Udskrift:

Projektledelse til kreativt design er afhængig af kommunikation for at omdanne visuelle ideer til konkrete planer. Disse planers fremskridt afhænger af teamsamarbejde og konstant feedback fra kunder fra start til slut. Som et resultat heraf har kreative projekter en længere tidslinje, hyppige revisioner og konstant omstrukturering af opgaveprioritet. Men ligesom alle andre projekter er der deadlines og budgetter, der skal overholdes for at levere kvalitetsarbejde. Derfor er det bydende nødvendigt at investere i et robust system, der giver organisationen, fleksibiliteten og kontaktstyringen for at maksimere teamets kreative evner.

OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og styre projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk gør det let for dig at yde proaktiv support, hvilket resulterer i bedre kommunikation og stærkere klientforhold. Med hensyn til projektledelse giver OneDesk dig mulighed for at oprette opgaver og organisere dem i projekter eller porteføljer, som derefter kan tildeles dine teammedlemmer og spores i flere visningslayouter.

I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som containere til dine projekter. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundens navn, klientorganisation, projekttype eller afdelinger i din drift, der administrerer de tildelte projekter.

Eclectic Studios er et videoproduktionsfirma med afdelinger som grafisk design, indholdsstyring, lydværker, produktion og mere. Studiet indeholder en række kontaktanmodningsformularer til forretningsforespørgsler, tilbud om anmodninger og jobforespørgsler på deres websted. Disse kontaktformularer genererer kundeanmodninger, som derefter organiseres i porteføljer baseret på afdelingsnavn og projekter dedikeret til den specifikke kundeforespørgsel.

For eksempel oprettede vi en portefølje kaldet Online Inquiries. Denne portefølje indeholder flere projekter, som omfatter kontaktforespørgsel til ny virksomhed, anmodning om tilbud og arbejdsmuligheder. Hvert af disse projekter indeholder klientforespørgsler og planlagte opgaver, der kan ses ved hjælp af appen Billetter og opgave.

Dine kunder kan kontakte dig via dine online kanaler, f.eks. Din e -mail, webstedets kontaktformularer eller live chats. OneDesk vil fange detaljerne i disse anmodninger og oprette billetter fra alle kanaler til en samlet visning. Billetter kræver øjeblikkelig opmærksomhed og kan løses med det samme. I OneDesk kan du oprette billetter på flere måder.

Den første måde er ved automatisk at videresende din support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her. Når en klient sender en e -mail til din support -e -mail -adresse, vil OneDesk fange denne e -mail og generere en billet. Alle de vigtige oplysninger i e -mailen vil blive registreret på billetten.

Den anden er ved at modtage en anmodning via live chat -applikationen. OneDesk’s live chat-applikation er en kundevendt applikation, der fremmer kommunikation med dine kunder i realtid. Du kan tilpasse chatvinduet med dit logo, virksomhedens farveskema og tilføje en BOT -avatar. Når klienten sender beskeder til dig via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres Messenger -applikation, svare og oprette billetten fra samtalen. På den måde forbinder OneDesk billetten og samtalen sammen, så dit team kan se alle de nødvendige data fra en platform.

Hver gang en klient sender en e -mail -anmodning, opretter OneDesk automatisk en kundejournal og kategoriserer rekvirenten af billetten i henhold til deres organisation. Alternativt kan dine kunder kontakte dig via webformularer, der indsamler alle oplysninger og genererer billetter på dit dashboard.

Dine kunder kan få adgang til din portal for at stille dig spørgsmål. Disse spørgsmål kan dreje sig om forretningsforespørgsler eller om anmodninger om tilbud, som derefter kan indsendes til dig via webformularer.

Når de er indsendt, kan dine kunder kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter. For at bevare fortroligheden af disse oplysninger kan du kræve, at dine kunder logger ind på portalen for at spore deres supportbillets fremskridt. Derudover kan du kontrollere, hvad dine kunder kan se og give rollebaseret adgang til at håndtere fortrolige oplysninger. Du kan også aktivere visningsmuligheder for klienter til at filtrere billetter i henhold til billetanmodningstype, det projekt det tilhører og mere.

Webforms indsamler alle de nødvendige oplysninger fra dine kunder og genererer billetter på dit dashboard. Du kan oprette flere webformularer i OneDesk. Disse formularer er knyttet til bestemte billettyper, organiserer og adskiller en fra en anden. For at generere webformularer skal du gå til Administrationsindstillinger i OnDesk og derefter rulle ned til Customer Apps for at vælge Webforms. Vælg en billettype for at oprette webformularen, og indtast alle de egenskaber, der er knyttet til formularen.

Standardwebformularen indeholder 3 grundlæggende egenskaber: emne, beskrivelse og vedhæftede filer. Når billetten genereres på dit dashboard, fanges emnet, beskrivelsen og vedhæftede filer også i billetten.

I OneDesk kan webformularer tilpasses ved at tilføje brugerdefinerede felter. For at oprette brugerdefinerede felter skal du først bestemme, hvilken type information du vil indsamle fra dine klienter. Du kan vælge felter baseret på tekst, nummer, dato, pris og valg og derefter passende navngive det tilpassede felt baseret på dit valg. Disse felter kan indstilles efter behov for at indsamle vigtige oplysninger fra dine kunder.

For eksempel kan du oprette en webformular til klienter, der kan have spørgsmål om dine forklaringsvideoer. De kan navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Forklaringsvideoer’. Du kan derefter tilføje standard- eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger indsamles.

Når din klient har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.

Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, et team eller en afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.

Workflow Automations er regler, der giver dig mulighed for at automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringer indeholder 3 elementer: filtre, udløsere og handlinger. De blå tags repræsenterer din billettype og fungerer som filtre, det orange tag repræsenterer triggerhændelsen, mens det grønne tag repræsenterer de handlinger, OneDesk vil udføre, når denne triggerhændelse forekommer på disse elementer. Når reglerne er sat, genererer OneDesk et navn til din automatisering. Ellers har du mulighed for at omdøbe automatiseringen.

OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben til at dirigere billetter til det relevante team eller projekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du rute emner til teams og projekter, svare automatisk til klienter, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere. For at oprette dine automatiseringer navigerer du til dine administrationsindstillinger og klikker derefter på billetfanen og ruller derefter ned til Workflow Automations.

Du kan oprette nye workflow -automatiseringer eller redigere en eksisterende. Hvis en potentiel klient f.eks. Sender en forespørgsel om New Business, kan du rute denne billet til din salgsafdeling og rotere mellem brugere, hver gang der oprettes en ny billet. En jævnt fordelt billetrotation giver dig mulighed for at levere den bedste service til dine kunder.

En anden måde at øge din effektivitet på er ved at bruge automatisering til at underrette dine klienter om opdateringer af deres efterspurgte billetter. Dette vil holde klienten i løkken og eliminere behovet for at sende e -mails for at forespørge om billetstatus.

Kommunikation er nøglen i kreative industrier, da ideer skal udtrykkes for kunder og teammedlemmer. I OneDesk kan du interagere med dine kunder på flere måder.

Hvis klienter ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne meddelelse vises i messenger og vil også blive knyttet til den specifikke billet.

Dine teammedlemmer kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller oprette interne meddelelser til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for dine klienter, da de vises som et ‘internt svar’.

Ved at skrive @brugernavn eller @afdelingsnavn kan du få din besked videre til ekspertteammedlemmer eller afdelinger, der er bedst egnet til at besvare dine spørgsmål. Messenger -applikationen giver dit team mulighed for at udføre dine daglige korrespondancer og reducerer den lange svartid, der er forbundet med e -mails. Messenger -applikationen er især effektiv, da den tilskynder til hurtigt svar og eliminerer forsinkede opløsninger, der er nødvendige for projektets succes.

Derudover kan klienter også starte engagement via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Nogle gange er det lettere at dele et billede, pdf -instruktioner eller regneark end at skrive oplysningerne i chatten. OneDesk’s live chat -applikation giver dine klienter mulighed for at sende vedhæftede filer op til 350 MB. Disse vedhæftede filer er fanget i billetterne og stilles til rådighed, så dine teammedlemmer kan downloade dem direkte på deres computere.

Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det tidsstempler OneDesk’s live chat -funktion samtalen, hvilket hjælper dit team med at kontrollere samtaletid i tilfælde af uoverensstemmelse.

Dem, der arbejder i kreative industrier, jonglerer med flere projekter på samme tid. Disse projekter er konceptbaserede og udviklet ud fra inspiration. Dette gør projektplanlægningsprocessen vanskelig, da der ikke er nogen streng sekventiel tidslinje. Faktisk er det meget almindeligt at springe fra en opgave til en anden.

I OneDesk kan du opdele disse projekter i opgaver. Opgave kan defineres som arbejde, der kræver omhyggelig planlægning og udførelse. Du kan konvertere en billet til en opgave eller blot oprette en ny opgave i opgaveprogrammet.

Dine teammedlemmer kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste procentdelen af de tildelte opgaver. Arbejde logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, procentdelen fuldført osv.

For grafiske designere omfatter designtænkningsprocessen tre faser: inspiration, idé og implementering. Den første opgave i projektet omfatter brainstorming af ideer og koncepter med teamet. Når ideer er noteret, går teammedlemmer videre til projektets anden fase, som er forskning. Når forskningen er færdig og ideer er konceptualiseret, viser teamet det til klienten og venter på godkendelse eller feedback. Hvis der blev tilbudt feedback, reviderer teamet designkonceptet, indtil kunden logger af. Når konceptet er godkendt, vil teamet derefter gå videre til kunstværket, som er skitsen og derefter designet. Hvert trin kræver kundens godkendelse og kan kræve flere revisioner, indtil det endelige produkt er klar.

Kort sagt kræver hvert trin samarbejde med klienten og teammedlemmer. For eksempel vil det grafiske designteam dele deres koncept med videoproduktionsteamet hvert trin på vejen for at sikre, at deres designkoncepter smelter sammen med videoens tema. I OneDesk kan du gennemføre samtaler fra opgaveformularerne. Dette giver dig mulighed for at interagere med alle parter og hjælper dig med at træffe beslutninger ensidigt. Bortset fra at gennemføre samtaler kan du også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere personer eller teams, så de hurtigt kan finde vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.

Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller føje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter, f.eks. Videoproduktion.

Klon blot projektet hver gang du arbejder på et lignende projekt. På den måde kan du have en eksisterende skabelon på plads, hver gang du arbejder på disse tilbagevendende projekter. Det er især nyttigt, da du har mulighed for at vælge de elementer og egenskaber, du ønsker at kopiere fra det originale projekt til klonprojektet.

OneDesk har nogle unikke visninger, der hjælper dig med at analysere dine opgaver. Med OneDesk -visninger kan teammedlemmer visualisere løbende aktiviteter vedrørende alle emner, som derefter hjælper dig med at prioritere korrekt og træffe smartere beslutninger.

Gantt Charts -visningen er især nyttig til effektiv projektplanlægning, arbejdsbyrde og effektivitetsstyring. Gantt -diagrammer består af vandrette søjler, der angiver et projekts skema på en vandret tidslinje. Hver bjælke repræsenterer en opgave med venstre ende af bjælken, der angiver startdatoen for opgaven, og den højre ende af søjlen viser opgavens slutdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på opgaveniveau (hvor søjlerne repræsenterer opgaver) og gantt på projektniveau (hvor søjlerne repræsenterer projekter). Du kan linke opgaver for at oprette opgaveafhængigheder for at få dine teammedlemmer til at afslutte den ene opgave, inden du starter den næste. Du kan også omstrukturere opgaveafhængighederne ved hjælp af træk og slip -funktionen. Når opgaverne er knyttet sammen, beregner OneDesk den kritiske vej og giver dit team den samlede projektlængde. Du kan også tilføje datobegrænsninger for at forhindre, at en opgave planlægges på et senere tidspunkt. Gantt -diagrammet viser dig også din planlægning vs dit faktiske arbejde. De blå søjler angiver din planlægning, mens den grønne bjælke repræsenterer den faktiske tid, der er logget af dit team. Når du har den blå bjælke ved siden af den grønne bjælke, kan du visuelt sammenligne, hvor godt du har planlagt dine projekttimer.

Du kan også bruge visningen Status Board til at opdatere status for din opgave. Statuskortet er en enkel visning, hvor hver opgave er repræsenteret som et kort, og du kan bare trække og slippe dit kort fra den ene kolonne til den næste for at opdatere dens status. Denne funktion hjælper med den ikke -sekventielle tidslinje af opgaver, der følger med kreativ projektstyring.

Du og dine teammedlemmer kan også finde Dashboard -visningen nyttig. Instrumentbrætterne indeholder diagrammer og statistikker, der viser dig, hvordan dine projekter eller billetter skrider frem. Du kan også bruge instrumentbrættet til at sammenligne, hvordan projekt A klarer sig i forhold til projekt B. Du kan finde disse betjeningspaneler i visningen Dashboard i applikationen “projekter”.

Derudover kan du også bruge enklere visningslayouter, f.eks. Træ- og fladvisning til at styre dine opgaver. Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki. Flat -visningen viser billetter og opgaver uden hierarkistrukturen.

På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette dine personlige visninger skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.

For eksempel kan du oprette en visning for at spore den tid, teammedlemmer bruger på hver enkelt opgave. Med denne funktion kan du spore produktiviteten for dine teammedlemmer, så dine teamledere ved, om opgaver skal omfordeles. Med OneDesk bliver det let at omfordele opgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruge kortet i Kanban-stil og tilpasse visningen til at se hvert enkelt teammedlems opgaver og flytte bestemte opgaver rundt for at distribuere det til et teammedlem, der har rådighed til at arbejde med det.

Bortset fra disse standardvisningslayouter og filtreringssystemer gør du også brug af OneDesk’s effektive rapporteringsfunktioner.

Du kan generere rapporter om billetter, opgaver, projekter eller porteføljer ved hjælp af eksisterende rapporteringsskabeloner eller ved at oprette dine egne. Rapporter oprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjælp af OneDesk’s workflow automation system. Understøttede rapporteringsformater er PDF- og CSV -formater, og de kan sendes til bestemte e -mailadresser.

Tidsrapporter er især nyttige, når der arbejdes på komplekse projekter. Dette skyldes, at du kan få en idé om, hvordan projekttiden blev brugt til forskellige opgavetyper, og om det var berettiget at bruge den tid. Som følge heraf kan du tage de nødvendige skridt til at forbedre dine projektplanlægningsevner og bedre styre dine projekters faktureringstimer.

OneDesk giver dig mulighed for at oprette timesedlerapporter, som er CSV -filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformatformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, ansøgernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timesedlerapporterne. Andre vigtige oplysninger, såsom den afsluttede procentdel, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk tidsregistreringsapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når han opretter rapporter. Derfor kunne timesedlerapporter udvise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.

Du kan aktivere system -e -mails til at underrette nye teammedlemmer om deres brugerkonto eller opsætning af adgangskode. Bortset fra det kan du sende invitationsmails for at invitere kunder til at tilmelde dig din kundeportal. Du kan også konfigurere Workflow Automations til at minde overdragerne, når deres opgaver skal udføres, og oprette en separat automatisering for at underrette billetfølgeren om enhver statusændring eller besked, du sender.

OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesk’s projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremgang i flere visningslayouter.

Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler til alt deres arbejde, så du bedre kan styre dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine kunder i løkken. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine kunder kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e -mailtråde. Med OneDesk’s vidensbase kan kunderne desuden få adgang til selvbetjeningsartikler, der hjælper dig med at reducere din billetbelastning betydeligt.