Transkript:

Dieses Video gibt Ihnen einen Überblick über die E-Mail-Einstellungen in OneDesk. Um die E-Mail-Einstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf das Administrationssymbol und dann auf die E-Mail-Einstellungen. Hier sehen Sie alle verschiedenen Konfigurationsoptionen für Ihre E-Mail. Sie sind in vier Registerkarten unterteilt: Messaging Center, ausgehend, eingehend und Erscheinungsbild. Wir werden sie einzeln durchgehen. Das Messaging Center bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über alle E-Mails, die wir in Ihrem Namen senden, und ermöglicht Ihnen, diese auch von hier aus zu verwalten. Automatisierte Nachrichten veröffentlichen Nachrichten automatisch in Konversationen, wenn bestimmte Regeln auftreten. Hier können Sie diese verwalten. Wenn ein Benutzer oder Kunde innerhalb einer Minute keine Nachricht gesehen hat, leiten wir diese automatisch per E-Mail an ihn weiter. Sie vermissen es also nicht. Das oberste hier ist die Relay-E-Mail. Wenn Sie das bearbeiten, können Sie sehen, dass hier die Betreffzeile ist. Und was es beinhaltet, ist die Übersicht über den Artikel und alle Nachrichten, die sich zu diesem Zeitpunkt auf diesem Artikel befinden. Sie können zusätzliche Eigenschaften einfügen. Sie können es hier ändern. Wenn Sie Fehler machen, können Sie die Standardeinstellungen zurücksetzen, indem Sie hier auf dieses Symbol klicken.

Weiter unten haben Sie eine Liste der Automatisierungen, die derzeit unter bestimmten Umständen Nachrichten veröffentlichen. Und Sie können sehen, dass sie alle aktiv sind. Um jede dieser Automatisierungen zu verstehen, können Sie lesen, wann sie veröffentlicht wird, an wen sie gesendet wird und welchen Inhalt sie enthält. Dies ist beispielsweise die automatische Antwort. Wenn also mit der Automatisierung a02 ein neues Ticket erstellt wird, erhalten Benutzer und Kunden, die dem Artikel folgen,, lieber Autor, vielen Dank, dass Sie Ihr Ticket eingereicht haben. Ihnen wurde ein Agent zugewiesen und so weiter. Wenn dies nicht innerhalb einer Minute in Echtzeit angezeigt wird, werden Sie automatisch weitergeleitet. Wenn Sie die Logik ändern möchten, die dies sendet, klicken Sie auf Automatisierung 02, und Sie können die Logik über den Zeitpunkt des Sendens und den Inhalt der Nachricht ändern.

Automatisierte E-Mails sind ähnlich, außer dass sie keine Nachrichten in einer Konversation veröffentlichen, sondern direkt per E-Mail versenden. Dieser benachrichtigt beispielsweise die Beauftragten, wenn ihre Aufgabe bald fällig ist. Diese beiden anderen sind, wie Sie sehen, intakt und senden derzeit nicht. Sie werden von einer deaktivierten Automatisierung verwendet. Wenn Sie es also verwenden möchten, klicken Sie auf Automatisierung a12 und können es aktivieren. In diesem Fall geht es um Verstöße gegen Service Level Agreements, die standardmäßig deaktiviert sind. System-E-Mails sind die E-Mails, die OneDesk nur für den regulären Ablauf der Verwendung von OneDesk sendet. Wenn beispielsweise ein neuer Benutzer erstellt wird, erhält er eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass sein Konto erstellt wurde. Diese Automatisierung steuert das. Jetzt können Sie die Regeln, nach denen diese E-Mails versendet werden, nicht mehr steuern, aber Sie können den Inhalt ändern und sie vollständig deaktivieren. Wir empfehlen dringend, diese nicht auszuschalten, es sei denn, Sie müssen dies unbedingt tun. Diese sind für den normalen Ablauf und die normale Funktionsweise von OneDesk vorgesehen.

Die nächste Registerkarte ist die ausgehende E-Mail. Wenn OneDesk in Ihrem Namen eine E-Mail sendet, wird hier ein Eintrag erstellt. Sie können sehen, wer die Betreffzeile erhalten hat, als sie gesendet wurde. Und wir haben die letzten 72 Stunden E-Mails gespeichert, die wir in Ihrem Namen gesendet haben. Sie können dort suchen, wenn Sie nach einer bestimmten E-Mail suchen. Sie können auch sehen, ob die E-Mail zugestellt wurde oder nicht. Um weitere Details zu erfahren, klicken Sie auf E-Mail-Details anzeigen. Hier sehen Sie den Inhalt der gesendeten E-Mail. Und hier ist die Ereignisgeschichte in umgekehrter chronologischer Reihenfolge. Es ist nur hier gepatcht und wurde zu diesem Zeitpunkt erfolgreich empfangen. Die eingehende E-Mail macht das Gegenteil. Es zeichnet alle E-Mails auf, die wir in Ihrem Namen erfassen, und welche Maßnahmen wir ergriffen haben. So haben wir zum Beispiel diese E-Mail erhalten, geben Sie die Betreffzeile ein und helfen Sie mir beim Einrichten meines Kontos. Und wir haben automatisch ein Ticket erstellt. Noch einmal, Sie können sich die E-Mail-Details ansehen und diese Details hier sehen, was passiert ist.

Eines der Dinge, die in der ausgehenden Sache erwähnt werden sollten, ist, dass Sie Ihren eigenen SMTP-Server für ausgehende E-Mails verwenden können. Aktivieren Sie dazu dieses Kontrollkästchen und geben Sie diese Einstellungen ein. Um diese Einstellungen vorzunehmen, müssen Sie Ihren Administrator hier nach diesen verschiedenen Einstellungen fragen. Hier gibt es eine Hilfe. Und wenn Sie nicht vergessen sollten, Ihre E-Mail-Adressen festzulegen, finden Sie diese hier. Auf der Registerkarte Darstellung können Sie die Darstellung Ihrer E-Mails ändern. Im Wesentlichen. Sie können den Header, die Signatur, die Farben und die Anzeigeadressen ändern. Wenn die E-Mails gesendet werden.

Außerdem können Sie am Ende E-Mails zur Sperrliste hinzufügen. Wir empfehlen, dass Sie dieser Liste E-Mails hinzufügen, wenn diese E-Mails keine Personen darstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Support-Box oder eine E-Mail-Box haben, die sich in Ihrem Ablauf befindet und keine Person ist, empfehle ich, diese hier hinzuzufügen. Sie werden niemals als Follower zu den Elementen hinzugefügt, und dies verhindert, dass übermäßig ausführliche E-Mails ausgehen und viele E-Mails in diesem Feld empfangen. Es gibt noch eine andere Sache, die Sie wissen müssen, um Ihre E-Mail einzurichten, und das ist die automatische Weiterleitung von E-Mails, die Sie konfigurieren müssen. So gehen Sie zu Ihrer Ticketanwendung. Sie können sehen oder Ihre Ticketeinstellungen, Sie können sehen, dass Sie eine Erstellungs-E-Mail-Adresse in meinem Konto haben, die als Akne04 bezeichnet wird. Meine E-Mail zur Ticketerstellung lautet tickets@acne04.onedesk.com. Ihre werden hier ähnlich mit einem anderen Partikel formatiert, um Ihre Organisation darzustellen. Nehmen Sie diese E-Mail-Adresse und leiten Sie sie automatisch von Ihrer Support-Box weiter. Wenn Ihr Domain-Name also acne04.com lautet und Ihre Support-E-Mail-Adresse support@acme04.com lautet. Sie möchten support@acne04.com automatisch an tickets@acne04.onedesk.com weiterleiten. Sie haben E-Mail-Erfassungsadressen für jeden einzelnen Elementtyp, den Sie aktivieren, sei es Tickets, Aufgaben usw.

Es ist wichtig, dass Sie beim Einrichten dieser automatischen Weiterleitung den Unterschied zwischen einer automatischen Weiterleitung und einer manuellen Weiterleitung verstehen. Wenn Sie manuell weiterleiten, erfasst OneDesk es und erstellt daraus ein Ticket. Es behandelt jedoch die Person, die die Weiterleitung durchgeführt hat, als Anforderer. Wenn Sie eine automatische Weiterleitung einrichten, wird diese E-Mail automatisch weitergeleitet. Und wenn es tatsächlich den ursprünglichen Absender als Anforderer erfasst, was Sie die meiste Zeit wollen. Hier bitteschön. Das sind die E-Mail-Einstellungen in OneDesk. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, hier auf dieses Symbol zu klicken und mit uns zu chatten. Vielen Dank.