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Das Ingenieurwesen umfasst eine breite Palette von Bereichen wie Bauwesen, Mechanik, Elektrotechnik, Chemie, Software, Luft- und Raumfahrt und mehr. Obwohl jede Disziplin ihre eigenen Verantwortlichkeiten hat, ist die Planung von Projekten ein Standardprozess in allen Ingenieursektoren. Diese Projekte sind oft komplex und erfordern eine genaue Planung, um innerhalb von Zeit und Budget abgeschlossen zu werden. Abgesehen davon ist die Aufgabenabhängigkeit ein weiterer herausfordernder Aspekt von Engineering-Projekten und kann nur durch eine ordnungsgemäße Planung und ständige Kommunikation zwischen allen Parteien gelöst werden. Daher ist es unerlässlich, in ein robustes System zu investieren, das die Notwendigkeit mehrerer Anwendungen überflüssig macht und vielseitige Lösungen bietet.

OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln zu müssen. Das Helpdesk- und Ticketing-System von OneDesk dient als CRM und ermöglicht es Ihnen, Tickets zu verwalten, eine Wissensdatenbank zur Beantwortung von Fragen zu verwalten und Automatisierungen zu erstellen, um manuelle Arbeit zu vermeiden. In Bezug auf das Projektmanagement können Sie mit OneDesk Aufgaben erstellen und in Projekten oder Portfolios organisieren, die dann Ihren Teammitgliedern zugewiesen und in mehreren Anzeige-Layouts verfolgt werden können.

In diesem Bereich können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.

Beispielsweise erhält Absolute Technologies mehrere Angebotsanfragen von Kunden für verschiedene Produkte. Daher ist es für sie sinnvoll, ein Portfolio mit dem Titel Angebotsanfrage zu erstellen. Das Portfolio enthält zahlreiche Projekte, und jedes Projekt ist nach den Produkten benannt, die das Unternehmen entwirft. In diesem Fall forderte der Kunde ein Angebot für die Kondensationseinheit an und gab die technischen Spezifikationen für das Produkt sowie das Lieferdatum und den Installationsort an. Diese Informationen ermöglichen es dem Engineering Manager, zur Phase 2 des Projekts überzugehen.

Basierend auf der Anfrage können Sie die Projekte in Bezug auf ihre jeweiligen Portfolios organisieren. Sie können dann überwachen, wie die Projekte in diesem bestimmten Portfolio fortschreiten.

In jedem dieser Projekte können Sie die Client-Support-Anfrage und die geplanten Aufgaben mithilfe der Tickets- und Aufgabenanwendungen anzeigen.

Kundenkommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Durchführung von Engineering-Projekten. Es ist notwendig, auf Fragen und Wünsche zu antworten, um die Anforderungen Ihres Kunden oder Partners zu erfüllen. Unabhängig davon, ob Ihr Kunde sich per E-Mail, Live-Chat oder Webformular mit Ihnen in Verbindung gesetzt hat, erfasst OneDesk die Kundendatensätze und kategorisiert den Anforderer des Tickets gemäß seiner Organisation in der Kundenanwendung.

Ihre Kundenkommunikation generiert Tickets in Ihrer Ticketanwendung. Tickets erfordern sofortige Aufmerksamkeit und können sofort gelöst werden. In OneDesk können Sie Tickets auf verschiedene Arten erfassen.

Der erste Weg besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Kunde eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle kritischen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.

Der zweite Weg besteht darin, eine Kundenanfrage über die Live-Chat-Anwendung von Ihrer Website zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, mit der Ihre Kunden in Echtzeit mit Ihren Support-Ingenieuren in Kontakt treten können.

Ihre Kunden können über die Messenger-App mehrere Dateien anhängen, sodass Ihr Team sofort auf wichtige Dokumente zugreifen kann. Die Livechat-Anwendung ist hochgradig konfigurierbar. Sie können das Chat-Fenster mit Ihrem Logo anpassen, Firmenfarben hinzufügen und einen BOT-Avatar hinzufügen, um Kunden rund um die Uhr Unterstützung zu bieten.

Sobald der Client Sie per Live-Chat benachrichtigt, können Ihre Teammitglieder dies in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Auf diese Weise verknüpft OneDesk das Ticket und die Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus anzeigen kann.

Der dritte Weg ist das Ausfüllen von Webformularen im Portal. Mit den Webformularen können Sie alle erforderlichen Informationen erfassen, um die Anfrage oder Frage Ihres Kunden schnell zu lösen. Durch die Verwendung von Webformularen können Sie die Anzahl der während des Tages empfangenen E-Mails reduzieren. Nach der Übermittlung können Ihre Kunden mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und deren Tickets überprüfen.

Ihre Kunden können dann den Fortschritt ihres Support-Tickets über das Portalsystem überprüfen und bei Fragen oder Problemen mit Ihnen kommunizieren. Mit OneDesk können Sie Transparenz schaffen, indem Sie die erforderlichen Aktualisierungen im Portal anzeigen, z. B. Prozentsatz der Fertigstellung, geplanter Start und mehr. Darüber hinaus können Sie steuern, was Ihre Kunden sehen können, und einen rollenbasierten Zugriff für den Umgang mit vertraulichen Informationen bereitstellen. Sie können auch Anzeigeoptionen für Clients aktivieren, um Tickets nach Ticketanforderungstyp, Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.

Das Standard-Webformular sieht folgendermaßen aus.

Mit Webformularen können Sie die Art der Informationen steuern, die Sie von Ihren Kunden erhalten. Klicken Sie hier, um dieses Webformular anzupassen. Sie können bestimmte Felder nach Bedarf festlegen, vorhandene Felder umbenennen und zusätzliche Felder hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Felder.

Sie können beispielsweise ein Webformular für Kunden erstellen, die sich nach Ihren Diensten erkundigen und eine Angebotsanfrage für ein Produkt oder eine Dienstleistung senden. In diesem Fall können sie zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Angebotsanfrage (RFQ)” auswählen. Anschließend können Sie die Standardfelder oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Auflösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch so konfigurieren, dass sie erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.[show how to add custom fields in OneDesk] . Sobald Ihr Kunde das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie in Ihrer Ticketanwendung in OneDesk ein Ticket.

Mit dem Ticket können Sie die Details anzeigen, die auf dem Webformular ausgefüllt wurden. Sie können dieses Ticket dann einer bestimmten Person, einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung zuweisen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams vermeiden, indem Sie den Prozess automatisieren.

OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und manuelle Eingriffe zum Weiterleiten von Tickets an das entsprechende Team oder Projekt eliminieren. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Kunden automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr.

Ingenieurbüros haben mehrere Abteilungen, die aufeinander angewiesen sind, um Projekte erfolgreich abzuschließen. Daher ist es wichtig, Tickets basierend auf dem Fachwissen eines Teams zuzuweisen, damit andere Abteilungen den End-to-Finish-Ansatz verfolgen können, um Ineffizienzen zu beseitigen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, OneDesk Workflow Automations zum Einrichten von automatischen Zuweisungen zu verwenden, um die Produktivität zu maximieren. Sie können dazu zu Ihren Administrationseinstellungen navigieren und auf die Registerkarte Ticket klicken.

Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. Wenn beispielsweise ein potenzieller Kunde eine Anfrage zu Produktgarantieproblemen einreicht, können Sie dieses Ticket an die Supporttechniker weiterleiten und bei jeder Erstellung eines neuen Tickets zwischen Benutzern wechseln. Eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden den besten Service zu bieten.

Sie können auch Automatisierungen erstellen, um den Lebenszyklusstatus Ihrer Tickets zu ändern. Auf diese Weise können Sie sich ein Bild davon machen, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet wird und welche Aufgaben erledigt sind.

Kommunikation ist entscheidend für agile Projekte. Ingenieure verlassen sich auf die Kommunikation, um mit verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens sowie mit Kunden zusammenzuarbeiten, die ihnen bis zum Abschluss des Projekts ein ständiges Feedback geben. Wir bei OneDesk wissen, dass die Kommunikation die Beziehungen zu Ihren Kunden stärkt. Daher ist es notwendig, E-Mails zu verfolgen und Ihren Kunden den 24/7-Support zu bieten, den sie benötigen.

Wenn Kunden ihr Ticket nachverfolgen möchten, können sie entweder per E-Mail antworten oder Gespräche direkt über das Portal erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.

Ihre Kollegen können auf diese vorhandene Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren, oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder erstellen. Interne Konversationen sind Ihren Kunden verborgen, da sie als “Interne Antwort” angezeigt werden.

Durch Eingabe von @Benutzername oder @Abteilungsname können Sie Ihre Nachricht an erfahrene Teammitglieder oder Abteilungen weiterleiten, die für die Beantwortung Ihrer Fragen am besten geeignet sind. Die Messenger-Anwendung ermöglicht Ihrem Team die Durchführung Ihrer täglichen Korrespondenz und reduziert die mit E-Mails verbundene lange Antwortzeit. Die Messenger-Anwendung ist besonders effektiv, da sie eine schnelle Antwort fördert und verzögerte Auflösungen beseitigt, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind.

Darüber hinaus können Kunden über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk ein Engagement initiieren. Mit dem Live-Chat können Ihre Kunden Anhänge senden und Gespräche in Echtzeit führen. Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme von Ihren Teammitgliedern sofort gelöst werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk die Konversation mit Zeitstempeln ab, sodass Ihr Team die Konversationszeit im Streitfall überprüfen kann.

Ingenieurbüros arbeiten gleichzeitig an mehreren Projekten. Diese Projekte sind komplex und hängen stark vom Kundenfeedback ab. Daher müssen diese Projekte kontinuierlich aktualisiert werden, bis sich der Kunde für die Produktion abmeldet. In OneDesk können Sie das Projekt in einfache Aufgaben aufteilen. Aufgaben heben die Projektmanagementseite von OneDesk hervor und können als Arbeit definiert werden, die eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. In OneDesk können Sie ein Ticket in eine Aufgabe konvertieren oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen. Schauen wir uns als nächstes die Projektmanagementseite von OneDesk an.

Da alle Projekte nach Engineering- und Produktionsstunden abgerechnet werden, müssen die Engineering-Teams ihre Arbeitszeittabellen ausfüllen. Die Projektmanager können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Task-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie eine Arbeitszeittabelle einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit geleistet wurde, wie der aktuelle Status dieses Elements ist, wie viel Prozent abgeschlossen sind usw.

OneDesk-Aufgabenformulare enthalten eine Reihe von Lebenszyklusstatus, die sich aufgrund mehrerer Aktionen ändern. Wenn Ihr Teammitglied beispielsweise den Prozentsatz der Fertigstellung hinzufügt, mit dem Kunden kommuniziert oder auf die Antwort des Kunden wartet, wechselt OneDesk automatisch zwischen den entsprechenden Lebenszyklusstatus. Diese Lebenszyklusstatus sind konfigurierbar. Sie können die vorhandenen Status hinzufügen, umbenennen oder löschen, Farben ändern und sogar Automatisierungen hinzufügen, um redundante Arbeit für Ihre Teammitglieder zu vermeiden. Lebenszyklusstatus helfen Ihren Projektmanagern zu verstehen, welche Aufgaben erledigt sind und welche Schritte sie unternehmen müssen, um die Projekte schnell und rechtzeitig abzuschließen.

Das Entwerfen und Erstellen von HLK-Systemen erfordert mehrere Schritte. Der erste Schritt wäre beispielsweise, den Geltungsbereich einzurichten. Der Geltungsbereich enthält standortbezogene Entwurfsüberlegungen und Empfehlungen. Nach Überprüfung des Umfangs führt der Techniker eine Lastberechnung durch und fährt dann mit dem Entwurf des Systems fort. Sobald der Systementwurf abgeschlossen ist, bereiten die Ingenieure den Entwurf für die Rohrleitungen vor, treffen dann die Auswahl der geeigneten Ausrüstung für das Bauteam und schreiben auch die Steuerungsphilosophie für das Elektrotechnik-Team.

In OneDesk können Sie ein Projekt für solche Programme erstellen und das Projekt in einfache Aufgaben aufteilen. Sie können diese Aufgaben dann Ihren Expertenteammitgliedern oder Abteilungen zuweisen, die am besten qualifiziert sind, um den Prozess zu beschleunigen.

Da die Projektingenieure eng mit dem Elektrotechnik-Team zusammenarbeiten, ist es wichtig, bei jedem Schritt des Projekts zusammenzuarbeiten. Beispielsweise muss der Projektingenieur das Steuerphilosophiedokument an den Elektrotechniker senden, der es dann verwendet, um zu programmieren, wie die Systemkomponenten gesteuert werden. Ebenso kann jeder Schritt die Zusammenarbeit oder Unterstützung eines anderen Teams erfordern. In OneDesk können Sie Konversationen über die Aufgabenformulare durchführen. Dies ermöglicht es Ihnen, mit allen Parteien in Kontakt zu treten und Entscheidungen einseitig zu treffen. Neben der Durchführung von Gesprächen können Sie auch wichtige Ordner an mehrere Personen oder Teams anhängen und an diese senden, damit diese die Anhänge finden und schnell auf ihren Computer herunterladen können.

Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, z. B. für die HLK-Systemsteuerung. Auf diese Weise kann das Elektrotechnik-Team das Projekt einfach jedes Mal klonen, wenn es an ähnlichen Projekten arbeitet. [show them] Auf diese Weise können Sie bei jeder Arbeit an diesen Projekten eine vorhandene Vorlage einrichten. Dies ist besonders nützlich, da Sie die Option haben, die Elemente und Eigenschaften auszuwählen, die Sie vom ursprünglichen Projekt in das Klonprojekt kopieren möchten.

OneDesk bietet Anzeigelayouts und Filter, mit denen Sie den Fortschritt der Projekte und Aufgaben überwachen und verfolgen können.

Gantt-Diagramme bestehen aus horizontalen Balken, die den Zeitplan eines Projekts auf einer horizontalen Zeitachse anzeigen. Jeder Balken stellt eine Aufgabe dar, wobei das linke Ende des Balkens das Startdatum der Aufgabe angibt und das rechte Ende des Balkens das Enddatum der Aufgabe anzeigt. In OneDesk gibt es zwei Arten von Gantt-Diagrammen: das Gantt auf Aufgabenebene (wobei die Balken Aufgaben darstellen) und das Gantt auf Projektebene (wobei die Balken Projekte darstellen). Sie können Aufgaben verknüpfen, um Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, damit Ihre Teammitglieder eine Aufgabe erledigen, bevor sie mit der nächsten beginnen. Sobald die Aufgaben miteinander verknüpft sind, berechnet OneDesk den kritischen Pfad und stellt Ihrem Team die Gesamtprojektlänge zur Verfügung. Sie können auch Datumsbeschränkungen hinzufügen, um zu verhindern, dass eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt geplant wird. Das Gantt-Diagramm zeigt Ihnen auch Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit. Die blauen Balken kennzeichnen Ihre Planung, während der grüne Balken die von Ihrem Team protokollierte tatsächliche Zeit darstellt. Wenn Sie den blauen Balken neben dem grünen Balken haben, können Sie visuell vergleichen, wie gut Sie Ihre Projektstunden geplant haben.

Darüber hinaus können Sie auch die anderen Standardansichten in OneDesk verwenden, um Ihre Aufgaben gemäß Ihren Anforderungen zu verwalten:

In der Baumansicht werden Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie angeordnet.

Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.

Die Statusanzeige ordnet alle Aufgaben nach ihrem Lebenszyklusstatus. Sie können die Aufgabe ziehen und ablegen, um ihren Status zu ändern.

In der Kalenderansicht werden alle Zeitpläne der Aufgaben angezeigt, um Sie über die Fälligkeit einer Aufgabe auf dem Laufenden zu halten.

Das Dashboard organisiert alle Tickets in Form von Grafiken und Kreisdiagrammen. Diese Diagramme können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Sie können die Diagramme für Ihre Berichte und Präsentationen für Ihre Kunden verwenden.

In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zum Verwalten Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Mit Meine Ansichten können Sie Ansichten an Ihre Anforderungen anpassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.

Sie können einen benutzerdefinierten Filter erstellen, um alle Aufgaben anzuzeigen, die dem Document Control-Team zugewiesen sind. Auf diese Weise können Sie alle aktuellen Zeichnungsrevisionen und -dokumentationen überprüfen.

Unabhängig davon, ob Sie Berichte für Ihre Kunden erstellen oder Einblicke in das Management gewähren, können Sie in OneDesk Daten extrahieren und Berichte erstellen, indem Sie vorab erstellte Vorlagen verwenden oder Ihre eigenen anpassen. Diese Berichte können in Excel-Tabellen und PDFs heruntergeladen und per E-Mail an Ihr Team gesendet werden, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Arbeitszeittabellenberichte sind im Engineering-Geschäft von entscheidender Bedeutung. Den Kunden werden Engineering-, Projektmanagement-, Produktions-, Test-, Installations- und Inbetriebnahmezeiten in Rechnung gestellt. Daher ist es wichtig, die Arbeitszeittabellen im Auge zu behalten, um die Projektstunden aufrechtzuerhalten. In einigen Fällen unterzeichnen Ingenieurbüros Verträge mit einer Klausel, die nicht überschritten werden darf, wodurch sie gezwungen sind, ihren Kunden Arbeitszeittabellen und Materialkosten für die Ausrüstung vorzulegen.

Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen. Hierbei handelt es sich um CSV-Dateien, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabelleneigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Artikelname, Priorität, Abrechnungsart und Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Für die interne Berichterstellung können jedoch auch andere wichtige Informationen angezeigt werden, z. B. der Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten. Mit der OneDesk-Arbeitszeittabellenanwendung kann der Administrator beim Erstellen von Berichten tiefer gehen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Empfängers, das ernannte Team und mehr enthalten.

Es ist wichtig, Ihren Kunden genaue Finanzberichte vorzulegen. Mit OneDesk können Sie problemlos Buchhaltungsdienste wie QuickBooks und Freshbooks integrieren und Ihre gesamte Arbeit auf einer Plattform erledigen. Sie können in OneDesk auch ausführlichere Berichte erstellen.

Mit OneDesk können Sie alle Ihre Aufgaben auf einer Plattform erledigen. Die integrierte Integration von OneDesk ermöglicht die Integration in Datei-Hosting-Dienste wie Dropbox und Box oder in sichere Authentifizierungssoftware wie OKTA. Darüber hinaus hilft Ihnen das Zapier-Plugin von OneDesk bei der nahtlosen Integration in über 2000 Anwendungen.

Sie fragen sich vielleicht, wie alle Parteien auf dem Laufenden bleiben können. Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen an die Ticket-Follower gesendet, um Statusänderungen oder Nachrichten zu erhalten, die Sie senden. Ebenso können Ihre Kunden in ihrem Kundenportal nach Updates suchen und zusätzliche Benachrichtigungen mit Workflow Automations einrichten.

OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Anzeige-Layouts verfolgen.

Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für alle ihre Arbeiten einreichen, damit Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Kunden Sie mit bestimmten Anfragen kontaktieren und so die Probleme beseitigen, die mit langen E-Mail-Threads verbunden sind. Darüber hinaus können Kunden mit der OneDesk-Wissensdatenbank auf Self-Service-Artikel zugreifen, wodurch sich Ihre Ticketlast erheblich verringert.