Das Sammeln der Stundenzettel Ihres Teams, das Zusammenstellen von Tabellenkalkulationen und das Berechnen der Zeit für jeden Kunden ist eine Methode, die Stunden oder sogar den ganzen Tag dauern kann. Mit einem Tool, das Zeiterfassung und Rechnungsstellung kombiniert, können Sie den Prozess vereinfachen.
Die Rechnungsstellung in OneDesk dient dazu, Kunden die von Ihnen und Ihrem Team geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen. Die Rechnungsstellung ist eng mit unseren Zeiterfassungsfunktionen verknüpft. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie für Tickets (Supportprobleme) oder Aufgaben (Arbeit in einem Projekt) aufgewendet haben, mithilfe des Timers oder der Arbeitszeittabellen . Die Zeit wird als abrechenbar oder nicht abrechenbar protokolliert und kann der Kundenorganisation zugeordnet werden. Es ist wichtig, die Zeit während Ihrer Arbeit zu erfassen, um die Zeit genau zu protokollieren und insbesondere um abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit zu unterscheiden. Wenn es an der Zeit ist, Ihren Kunden Rechnungen zu stellen, macht OneDesk es Ihnen leicht! Wählen Sie einfach die Stundenzettel aus, die Sie abrechnen möchten. Die Stundenzettel werden der Rechnung hinzugefügt, wobei die Stunden automatisch mit Ihren Abrechnungssätzen multipliziert werden.
Für wen ist die Rechnungsstellung mit OneDesk gedacht?
Der Rechnungsworkflow von OneDesk ist speziell für Unternehmen konzipiert, die an Projekten mit Kunden arbeiten oder fortlaufenden Support für ihre Produkte oder Kundenprojekte leisten. Einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
- Freiberufler aller Art.
- Beratungsleistungen, zum Beispiel ausgelagerte IT-Fachkräfte oder Personalberater.
- Kreative Dienstleistungen wie Web- oder Grafikdesigner und Marketingfirmen.
- Entwickler, einschließlich Web oder Software.
OneDesk bietet außerdem zahlreiche Funktionen zur Unterstützung Ihrer Kunden und zur Arbeitsplanung. OneDesk ist ein Arbeitsmanagementsystem für den gesamten Zyklus, das Projektplanung und -terminierung, kundenorientierte Tools , E-Mail-Ticketing und mehr umfasst.
So erstellen Sie eine Rechnung in OneDesk: Ein Überblick
Organisationsprofile für Kunden und Festlegung Ihrer Tarife
Während Kundenorganisationen automatisch in OneDesk für Sie erstellt werden. Sie können auch Ihre Kundenorganisationen importieren oder zusätzliche Informationen wie Adresse oder Rechnungskontakt hinzufügen. Als nächstes legen Sie Ihre Kosten und Abrechnungssätze fest. OneDesk unterstützt verschiedene Berechnungsebenen, z. B. pro Agent, pro Team oder pro Servicetyp. Üblich ist die stundenweise Abrechnung, Sie können aber auch ein monatliches Minimum festlegen. Ein monatlicher Mindestbetrag ist wie eine Selbstbeteiligung. Der Kunde zahlt den monatlichen Mindestbetrag für eine festgelegte Stundenzahl, für weitere Stunden werden Stundensätze berechnet.
Erstellen und planen Sie Projekte und Aufgaben.
Als nächstes führen Sie Ihre Arbeit aus! Planen und planen Sie Ihre Aufgaben und Projekte. Beantworten Sie Supportfragen per Live-Chat, E-Mail, Anfrageformularen und mehr. Während Sie Ihre Arbeit planen, können Sie Ihren Fortschritt vergleichen und das Budget überwachen . Sehen Sie sich beispielsweise die prognostizierten Einnahmen in Echtzeit im Abschnitt „Kosten und Einnahmen“ Ihres Kontos an.
Zeit protokollieren Verfolgen Sie die abrechenbaren Stunden
Verfolgen oder fügen Sie Zeit für Tickets oder Aufgaben hinzu – über Ihre mobile App oder Ihren Browser. Berechnen Sie jede Minute mit Timern, diese zusätzlichen Minuten summieren sich! Es ist wichtig, über ein Tool zu verfügen, das sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden erfasst. Geben Sie bei der Zeiterfassung die „Rechnungspflichtige Organisation“ in Ihre Stundenzettel ein. Dies ist für Sie bereits eingetragen, wenn der Kunde der „ Anforderer “ des Tickets oder der Aufgabe ist. Auf diese Weise wird der Vorgang bei der Rechnungsstellung einfacher.
Erstellen Sie Rechnungen für abrechnungsfähige Stunden
Wählen Sie einfach Ihre Kundenorganisation und die abrechenbare Zeit aus, die Sie in Rechnung stellen möchten. OneDesk berechnet automatisch die Stunden, multipliziert sie mit den Tarifen und generiert die Einzelposten. Dann sind Sie fast bereit, die Rechnung zu versenden! Sie können zusätzliche Einzelposten wie Rabatte oder Steuern hinzufügen.
Senden Sie Rechnungen direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden und erfassen Sie Zahlungen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zahlungsbedingungen und Zahlungsanweisungen festgelegt haben, und senden Sie dann Ihre Rechnung ab! Der von Ihnen zuvor festgelegte Rechnungskontakt erhält die Rechnung direkt per E-Mail.
Rechnungsintegration mit QuickBooks Online
Wenn Sie QuickBooks Online verwenden, können Sie OneDesk integrieren, um Zeit und Aufwand zu sparen. Mit der Integration von Quickbooks Online können Sie Rechnungen nach QBO kopieren oder Rechnungen direkt von QBO aus senden, ohne Ihren OneDesk zu verlassen. Durch das Kopieren von Rechnungen sparen Sie Zeit, da Ihre abrechnungsfähigen Zeiten und Tarife verschoben werden und doppelte Dateneingaben entfallen. Wenn Sie mit QBO aus OneDesk heraus senden, werden Ihre QBO-Zahlungsmethode und Ihr QBO-Stil auf der Rechnung aufgeführt. Wenn der Kunde zahlt, wird außerdem der Zahlungsstatus der Rechnung automatisch mit OneDesk synchronisiert.
Sehen Sie sich die Vorteile der Abrechnungssoftware an:
- Genaue und detaillierte Zeiterfassung.
- Schnelle Rechnungsstellung für abrechenbare Zeit.
- Vollständiger Überblick über gesendete, bezahlte und fällige Rechnungen
- Anpassbare Stundensätze und monatliche Mindestbeträge.
- Berichterstattung über die Arbeit des Teams.
- Einblick in Budgets und erwartete Einnahmen.
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