Transkript:

Sie können Tickets und Aufgaben in OneDesk manuell oder automatisch archivieren. Wenn Sie bereits über eine Sammlung von Arbeitselementen verfügen, die archiviert werden müssen, können Sie diese manuell archivieren, indem Sie diese Schritte ausführen.

Zuerst müssen wir ein Archivprojekt erstellen, in dem alle diese Elemente abgelegt werden. Klicken Sie in der oberen Navigation auf Hinzufügen, dann auf Projekt und erstellen Sie ein neues Archivprojekt. Ich werde das hier ‘Archive Tickets’ nennen. Klicken Sie auf ‘Erstellen’. Sobald das neue Projekt erstellt wurde, navigieren wir zu unserer Ticketanwendung. Klicken Sie von hier aus auf die flache Ansicht, um Ihre Ticketliste in einer klareren Ansicht anzuzeigen. Filtern Sie dann nach den Tickets, die Sie archivieren möchten. Für mich möchte ich alle Tickets archivieren, deren Status als erledigt markiert wurde.
Nachdem meine gefilterte Ansicht erstellt wurde, sehe ich jetzt nur noch die Tickets, die ich archivieren möchte. Ich kann alle Tickets in dieser Ansicht auswählen, indem ich das oberste Ticket in der Liste anklicke, die Umschalttaste gedrückt halte und dann das letzte Ticket in dieser Liste auswähle. Sie sollten sehen, dass jetzt alle ausgewählt sind. Jetzt kann ich auf Extras klicken und “Neues Makro” auswählen. Von diesem Bildschirm aus kann ich sie in mein Archivprojekt verschieben. Klicken Sie anschließend auf die Projektanwendung. Klicken Sie von hier aus auf das Aktionsmenü neben dem Archivprojekt und wählen Sie „Projekt archivieren“. Sobald ich auf „Archivieren“ klicke, werden das Projekt und sein Inhalt archiviert.
Wenn Sie die Archivierung Ihrer Tickets automatisieren möchten, können Sie dies wie folgt tun. Erstellen Sie zunächst ein neues Archivprojekt. Navigieren Sie dann zum Administrationsbereich und klicken Sie auf die Tickets- oder Aufgabenanwendung. Klicken Sie unter Workflow-Automatisierung auf “Workflow-Automatisierung erstellen”. Hier können Sie festlegen, welche Elemente Sie archivieren möchten. Ich möchte zum Beispiel alle Tickets archivieren, die als erledigt markiert sind. Wählen Sie für die Aktion aus, um diese Elemente in das soeben erstellte Archivprojekt zu verschieben.
Navigieren Sie nun zur Projektanwendung. Klicken Sie auf das Aktionsmenü neben dem Archivprojekt und wählen Sie „Projekt archivieren“, dann klicken Sie auf „Archivieren“. Nun werden das Projekt und seine Inhalte archiviert. Mit dieser Workflow-Automatisierung sortiert die Automatisierung die von Ihnen angegebenen Arbeitselemente automatisch in das archivierte Projekt.