Wozu dient die Rechnungsstellung?
In OneDesk ist die Rechnungsfunktion so konzipiert, dass sie eng mit den Zeiterfassungstools verknüpft ist. Rechnungen werden auf der Grundlage der für Ihre Kundenorganisationen erfassten abrechnungsfähigen Stunden erstellt. Wir empfehlen die Rechnungsstellung für Unternehmen, die an Projekten für Kunden arbeiten oder fortlaufend Dienstleistungen oder Support erbringen. Zu den beliebten Beispielen gehören Beratungsdienste wie IT oder HR oder Entwicklungs- und Kreativdienste wie Marketingfirmen oder Webentwickler. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie in OneDesk eine Rechnung erstellen.
Zugriff auf die Rechnungsstellung
Rechnungen in OneDesk sowie Ihre Budgetverwaltungsfunktionen finden Sie in der Finanzanwendung. Diese befindet sich unter „Weitere Anwendungen“ in der linken Seitenleiste und ist mit dem Dollarzeichen gekennzeichnet. Standardmäßig haben Benutzer ohne Administratorrechte keinen Zugriff auf die Finanzen-App. Wenn Sie ein Benutzer mit Administratorrechten sind und die App nicht sehen, liegt das möglicherweise daran, dass sie in Ihrem Konto deaktiviert ist. Sie können es aktivieren, indem Sie zur Verwaltung gehen> Benutzer-Apps> Schalten Sie ausgeblendete Apps ein und aktivieren Sie die Finanz-App.
Preise
Bevor Sie eine Rechnung erstellen, sollten Sie Ihre Rechnungssätze festlegen. Dies kann über die Verwaltung erfolgen> Finanzen.
Legen Sie Ihre Rechnungssätze fest, indem Sie neben der Rechnungsberechnungsebene „Ändern“ auswählen. Rechnungssätze beziehen sich auf die Beträge, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen möchten. Wählen Sie zunächst die Berechnungsebene aus. Sie können aus einer Vielzahl von Optionen wählen. Sie können beispielsweise eine Gebühr basierend auf einem Servicetyp oder basierend auf jedem einzelnen Projekt abrechnen. Die Gebühren richten sich nach der Art der von mir erbrachten Dienstleistungen. Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie Servicetypen verwenden möchten, diese in Ihren Administrations- und Arbeitszeittabelleneinstellungen bearbeiten und definieren können.
Als nächstes werde ich meine Stundensätze für jeden Servicetyp festlegen. Sie können auch ein monatliches Minimum festlegen. Dadurch wird ein Pauschalpreis bis zu einer festgelegten Anzahl von Stunden festgelegt, alle darüber hinausgehenden Stunden werden mit einem Stundensatz berechnet.
Speichern Sie Ihre Rechnungssätze.
Jetzt erstellen wir unsere Rechnung. Weitere Rechnungseinstellungen gehe ich später noch durch.
Erstellen Sie eine Rechnung
Klicken Sie in der oberen Leiste auf „Hinzufügen“ und wählen Sie „Rechnung“ aus
Wählen Sie die Organisation aus, der Sie eine Rechnung ausstellen möchten.
Sie können eine monatliche Rechnung erstellen oder eine „Ad-hoc“-Rechnung wählen. Sie können die monatliche Rechnung nur einmal pro Monat pro Organisation senden. Hier ist der Februar ausgegraut und nicht auswählbar, da ich dieser Organisation für diesen Monat bereits eine Rechnung gestellt habe. Markieren Sie die Registerkarte „Bleiben in“, um direkt zur Rechnung zu navigieren, und wählen Sie dann den Entwurf speichern aus.
Jetzt ist unser neuer Rechnungsentwurf erstellt, er sieht ziemlich leer aus, weil wir der Rechnung keine Zeit hinzugefügt haben!
Wählen Sie Zeit hinzufügen. Jetzt sollten Sie wissen, dass in dieser Rechnung nur die folgenden Stundenzettel erscheinen und verwendbar sind: Die Stundenzettel müssen sein:
- Abrechnungsfähig
- Nicht bereits auf einer anderen Rechnung und
- mit dieser Kundenorganisation verbunden. Das heißt, Unternehmen A sollte hier die fakturierbare Kundenorganisation auf dem Stundenzettel sein.
Sie und Ihr Team sollten diese Eigenschaften bei der Protokollierung ihrer Arbeitszeittabellen ausfüllen. Es ist jedoch für Benutzer mit Administratorrechten möglich, einen Stundenzettel zu bearbeiten, indem sie hier in die Anwendung „Stundenzettel“ gehen. Doppelklicken Sie auf die Arbeitszeittabelle und bearbeiten Sie die erforderliche Eigenschaft. Hier zum Beispiel der abrechenbare Status oder die fakturierbare Kundenorganisation.
Gehen wir zurück zu unserer Rechnung und fügen jetzt unsere Stundenzettel hinzu.
Wählen Sie die Stundenzettel aus, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen möchten. Die Einzelposten werden automatisch generiert, wobei die Stunden mit Ihren Tarifen multipliziert werden.
Sie können zusätzliche Werbebuchungen hinzufügen, indem Sie unten „Hinzufügen“ auswählen. Sie können beispielsweise einen Rabattprozentsatz, eine Steuer oder eine benutzerdefinierte Zeile hinzufügen. Fügen Sie den Namen und den Typ der Werbebuchung hinzu. Es ist insofern recht flexibel, als Sie auswählen können, wie es berechnet wird: einen Betrag vor der Zwischensumme oder einen Prozentsatz oder Betrag nach der Zwischensumme. Bevor wir unsere Rechnung aus dem Entwurf verschieben, gehen wir unsere Rechnungseinstellungen durch. Kommen wir zur Verwaltung> Finanzen
Rechnungseinstellungen
Erstens handelt es sich um die fällige Zahlung bzw. die Zahlungsbedingungen. Diese legen fest, wann die Rechnung fällig sein wird. Daher stellt Net 30 die Rechnung auf 30 Tage nach dem Tag, an dem ich sie an den Kunden sende, fest.
Als nächstes folgt die Detailebene. Hier wird eingestellt, ob ich die Namen meiner Aufgaben auf meiner Rechnung anzeigen möchte. Die Gruppierung wird immer angezeigt und entspricht dem Abrechnungssatz. Wenn wir uns also meine Rechnung ansehen, können Sie sehen, dass meine Servicetypen hier oben angezeigt werden. Das liegt daran, dass mein Rechnungssatz auf den Servicetyp eingestellt ist. Wenn ich beispielsweise meine Rechnungssätze für jedes Team festlegen würde, das Arbeit protokolliert, würde dies stattdessen als Gruppierung angezeigt. Auf der Detailebene kann ich wählen, ob die Namen von Aufgaben oder Tickets auf der Rechnung erscheinen sollen. Stellen wir es hier auf die Detailebene des Artikels ein. Schauen wir uns jetzt noch einmal meine Rechnung an. Jetzt werden in den Einzelposten die Namen der Aufgaben oder Tickets angezeigt, an denen mein Team gearbeitet hat.
Die nächsten Einstellungen sind Standardeinstellungen. Sie können Ihre Standardwährung und Einzelposten festlegen. Dadurch werden meine Steuern oder Rabatte automatisch zu allen neuen Rechnungen hinzugefügt. Sie können den Standard auch auf einer benutzerdefinierten Organisationsebene festlegen. Gehen Sie zur Kunden-App auf der linken Seite und doppelklicken Sie, um das Organisationsprofil zu öffnen. Oder Sie können direkt von der Rechnung aus zur Organisation navigieren, indem Sie auf den Namen der Organisation klicken. Sie können Ihre Standardeinstellungen überschreiben und neue für einzelne Kundenorganisationen festlegen.
Zurück zu unseren Admin-Einstellungen. Fügen Sie Zahlungsanweisungen hinzu, um Ihrem Kunden mitzuteilen, wie er bezahlen soll. Hier können Sie Text, Schritte mit Aufzählungszeichen, Links und mehr hinzufügen. Dies erscheint unten auf der Rechnung, wenn Sie diese an einen Kunden senden.
Zu guter Letzt ist die Integration mit QuickBooks Online. Mit dieser Integration können Sie Rechnungen direkt über QuickBooks Online kopieren oder versenden. Diese Integration wird in einem weiteren Video ausführlich behandelt.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Logo und Ihre Adresse vom Administrator aus festlegen> Unternehmenspräferenzen. Dies erscheint auf der Rechnung, die wir später versenden.
Nachdem wir nun unsere Einstellungen festgelegt haben, kehren wir zu unserer Rechnung zurück und senden sie. Wir können unsere Rechnung jetzt aus dem Entwurfsstatus in den offenen Status verschieben. „Offen“ bedeutet, dass die Rechnung versandbereit ist. Stellen Sie vor dem Senden sicher, dass Sie Ihrer Kundenorganisation einen Rechnungskontakt hinzugefügt haben. Erneut navigieren wir zu den Organisationsprofil- und Rechnungseinstellungen. Fügen Sie den Rechnungsnamen und die E-Mail-Adresse hinzu.
Unsere Rechnung ist nun fertig. Wir können es vor dem Senden über das Aktionsmenü hier oben rechts in der Vorschau anzeigen. Wir können unsere Adresse und Zahlungsanweisungen einsehen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden. Die Rechnung wird an die E-Mail-Adresse unserer Rechnungskontakte gesendet.
Wenn Sie die Zahlung von Ihrem Kunden erhalten, können Sie diese in OneDesk als bezahlt markieren. Außerdem können wir in unserer Finanztabellenansicht alle unsere Rechnungen sehen, sortieren, filtern oder gruppieren, um den Überblick zu behalten, welche Zahlungen überfällig sind, und vieles mehr.
Wenn Sie Fragen haben, sehen Sie sich unsere Wissensdatenbank an oder wenden Sie sich per Live-Chat oder unter support@onedesk.com an den Support. Vielen Dank!