder efter en bestemt e -mail. Du kan også se, om e -mailen blev leveret eller ej. For at finde ud af flere detaljer, kan du klikke på se e -mail -detaljer, og her kan du se her indholdet af den e -mail, der blev sendt. Og her er begivenhedshistorien i omvendt kronologisk rækkefølge. Det er bare lappet her, og det blev modtaget med succes på dette tidspunkt. Den indgående e -mail gør det modsatte. Den registrerer alle e -mails, vi fanger på dine vegne, og hvilke handlinger vi har foretaget. Så for eksempel modtog vi denne e -mail, sæt emnelinjen. Hjælp mig med at oprette min konto. Og vi lavede automatisk en billet. Endnu en gang kan du se på e -mail -detaljerne, og du kan se disse detaljer her om, hvad der skete.

En af de ting, der er værd at nævne i den udgående ting, er, at du kan bruge din egen SMTP -server til udgående e -mail. For at gøre det skal du markere dette felt og udfylde disse indstillinger. For at fuldføre disse indstillinger skal du bede din administrator om disse forskellige indstillinger her. Der er en hjælpeguide her. Og hvis du ikke skulle glemme at angive dine fra e -mail -adresser, som kan findes her. Under fanen Udseende kan du ændre udseendet af dine e -mails. I det væsentlige. Du kan ændre overskriften, signaturen, farverne og visningsadresserne. Når e -mails sendes.

Derudover kan du i slutningen tilføje e -mails til bloklisten. Vi anbefaler, at du tilføjer e -mails til denne liste, når disse e -mails repræsenterer et ikke -folk. Så hvis du f.eks. Har en supportboks, eller du har en e -mailboks, er det i dit flow, det er ikke en person, jeg anbefaler, at du tilføjer dem her. De vil aldrig blive tilføjet som følgere til elementerne, og dette forhindrer, at overdrevent omfattende e -mails går ud og modtager mange e -mails i den boks. Der er en anden ting, du skal vide for at konfigurere din e -mail, og det er den automatisk videresendelse af e -mail, som du skal konfigurere. For at gå til din billetapplikation. Du kan se eller dine billetindstillinger, du kan se, at du har en oprettelses -e -mail -adresse på min konto, som kaldes acne04. Min billetoprettelses -e -mail er tickets@acne04.onedesk.com. Din vil blive formateret på samme måde med en anden partikel her for at repræsentere din organisation. Det, du vil gøre, er at tage denne e -mail -adresse og automatisk videresende den fra din supportboks. Så hvis dit domænenavn er acne04.com og din support -e -mailadresse er support@acme04.com. Det, du vil gøre, er automatisk videresendelse af support@acne04.com til tickets@acne04.onedesk.com. Du har e -mail -registreringsadresser for hver enkelt af de varetyper, du aktiverer, uanset om det er billetter, opgaver osv.

Det er vigtigt, at når du konfigurerer denne auto forward, at du forstår forskellen mellem en auto forward og manuel forward. Når du videresender manuelt, fanger OneDesk det og opretter en billet ud af det, men det behandler dig den person, der foretog videresendelsen, som rekvirenten. Når du konfigurerer en automatisk videresendelse, sender den bare automatisk denne e -mail videre. Og når det faktisk vil fange den originale afsender som rekvirenten, hvilket er det, du vil have det meste af tiden. Så der går du. Det er e -mail -indstillinger i OneDesk. Hvis du har spørgsmål, tøv ikke med at klikke på dette ikon her og chatte med os. Tak.