Afskrift:
Engineering omfatter en bred vifte af områder såsom civil, mekanisk, elektrisk, kemi, software, rumfart og mere. Selvom hver disciplin har sit eget sæt af ansvarsområder, er planlægning af projekter en standardproces i alle ingeniørsektorer. Disse projekter er ofte komplekse og kræver præcis planlægning for at gennemføre inden for tid og budget. Ud over det er opgaveafhængighed et andet udfordrende aspekt af ingeniørprojekter og kan kun løses gennem korrekt planlægning og konstant kommunikation mellem alle parter. Derfor er det bydende nødvendigt at investere i et robust system, der eliminerer behovet for flere applikationer og giver alsidige løsninger.
OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i én applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og administrere projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesks helpdesk og billetsystem fungerer som et CRM og giver dig mulighed for at administrere billetter, vedligeholde en videnbase til at besvare spørgsmål og skabe automatiseringer for at eliminere manuelt arbejde. Med hensyn til projektledelse giver OneDesk dig mulighed for at oprette opgaver og organisere dem i projekter eller porteføljer, som derefter kan tildeles dine teammedlemmer og spores i flere visningslayouts.
I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som beholdere til dine projekter. Porteføljer kan navngives i henhold til kundenavnet, kundeorganisationen, projekttypen eller de afdelinger i din virksomhed, der administrerer de tildelte projekter.
For eksempel modtager Absolute Technologies flere tilbudsanmodninger fra kunder for forskellige produkter. Derfor giver det mening for dem at oprette en portefølje med titlen Request for Quotations. Porteføljen indeholder talrige projekter, og hvert projekt er opkaldt efter de produkter, som virksomheden designer. I dette tilfælde anmodede kunden om et tilbud på kondenseringsenheden og leverede de tekniske specifikationer for produktet samt leveringsdato og installationssted. Disse oplysninger gør det muligt for ingeniørchefen at gå til fase 2 af projektet.
Baseret på anmodningen kan du organisere projekterne relateret til deres respektive porteføljer. Du kan derefter følge med i, hvordan projekterne skrider frem i denne specifikke portefølje.
I hvert af disse projekter vil du være i stand til at se kundesupportanmodningen og planlagte opgaver ved hjælp af applikationerne Tickets og Tasks.
Kundekommunikation er en væsentlig del af succesfuld gennemførelse af ingeniørprojekter. Det er nødvendigt at svare på spørgsmål og anmodninger for at imødekomme kravene fra din klient eller partner. Uanset om din klient valgte at interagere med dig via e-mail, live chat eller webformularer, fanger OneDesk kunderegistrene og kategoriserer anmoderen af billetten i henhold til deres organisation i kundeapplikationen.
Din kundekommunikation genererer billetter i din billetapplikation. Billetter kræver øjeblikkelig opmærksomhed og kan løses med det samme. I OneDesk kan du fange billetter på flere måder.
Den første måde er ved automatisk at videresende din support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her. Når en klient sender en e-mail til din support-e-mailadresse, vil OneDesk fange den e-mail og generere en billet. Alle de kritiske oplysninger i e-mailen vil blive fanget på billetten.
Den anden måde er ved at modtage en klientanmodning via live chat-applikationen fra dit websted. OneDesks live chat-applikation er en kundevendt applikation, der giver dine kunder mulighed for at komme i kontakt med dine supportingeniører i realtid.
Dine kunder kan vedhæfte flere filer via messenger-appen, så dit team får adgang til vigtige dokumenter med det samme. Livechat-applikationen er meget konfigurerbar. Du kan tilpasse chatvinduet med dit logo, tilføje firmafarver og inkludere en BOT-avatar for at tilbyde kundesupport døgnet rundt.
Når klienten sender dig beskeder via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres Messenger-applikation, svare og oprette billetten fra samtalen. På den måde forbinder OneDesk billetten og samtalen, så dit team kan se alle de nødvendige data fra én platform.
Den tredje måde er at udfylde webformularer i portalen. Webformularerne giver dig mulighed for at fange alle nødvendige oplysninger for hurtigt at løse din kundes anmodning eller spørgsmål. Ved at gøre brug af webformularer kan du reducere antallet af e-mails modtaget i løbet af dagen. Når de er indsendt, kan dine kunder kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter.
Dine kunder kan derefter tjekke fremskridtene for deres supportbillet gennem portalsystemet og kommunikere med dig i tilfælde af spørgsmål eller problemer. Med OneDesk kan du give gennemsigtighed ved at vise nødvendige opdateringer i portalen såsom fuldført procentdel, planlagt start og mere. Derudover kan du kontrollere, hvad dine kunder kan se, og give rollebaseret adgang til at håndtere fortrolige oplysninger. Du kan også aktivere visningsmuligheder for kunder til at filtrere billetter efter billetanmodningstype, det projekt, det tilhører og mere.
Standard webformularen ser sådan ud.
Webformularer giver dig mulighed for at kontrollere, hvilken type information du modtager fra dine kunder. Klik her for at tilpasse denne webformular. Du vil være i stand til at indstille visse felter efter behov, omdøbe eksisterende felter og tilføje yderligere felter, herunder brugerdefinerede felter.
For eksempel kan du oprette en webformular til kunder, der kan forespørge om dine tjenester og indsende en tilbudsanmodning for et produkt eller en tjeneste. I så fald kan de navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Request for Quotation (RFQ).’ Du kan derefter tilføje standardfelter eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger registreres.[show how to add custom fields in OneDesk] . Når din klient har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.
Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, team eller afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.
OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben for at rute billetter til det relevante team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigere emner til teams og projekter, autosvar til klienter, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere.
Ingeniørvirksomheder har flere afdelinger, der er afhængige af hinanden for at gennemføre projekter med succes. Derfor er det afgørende at tildele billetter baseret på et teams ekspertise, så andre afdelinger kan tage den færdige tilgang for at eliminere enhver ineffektivitet. Det er derfor, det giver mening at bruge OneDesk Workflow Automations til at opsætte automatiske tildelinger for at maksimere produktiviteten. Måden at gøre dette på er ved at navigere til dine administrationsindstillinger og klikke på billetfanen.
Du kan oprette nye workflowautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potentiel kunde indsender en forespørgsel om produktgarantiproblemer, kan du sende denne billet til supportteknikerne og rotere mellem brugere, hver gang en ny billet oprettes. En jævnt fordelt billetrotation vil give dig den bedste service til dine kunder.
Du kan også oprette automatiseringer for at ændre livscyklusstatus for dine billetter. På den måde kan du få en idé om, hvilke opgaver der i øjeblikket arbejdes med kontra de udførte opgaver.
Kommunikation er afgørende for agile projekter. Ingeniører er afhængige af kommunikation for at samarbejde med forskellige afdelinger i organisationen såvel som kunder, der giver dem konstant feedback, indtil projektet er afsluttet. Hos OneDesk forstår vi, at kommunikation styrker relationerne til dine kunder. Derfor er det nødvendigt at følge op på e-mails og give dine kunder den 24/7 support, som de har brug for.
Hvis kunderne ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne besked vises i messengeren og vil også være knyttet til den pågældende billet.
Dine kolleger kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller oprette interne beskeder til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for dine kunder, da de vises som et ‘internt svar’.
Ved at skrive @brugernavn eller @afdelingsnavn kan du få dit budskab videre til ekspertteammedlemmer eller afdelinger, som er bedst egnede til at besvare dine spørgsmål. Messenger-applikationen giver dit team mulighed for at udføre dine daglige korrespondancer og reducerer den lange svartid forbundet med e-mails. Messenger-applikationen er især effektiv, da den tilskynder til hurtige svar og eliminerer forsinkende beslutninger, der er nødvendige for projektets succes.
Derudover kan klienter også starte engagement gennem Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Livechatten gør det muligt for dine kunder at sende vedhæftede filer og gennemføre samtaler i realtid. Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funktion samtalen, hvilket hjælper dit team med at tjekke samtaletiden i tilfælde af enhver tvist.
Ingeniørvirksomheder arbejder på flere projekter på samme tid. Disse projekter er komplekse og er stærkt afhængige af kundefeedback. Derfor skal disse projekter løbende opdateres, indtil kunden melder sig ud til produktion. I OneDesk kan du opdele projektet i simple opgaver. Opgaver fremhæver projektledelsessiden af OneDesk og kan defineres som arbejde, der kræver omhyggelig planlægning og udførelse. I OneDesk kan du konvertere en billet til en opgave eller blot oprette en ny opgave i Task-applikationen. Lad os derefter tage et kig på projektledelsessiden af OneDesk.
Da alle projekter faktureres efter ingeniørtimer og produktionstimer, skal ingeniørteamene udfylde deres timesedler. Projektlederne kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste fuldførelsesprocenten af de tildelte opgaver. Arbejdet logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, fuldført procent osv.
OneDesk-opgaveformularer inkluderer en række livscyklusstatusser, der ændres på grund af flere handlinger. For eksempel, når dit teammedlem tilføjer en fuldført procentdel, kommunikerer med klienten eller venter på kundens svar, skifter OneDesk automatisk mellem de relevante livscyklusstatusser. Disse livscyklusstatusser kan konfigureres; du kan tilføje, omdøbe eller slette eksisterende statusser, ændre farver og endda tilføje automatiseringer for at eliminere overflødigt arbejde for dine teammedlemmer. Livscyklusstatusser hjælper dine projektledere med at forstå, hvilke opgaver der er udført, og hvilke skridt de skal tage for hurtigt at afslutte projekterne i tide.
Design og opbygning af HVAC-systemer kræver flere trin. For eksempel ville det første skridt være at have omfanget på plads. Omfanget giver designovervejelser og anbefalinger, der er specifikke for lokationer. Efter at have gennemgået omfanget, vil ingeniøren udføre belastningsberegning og derefter gå videre til at designe systemet. Når systemdesignet er færdigt, vil ingeniører forberede designet til kanalføring og derefter vælge det passende udstyr til bygningsteamet og også skrive kontrolfilosofien for det elektriske ingeniørteam.
I OneDesk kan du oprette et projekt til sådanne programmer og opdele projektet i simple opgaver. Du kan derefter tildele disse opgaver til dine ekspertteammedlemmer eller afdelinger, som er bedst kvalificerede til at fremskynde processen.
Da projektingeniørerne arbejder tæt sammen med det elektriske ingeniørteam, er det vigtigt at samarbejde om hvert trin i projektet. For eksempel skal projektingeniøren sende styringsfilosofidokumentet til elektroingeniøren, som derefter bruger det til at programmere, hvordan systemkomponenterne styres. På samme måde kan hvert trin kræve samarbejde eller assistance fra et andet team. I OneDesk kan du gennemføre samtaler fra opgaveformularerne. Dette giver dig mulighed for at engagere dig med alle parter og hjælper dig med at træffe beslutninger ensidigt. Udover at udføre samtaler kan du også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere enkeltpersoner eller teams, så de hurtigt kan finde de vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.
Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller tilføje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter, såsom HVAC System Controls. På den måde kan elektroingeniørteamet blot klone projektet, hver gang de arbejder på lignende projekter. [show them] På den måde kan du have en eksisterende skabelon på plads, hver gang du arbejder på disse projekter. Det er især nyttigt, da du har mulighed for at vælge de elementer og egenskaber, du ønsker at kopiere fra det originale projekt til klonprojektet.
OneDesk tilbyder visningslayouts og filtre, der sætter dig i stand til at overvåge og spore projekternes og opgavernes fremskridt.
Gantt-diagrammer består af vandrette søjler, der angiver et projekts tidsplan på en vandret tidslinje. Hver bjælke repræsenterer en opgave, hvor den venstre ende af bjælken angiver startdatoen for opgaven, og den højre ende af bjælken viser opgavens slutdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på opgaveniveau (hvor søjlerne repræsenterer opgaver) og gantt på projektniveau (hvor søjlerne repræsenterer projekter). Du kan sammenkæde opgaver for at oprette opgaveafhængigheder for at få dine teammedlemmer til at afslutte én opgave, før du starter den næste. Når opgaverne er knyttet sammen, vil OneDesk beregne den kritiske vej og give dit team den overordnede projektlængde. Du kan også tilføje datobegrænsninger for at forhindre, at en opgave bliver planlagt på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser dig også din planlægning kontra dit faktiske arbejde. De blå bjælker angiver din planlægning, mens den grønne bjælke repræsenterer den faktiske tid, der er logget af dit team. At have den blå bjælke ved siden af den grønne bjælke hjælper dig med visuelt at sammenligne, hvor godt du har planlagt dine projekttimer.
Derudover kan du også bruge de andre standardvisninger i OneDesk til at styre dine opgaver baseret på dine behov:
Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki.
Den flade visning viser billetterne og opgaverne uden hierarkistrukturen.
Statustavlen arrangerer alle opgaverne efter deres livscyklusstatus. Du kan trække og slippe opgaven for at ændre dens status.
Kalendervisningen viser alle opgavernes tidsplaner for at holde dig informeret, når en opgave skal ud.
Dashboardet organiserer alle billetterne i form af grafer og cirkeldiagrammer. Disse diagrammer kan downloades i forskellige formater. Du kan bruge diagrammerne til dine rapporter og præsentationer for dine kunder.
I OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for, for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette dine personlige visninger skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.
Du kan oprette et brugerdefineret filter for at se alle opgaver, der er tildelt dokumentkontrolteamet. På den måde kan du tjekke alle de tegningsrevisioner og dokumentation, der er i gang.
Uanset om du opretter rapporter til dine kunder eller giver indsigt til ledelsen, kan du udtrække data og oprette rapporter i OneDesk ved hjælp af præ-oprettede skabeloner eller tilpasse dine egne. Disse rapporter kan downloades i Excel-ark og PDF’er og sendes til dit team for at holde alle opdaterede.
Timeseddelrapporter er afgørende i ingeniørbranchen. Kunderne faktureres for ingeniørarbejde, projektledelse, produktion, test, installation og idriftsættelsestimer. Derfor er det vigtigt at holde styr på timesedler for at vedligeholde projekttimer. I nogle tilfælde underskriver ingeniørfirmaer kontrakter, der har en Not to Exceed-klausul, som tvinger dem til at indsende timesedler og udstyrsmaterialeomkostninger til deres kunder.
OneDesk giver dig mulighed for at oprette timeseddelrapporter, som er CSV-filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, anmodernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timeseddelrapporterne. Andre kritiske oplysninger, såsom fuldførte procent, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk timeseddelapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når de opretter rapporter. Derfor kunne timeseddelrapporter vise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.
Det er vigtigt at præsentere præcise økonomiske rapporter til dine kunder. Med OneDesk kan du nemt integrere med regnskabstjenester som QuickBooks og Freshbooks og fuldføre alt dit arbejde på én platform. Du kan også oprette mere dybdegående rapporter i OneDesk.
Med OneDesk kan du fuldføre alle dine opgaver på én platform. OneDesks indbyggede integration gør dig i stand til at integrere med filhostingtjenester såsom Dropbox og Box, eller sikker godkendelsessoftware såsom OKTA. Derudover hjælper OneDesks Zapier-plugin dig med at integrere med mere end 2000 applikationer.
Du undrer dig måske over, hvordan alle parter kan holde sig opdateret. Som standard sendes e-mail-notifikationer til billetfølgerne for enhver statusændring eller besked, du sender. På samme måde kan dine kunder lede efter opdateringer i deres kundeportal, og yderligere notifikationer med Workflow Automations kan etableres.
OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesks projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremskridt i flere visningslayouts.
Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler for alt deres arbejde, så du bedre kan administrere dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine kunder opdateret. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine kunder kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e-mail-tråde. Derudover kan kunder med OneDesks vidensbase få adgang til selvbetjeningsartikler, hvilket reducerer din billetbelastning betydeligt.