Udskrift:

Engineering omfatter en bred vifte af områder som civil, mekanisk, elektrisk, kemisk, software, luftfart og mere. Selvom hver disciplin har sit eget ansvarsområde, er planlægning af projekter en standardproces i alle ingeniørsektorer. Disse projekter er ofte komplekse og kræver præcis planlægning for at kunne gennemføres inden for tid og budget. Bortset fra det er opgaveafhængighed et andet udfordrende aspekt af ingeniørprojekter og kan kun løses ved korrekt planlægning og konstant kommunikation mellem alle parter. Derfor er det bydende nødvendigt at investere i et robust system, der eliminerer behovet for flere applikationer og giver alsidige løsninger.

OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og styre projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk’s helpdesk og billetsystem fungerer som en CRM og giver dig mulighed for at administrere billetter, opretholde en vidensbase til at besvare spørgsmål og oprette automatiseringer for at eliminere manuelt arbejde. Med hensyn til projektledelse giver OneDesk dig mulighed for at oprette opgaver og organisere dem i projekter eller porteføljer, som derefter kan tildeles dine teammedlemmer og spores i flere visningslayouter.

I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som containere til dine projekter. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundens navn, klientorganisation, projekttype eller afdelinger i din drift, der administrerer de tildelte projekter.

For eksempel modtager Absolute Technologies flere tilbud fra kunder om forskellige produkter. Derfor giver det mening for dem at oprette en portefølje med titlen Anmodning om tilbud. Porteføljen indeholder mange projekter, og hvert projekt er opkaldt efter de produkter, som virksomheden designer. I dette tilfælde anmodede kunden om et tilbud på kondenseringsenheden og leverede de tekniske specifikationer for produktet samt leveringsdato og installationssted. Disse oplysninger gør det muligt for Engineering Manager at gå videre til projektets fase 2.

Baseret på anmodningen kan du organisere projekter relateret til deres respektive porteføljer. Du kan derefter overvåge, hvordan projekterne skrider frem i denne specifikke portefølje.

I hvert af disse projekter vil du kunne se anmodningen om kundesupport og planlagte opgaver ved hjælp af billetter og opgaver -applikationer.

Klientkommunikation er en væsentlig del af en vellykket gennemførelse af ingeniørprojekter. Det er nødvendigt at besvare spørgsmål og anmodninger for at imødekomme kravene fra din klient eller partner. Uanset om din klient valgte at interagere med dig via e -mail, live chat eller webformularer, registrerer OneDesk kundejournaler og kategoriserer rekvirenten af billetten i henhold til deres organisation i kundeprogrammet.

Din klientkommunikation genererer billetter i din billetansøgning. Billetter kræver øjeblikkelig opmærksomhed og kan løses med det samme. I OneDesk kan du fange billetter på flere måder.

Den første måde er ved automatisk at videresende din support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her. Når en klient sender en e -mail til din support -e -mail -adresse, vil OneDesk fange denne e -mail og generere en billet. Alle de vigtige oplysninger i e -mailen vil blive registreret på billetten.

Den anden måde er ved at modtage en klientanmodning via live chat -applikationen fra dit websted. OneDesk’s live chat-applikation er et kundevendt program, der giver dine kunder mulighed for at komme i kontakt med dine supportingeniører i realtid.

Dine klienter kan vedhæfte flere filer via messenger -appen, så dit team kan få adgang til vigtige dokumenter med det samme. Livechat -applikationen er meget konfigurerbar. Du kan tilpasse chatvinduet med dit logo, tilføje firmafarver og inkludere en BOT -avatar for at tilbyde klientsupport døgnet rundt.

Når klienten sender beskeder til dig via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres Messenger -applikation, svare og oprette billetten fra samtalen. På den måde forbinder OneDesk billetten og samtalen sammen, så dit team kan se alle de nødvendige data fra en platform.

Den tredje måde er ved at udfylde webformularer i portalen. Webformularerne giver dig mulighed for at fange alle nødvendige oplysninger for hurtigt at løse din klients anmodning eller spørgsmål. Ved at gøre brug af webformularer kan du reducere antallet af e -mails, der modtages i løbet af dagen. Når de er indsendt, kan dine kunder kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter.

Dine kunder kan derefter kontrollere udviklingen af deres supportbillet gennem portalsystemet og kommunikere med dig i tilfælde af spørgsmål eller problemer. Med OneDesk kan du give gennemsigtighed ved at vise nødvendige opdateringer i portalen, f.eks. Procent fuldført, planlagt start og mere. Derudover kan du kontrollere, hvad dine kunder kan se og give rollebaseret adgang til at håndtere fortrolige oplysninger. Du kan også aktivere visningsmuligheder for klienter til at filtrere billetter i henhold til billetanmodningstype, det projekt det tilhører og mere.

Standardwebformularen ser sådan ud.

Webformularer giver dig mulighed for at kontrollere, hvilken slags information du modtager fra dine klienter. Klik her for at tilpasse denne webformular. Du vil kunne angive bestemte felter efter behov, omdøbe eksisterende felter og tilføje yderligere felter, herunder tilpassede felter.

For eksempel kan du oprette en webformular til klienter, der kan forespørge om dine tjenester og indsende et tilbud på et produkt eller en tjeneste. I så fald kan de navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Anmodning om tilbud (RFQ).’ Du kan derefter tilføje standard- eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger indsamles.[show how to add custom fields in OneDesk] . Når din klient har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.

Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, et team eller en afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.

OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben til at dirigere billetter til det relevante team eller projekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du rute emner til teams og projekter, svare automatisk til klienter, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere.

Ingeniørvirksomheder har flere afdelinger, der er afhængige af hinanden for at gennemføre projekter. Derfor er det afgørende at tildele billetter baseret på et teams ekspertise, så andre afdelinger kan tage afslutning til slut -tilgangen for at eliminere enhver ineffektivitet. Derfor er det fornuftigt at bruge OneDesk Workflow Automations til at konfigurere auto-tildelinger for at maksimere produktiviteten. Måden at gøre dette på er ved at navigere til dine administrationsindstillinger og klikke på fanen billet.

Du kan oprette nye workflow -automatiseringer eller redigere en eksisterende. Hvis en potentiel klient f.eks. Sender en forespørgsel om produktgarantispørgsmål, kan du rute denne billet til supportingeniørerne og rotere mellem brugere, hver gang der oprettes en ny billet. En jævnt fordelt billetrotation giver dig mulighed for at levere den bedste service til dine kunder.

Du kan også oprette automatiseringer for at ændre livscyklusstatus for dine billetter. På den måde kan du få en idé om, hvilke opgaver der i øjeblikket arbejdes på i forhold til de afsluttede opgaver.

Kommunikation er afgørende for agile projekter. Ingeniører er afhængige af kommunikation for at samarbejde med forskellige afdelinger i organisationen samt kunder, der giver dem konstant feedback indtil projektets afslutning. Hos OneDesk forstår vi, at kommunikation styrker forholdet til dine kunder. Derfor er det nødvendigt at følge op på e -mails og give dine kunder 24/7 support, som de har brug for.

Hvis klienter ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne meddelelse vises i messenger og vil også blive knyttet til den specifikke billet.

Dine kolleger kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller oprette interne meddelelser til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for dine klienter, da den vises som et ‘internt svar’.

Ved at skrive @brugernavn eller @afdelingsnavn kan du få din besked videre til ekspertteammedlemmer eller afdelinger, der er bedst egnet til at besvare dine spørgsmål. Messenger -applikationen giver dit team mulighed for at udføre dine daglige korrespondancer og reducerer den lange svartid, der er forbundet med e -mails. Messenger -applikationen er især effektiv, da den tilskynder til hurtigt svar og eliminerer forsinkede opløsninger, der er nødvendige for projektets succes.

Derudover kan klienter også starte engagement via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Live chat gør det muligt for dine klienter at sende vedhæftede filer og gennemføre samtaler i realtid. Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det tidsstempler OneDesk’s live chat -funktion samtalen, hvilket hjælper dit team med at kontrollere samtaletid i tilfælde af uoverensstemmelse.

Ingeniørvirksomheder arbejder på flere projekter på samme tid. Disse projekter er komplekse og er stærkt afhængige af feedback fra kunder. Derfor skal disse projekter løbende opdateres, indtil kunden melder sig til produktion. I OneDesk kan du opdele projektet i enkle opgaver. Opgaver fremhæver projektledelsessiden af OneDesk og kan defineres som arbejde, der kræver omhyggelig planlægning og udførelse. I OneDesk kan du konvertere en billet til en opgave eller blot oprette en ny opgave i opgaveprogrammet. Lad os derefter se på projektledelsessiden af OneDesk.

Da alle projekter faktureres efter ingeniørtimer og produktionstimer, skal ingeniørteamene udfylde deres timesedler. Projektlederne kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste procentdelen af de tildelte opgaver. Arbejde logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, procentdelen fuldført osv.

OneDesk -opgaveformularer indeholder en række livscyklusstatusser, der ændres på grund af flere handlinger. For eksempel, når dit teammedlem tilføjer procent fuldført, kommunikerer med klienten eller venter på klientens svar, skifter OneDesk automatisk mellem de relevante livscyklusstatusser. Disse livscyklusstatusser kan konfigureres; du kan tilføje, omdøbe eller slette de eksisterende statuser, ændre farver og endda tilføje automatiseringer for at eliminere overflødigt arbejde for dine teammedlemmer. Livscyklusstatusser hjælper dine projektledere med at forstå, hvilke opgaver der er udført, og hvilke trin de skal tage for hurtigt at afslutte projekterne i tide.

Design og opbygning af HVAC -systemer kræver flere trin. For eksempel ville det første skridt være at have omfanget på plads. Omfanget giver designovervejelser og anbefalinger, der er specifikke for steder. Efter at have gennemgået omfanget udfører ingeniøren belastningsberegning og derefter gå videre til at designe systemet. Når systemdesignet er fuldført, vil ingeniører forberede designet til kanalarbejde og derefter foretage valg til det passende udstyr til bygningsteamet og også skrive kontrolfilosofien for det elektriske ingeniørteam.

I OneDesk kan du oprette et projekt til sådanne programmer og opdele projektet i simple opgaver. Du kan derefter tildele disse opgaver til dine ekspertteammedlemmer eller afdelinger, som er bedst kvalificerede til at fremskynde processen.

Da projektingeniørerne arbejder tæt sammen med det elektrotekniske team, er det vigtigt at samarbejde om hvert trin i projektet. For eksempel skal projektingeniøren sende kontrolfilosofi -dokumentet til elingeniøren, som derefter vil bruge det til at programmere, hvordan systemkomponenterne styres. På samme måde kan hvert trin kræve samarbejde eller bistand fra et andet team. I OneDesk kan du gennemføre samtaler fra opgaveformularerne. Dette giver dig mulighed for at interagere med alle parter og hjælper dig med at træffe beslutninger ensidigt. Bortset fra at gennemføre samtaler kan du også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere personer eller teams, så de hurtigt kan finde vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.

Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller føje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter, f.eks. HVAC -systemkontroller. På den måde kan elektroteknikerholdet simpelthen klone projektet, hver gang de arbejder på lignende projekter. [show them] På den måde kan du have en eksisterende skabelon på plads, hver gang du arbejder på disse projekter. Det er især nyttigt, da du har mulighed for at vælge de elementer og egenskaber, du ønsker at kopiere fra det originale projekt til klonprojektet.

OneDesk tilbyder visningslayouter og filtre, der giver dig mulighed for at overvåge og spore udviklingen af projekter og opgaver.

Gantt -diagrammer består af vandrette søjler, der angiver et projekts skema på en vandret tidslinje. Hver bjælke repræsenterer en opgave med venstre ende af bjælken, der angiver startdatoen for opgaven, og den højre ende af søjlen viser opgavens slutdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på opgaveniveau (hvor søjlerne repræsenterer opgaver) og gantt på projektniveau (hvor søjlerne repræsenterer projekter). Du kan linke opgaver for at oprette opgaveafhængigheder for at få dine teammedlemmer til at afslutte den ene opgave, inden du starter den næste. Når opgaverne er knyttet sammen, beregner OneDesk den kritiske vej og giver dit team den samlede projektlængde. Du kan også tilføje datobegrænsninger for at forhindre, at en opgave planlægges på et senere tidspunkt. Gantt -diagrammet viser dig også din planlægning vs dit faktiske arbejde. De blå søjler angiver din planlægning, mens den grønne bjælke repræsenterer den faktiske tid, der er logget af dit team. Når du har den blå bjælke ved siden af den grønne bjælke, kan du visuelt sammenligne, hvor godt du har planlagt dine projekttimer.

Derudover kan du også bruge de andre standardvisninger i OneDesk til at styre dine opgaver baseret på dine behov:

Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki.

Flat -visningen viser billetter og opgaver uden hierarkistrukturen.

Statusbordet ordner alle opgaverne efter deres livscyklusstatus. Du kan trække og slippe opgaven for at ændre dens status.

Kalendervisningen viser alle opgavernes tidsplaner for at holde dig informeret, når en opgave skal udføres.

Dashboardet organiserer alle billetter i form af grafer og cirkeldiagrammer. Disse diagrammer kan downloades i forskellige formater. Du kan bruge diagrammerne til dine rapporter og præsentationer for dine kunder.

I OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette dine personlige visninger skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.

Du kan oprette et brugerdefineret filter for at se alle opgaver, der er tildelt dokumentkontrolteamet. På den måde kan du kontrollere alle de tegningsrevisioner og dokumentation, der er i gang.

Uanset om du opretter rapporter til dine kunder eller giver indsigt til ledelsen, kan du udtrække data og oprette rapporter i OneDesk ved hjælp af forhåndsoprettede skabeloner eller tilpasse dine egne. Disse rapporter kan downloades i Excel -ark og PDF -filer og mailes til dit team for at holde alle opdaterede.

Tidsrapporter er afgørende i ingeniørbranchen. Kunder faktureres for teknik, projektledelse, produktion, test, installation og idriftsættelse. Derfor er det vigtigt at holde styr på timesedlerne for at opretholde projekttiden. I nogle tilfælde underskriver ingeniørfirmaer kontrakter, der har en klausul om ikke at overskride, hvilket tvinger dem til at indsende timesedler og udstyrsmaterialeomkostninger til deres kunder.

OneDesk giver dig mulighed for at oprette timesedlerapporter, som er CSV -filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformatformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, ansøgernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timesedlerapporterne. Andre vigtige oplysninger, såsom den afsluttede procentdel, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk tidsregistreringsapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når han opretter rapporter. Derfor kunne timesedlerapporter udvise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.

Det er vigtigt at præsentere nøjagtige økonomiske rapporter til dine kunder. Med OneDesk kan du nemt integreres med regnskabstjenester som f.eks. QuickBooks og Freshbooks og fuldføre alt dit arbejde på én platform. Du kan også oprette mere dybtgående rapporter i OneDesk.

Med OneDesk kan du udføre alle dine opgaver på én platform. OneDesk’s indbyggede integration giver dig mulighed for at integrere med filhostingtjenester som Dropbox og Box eller sikker godkendelsessoftware som OKTA. Derudover hjælper OneDesk’s Zapier -plugin dig problemfrit med at integrere med 2000 + applikationer.

Du undrer dig måske over, hvordan alle parter kan holde sig ajour. Som standard går e -mail -meddelelser ud til billetfølgerne for enhver statusændring eller besked, du sender. På samme måde kan dine kunder lede efter opdateringer i deres kundeportal, og der kan etableres yderligere meddelelser med Workflow Automations.

OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesk’s projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremgang i flere visningslayouter.

Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler til alt deres arbejde, så du bedre kan styre dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine kunder i løkken. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine kunder kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e -mailtråde. Derudover kan kunderne med OneDesk’s vidensbase få adgang til selvbetjeningsartikler, hvilket reducerer din billetbelastning betydeligt.