Kunden-E-Mail-Verwaltungslösung

Kunden-E-Mail-Verwaltungslösung

Das Kunden-E-Mail-Verwaltungssystem von OneDesk bietet alle Funktionen, die Sie benötigen. Sie haben die volle Kontrolle darüber, was Ihr E-Mail-Ticketing-System tut. Hier sind die wichtigsten E-Mail-Funktionen in der OneDesk-Helpdesk-Anwendung:

Customer Ticketing System

Kunden-Ticketing-System

OneDesk verfügt über ein leistungsstarkes Ticket-Management-System für Kunden, mit dem Sie den E-Mail- und Ticket-Workflow vollständig verwalten können. Jedes Ticket hat einen Standardsatz von Workflow-Status Sie können sie jedoch an die Prozesse Ihres Unternehmens anpassen.

  • Standardmäßig startet ein neues Ticket im Status “Offen” und wird keinem Agenten zugewiesen. Das Ticket wird daher in der Ansicht “Nicht zugewiesene Tickets” angezeigt. Eine Antwort wird automatisch an den Kunden gesendet. Zu diesem Zeitpunkt kann jemand das Ticket manuell einem Agenten in Ihrem Support-Team zuweisen.
  • Sobald der zugewiesene Agent öffentlich auf das Ticket antwortet, wird die Antwort per E-Mail an den Anforderer gesendet, der Status wird in “Ausstehender Kunde” geändert und das Ticket wird in der Ansicht “Ausstehender Kunde” angezeigt.
  • Sobald der Kunde auf das Ticket antwortet, wird der Empfänger über die Antwort informiert, der Status wird in “Ausstehender Agent” geändert und das Ticket wird in der Ansicht “Ausstehender Agent” angezeigt.

Sie können diesen Workflow so automatisieren und ändern, dass er der Art und Weise entspricht, wie Ihr Unternehmen mit Ihren Kunden kommuniziert.

Convert emails to tickets

E-Mail an Ticket

OneDesk erstellt Tickets aus Kunden-E-Mails. Dies ist eines der Hauptmerkmale von Kunden-E-Mail-Systeme und es funktioniert so:

  • Sie teilen OneDesk mit, welche E-Mail-Adresse Sie verwenden, um Supportanfragen zu erhalten.
  • Sie haben eine automatische Weiterleitung eingerichtet, um neue E-Mails an eine Ihrer dedizierten OneDesk-E-Mail-Adressen umzuleiten.
  • OneDesk erstellt aus der E-Mail ein Ticket und legt den Betreff, den Inhalt, die Anhänge und die Anforderer des Tickets fest
  • Alle zukünftigen Antworten auf das Ticket oder nachfolgende Antwort-E-Mails werden als Nachrichten auf dem Ticket hinzugefügt.
  • Bei Bedarf wird der Kundenliste in OneDesk ein neuer Kundendatensatz hinzugefügt.

Wir haben leicht zu befolgende Anleitungen zum Einrichten von Weiterleitungen für Google Mail, Outlook und andere E-Mail-Systeme.

helpdesk email templates

Helpdesk-E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie Ihren Kunden E-Mails senden, möchten Sie die volle Kontrolle darüber haben, was sie sehen. Mit den Helpdesk-E-Mail-Vorlagen von OneDesk können Sie den Inhalt der E-Mails ändern, die Sie an Ihre Kunden senden. Darüber hinaus können Sie die Vorlagen praktisch aller E-Mails ändern, die wir in Ihrem Namen senden.

Als Administrator Ihres OneDesk-Kontos haben Sie Zugriff auf ein E-Mail-Messaging-Center, in dem Sie die verschiedenen E-Mails aktivieren oder deaktivieren oder den Inhalt ändern können. Sie können sogar neue E-Mail-Vorlagen erstellen und die Umstände definieren, unter denen sie gesendet werden.

Help Desk email signatures

Helpdesk-E-Mail-Signatur

Wenn Sie E-Mails an Kunden senden, soll die Helpdesk-E-Mail-Signatur so aussehen, als ob sie von Ihnen stammt. In OneDesk können Sie am Ende jeder E-Mail eine benutzerdefinierte Signatur hinzufügen. Diese Signatur enthält normalerweise Kontaktinformationen für Ihr Unternehmen. Sie können jedoch alles einfügen, was Sie möchten, einschließlich Grafiken und Logos. Sie können das Branding sogar deaktivieren.

Wenn du gerne möchtest Passen Sie das Design der E-Mails an können Sie auch ändern. Sie können die Farben ändern, ein Logo hinzufügen und vieles mehr. Schließlich können Sie Ihren E-Mails auch einen benutzerdefinierten Header hinzufügen.

Wenn OneDesk in Ihrem Namen eine E-Mail sendet, wird diese in die von Ihnen definierte Kopf- und Fußzeile eingeschlossen und mit den von Ihnen ausgewählten Farben gestaltet.

Customer Email Management Solution

Helpdesk-E-Mail-Antwort

Ihre Helpdesk-Antwort-E-Mail besteht normalerweise aus zwei Arten von Antworten: automatisierten Antworten und Antworten Ihrer Support-Mitarbeiter.

Automatisierte Antworten können mit einer oder mehreren Vorlagen eingerichtet werden, die unter von Ihnen festgelegten Umständen auf Kundentickets antworten. Dies sind vollständig anpassbare Antworten, und Sie können so viele Antworten haben, wie Sie benötigen. Jeder kann unter verschiedenen Umständen ausgelöst werden, sodass Sie für eine neue Projektanforderung möglicherweise eine andere Antwort erhalten als für ein IT-Ticket.

Antworten von Agenten enthalten die vom Agenten eingegebene Nachricht und werden in Ihre Vorlage eingeschlossen (siehe oben). Der andere Inhalt der E-Mail, z. B. das Ticket, dem Betreff, die Betreffzeile usw., kann ebenfalls von Ihnen konfiguriert werden.

helpdesk automation tools

Helpdesk-Automatisierungstools

Die Helpdesk-Automatisierungstools von OneDesk sind sehr flexibel. OneDesk ist mit unserer leistungsstarken Workflow Automation Engine ausgestattet.

Dieses Automatisierungstool kann alle Aspekte Ihres Helpdesks automatisieren, einschließlich automatische Antworten , automatische Zuweisungen, Pflege und Triage von Ticketwarteschlangen, Statusänderungen, Statusaktualisierungen, Erinnerungen, Benachrichtigungen, Service Level Agreements und vieles mehr. Mit einer großen Liste von Auslösern, Aktionen und Filtern können Sie Ihre Tickets auf nahezu jede Art und Weise weiterleiten, die Sie benötigen. Diese Funktionalität auf Unternehmensebene ist in allen Plänen enthalten und eine unserer beliebtesten Funktionen.

Customer Email Management Solution

Kunden-E-Mail-Tracking

Wenn OneDesk in Ihrem Namen eine E-Mail sendet, hört diese hier nicht auf. Möglicherweise müssen Sie Ihre Kunden-E-Mails nach dem Senden oder Empfangen nachverfolgen. OneDesk bietet Kunden-E-Mail-Tracking für jeden Plan.

Um zu verfolgen, welche E-Mails Sie gesendet haben, und um zu überprüfen, ob sie korrekt zugestellt wurden, müssen Sie nicht nur senden und hoffen. Als Administrator können Sie einfach das Kontrollfeld für ausgehende E-Mails öffnen, um eine Liste aller E-Mails anzuzeigen, die wir in Ihrem Namen senden. Für jede E-Mail sehen Sie den Zustellungsstatus. In den seltenen Fällen, in denen die Zustellung fehlgeschlagen ist, teilen wir Ihnen mit, warum. Möglicherweise war die E-Mail-Adresse falsch oder die E-Mail wurde vom Zielserver zurückgesendet. Es muss kein Rätsel sein, was passiert ist.

Sie können eingehende E-Mails auch im Bereich Eingehende E-Mail-Prüfung verfolgen. Hier sehen Sie alle E-Mails, die OneDesk für Sie erhalten hat, und was wir mit ihnen gemacht haben. Wir werden Ihnen mitteilen, ob wir ein neues Ticket erstellt oder einen Kommentar zu einem vorhandenen Ticket hinzugefügt haben. Wenn ein Kunde behauptet, eine E-Mail gesendet zu haben, können Sie leicht überprüfen, ob dies wirklich der Fall ist und wenn ja, was damit passiert ist.

Customer Email Management Solution

Das Einrichten Ihres E-Mail-Service-Desks ist einfach

Das Einrichten Ihres Service Desks muss keine lästige Pflicht sein. OneDesk wird mit einem Assistenten geliefert, der Sie durch alle Schritte führt. In der Tat könnten Sie in wenigen Minuten nach der Anmeldung bereit sein, neue Tickets zu erfassen, neue Kundendatensätze zu erfassen und live mit Ihren Kunden zu chatten. Wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen, ist unser Team immer bereit, Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Kunden-E-Mails behilflich zu sein.

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