Udskrift:

Konsulent- og professionelle serviceselskaber administrerer flere kunder og arbejder på flere projekter samtidigt. Disse projekter kan være udfordrende på grund af de ændrede budgetter, lanceringsdatoer, leveringstid og klientgodkendelse. Samtidig er der behov for et kontaktstyringssystem til at holde styr på kundehenvendelser. Derfor er det bydende nødvendigt at investere i et robust system, der eliminerer behovet for flere applikationer og målretter mod flere funktioner på én gang.

OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og styre projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk gør det muligt for dig at yde support døgnet rundt og opbygge stærkere klientforhold. Med OneDesk’s projektstyringsfunktioner kan du spore timer, oprette timesedler og eksportere dybdegående rapporter til dine kunder. OneDesk giver dig mulighed for at administrere billetter og opgaver, opretholde en vidensbase til at besvare spørgsmål og skabe automatisering for at øge produktiviteten for alle teammedlemmer.

I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som containere til dine projekter. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundens navn, klientorganisation, projekttype eller afdelinger i din drift, der administrerer de tildelte projekter.

Saggio Legal Consultancy opfylder virksomheders og enkeltpersoners behov i sager om retssager og konfliktløsning samt i forretningsret. Dette advokatfirma modtager en række kundeforespørgsler om gældsinddrivelse, aktionærkonflikter, konkurs og insolvens og mere. Hver forespørgsel genererer billetter, som derefter organiseres i porteføljer i OneDesk.

For eksempel oprettede vi en portefølje kaldet Service Inquiries. Denne portefølje indeholder flere projekter, som omfatter kontaktanmodninger om gældsinddrivelse, handelsret, opstart af virksomheder og mere. Porteføljen består af flere flere projekter, der indeholder klientanmodninger og planlagte opgaver, der kan ses ved hjælp af applikationen Billetter og opgaver.

Konsulentfirmaer er afhængige af personlige relationer og henvisninger for at opbygge deres kundeliste. Der er flere måder, hvorpå kunder kan kontakte dig for at søge råd. E -mail, webstedets kontaktformularer eller live chat er de nemmeste måder for dig at indsamle alle de nødvendige oplysninger fra dine klienter. OneDesk holder styr på alle klientanmodninger og opretter billetter fra alle kanaler til en samlet visning. Billetter kræver øjeblikkelig opmærksomhed og kan løses med det samme. I OneDesk kan du oprette billetter på flere måder.

Det letteste medie til en en-til-en-samtale er gennem live chat-applikationen. OneDesk’s live chat-applikation er et kundevendt program, der muliggør samtaler i realtid med dine klienter og hjælper dig med at løse problemer med det samme. Live chat -applikationen er meget tilpasselig: du kan tilpasse chatvinduet med dit logo, virksomhedens farveskema og tilføje en BOT -avatar. Når klienten sender beskeder til dig via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres messenger -applikation, svare og oprette billetter fra samtale. OneDesk forbinder billetten og samtalen, så dit team kan se alle de nødvendige oplysninger fra en platform.

Med e -mails kan dine kunder udtrykke deres behov uden afbrydelser. Du kan nemt automatisk videresende din support -e -mail til den e -mail, der findes her. OneDesk fanger alle detaljerne i din klients besked og genererer en billet i billetapplikationen. For eksempel vil emnet, beskrivelsen, vedhæftede filer til e -mailen blive fanget i billetten, så dine teammedlemmer kan besvare anmodningen mere effektivt.

Derudover kan du også oprette kontaktformularer til dine kunder. Du kan klassificere dine kontaktformularer baseret på de almindelige spørgsmål eller tjenester, som din virksomhed tilbyder. For eksempel oprettede Saggio kontaktformularer for hver af de juridiske tjenester, de tilbyder. Når kunden indsender kontaktformularen, oprettes billetter i OneDesk’s billetapplikation.

Kontaktformularer er yderst effektive, da de indsamler alle de nødvendige oplysninger fra kunderne og kræver, at de besvarer specifikke spørgsmål. Du kan oprette flere kontaktformularer i OneDesk. Disse formularer er knyttet til bestemte billettyper, der organiserer og adskiller hinanden fra hinanden. For at generere disse formularer skal du gå til Administrationsindstillinger i OneDesk og derefter rulle ned til Kunde -apps for at vælge Webforms. Vælg en billettype for at oprette webformularen, og indtast alle de egenskaber, der er knyttet til formularen.

Standardkontaktformularen indeholder 3 grundlæggende egenskaber: emne, beskrivelse og vedhæftede filer. Når billetten genereres på dit dashboard, fanges emnet, beskrivelsen og vedhæftede filer også i billetten.

I OneDesk kan kontaktformularer tilpasses ved at tilføje brugerdefinerede felter. For at oprette brugerdefinerede felter skal du først bestemme, hvilken type information du vil indsamle fra dine klienter. Du kan vælge felter baseret på tekst, nummer, dato, pris og valg og derefter passende navngive det tilpassede felt baseret på dit valg. Disse felter kan indstilles efter behov for at indsamle vigtige oplysninger fra dine kunder.

For eksempel kan du oprette en kontaktformular til kunder, der måtte have spørgsmål om gældsinddrivelse. De kan navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Debt Recovery’. Du kan derefter tilføje standard- eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger indsamles.

Når din klient har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.

Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, et team eller en afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.

Dine kunder kan derefter kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter fra portalen. Portalen giver dine kunder mulighed for at kontrollere deres billets fremskridt og giver dine klienter mulighed for at diskutere ved at oprette samtaler direkte fra portalen. For at bevare oplysningernes fortrolighed kan du kræve, at dine kunder logger ind på portalen. Derudover kan du kontrollere, hvad dine kunder kan se og give rollebaseret adgang til at håndtere fortrolige oplysninger. Du kan også aktivere visningsmuligheder for klienter til at filtrere billetter i henhold til billetanmodningstype, det projekt det tilhører og mere.

Du vil måske reducere antallet af billetter, du modtager fra dine kunder om dagen. I nogle tilfælde stiller klienter almindelige spørgsmål, der let kan besvares ved at have et vidensgrundlag på plads. OneDesk’s vidensbase fungerer som et informationscenter for dine kunder og giver dem adgang til artikler, videoer og træningsmoduler, du uploader. På den måde kan du og dit team simpelthen videresende linket til vidensbase -artiklen til din klient og fokusere på mere produktive opgaver ved hånden.

Hver gang en klient sender dig en e -mail -anmodning eller indsender en webformular, fanger OneDesk klientoplysninger og opretter en post i kundeapplikationen. Kundeprogrammet opretter et organisationsnavn baseret på klientens domænenavn og arrangerer alle klienter inden for den pågældende organisation. Du kan også manuelt tilføje dine klienter og klientorganisationer[show them] . Bortset fra det kan du oprette filtre til at lokalisere dine klienter med høj prioritet, nye klienter og mere.

Workflow Automations er regler, der giver dig mulighed for at automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringer indeholder 3 elementer: filtre, udløsere og handlinger. De blå tags repræsenterer din billettype og fungerer som filtre, det orange tag repræsenterer triggerhændelsen, mens det grønne tag repræsenterer handlinger, som OneDesk vil udføre, når denne triggerhændelse forekommer på disse emner. Når reglerne er sat, genererer OneDesk et navn til din automatisering. Ellers har du mulighed for at omdøbe automatiseringen.

OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben til at dirigere billetter til det relevante team eller projekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du rute emner til teams og projekter, svare automatisk til klienter, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere. For at oprette dine automatiseringer navigerer du til dine administrationsindstillinger og klikker derefter på billetfanen og ruller derefter ned til Workflow Automations.

Du kan oprette nye workflow -automatiseringer eller redigere en eksisterende. Hvis en potentiel klient f.eks. Sender en forespørgsel om konkurs og insolvens, kan du sende denne billet til det relevante juridiske team og tildele de advokater, der er bedst egnet til at besvare spørgsmålene.

En anden måde at øge din effektivitet på er ved at bruge automatisering til at underrette dine klienter om opdateringer af deres efterspurgte billetter. Dette vil holde klienten i løkken og eliminere behovet for at sende e -mails for at forespørge om billetstatus.

I dagens verden kræver kunderne mere af ekstern rådgivning mere end nogensinde. En åben dialog hjælper begge sider med at få det, de har brug for, og giver også dit team mulighed for at skabe mere personlige relationer til kunder. I juridisk projektledelse er det afgørende at have en kommunikationsplan på plads. En kommunikationsplan hjælper dig med at identificere, hvem der har brug for at vide, hvilke oplysninger og hvornår. I OneDesk kan du gennemføre disse samtaler på flere måder.

Hvis klienter ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne meddelelse vises i messenger og vil også blive knyttet til den specifikke billet.

Dine teammedlemmer kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller oprette interne meddelelser til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for dine klienter, da de vises som et ‘internt svar’

Ved at skrive @brugernavn eller @afdelingsnavn kan du få din besked videre til ekspertteammedlemmer eller afdelinger, der er bedst egnet til at besvare dine spørgsmål. Messenger -applikationen giver dit team mulighed for at udføre dine daglige korrespondancer og reducerer den lange svartid, der er forbundet med e -mails. Messenger -applikationen er især effektiv, da den tilskynder til hurtigt svar og eliminerer forsinke de beslutninger, der er nødvendige for projektets succes.

Derudover kan klienter også starte engagement via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Nogle gange er det lettere at dele et billede, pdf -instruktioner eller regneark end at skrive oplysningerne i chatten. OneDesk’s live chat -applikation giver dine klienter mulighed for at sende vedhæftede filer op til 350 MB. Disse vedhæftede filer er fanget i billetterne og stilles til rådighed, så dine teammedlemmer kan downloade dem direkte på deres computere.

Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det tidsstempler OneDesk’s live chat -funktion samtalen, hvilket hjælper dit team med at kontrollere samtaletid i tilfælde af uoverensstemmelse.

Håndtering af juridiske projekter er ikke en let opgave. Disse projekter er normalt komplekse og indeholder flere opgaver, der kan falde gennem revnerne, hvis de ikke håndteres korrekt. Udfordringen ligger også i at styre omkostninger/budget. Derfor er det så vigtigt for interne advokater at forblive i kontakt med eksterne advokater. Succesfulde juridiske projekter kræver involvering og input fra interne advokater hvert trin på vejen.

I OneDesk kan du opdele disse projekter i opgaver. Opgave kan defineres som arbejde, der kræver omhyggelig planlægning og udførelse. Du kan konvertere en billet til en opgave eller blot oprette en ny opgave i opgaveprogrammet.

Dine teammedlemmer kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste procentdelen af de tildelte opgaver. Arbejde logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, procentdelen fuldført osv.

Da tids- og budgetstyring er en væsentlig del af juridisk projektstyring, kan du bruge OneDesk’s planlagte tidsplan til at angive arbejdstimer/dage og omkostninger forbundet med hver opgave i projektet. Du kan også angive begrænsninger for at sikre, at dine teammedlemmer begynder at arbejde med opgaven i henhold til din angivne tidsramme.

Advokater henviser til BOSCARD -rammen, som indeholder de syv grundlæggende spørgsmål, der skal besvares for at planlægge juridiske projekter. Disse spørgsmål er baggrund, mål, omfang, begrænsninger, antagelser, risici og leverancer. Den første opgave er at have et møde og udarbejde det juridiske memorandum, som omfatter planlægningsstrategi, struktur og tidslinje samt forhandlings- og retssagsstrategi mv. Hvert trin kræver feedback og samarbejde fra de interne advokater, eksterne rådgivere og klienten. I nogle tilfælde skal hver opgave revideres og opdateres baseret på den feedback, der er modtaget fra alle parter. Dette gør tidslinjen længere og gør det svært at styre omkostninger/budget.

OneDesk fremmer samarbejde med alle parter og giver dig værktøjerne til at kommunikere via flere kanaler. For eksempel kan interne advokater nemt føre samtaler med den eksterne advokat. I OneDesk kan du gennemføre samtaler fra opgaveformularerne. Dette giver dig mulighed for at interagere med alle parter og hjælper dig med at træffe beslutninger ensidigt. Bortset fra at gennemføre samtaler kan du også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere personer eller teams, så de hurtigt kan finde vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.

Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller føje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter.

Klon blot projektet hver gang du arbejder på et lignende projekt. På den måde kan du have en eksisterende skabelon på plads, hver gang du arbejder på disse tilbagevendende projekter. Det er især nyttigt, da du har mulighed for at vælge de elementer og egenskaber, du ønsker at kopiere fra det originale projekt til klonprojektet.

OneDesk har nogle unikke visninger, der hjælper dig med at analysere dine opgaver. Med OneDesk -visninger kan teammedlemmer visualisere løbende aktiviteter vedrørende alle emner, som derefter hjælper dig med at prioritere korrekt og træffe smartere beslutninger.

Gantt -diagrammer er særligt nyttige i Legal Project Management (LPM), da det giver mulighed for at opstille en tidslinje for projektet sammen med alle de vigtigste leverancer og afhængigheder. Gantt -diagrammer består af vandrette søjler, der angiver et projekts skema på en vandret tidslinje. Hver bjælke repræsenterer en opgave med venstre ende af bjælken, der angiver startdatoen for opgaven, og den højre ende af søjlen viser opgavens slutdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på opgaveniveau (hvor søjlerne repræsenterer opgaver) og gantt på projektniveau (hvor søjlerne repræsenterer projekter). Du kan linke opgaver for at oprette opgaveafhængigheder at føre dine teammedlemmer til at afslutte den ene opgave, inden du starter den næste. Du kan også omstrukturere opgaveafhængighederne ved hjælp af træk og slip -funktionen. Når opgaverne er knyttet sammen, beregner OneDesk den kritiske vej og giver dit team den samlede projektlængde. Du kan også tilføje datobegrænsninger for at forhindre, at en opgave planlægges på et senere tidspunkt. Gantt -diagrammet viser dig også din planlægning vs dit faktiske arbejde. De blå søjler angiver din planlægning, mens den grønne bjælke repræsenterer den faktiske tid, der er logget af dit team. Når du har den blå bjælke ved siden af den grønne bjælke, kan du visuelt sammenligne, hvor godt du har planlagt dine projekttimer.

Du kan også bruge visningen Status Board til at opdatere status for din opgave. Statusnævnet er et enkel visning, hvor hver opgave er repræsenteret som et kort, og du kan bare trække og slippe dit kort fra den ene kolonne til den næste for at opdatere dens status. Denne funktion hjælper med den ikke -sekventielle tidslinje af opgaver, der følger med projektledelse til rådgivning og professionelle tjenester.

Du og dine teammedlemmer kan også finde Dashboard -visningen nyttig. Instrumentbrætterne indeholder diagrammer og statistikker, der viser dig, hvordan dine projekter eller billetter skrider frem. Du kan også bruge instrumentbrættet til at sammenligne, hvordan projekt A klarer sig i forhold til projekt B. Du kan finde disse dashboards i visningen Dashboard i applikationen “projekter”.

Derudover kan du også bruge enklere visningslayouter, f.eks. Træ- og fladvisning til at styre dine opgaver. Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki. Flat -visningen viser billetter og opgaver uden hierarkistrukturen.

På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette din personlige visnings, skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.

For eksempel kan du oprette en visning for at spore den tid, teammedlemmer bruger på hver enkelt opgave. Med denne funktion kan du spore produktiviteten for dine teammedlemmer, så dine teamledere ved, om opgaver skal omfordeles. Med OneDesk bliver det let at omfordele opgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruge kortet i Kanban-stil og tilpasse visningen til at se hvert enkelt teammedlems opgaver og flytte bestemte opgaver rundt for at distribuere det til et teammedlem, der har rådighed til at arbejde med det.

Bortset fra disse standardvisningslayouter og filtreringssystemer gør du også brug af OneDesk’s effektive rapporteringsfunktioner.

Du kan generere rapporter om billetter, opgaver, projekter eller porteføljer ved hjælp af eksisterende rapporteringsskabeloner eller ved at oprette dine egne. Rapporter oprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjælp af OneDesk’s workflow automation system. Understøttede rapporteringsformater er PDF- og CSV -formater, og de kan sendes til bestemte e -mailadresser.

Tidsrapporter er især nyttige, når der arbejdes på komplekse projekter. Dette skyldes, at du kan få en idé om, hvordan projekttiden blev brugt til forskellige opgavetyper, og om det var berettiget at bruge den tid. Som følge heraf kan du tage de nødvendige skridt til at forbedre dine projektplanlægningsevner og bedre styre dine projekters faktureringstimer.

OneDesk giver dig mulighed for at oprette timesedlerapporter, som er CSV -filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformatformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, ansøgernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timesedlerapporterne. Andre vigtige oplysninger, såsom den afsluttede procentdel, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk tidsregistreringsapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når han opretter rapporter. Derfor kunne timesedlerapporter udvise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.

OneDesk giver dig mulighed for at oprette forbindelse til applikationer, som du allerede bruger, og hjælper dig med at få mere fleksibilitet og kontrol over dine processer. Integrationsfunktioner gør din OneDesk -platform mere komplet og lettere tilgængelig for dine teammedlemmer. OneDesk’s integrationsfunktioner, sådan enkelt login, er især nyttig, så brugerne kan logge ind med deres eksisterende legitimationsoplysninger. Dette giver dine teammedlemmer hurtig adgang til OneDesk -platformen og eliminerer behovet for at administrere flere brugernavne og adgangskoder. OneDesk har sine egne indbyggede integrationer, der giver dig mulighed for at integrere med disse applikationer direkte. Du kan opleve flere fordele ved at integrere med andre applikationer. Du kan fange supportbilletter, feedback fra kunder og få forbindelse til andre applikationer, der forenkler din arbejdsgang. Derudover kan du også integrere med 2000+ applikationer understøttet af Zapier.

Du kan aktivere system -e -mails til at underrette nye teammedlemmer om deres brugerkonto eller opsætning af adgangskode. Bortset fra det kan du sende invitationsmails for at invitere kunder til at tilmelde dig din kundeportal. Du kan også konfigurere Workflow Automations til at minde overdragerne, når deres opgaver skal udføres, og oprette en separat automatisering for at underrette billetfølgeren om enhver statusændring eller besked, du sender.

OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesk’s projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremgang i flere visningslayouter.

Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler til alt deres arbejde, så du bedre kan styre dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine kunder i løkken. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine kunder kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e -mailtråde. Med OneDesk’s vidensbase kan kunderne desuden få adgang til selvbetjeningsartikler, der hjælper dig med at reducere din billetbelastning betydeligt.