Afskrift:
Non-profit organisationer fungerer som enhver anden virksomhed, selvom profit ikke er det primære mål. Med begrænsede ressourcer og finansiering fra regeringen, medlemmer og donorer kæmper nonprofitorganisationer for at investere i software og værktøjer, der kan ændre deres arbejdsgange. Dette gør det udfordrende at vælge den passende software, der kan reducere deres arbejdsbyrde. Disse organisationer har brug for løsninger til interessentstyring, en videnbase til at besvare spørgsmål og projektledelse til at planlægge fundraisers eller frivillige programmer. Det er derfor, det giver mening at vælge multi-facetteret software med alsidige funktioner, der kan målrette en eller flere funktioner.
OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i én applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og administrere projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk leverer en nøglefærdig løsning til non-profit organisationer til automatisk at fange anmodninger fra interessenter og svare på dem til tiden. Hvis disse anmodninger kræver yderligere arbejde fra din side, kan opgaver tildeles til dine teams og udføres inden for projektets timer.
I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som beholdere til dine projekter. Porteføljer kan navngives i henhold til kundenavnet, kundeorganisationen, projekttypen eller de afdelinger i din virksomhed, der administrerer de tildelte projekter.
Dette giver dig mulighed for at organisere de projekter, der er relateret til deres respektive porteføljer. Du kan derefter følge med i, hvordan projekterne skrider frem i denne specifikke portefølje.
I hvert af disse projekter vil du være i stand til at se interessentforespørgsler og planlagte opgaver ved hjælp af applikationerne Tickets og Tasks.
Billetapplikationen giver dig mulighed for at spore og administrere supportbilletter, der kommer ind som et resultat af interessenters anmodninger. Disse anmodninger kan indsendes på flere måder.
Den første måde er ved at modtage anmodningen via live chat-applikationen på din hjemmeside. OneDesks live chat-applikation er en kundevendt applikation, der er gearet til at fremme interessentkommunikation. Du kan tilpasse appen ved at tilføje din virksomheds farver, logo og inkludere BOT-avatar. Når donoren sender dig beskeder via livechat, kan dine teammedlemmer se dette i deres Messenger-applikation, svare og oprette billetten fra samtalen. På den måde forbinder OneDesk billetten og samtalen, så dit team kan se alle de nødvendige data fra én platform.
Den anden måde er ved automatisk at videresende din support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her. Når en interessent sender en e-mail til din support-e-mailadresse, vil OneDesk fange den e-mail og generere en billet. Alle de kritiske oplysninger i e-mailen vil blive fanget på billetten.
Hver gang en interessent eller en donor sender en e-mail-anmodning, opretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer anmoderen af billetten i henhold til deres organisation. Alternativt kan dine donorer, frivillige eller bidragydere også indsende billetter via kundeportalfunktionen, som OneDesk tilbyder.
Denne portal giver dine interessenter mulighed for at indsende billetter til dig, kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter. Du kan aktivere visningsmuligheder for potentielle og eksisterende donorer eller andre slutbrugere for at filtrere billetter efter billetanmodningstype, det projekt, det tilhører og mere.
Du kan oprette tilpassede webformularer, som dine interessenter kan udfylde, hvilket genererer billetter på dit dashboard. Disse formularer kan kræve, at interessenterne giver oplysninger, som du har brug for for at løse problemet. Du kan også lave brugerdefinerede arbejdsgange, der starter med disse formularer.
Standard webformularen ser sådan ud. Klik her for at tilpasse denne webformular. Du vil være i stand til at indstille visse felter efter behov, omdøbe eksisterende felter og tilføje yderligere felter, herunder brugerdefinerede felter.
For eksempel kan du oprette en webformular til potentielle donorer, som kan have spørgsmål om dine donationsprogrammer. De kan navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Donationsprogrammer’. Du kan derefter tilføje standardfelter eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger registreres.
Når din donor har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.
Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, team eller afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.
Mange gange holder nonprofitorganisationer styr på deres interessenters anmodninger ved at formatere disse data til excel-ark. Du kan konvertere din excel-fil til en CSV-fil og importere den til din OneDesk-konto.
OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben for at rute billetter til det relevante team. Med OneDesks workflow-automatiseringer kan du dirigere elementer til teams og projekter, automatisk svare til slutbrugere, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere.
Mange non-profit organisationer bruger OneDesks workflow-automatiseringer til at opsætte automatiske tildelinger for at maksimere effektiviteten. Måden at gøre dette på er ved at navigere til dine administrationsindstillinger og klikke på billetfanen.
Du kan oprette nye workflowautomatiseringer eller redigere en eksisterende. Vælg den eller de teams, du vil udpege til den specifikke billettype. På denne måde vil opgaven rotere mellem brugerne, hver gang en ny billet oprettes. På den måde vil dit team være i stand til at styre deres arbejdsbyrde mere effektivt. En jævnt fordelt billetrotation giver dig mulighed for at yde den bedste service til dine interessenter.
En anden måde at øge din effektivitet på er ved at bruge en automatisering til at reagere på billetter fra dine interessenter. Du kan gøre dette ved blot at oprette et autosvar genereret af din BOT. Dette vil informere rekvirenten om, at en billet er blevet oprettet på din side, og at den bliver arbejdet på af dit team.
Kommunikation er en væsentlig del af interessentrelationer. Derfor er det nødvendigt at følge op på eventuelle e-mails sendt af medlemmer, donorer eller frivillige.
Hvis en interessent ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne besked vises i messengeren og vil også være knyttet til den pågældende billet.
Dine teammedlemmer kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren, eller de kan oprette interne beskeder til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for slutbrugere, da de vises som et ‘internt svar’. Dette er nyttigt, da det giver teammedlemmer mulighed for at løse billetten gennem samarbejdsbestræbelser og give mere nøjagtige oplysninger til interessenten.
Derudover kan interessenter også initiere engagement gennem Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Livechatten gør det muligt for dine interessenter at sende vedhæftede filer og gennemføre samtaler i realtid. Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funktion også samtalen, hvilket hjælper dit team med at tjekke samtaletiden i tilfælde af en tvist.
Billetter kræver øjeblikkelig handling og kan løses hurtigt. Men når en billet bliver et todelt job, der involverer ekstra arbejde eller planlægning, bliver det en opgave. Du kan konvertere disse billetter til en opgave eller blot oprette en ny opgave i Task-applikationen. Lad os derefter tage et kig på projektledelsessiden af OneDesk.
Dine teammedlemmer kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste fuldførelsesprocenten af de tildelte opgaver. Arbejdet logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, fuldført procent osv.
For eksempel kan du opdele et stort projekt ved at planlægge en fundraiser i simple opgaver ved at tildele dem til dine teammedlemmer baseret på deres ekspertise. Du kan også oprette en planlægningsplan for en specifik opgave, der hjælper dig med at administrere dine projekttimer.
Vi forstår at planlægge fundraisers, og at skrive arrangementets udrulning kræver samarbejde. I så fald kan du gennemføre samtaler fra opgaveskemaet. Ved at engagere dig med dine teammedlemmer kan du producere en højere kvalitet af arbejdet og dække alle detaljer i forbindelse med planlægning af begivenheder. Du kan også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere enkeltpersoner eller teams, så de hurtigt kan finde de vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.
Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller tilføje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter, såsom dine årsrapporter eller nyhedsbreve. Du skal blot klone projektet, hver gang du arbejder på et lignende projekt.
Du kan bruge standard eller tilpassede visningsmuligheder til at overvåge disse opgavers fremskridt. Standardvisningslayouterne i OneDesk er som følger:
Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki.
Den flade visning viser billetterne og opgaverne uden hierarkistrukturen.
Gantt-diagrammet viser din planlægning kontra dit faktiske arbejde og giver dig mulighed for at oprette opgaveafhængigheder for at få dine teammedlemmer til at afslutte én opgave, før du starter den næste.
Statustavlen arrangerer alle opgaverne efter deres livscyklusstatus. Du kan trække og slippe opgaven for at ændre dens status.
Kalendervisningen viser alle opgavernes tidsplaner for at holde dig informeret, når en opgave skal ud.
Dashboardet organiserer alle billetterne i form af grafer og cirkeldiagrammer. Disse diagrammer kan downloades i forskellige formater. Du kan bruge diagrammerne til din årsrapport, nyhedsbreve eller enhver rapport til dine interessenter.
På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for, for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette dine personlige visninger skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.
OneDesk giver dig mulighed for at oprette timeseddelrapporter, som er CSV-filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, anmodernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timeseddelrapporterne. Andre kritiske oplysninger, såsom fuldførte procent, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk timeseddelapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når de opretter rapporter. Derfor kunne timeseddelrapporter vise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.
Du kan også oprette mere dybdegående rapporter i OneDesk.
Du undrer dig måske over, hvordan alle parter kan holde sig opdateret. Som standard sendes e-mail-notifikationer til billettilhængerne for enhver statusændring eller besked, du sender. På samme måde kan dine interessenter lede efter opdateringer i deres kundeportal, og yderligere notifikationer med workflowautomatiseringer kan etableres.
Derudover kan du finde integrationer med andre tjenester her.
OneDesk giver dig mulighed for at fuldføre alt dit arbejde på én platform. Du kan nemt integrere med regnskabssoftware som QuickBooks og oprette dine økonomiske rapporter uden at logge ud af din OneDesk-konto. Derudover kan du også integrere med andre applikationer. OneDesk har sine indbyggede integrationer, der giver dig mulighed for problemfrit at integrere med andre tjenester. Du kan også integrere med de 2000+ applikationer, der understøttes af Zapier.
OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesks projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremskridt i flere visningslayouts.
Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler for alt deres arbejde, så du bedre kan administrere dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine interessenter i løkken. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine medlemmer, donorer, frivillige og bidragydere kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e-mailtråde.
Som en non-profit kvalificerer du dig til 30 % rabat på ethvert abonnement hos OneDesk. Tilmeld dig en gratis prøveperiode, og hvis du har spørgsmål, er vi her for at hjælpe dig i gang.