Udskrift:

Non-profit organisationer fungerer som enhver anden virksomhed, selvom profit ikke er det primære mål. Med begrænsede ressourcer og finansiering fra regeringen, medlemmer og donorer kæmper almennyttige organisationer med at investere i software og værktøjer, der kan transformere deres arbejdsgang. Dette gør det udfordrende at vælge den passende software, der kan reducere deres arbejdsbyrde. Disse organisationer har brug for løsninger til interessentstyring, en vidensbase til at besvare spørgsmål og projektledelse til at planlægge fundraisers eller frivillige programmer. Derfor er det fornuftigt at vælge multifacetteret software med alsidige funktioner, der kan målrette mod en eller flere funktioner.

OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og styre projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk giver en nøglefærdig løsning til nonprofit-organisationer til automatisk at fange anmodninger fra interessenter og svare dem til tiden. Hvis disse anmodninger kræver yderligere arbejde i din ende, kan opgaver tildeles dine teams og udføres inden for projekttimer.

I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som containere til dine projekter. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundens navn, klientorganisation, projekttype eller afdelinger i din drift, der administrerer de tildelte projekter.

Dette giver dig mulighed for at organisere projekter relateret til deres respektive porteføljer. Du kan derefter overvåge, hvordan projekterne skrider frem i denne specifikke portefølje.
I hvert af disse projekter vil du kunne se interessentforespørgsler og planlagte opgaver ved hjælp af applikationerne Billetter og opgaver.

Billetapplikationen giver dig mulighed for at spore og administrere supportbilletter, der kommer ind som følge af anmodninger fra interessenter. Disse anmodninger kan indsendes på flere måder.

Den første måde er ved at modtage anmodningen via live chat -applikationen på dit websted. OneDesk’s live chat-applikation er en kundevendt applikation, der er rettet mod at fremme interessentkommunikation. Du kan tilpasse appen ved at tilføje din virksomheds farver, logo og inkludere BOT -avatar. Når donoren sender dig beskeder via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres Messenger -applikation, svare og oprette billetten fra samtalen. På den måde forbinder OneDesk billetten og samtalen sammen, så dit team kan se alle de nødvendige data fra en platform.

Den anden måde er ved automatisk at videresende din support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her. Når en interessent sender en e -mail til din support -e -mail -adresse, vil OneDesk fange denne e -mail og generere en billet. Alle de vigtige oplysninger i e -mailen vil blive registreret på billetten.

Når som helst en interessent eller en donor sender en e -mail -anmodning, opretter OneDesk automatisk en kundejournal og kategoriserer rekvirenten af billetten i henhold til deres organisation. Alternativt kan dine donorer, frivillige eller bidragydere også indsende billetter via kundeportalfunktionen, som OneDesk leverer.

Denne portal giver dine interessenter mulighed for at indsende billetter til dig, kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter. Du kan aktivere visningsmuligheder for potentielle og eksisterende donorer eller andre slutbrugere til at filtrere billetter efter billetanmodningstype, det projekt, det tilhører og mere.

Du kan konfigurere tilpassede webformularer, som dine interessenter kan udfylde, hvilket genererer billetter på dit dashboard. Disse formularer kan kræve, at interessenterne giver oplysninger, som du har brug for for at løse problemet. Du kan også lave tilpassede arbejdsgange, der starter med disse formularer.

Standardwebformularen ser sådan ud. Klik her for at tilpasse denne webformular. Du vil kunne angive bestemte felter efter behov, omdøbe eksisterende felter og tilføje yderligere felter, herunder tilpassede felter.

For eksempel kan du oprette en webformular for potentielle donorer, der kan have spørgsmål om dine donationsprogrammer. De kan navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Donationsprogrammer’. Du kan derefter tilføje standard- eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger indsamles.

Når din donor har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.

Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, et team eller en afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.

Mange gange holder nonprofitorganisationer styr på deres interessentforespørgsler ved at formatere disse data til excelark. Du kan konvertere din excel -fil til en CSV -fil og importere den til din OneDesk -konto.

OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben til at rute billetter til det relevante team. Med OneDesk’s workflow-automatiseringer kan du rute emner til teams og projekter, automatisk svare til slutbrugere, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere.

Mange nonprofitorganisationer bruger OneDesk’s workflow-automatiseringer til at oprette auto-tildelinger for at maksimere effektiviteten. Måden at gøre dette på er ved at navigere til dine administrationsindstillinger og klikke på fanen billet.

Du kan oprette nye workflow -automatiseringer eller redigere en eksisterende. Vælg den eller de brugere, du vil udpege til den specifikke billettype. På denne måde vil opgaven rotere mellem brugerne, hver gang der oprettes en ny billet. Derved vil dit team kunne styre deres arbejdsbyrde mere effektivt. En jævnt fordelt billetrotation giver dig mulighed for at levere den bedste service til dine interessenter.

En anden måde at øge din effektivitet er ved at bruge en automatisering til at reagere på billetter fra dine interessenter. Du kan gøre dette ved blot at oprette et automatisk svar genereret af din BOT. Dette vil informere rekvirenten om, at der er oprettet en billet i din ende, og at det bliver bearbejdet af dit team.

Kommunikation er en væsentlig del af interessentrelationer. Derfor er det nødvendigt at følge op på alle e -mails, der sendes af medlemmer, donorer eller frivillige.

Hvis en interessent ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne meddelelse vises i messenger og vil også blive knyttet til den specifikke billet.

Dine teammedlemmer kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller kan oprette interne meddelelser til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for slutbrugere, da de vises som et ‘internt svar’. Dette er nyttigt, da det giver teammedlemmer mulighed for at løse billetten gennem samarbejdsindsatser og give mere præcise oplysninger til interessenten.

Derudover kan interessenter også starte engagement via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Live chatten gør det muligt for dine interessenter at sende vedhæftede filer og gennemføre samtaler i realtid. Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det tidsstempler OneDesk’s live chat -funktion også samtalen, hvilket hjælper dit team med at kontrollere samtaletid i tilfælde af uoverensstemmelse.

Billetter kræver øjeblikkelig handling og kan løses hurtigt. Men når en billet bliver til et todelt job, der involverer yderligere arbejde eller planlægning, bliver det en opgave. Du kan konvertere disse billetter til en opgave eller blot oprette en ny opgave i opgaveprogrammet. Lad os derefter se på projektledelsessiden af OneDesk.

Dine teammedlemmer kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste procentdelen af de tildelte opgaver. Arbejde logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, procentdelen fuldført osv.

For eksempel kan du nedbryde et stort projekt ved at planlægge en indsamling til simple opgaver ved at tildele dem til dine teammedlemmer baseret på deres ekspertise. Du kan også oprette en planlægningsplan for en bestemt opgave, der hjælper dig med at administrere dine projekttimer.

Vi forstår at planlægge fundraisers og skrive arrangementet udrulning kræver samarbejde. I så fald kan du gennemføre samtaler fra opgaveskemaet. Ved at interagere med dine teammedlemmer kan du producere en højere kvalitet i arbejdet og dække alle detaljer i forbindelse med planlægning af begivenheder. Du kan også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere personer eller teams, så de hurtigt kan finde vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.

Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller føje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter, f.eks. Dine årsrapporter eller nyhedsbreve. Klon blot projektet hver gang du arbejder på et lignende projekt.

Du kan bruge standard eller tilpassede visningsmuligheder til at overvåge forløbet af disse opgaver. Standardvisningslayouterne i OneDesk er som følger:

Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki.

Flat -visningen viser billetter og opgaver uden hierarkistrukturen.

Gantt -diagrammet viser din planlægning kontra dit faktiske arbejde og giver dig mulighed for at oprette opgaveafhængigheder for at få dine teammedlemmer til at afslutte den ene opgave, inden du starter den næste.

Statusbordet ordner alle opgaverne efter deres livscyklusstatus. Du kan trække og slippe opgaven for at ændre dens status.

Kalendervisningen viser alle opgavernes tidsplaner for at holde dig informeret, når en opgave skal udføres.

Instrumentbrættet organiserer alle billetter i form af grafer og cirkeldiagrammer. Disse diagrammer kan downloades i forskellige formater. Du kan bruge diagrammerne til din årsrapport, nyhedsbreve eller enhver rapport til dine interessenter.

På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette dine personlige visninger skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.

OneDesk giver dig mulighed for at oprette timesedlerapporter, som er CSV -filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformatformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, ansøgernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timesedlerapporterne. Andre vigtige oplysninger, såsom den afsluttede procentdel, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk tidsregistreringsapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når han opretter rapporter. Derfor kunne timesedlerapporter udvise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.

Du kan også oprette mere dybtgående rapporter i OneDesk.

Du undrer dig måske over, hvordan alle parter kan holde sig ajour. Som standard går e -mail -meddelelser ud til billetens følgere for enhver statusændring eller besked, du sender. På samme måde kan dine interessenter lede efter opdateringer i deres kundeportal, og der kan etableres yderligere meddelelser med workflow -automatiseringer.

Derudover kan du finde integrationer med andre tjenester her.

OneDesk giver dig mulighed for at fuldføre alt dit arbejde på en platform. Du kan nemt integreres med regnskabssoftware som QuickBooks og oprette dine finansielle rapporter uden at logge ud af din OneDesk -konto. Derudover kan du også integrere med andre applikationer. OneDesk har sine indbyggede integrationer, der giver dig mulighed for problemfrit at integrere med andre tjenester. Du kan også integrere med de 2000+ applikationer, der understøttes af Zapier.

OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesk’s projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremgang i flere visningslayouter.

Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler til alt deres arbejde, så du bedre kan styre dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine interessenter i løkken. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine medlemmer, donorer, frivillige og bidragydere kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e -mailtråde.

Som nonprofit kvalificerer du dig til 30 % rabat på enhver abonnementsplan på OneDesk. Tilmeld dig gratis prøveversion, og hvis du har spørgsmål, er vi her for at hjælpe dig i gang.