Terminplanung ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Eine effektive Projektmanagementplanung umfasst mehr als nur das Festlegen des Fälligkeitsdatums des Projekts. Vielmehr sollte ein Projektmanager für eine effektive Planung sicherstellen, dass Aufgaben und Projektaktivitäten definiert, Aufwand und Dauer abgeschätzt, Abhängigkeiten ermittelt und alles in Echtzeit überwacht werden. OneDesk bietet viele Optionen und hilfreiche Tools zum Planen und Überwachen des Fortschritts Ihrer Aufgaben und Projekte. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in OneDesk planen, terminieren, den Aufwand schätzen und Abhängigkeiten erstellen.
Eine Übersicht über Aufgaben- und Projektplanungsfunktionen:
- Legen Sie geplante Zeitpläne für Aufgaben und Projekte in ihren Detailbereichen, im Gantt-Diagramm oder im Kalender fest. Sie können Aufgaben für einen bestimmten Tag oder mehrere Tage planen und zu einer bestimmten Uhrzeit beginnen und enden.
- Schätzen Sie den Aufwand für Aufgaben basierend auf Tagen, Stunden und/oder Minuten.
- Schätzen Sie den Aufwand für Aufgaben und Projekte mit einem agilen Punktesystem.
- Erstellen Sie „Planungsverknüpfungen“ zwischen Aufgaben innerhalb desselben Projekts, die ihre Start- und Endzeiten miteinander verbinden. Diese sind im Gantt-Diagramm einfach zu visualisieren (und zu erstellen), können aber auch auf andere Weise erstellt werden.
- Aktivieren Sie Einschränkungen für den Aufgabenplan (dh eine Aufgabe muss an einem bestimmten Datum beginnen).
- Überwachen Sie die geplante gegenüber der tatsächlich geleisteten Arbeit an Aufgaben und Projekten.
Planen von Aufgaben und Projekten
Planen Sie eine Aufgabe im Detailbereich
Erstens können Sie eine Aufgabe (oder ein Projekt) direkt im Detailbereich planen. Im Detailbereich arbeitet Ihr Team an Aufgaben, einschließlich der Anzeige einer Aufgabenbeschreibung, Protokollierung der Zeit und Kommunikation mit Teamkollegen.
Folge diesen Schritten:
- Klicken Sie im Detailbereich auf die Daten neben “Geplanter Zeitplan”.
2. Geben Sie den geplanten Aufwand ein (wie viel Zeit Sie für die Aufgabe erwarten).
3. Legen Sie die geplanten Termine fest, indem Sie auf das Feld geplante Termine klicken. Klicken Sie auf einen Tag, um die Aufgabe für einen bestimmten Tag festzulegen. Klicken und ziehen Sie, um eine Aufgabe für mehrere Tage anzugeben.
4. Geben Sie die Start- und Endzeit an. Klicken Sie auf die Stunden neben der Startzeit. Klicken Sie auf eine Stunde auf der Uhr und dies bringt Sie automatisch dazu, die Minuten einzustellen. Alternativ können Sie mit dem Mausrad durch die Stunden blättern und dann außerhalb der Uhr klicken. Diese Aktion bringt Sie nicht automatisch in die Minutenauswahl.
Sie können die Minuten unabhängig auswählen. Wie bei der Stundenauswahl können Sie direkt auf die Minuten klicken, um die Minuten auszuwählen, wodurch das Fenster automatisch geschlossen wird. Oder Sie können mit dem Mausrad durch die Minuten blättern und dann außerhalb der Uhr klicken, um Ihre Auswahl zu speichern.
- Befolgen Sie die gleichen Schritte wie in Nr. 4, um Ihre Endzeiten festzulegen.
Planen Sie eine Aufgabe im Kalender
Der Kalender hat eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Wählen Sie oben links im Kalender Ihre Ansichtsebene aus. Wie andere Ansichten in OneDesk kann Ihr Kalender über benutzerdefinierte Ansichten verfügen. In den verwandten Artikeln finden Sie ausführlichere Erläuterungen zu benutzerdefinierten Ansichten. Zusammenfassend können Sie filtern, welche Aufgaben im Kalender angezeigt werden sollen. Sie können beispielsweise filtern, um nur Aufgaben zu sehen, die einem bestimmten Team zugewiesen sind. Sie können mehrere benutzerdefinierte Ansichten mit jeweils unterschiedlichen Optionen haben, dann Ihre Ansichten speichern und zwischen ihnen wechseln. Sie können auch entweder die geplanten oder tatsächlichen Zeitpläne oder sowohl die geplanten als auch die tatsächlichen Zeitpläne zusammen im Kalender anzeigen.
Um eine benutzerdefinierte Ansicht des Kalenders zu erstellen, wählen Sie das Symbol neben „Meine Ansichten“.
Kalenderfunktionen pro Ansichtsebene:
Auf allen Ansichtsebenen (Tag, Woche, Monat) können Sie:
- Klicken Sie auf die Aufgabe, um Optionen anzuzeigen: Details anzeigen, Aufgabe bearbeiten oder löschen.
- Doppelklicken Sie, um das Detailfenster zu öffnen.
- Doppelklicken Sie, um eine neue Aufgabe zu erstellen, oder klicken und ziehen Sie, um eine neue Aufgabe mit einem Zeitplan zu erstellen.
In der Tagesansicht:
- Ziehen Sie den unteren Rand der Aufgabe, um die Dauer (Endstunden und -minuten) der Aufgabe zu verlängern oder zu verkürzen.
- Klicken und ziehen Sie die Aufgabe, um ihre Startzeit zu ändern.
In der Wochenansicht:
- Klicken und ziehen Sie unten an der Aufgabe, um die Dauer (Ende Stunden und Minuten) der Aufgabe zu verlängern oder zu verkürzen.
- Klicken und ziehen Sie die Aufgabe nach oben oder unten, um ihre Startzeit zu ändern.
- Klicken Sie auf die Aufgabe und ziehen Sie sie nach links oder rechts, um ihren geplanten Tag zu ändern.
In der Monatsansicht:
- Ziehen Sie die Aufgabe per Drag-and-Drop entlang des Monats, wobei die Dauer beibehalten wird.
Planen Sie eine Aufgabe im Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm kann skaliert werden auf: Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat, Quartal und Jahr. Wählen Sie zum Skalieren die Skalierungsoption auf der linken oberen Seite des Gantt-Diagramms oder halten Sie die Strg-Taste gedrückt und scrollen Sie mit dem Mausrad.
Wie andere Ansichten in OneDesk können Sie Ihre Gantt-Ansicht mit benutzerdefinierten Ansichten filtern oder gruppieren. Gruppieren Sie beispielsweise nach Team oder filtern Sie die Ansicht nach einem bestimmten Projekt.
- Ziehen Sie Aufgaben horizontal entlang des Gantt, um die Startdaten festzulegen.
- Ziehen Sie den Anfang oder das Ende der Aufgabe, um die Aufgabendauer zu verlängern.
Auf dem Gantt stellen die blauen Balken den geplanten Zeitplan dar. Die grünen Balken stellen den tatsächlichen Fortschritt der Aufgabe dar. Mit dieser Funktion kann Ihr Team den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Bezug auf Ihre Pläne dynamisch überwachen. Sie werden auch feststellen, dass beim Planen von Aufgaben die Balken Ihrer Projekte und Ordner dunkler blau werden, was mehr gleichzeitig geplante Aufgaben darstellt.
Planen Sie Links im Gantt-Diagramm
Sie können Aufgaben über End-to-Start-, Start-to-Start- und Finish-to-Finish-Links miteinander verknüpfen. OneDesk verwendet diese Links, um Ihre Aufgaben so schnell wie möglich zu planen.
Sie können diese Links erstellen, indem Sie sie von (und zu) den Kreisen ziehen und ablegen, die angezeigt werden, wenn Sie die Taskleisten mit der Maus bewegen oder auswählen. Sie können die Beschränkungen auf dem Gantt entfernen, indem Sie auf das Sperrsymbol für Beschränkungen oder den Verknüpfungspfeil klicken.
Planen Sie Ende-Anfang in der Baum- oder Flachansicht
Da die Ziel-Start-Verknüpfung die häufigste Wahl ist, gibt es in der Baumansicht eine Menüoption, mit der Sie eine Reihe davon mit einer Aktion verknüpfen können. Wählen Sie einfach die Aufgaben, die Sie verknüpfen möchten, mehrfach aus, klicken Sie auf das Aktionsmenü und wählen Sie „Elemente von Anfang bis Ende planen“. Sie können diese Links auch aufheben, indem Sie „Finish-to-Start-Link auf Artikeln entfernen“ auswählen.
Festlegen von Datumsbeschränkungen
Standardmäßig verwendet OneDesk die sehr lockere Einschränkung „Start nicht früher als“ und wählt das heutige Datum oder das Startdatum des Projekts. Es gibt andere Arten von Beschränkungen, die Sie auswählen können:
- So bald wie möglich
- So spät wie möglich
- Muss starten am (verankert das Startdatum an einem Datum)
- Muss fertig sein am (verankert das Enddatum an einem Datum)
- Start spätestens (beschränkt das Startdatum auf einen beliebigen Zeitpunkt vor einem Datum)
- Beenden Sie spätestens bis (beschränkt das Enddatum auf einen beliebigen Zeitpunkt vor einem Datum)
- Start nicht früher als (beschränkt das Startdatum auf einen beliebigen Zeitpunkt nach einem Datum)
- Nicht früher beenden als (beschränkt das Enddatum auf einen beliebigen Zeitpunkt nach einem Datum)
Sie können eine Datumseinschränkung für eine Aufgabe in den Aufgabengeplanten Werten festlegen. Um die geplanten Werte der Aufgabe anzuzeigen, klicken Sie auf die Aufgabe, um das Detailfenster aufzurufen, und klicken Sie auf die Daten neben „Geplanter Zeitplan“, wie Sie es für die Planung im Aufgabendetailfenster tun würden Detailbereiche rechts”, um den Detailbereich zu öffnen, ohne das Gantt-Diagramm zu verlassen).