Afskrift:
Projektledelse for kreativt design er afhængig af kommunikation for at transformere visuelle ideer til konkrete planer. Fremskridtene af disse planer afhænger af teamsamarbejder og konstant feedback fra kunder fra start til slut. Som følge heraf har kreative projekter en længere tidslinje, hyppige revisioner og konstant omstrukturering af opgaveprioriteten. Men som ethvert andet projekt er der deadlines og budgetter, der skal overholdes for at levere kvalitetsarbejde. Det er derfor, det er bydende nødvendigt at investere i et robust system, der giver organisation, fleksibilitet og kontaktstyring til at maksimere teamets kreative evner.
OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i én applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og administrere projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk gør det nemt for dig at yde proaktiv support, hvilket resulterer i bedre kommunikation og stærkere kunderelationer. Med hensyn til projektledelse giver OneDesk dig mulighed for at oprette opgaver og organisere dem i projekter eller porteføljer, som derefter kan tildeles dine teammedlemmer og spores i flere visningslayouts.
I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som beholdere til dine projekter. Porteføljer kan navngives i henhold til kundenavnet, kundeorganisationen, projekttypen eller de afdelinger i din virksomhed, der administrerer de tildelte projekter.
Eclectic Studios er en videoproduktionsvirksomhed med afdelinger som grafisk design, content management, audioworks, produktion med mere. Studiet inkluderer en række kontaktformularer til erhvervsforespørgsler, tilbudsanmodninger og jobforespørgsler på deres hjemmeside. Disse kontaktformularer genererer kundeønsker, som derefter organiseres i porteføljer baseret på afdelingens navn og projekter dedikeret til den specifikke kundeforespørgsel.
For eksempel oprettede vi en portefølje kaldet Online Forespørgsler. Denne portefølje indeholder flere projekter, som inkluderer kontaktanmodning for ny virksomhed, tilbudsanmodning og arbejdsmuligheder. Hvert af disse projekter indeholder kundeanmodninger og planlagte opgaver, som kan ses ved hjælp af applikationen Tickets and Task.
Dine kunder kan kontakte dig via dine online kanaler såsom din e-mail, hjemmeside kontaktformularer eller live chats. OneDesk vil fange detaljerne om disse anmodninger og oprette billetter fra alle kanaler i en enkelt samlet visning. Billetter kræver øjeblikkelig opmærksomhed og kan løses med det samme. I OneDesk kan du oprette billetter på flere måder.
Den første måde er ved automatisk at videresende din support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her. Når en klient sender en e-mail til din support-e-mailadresse, vil OneDesk fange den e-mail og generere en billet. Alle de kritiske oplysninger i e-mailen vil blive fanget på billetten.
Den anden er ved at modtage en anmodning via live chat-applikationen. OneDesks live chat-applikation er en kundevendt applikation, der fremmer kommunikationen med dine kunder i realtid. Du kan tilpasse chatvinduet med dit logo, virksomhedens farveskema og tilføje en BOT-avatar. Når klienten sender dig beskeder via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres Messenger-applikation, svare og oprette billetten fra samtalen. På den måde forbinder OneDesk billetten og samtalen, så dit team kan se alle de nødvendige data fra én platform.
Hver gang en klient sender en e-mail-anmodning, opretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer anmoderen af billetten i henhold til deres organisation. Alternativt kan dine kunder kontakte dig via webformularer, der fanger alle oplysninger og genererer billetter på dit dashboard.
Dine kunder kan få adgang til din portal for at stille dig spørgsmål. Disse spørgsmål kan dreje sig om erhvervsforespørgsler eller om tilbudsanmodninger, som derefter kan sendes til dig via webformularer.
Når de er indsendt, kan dine kunder kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter. For at bevare fortroligheden af disse oplysninger kan du kræve, at dine kunder logger ind på portalen for at spore deres supportbilletters fremskridt. Derudover kan du kontrollere, hvad dine kunder kan se, og give rollebaseret adgang til at håndtere fortrolige oplysninger. Du kan også aktivere visningsmuligheder for kunder til at filtrere billetter efter billetanmodningstype, det projekt, det tilhører og mere.
Webformularer fanger alle nødvendige oplysninger fra dine kunder og genererer billetter på dit dashboard. Du kan oprette flere webformularer i OneDesk. Disse formularer er knyttet til specifikke billettyper, organiserer og adskiller dem fra hinanden. For at generere webformularer skal du gå til administrationsindstillingerne i OnDesk og derefter rulle ned til Kundeapps for at vælge webformularer. Vælg en billettype for at oprette webformularen, og indtast alle de egenskaber, der er knyttet til formularen.
Standardwebformularen indeholder 3 grundlæggende egenskaber: emne, beskrivelse og vedhæftede filer. Når billetten genereres på dit dashboard, er emnet, beskrivelsen og vedhæftede filer også fanget i billetten.
I OneDesk kan webformularer tilpasses ved at tilføje brugerdefinerede felter. For at oprette brugerdefinerede felter skal du først bestemme, hvilken type information du vil indsamle fra dine kunder. Du kan vælge felter baseret på tekst, antal, dato, pris og valg og derefter passende navngive det tilpassede felt baseret på dit valg. Disse felter kan indstilles efter behov for at fange vigtig information fra dine kunder.
For eksempel kan du oprette en webformular til kunder, der kan have spørgsmål om dine forklaringsvideoer. De kan navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Explainer Videos’. Du kan derefter tilføje standardfelter eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger registreres.
Når din klient har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.
Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, team eller afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.
Workflow Automations er regler, der giver dig mulighed for at automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringer indeholder 3 elementer: filtre, triggere og handlinger. De blå tags repræsenterer din billettype og fungerer som filtre, den orange tag repræsenterer triggerhændelsen, mens den grønne tag repræsenterer de handlinger, OneDesk vil foretage, når denne triggerhændelse finder sted på disse varer. Når reglerne er sat, genererer OneDesk et navn til din automatisering. Ellers har du mulighed for at omdøbe automatiseringen.
OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben for at rute billetter til det relevante team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigere emner til teams og projekter, autosvar til klienter, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere. For at oprette dine automatiseringer, navigerer du til dine administrationsindstillinger og klikker derefter på billetfanen og scroller derefter ned til Workflow Automations.
Du kan oprette nye workflowautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potentiel kunde sender en forespørgsel om New Business, kan du dirigere denne billet til din salgsafdeling og rotere mellem brugere, hver gang en ny billet oprettes. En jævnt fordelt billetrotation vil give dig den bedste service til dine kunder.
En anden måde at øge din effektivitet på er ved at bruge automatisering til at underrette dine kunder om opdateringer af deres anmodede billetter. Dette vil holde kunden i løkken og eliminere behovet for at sende e-mails for at forespørge om billetstatus.
Kommunikation er nøglen i kreative industrier, da ideer skal udtrykkes til kunder og teammedlemmer. I OneDesk kan du interagere med dine kunder på flere måder.
Hvis kunderne ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne besked vises i messengeren og vil også være knyttet til den pågældende billet.
Dine teammedlemmer kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller oprette interne beskeder til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for dine kunder, da de vises som et ‘internt svar’.
Ved at skrive @brugernavn eller @afdelingsnavn kan du få dit budskab videre til ekspertteammedlemmer eller afdelinger, som er bedst egnede til at besvare dine spørgsmål. Messenger-applikationen giver dit team mulighed for at udføre dine daglige korrespondancer og reducerer den lange svartid forbundet med e-mails. Messenger-applikationen er især effektiv, da den tilskynder til hurtige svar og eliminerer forsinkende beslutninger, der er nødvendige for projektets succes.
Derudover kan klienter også starte engagement gennem Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Nogle gange er det nemmere at dele et billede, pdf-instruktioner eller regneark end at indtaste oplysningerne i chatten. OneDesks live chat-applikation giver dine kunder mulighed for at sende vedhæftede filer på op til 350 MB. Disse vedhæftede filer fanges i billetterne og gøres tilgængelige, så dine teammedlemmer kan downloade dem direkte til deres computere.
Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funktion samtalen, hvilket hjælper dit team med at tjekke samtaletiden i tilfælde af enhver tvist.
Dem, der arbejder i kreative industrier, jonglerer med flere projekter på samme tid. Disse projekter er konceptbaserede og udviklet ud fra inspiration. Dette gør projektplanlægningsprocessen vanskelig, da der ikke er nogen streng sekventiel tidslinje. Faktisk er det meget almindeligt at hoppe fra en opgave til en anden.
I OneDesk kan du opdele disse projekter i opgaver. Opgave kan defineres som arbejde, der kræver omhyggelig planlægning og udførelse. Du kan konvertere en billet til en opgave eller blot oprette en ny opgave i Task-applikationen.
Dine teammedlemmer kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste fuldførelsesprocenten af de tildelte opgaver. Arbejdet logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, fuldført procent osv.
For grafiske designere omfatter designtænkningsprocessen tre faser: inspiration, idé og implementering. Den første opgave i projektet omfatter brainstorming af ideer og koncepter med teamet. Når ideerne er noteret, går teammedlemmerne videre til anden fase af projektet, som er forskning. Når undersøgelsen er færdig, og ideer er konceptualiseret, vil teamet vise det til kunden og vente på godkendelse eller feedback. Hvis der blev tilbudt feedback, vil teamet revidere designkonceptet, indtil kunden melder sig ud. Når konceptet er godkendt, går teamet videre til kunstværket, som er skitsen og derefter designet. Hvert trin kræver kundens godkendelse og kan kræve flere revisioner, indtil det endelige produkt er klar.
Kort sagt kræver hvert trin samarbejde med klienten og teammedlemmer. For eksempel vil det grafiske designteam dele deres koncept med videoproduktionsteamet hvert trin på vejen for at sikre, at deres designkoncepter blander sig med videoens tema. I OneDesk kan du gennemføre samtaler fra opgaveformularerne. Dette giver dig mulighed for at engagere dig med alle parter og hjælper dig med at træffe beslutninger ensidigt. Udover at udføre samtaler kan du også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere enkeltpersoner eller teams, så de hurtigt kan finde de vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.
Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller tilføje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter, såsom videoproduktion.
Du skal blot klone projektet, hver gang du arbejder på et lignende projekt. På den måde kan du have en eksisterende skabelon på plads, hver gang du arbejder på disse tilbagevendende projekter. Det er især nyttigt, da du har mulighed for at vælge de elementer og egenskaber, du ønsker at kopiere fra det originale projekt til klonprojektet.
OneDesk har nogle unikke visninger, der hjælper dig med at analysere dine opgaver. Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere igangværende aktiviteter vedrørende alle emner, hvilket så hjælper dig med at prioritere korrekt og med at træffe smartere beslutninger.
Gantt-diagramvisningen er især nyttig til effektiv projektplanlægning, arbejdsbyrde og præstationsstyring. Gantt-diagrammer består af vandrette søjler, der angiver et projekts tidsplan på en vandret tidslinje. Hver bjælke repræsenterer en opgave, hvor den venstre ende af bjælken angiver startdatoen for opgaven, og den højre ende af bjælken viser opgavens slutdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på opgaveniveau (hvor søjlerne repræsenterer opgaver) og gantt på projektniveau (hvor søjlerne repræsenterer projekter). Du kan sammenkæde opgaver for at oprette opgaveafhængigheder for at få dine teammedlemmer til at afslutte én opgave, før du starter den næste. Du kan også omstrukturere opgaveafhængighederne ved at bruge træk og slip-funktionen. Når opgaverne er knyttet sammen, vil OneDesk beregne den kritiske vej og give dit team den overordnede projektlængde. Du kan også tilføje datobegrænsninger for at forhindre, at en opgave bliver planlagt på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser dig også din planlægning kontra dit faktiske arbejde. De blå bjælker angiver din planlægning, mens den grønne bjælke repræsenterer den faktiske tid, der er logget af dit team. At have den blå bjælke ved siden af den grønne bjælke hjælper dig med visuelt at sammenligne, hvor godt du har planlagt dine projekttimer.
Du kan også bruge Status Board-visningen til at opdatere status for din opgave. Statustavlen er en enkel visning, hvor hver opgave er repræsenteret som et kort, og du kan bare trække og slippe dit kort fra en kolonne til den næste for at opdatere dets status. Denne funktion vil hjælpe med den ikke-sekventielle tidslinje af opgaver, der følger med kreativ projektstyring.
Du og dine teammedlemmer kan også finde Dashboard View nyttig. Dashboards giver diagrammer og statistik for at vise dig, hvordan dine projekter eller billetter skrider frem. Du kan også bruge dashboardet til at sammenligne, hvordan projekt A klarer sig sammenlignet med projekt B. Du kan finde disse dashboards i Dashboard-visningen i “projekter”-applikationen.
Derudover kan du også bruge enklere visningslayouts såsom træ- og fladvisning til at administrere dine opgaver. Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki. Den flade visning viser billetterne og opgaverne uden hierarkistrukturen.
På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for, for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette dine personlige visninger skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.
For eksempel kan du oprette en visning for at spore den tid, teammedlemmer bruger på hver enkelt opgave. Med denne funktion kan du spore produktiviteten for dine teammedlemmer, så dine teamledere ved, om opgaver skal omfordeles. Med OneDesk bliver det nemt at omfordele opgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruge den Kanban-agtige kortplade og tilpasse visningen for at se hvert enkelt teammedlems opgaver og flytte bestemte opgaver rundt for at distribuere det til et teammedlem, der har tilgængelighed til at arbejde på det.
Udover disse standard visningslayouts og filtreringssystemer gør du også brug af OneDesks kraftfulde rapporteringsmuligheder.
Du kan generere rapporter om billetter, opgaver, projekter eller porteføljer ved hjælp af eksisterende rapporteringsskabeloner eller ved at oprette dine egne. Rapporter oprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjælp af OneDesks workflow-automatiseringssystem. Understøttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til angivne e-mailadresser.
Timeseddelrapporter er især nyttige, når du arbejder med komplekse projekter. Dette skyldes, at du kan få et indtryk af, hvordan projekttiden blev brugt til forskellige opgavetyper, og om det var berettiget at bruge den tid. Som et resultat kan du tage de nødvendige skridt til at forbedre dine projektplanlægningsevner og bedre administrere dine projektfaktureringstimer.
OneDesk giver dig mulighed for at oprette timeseddelrapporter, som er CSV-filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, anmodernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timeseddelrapporterne. Andre kritiske oplysninger, såsom fuldførte procent, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk timeseddelapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når de opretter rapporter. Derfor kunne timeseddelrapporter vise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.
Du kan aktivere system-e-mails for at give nye teammedlemmer besked om deres brugerkonto eller opsætning af adgangskode. Bortset fra det kan du sende invitationsmails for at invitere kunder til at tilmelde sig din kundeportal. Du kan også konfigurere Workflow Automations for at minde de tildelte om, hvornår deres opgaver skal udføres, og oprette en separat automatisering for at underrette billetfølgeren for enhver statusændring eller besked, du sender.
OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesks projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremskridt i flere visningslayouts.
Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler for alt deres arbejde, så du bedre kan administrere dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine kunder opdateret. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine kunder kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e-mail-tråde. Derudover kan kunder med OneDesks vidensbase få adgang til selvbetjeningsartikler, hvilket hjælper dig med at reducere din billetmængde betydeligt.