Durch die Integration von OneDesk und QuickBooks Online können Sie die doppelte Dateneingabe reduzieren und die Vorteile der Zeiterfassung und des Projektmanagements von OneDesk mit den Buchhaltungsfunktionen von QuickBooks nutzen.
Durch die Integration können Sie Ihre OneDesk-Rechnungen nach QuickBooks Online kopieren oder Rechnungen aus OneDesk direkt mit QuickBooks Online an Kunden senden. Wenn Sie auf diese Weise senden, werden an QuickBooks Online geleistete Zahlungen mit OneDesk-Rechnungen synchronisiert.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie die Integration durchführen und wie die Integration funktioniert.
Um Ihr OneDesk-Konto mit QuickBooks zu verbinden, gehen Sie in OneDesk zu Verwaltung> Finanzen. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Mit QuickBooks Online verbinden“.
Melden Sie sich bei Ihrem QBO-Konto an und klicken Sie auf Autorisieren.
Wenn Sie eine Verbindung zu QuickBooks Online herstellen, werden neue Einstellungen angezeigt, einschließlich des Standardeinkommenskontos. Für bestimmte Länder können Sie einen Steuercode auswählen.
Wählen Sie ein Standardeinkommenskonto für neue Servicearten.
Der Servicetyp ist für die QuickBooks-Integration erforderlich und wird in den Werbebuchungen angezeigt.
Die Servicetypen in OneDesk entsprechen Produkt-/Serviceelementen in QuickBooks Online.
OneDesk wird versuchen, die Servicetypen dem QBO-Produkt/der QBO-Dienstleistung zuzuordnen.
Dieses Standardeinkommenskonto wird verwendet, wenn in OneDesk ein neuer Diensttyp erstellt wird, der nicht existiert oder noch nicht mit einem Einkommenskonto in Ihrem QuickBooks Online-Konto verknüpft ist.
Servicetypen in OneDesk finden Sie hier in Ihren Arbeitszeittabellen-Einstellungen. Wenn Sie möchten, dass OneDesk-Diensttypen Ihren QuickBooks-Produkten und -Diensten zugeordnet werden, muss der hier eingegebene Diensttyp genau mit den Produkten und Diensten in QBO übereinstimmen
Sobald die Verbindung hergestellt ist, verfügen alle OneDesk-Rechnungen, die sich im Status „Offen“ befinden, über eine neue Option: „Nach QuickBooks Online kopieren“.
Auch dies erscheint auf Rechnungen mit dem Status „Offen“.
Darüber hinaus synchronisiert „Rechnung senden“ nach der Verbindung nun Rechnungen mit QuickBooks Online UND sendet sie direkt über QuickBooks an Kunden.
Die Rechnung wird direkt über QBO und NICHT über Onedesk an den Kunden gesendet.
Mit anderen Worten: Das Erscheinungsbild der Rechnung entspricht dem Ihrer QBO-Rechnungen.
Ihre Kundenorganisation sollte mit dem „Kundenanzeigenamen“ in QuickBooks Online übereinstimmen.
Andernfalls wird in QuickBooks ein neuer Kunde erstellt.
Nachdem wir nun verbunden sind und ich die Grundlagen erklärt habe, kopieren wir eine Rechnung.
Die Option wird im Aktionsmenü und unten im Rechnungsdetailbereich angezeigt.
Rechnungen werden nach QuickBooks Online kopiert und nicht an einen Kunden gesendet.
Das Tag oben wird bei Erfolg als nach QuickBooks kopiert angezeigt.
Wenn Sie die Rechnung wieder in den Entwurf verschieben und Änderungen vornehmen, können Sie erneut auf „Kopieren“ klicken, um die Änderungen erneut zu synchronisieren.
Gehen wir jetzt zu unserem QuickBooks Online-Konto.
Kopierte Rechnungen finden Sie unter Verkäufe und Rechnungen.
Hier ist unsere Rechnung mit unseren Aufgaben- oder Ticketnamen als Einzelposten.
Unsere Servicetypen passen wiederum zu den Produkten oder Dienstleistungen hier in QBO.
Gehen wir zurück zu OneDesk und dieses Mal senden wir mithilfe von QuickBooks eine Rechnung direkt von OneDesk aus.
Wenn Sie eine Verbindung zu QuickBooks Online herstellen, wird beim Senden einer Rechnung in OneDesk die Rechnung sowohl an QBO kopiert als auch direkt an den Kunden gesendet.
Wenn Sie senden, sendet QBO die Rechnung, nicht OneDesk.
Daher entsprechen Ihre Styling- und Zahlungskonfigurationen denen in Ihrem QBO-Konto.
Sie sollten die Rechnungskontakt-E-Mail-Adresse in OneDesk hinzufügen, bevor Sie sie mit QBO senden, auch wenn der Kunde eine Kontakt-E-Mail-Adresse in QBO hat.
Die Kontakt-E-Mail muss in OneDesk eingestellt werden, sonst wird die Rechnung nur nach QBO kopiert und nicht an den Kunden gesendet.
Fügen Sie Rechnungskontaktinformationen von der Kundenorganisation hinzu> Registerkarte „Rechnungseinstellungen“.
Ok, schicken wir die Rechnung.
Sehen wir uns nun an, wie es aus der Sicht des Kunden aussehen würde.
Wenn Sie Fragen haben, schauen Sie sich unsere Wissensdatenbank an oder wenden Sie sich per Live-Chat oder support@onedesk.com an den Support
Danke