Mit OneDesk können Sie Workflow-Automatisierungen festlegen, bei denen es sich um Regeln handelt, die sich um sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben kümmern. Durch das Festlegen von Workflow-Automatisierungen kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen und die Gesamtproduktivität steigern.

Automatisierungsregeln

Jede Workflow-Automatisierungsregel besteht aus den folgenden 3 Teilen:

Automation Rules

  1. Filter, die die Elemente definieren, auf die die Regel angewendet wird
  2. Ein Auslöser, der die Ausführung der Aktion bewirkt
  3. Eine oder mehrere Aktionen, die OneDesk ausführen wird

 

Beispiele für die Workflow-Automatisierung

Im Folgenden finden Sie einige nützliche Workflow-Automatisierungen, mit denen Sie die Workflow-Automatisierungsfunktionen von OneDesk optimal nutzen können. Einige sind sofort in OneDesk aktiviert, andere müssen aktiviert werden, und einige sind nützliche Vorschläge für allgemeine Workflows.

 

Bereits aktiviert

1. Automatische Antwort auf neue Tickets

Senden Sie eine automatisierte Bot-Antwort an die Person, die die Erstellung eines Elementtyps auslöst, der kein Knowledgebase-Artikel ist.

Auto-reply to new tickets

 

2. Schließen Sie inaktive Tickets, deren Kunde noch aussteht

Entlasten Sie Ihren Arbeitsbereich, indem Sie Tickets automatisch schließen, die aufgrund von Inaktivität des Kunden inaktiv geworden sind.

Close inactive tickets that are pending customer

 

3. Ändern Sie den Status “Ausstehend”, wenn der Agent antwortet

Ändern Sie den Status eines Tickets automatisch in “Ausstehender Kunde”, um Tickets zu identifizieren, die auf eine Kundenantwort warten.

Change pending status when agent replies

 

4. Ändern Sie den Status “Ausstehend”, wenn der Kunde antwortet

Ändern Sie den Status eines Tickets automatisch in “Ausstehender Agent”, um Tickets zu identifizieren, die die Aufmerksamkeit eines Agenten benötigen, um eine zeitnahe Antwort zu gewährleisten.

Change pending status when customer replies

 

5. Wenn sich der Prozentsatz der Fertigstellung von 0 auf weniger als 100% ändert, setzen Sie den Status auf “In Bearbeitung”.

If percentage complete changes from 0 to less than 100%, set state to

 

6. Veröffentlichen Sie neue Tickets im Kundenportal

Veröffentlichen Sie automatisch neue Tickets, die im Kundenportal erstellt wurden, um Ihre Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Publish new tickets on the Customer portal

 

7. Benachrichtigen Sie den Antragsteller über das geschlossene Ticket

Teilen Sie dem Anforderer eines Tickets mit, wann der Lebenszyklusstatus des Tickets in “Fertig” geändert wird.

Notify requester of closed ticket

 

8. Wenn der Status des Projekts aktualisiert wird, senden Sie eine Nachricht

Senden Sie eine automatisierte Nachricht vom OneDesk-Bot, um die Follower eines Projekts zu benachrichtigen, wenn sich sein Status ändert. When status is updated on project, post a message

 

9. Erinnern Sie die Verantwortlichen an anstehende Aufgaben

Senden Sie eine Erinnerung an die zugewiesenen OneDesk-Benutzer an anstehende Aufgaben, damit diese besser vorbereitet werden können.

Remind assignees of upcoming tasks

 

10. Ändern Sie den Status des Elements in “Fertig”, wenn der Prozentsatz 100 beträgt

Setzen Sie den Artikelstatus auf “Fertig”, wenn sich der Fertigstellungsgrad des Artikels auf 100% ändert, um den Überblick über die fertigen Artikel zu behalten.

Change item state to

 

11. Setzen Sie den Aufgabenstatus auf “wieder geöffnet”, wenn der Prozentsatz von 100 sinkt

Setzen Sie den Artikelstatus auf “wieder geöffnet”, wenn der Fertigstellungsgrad von 100% reduziert wird, um Artikel zu identifizieren, die mehr Arbeit benötigen.

Set task status to “reopened” when percentage goes down from 100

 

 

Nicht aktiviert

1. Wenn ein neues Element erstellt wird, senden Sie eine E-Mail an Admin

When new item is created, email Admin

2. Neue Aufgaben automatisch zuweisen

Weisen Sie einem Benutzer oder Team in OneDesk automatisch neu erstellte Elemente zu.

Auto-assign new tasks

 

Nützliche Automatisierungsbeispiele

1. Weisen Sie einer Person automatisch neue Elemente zu

Weisen Sie neu erstellte Elemente automatisch einem einzelnen Benutzer in Ihrem OneDesk-Team zu.

Auto-assign new items to an individual

 

2. Benachrichtigen Sie den Support, wenn ein Ticket nach einem bestimmten Zeitraum nicht geschlossen wurde

Stellen Sie sicher, dass Ihr Support-Team automatisch benachrichtigt wird, wenn die Lösung eines Tickets zu lange dauert.

Notify support if a ticket hasn’t been closed after a specified time period

 

3. Organisieren Sie Elemente automatisch in Projekten basierend auf dem Elementtyp

Lassen Sie neu erstellte Elemente basierend auf ihrem Elementtyp automatisch in verschiedene Projekte organisieren.

Beispiel: Organisieren Sie ein Element, das ein Fehler im Projekt ‘Bugs’ ist.

Automatically organize items into projects based on item type

 

4. Wenn ein Ticket per E-Mail erstellt wird, senden Sie eine automatische Antwort

Senden Sie eine automatisierte Nachricht an die Person zurück, die Sie per E-Mail kontaktiert, um den Gesprächsfluss zu starten.

When a ticket is created by email, send out an auto-reply

 

5. Weisen Sie dem entsprechenden Team automatisch bestimmte Elemente zu

Weisen Sie dem Team, das für die Pflege am besten geeignet ist, einen Artikel basierend auf seinem Typ automatisch zu.

Beispiel: Weisen Sie dem IT-Team ein Ticket zur Fehlerbehebung zu.

Auto-assign specific items to the appropriate team

 

6. Aktualisieren Sie den Follower eines Elements für alle Statusänderungen

Stellen Sie sicher, dass jemand, der als Follower zugewiesen ist, alle Aktualisierungen der Statusänderungen des Elements erhält, sobald diese eintreten.

Update the follower of an item for all status changes

 

7. Organisieren Sie Tickets in Projekten basierend auf der E-Mail-Domain

Wenn ein Ticket durch eine E-Mail mit einer bestimmten Domain erstellt wird, fügen Sie das Ticket mit dem entsprechenden Domainnamen zum Projekt hinzu.

Organize tickets into projects based on email domain

 

8. Ändern Sie den Ticket-Typ basierend auf dem dringenden Status im Namen

Benachrichtigen Sie Ihre Kunden, dass sie dem Titel ihrer E-Mails / Webform-Übermittlungen “dringend” hinzufügen und diese Ticketarten automatisch in ein “dringendes” Ticket ändern können.

Change ticket type based on urgent status in name

 

9. Weisen Sie einem Manager Elemente mit hoher Priorität zu

Wenn ein Ticket auf 5-Sterne-Priorität angehoben wird, wechselt der Empfänger sofort zum Manager, damit es von der Person bearbeitet werden kann, die am besten dazu in der Lage ist.

Assign high-priority items to a manager

 

10. Wenn ein Artikel per E-Mail erstellt wurde, senden Sie eine E-Mail und weisen Sie ihn einer Person zu

Wenn ein Element aus einer E-Mail erstellt wird, senden Sie eine Nachrichtenantwort zurück und weisen Sie sie automatisch einem OneDesk-Benutzer zu.

If item is created by email, send email and assign to an individual

 

11. Wenn sich der Status ändert, weisen Sie ihn einem anderen Team zu

Passen Sie Ihre Status an, um die Teams darzustellen, die die verschiedenen Phasen eines Elements bearbeiten, und ordnen Sie sie automatisch dem entsprechenden Team zu, wenn sich der Status ändert.

Beispiel: Wenn das Schreibteam das Schreiben einer Aufgabe abgeschlossen hat, aktualisiert es den Status auf Bearbeiten und das Element wird automatisch dem Bearbeitungsteam zugewiesen.

When status changes, reassign to another team

 

12. Weisen Sie einer Person von Round-Robin automatisch neue Tickets zu

Weisen Sie jedem Mitglied einer Gruppe Ihrer Wahl automatisch eingehende Tickets durch Rotation zu.

Auto-assign new tickets to an individual by Round-Robin

 

13. Archivieren Sie ein Projekt, nachdem es abgeschlossen wurde

Archive a project after it's been completed

 

14. Benachrichtigen Sie die Follower eines Projekts, wenn sich das Fälligkeitsdatum ändert

Notify followers of a project when its due date changes

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>