Abschrift:
Ob Bank-, Makler-, Hypotheken-, Versicherungs- oder andere Vermögensverwaltungsunternehmen, Finanzdienstleistungen sind auf dem Weg zur am schnellsten wachsenden Branche. Diese Unternehmen benötigen Software, die ihre Abläufe rationalisiert und nahtlosen Support bietet. Finanzdienstleister benötigen Lösungen, um ihre Kundendaten sicher zu verwalten, ihre Kunden persönlich zu unterstützen, eine Wissensdatenbank zur Beantwortung von Fragen und ein Projektmanagement, um interne Projekte zeitgerecht durchzuführen.
OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne dass Sie mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln müssen. OneDesk macht es Ihnen leicht, proaktiven Support zu leisten, was zu einer besseren Kommunikation und stärkeren Kundenbeziehungen führt. In Bezug auf das Projektmanagement können Sie mit OneDesk Aufgaben erstellen und in Projekten oder Portfolios organisieren, die dann Ihren Teammitgliedern zugewiesen und in mehreren Ansichtslayouts verfolgt werden können.
In diesem Panel können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.
Zum Beispiel haben wir ein Portfolio basierend auf dem Namen der Organisation erstellt, unter dem Portfolio haben wir das Projekt namens Online Banking. Dieses Projekt beinhaltet alle Kundenanfragen rund um das Online-Banking. Wie Sie sehen, haben wir bereits einige Tickets erhalten, z. B. Kontoanfragen, Probleme bei der Online-Scheckeinzahlung und Überweisungsfehler.
Auf diese Weise können Sie die Projekte in Bezug auf ihre jeweiligen Portfolios organisieren. Sie können dann den Fortschritt der Projekte in diesem spezifischen Portfolio verfolgen.
In jedem dieser Projekte können Sie die Kundensupportanfrage und die geplanten Aufgaben mithilfe der Anwendungen Tickets und Aufgaben anzeigen.
Da sich Finanzdienstleistungen auf digitale Plattformen verlagern, kommunizieren Kunden ihre Bedürfnisse eher über Online-Kanäle. Unabhängig davon, ob Ihre Kunden per E-Mail, Live-Chat oder Webformularen mit Ihnen in Kontakt treten möchten, erfasst OneDesk Support-Tickets aus allen Kanälen in einer einzigen einheitlichen Ansicht. Tickets können auf verschiedene Weise erfasst werden.
Die erste Möglichkeit besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Kunde eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle wichtigen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Anfrage über die Live-Chat-Anwendung zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, die die Kommunikation mit Ihren Kunden in Echtzeit fördert. Das Aussehen der App ist konfigurierbar – Sie können das Chat-Fenster mit Ihrem Logo, Ihrem Firmenfarbschema anpassen und einen BOT-Avatar hinzufügen. Sobald der Kunde Ihnen per Live-Chat eine Nachricht sendet, können Ihre Teammitglieder dies in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Dabei verknüpft OneDesk Ticket und Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus einsehen kann.
Jedes Mal, wenn ein Kunde eine E-Mail-Anfrage sendet, erstellt OneDesk automatisch einen Kundendatensatz und kategorisiert den Anfragenden des Tickets nach seiner Organisation. Alternativ können Ihre Kunden Sie über Webformulare kontaktieren, die alle Informationen erfassen und Tickets auf Ihrem Dashboard generieren.
Ihre Kunden können auf Ihr Portal zugreifen, um Fragen zu Standardverfahren zu stellen. Das können Fragen zur Eröffnung oder Schließung eines Bankkontos sein oder zu Kreditbewilligungen, die Ihnen dann über Webformulare übermittelt werden können.
Nach dem Absenden können Ihre Kunden mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und ihre Tickets überprüfen. Um die Vertraulichkeit dieser Informationen zu wahren, können Sie von Ihren Kunden verlangen, dass sie sich beim Portal anmelden, um den Fortschritt ihrer Support-Tickets zu verfolgen. Darüber hinaus können Sie steuern, was Ihre Kunden sehen können, und rollenbasierten Zugriff gewähren, um vertrauliche Informationen zu verarbeiten. Sie können auch Anzeigeoptionen für Kunden aktivieren, um Tickets nach Ticketanforderungstyp, dem Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.
Webforms kann alle notwendigen Informationen von Ihren Kunden erfassen und Tickets auf Ihrem Dashboard generieren. Sie können auch benutzerdefinierte Workflows erstellen, die mit diesen Formularen beginnen.
Das Standard-Webformular sieht so aus. Klicken Sie hier, um dieses Webformular anzupassen. Sie können bestimmte Felder nach Bedarf festlegen, vorhandene Felder umbenennen und zusätzliche Felder hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Felder.
Sie können beispielsweise ein Webformular für Kunden erstellen, die möglicherweise Fragen zu Ihren Anlageprogrammen haben. Sie können zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Investmentprogramme” auswählen. Sie können dann die Standard- oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Lösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch als erforderlich konfigurieren, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.
Sobald Ihr Kunde das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie in Ihrer Ticketanwendung in OneDesk ein Ticket.
Mit dem Ticket können Sie die im Webformular ausgefüllten Daten einsehen. Dieses Ticket können Sie dann einer bestimmten Person, einem Team oder einer Abteilung zuordnen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams durch die Automatisierung des Prozesses eliminieren.
OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und alle manuellen Eingriffe eliminieren, um Tickets an das entsprechende Team oder Projekt weiterzuleiten. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Kunden automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr.
Viele Finanzdienstleistungsunternehmen verwenden die Workflow-Automatisierungen von OneDesk, um automatische Zuweisungen einzurichten, um die Effizienz zu maximieren. Navigieren Sie dazu zu Ihren Administrationseinstellungen und klicken Sie auf den Ticket-Reiter.
Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten.[show how to make it and mention that you will assign it by round-robin] . Wenn ein potenzieller Kunde beispielsweise eine Anfrage zu Small Business Loans stellt, können Sie dieses Ticket an Ihre Kreditabteilung weiterleiten und jedes Mal zwischen den Benutzern wechseln, wenn ein neues Ticket erstellt wird. Eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden den besten Service zu bieten.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Effizienz zu steigern, besteht darin, Ihre Kunden mithilfe von Automatisierung über die Aktualisierungen ihrer angeforderten Tickets zu benachrichtigen. Dadurch bleiben die Kunden auf dem Laufenden und müssen keine E-Mails senden, um sich nach dem Ticketstatus zu erkundigen.
Wir bei OneDesk wissen, dass Kommunikation die Beziehungen zu Ihren Kunden stärkt. Daher ist es notwendig, E-Mails zu verfolgen und Ihren Kunden den 24/7-Support zu bieten, den sie benötigen.
Wenn Kunden ihr Ticket weiterverfolgen möchten, können sie entweder per E-Mail antworten oder direkt über das Portal Konversationen erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.
Ihre Teammitglieder können auf diese bestehende Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder zu erstellen. Interne Konversationen werden für Ihre Kunden ausgeblendet, da sie als “Interne Antwort” angezeigt werden. Dies ist in einer Finanzdienstleistungsumgebung nützlich, da die Zusammenarbeit eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung spielt.
Darüber hinaus können Kunden auch über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk ein Engagement initiieren. Der Live-Chat ermöglicht Ihren Kunden das Versenden von Anhängen und das Führen von Gesprächen in Echtzeit. Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme sofort von Ihren Teammitgliedern gelöst werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk das Gespräch mit einem Zeitstempel, was Ihrem Team hilft, die Gesprächszeit im Streitfall zu überprüfen.
Finanzorganisationen arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig. Einige dieser Projekte sind aufwendig und müssen in einfache Aufgaben zerlegt werden. Aufgaben heben die Projektmanagementseite von OneDesk hervor und können als Arbeit definiert werden, die eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. In OneDesk können Sie ein Ticket in eine Aufgabe umwandeln oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen. Werfen wir als Nächstes einen Blick auf die Projektmanagementseite von OneDesk.
Ihre Teammitglieder können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der Fertigstellung der zugewiesenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Aufgaben-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie einen Stundenzettel einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit erledigt wurde, den aktuellen Status dieses Elements, den Prozentsatz der Fertigstellung usw.
Um sich für Kleinkredite zu qualifizieren, muss der Kreditnehmer dem Finanzinstitut alle erforderlichen Unterlagen vorlegen. Diese Dokumente werden dann gemäß der von der Bank bereitgestellten Checkliste freigegeben. Diese Checkliste der erforderlichen Dokumente wird auch zu Projekten für das Finanzinstitut, da Kreditsachbearbeiter die Dokumente analysieren und Berichte für die Kunden erstellen. In OneDesk können Sie ein Projekt für solche Programme erstellen und das Projekt in einfache Aufgaben zerlegen. Sie können diese Aufgaben dann Ihren Expertenteammitgliedern oder Abteilungen zuweisen, die am besten qualifiziert sind, um den Prozess zu beschleunigen.
Um den Kreditantrag schnell zu genehmigen, müssen Finanzorganisationen mit mehreren Teams und Abteilungen zusammenarbeiten. Beispielsweise muss sich der Kreditsachbearbeiter möglicherweise an die Kreditüberwachungsabteilung wenden, die dann die geschäftliche Kreditauskunft des Kunden erstellt. Ebenso kann jeder Schritt die Zusammenarbeit oder die Unterstützung eines anderen Teams erfordern. In OneDesk können Sie Konversationen aus den Aufgabenformularen heraus führen. Dies ermöglicht Ihnen, mit allen Parteien in Kontakt zu treten und Entscheidungen einseitig zu treffen. Sie können nicht nur Gespräche führen, sondern auch wichtige Ordner anhängen und an mehrere Personen oder Teams senden, sodass diese die Anhänge finden und schnell auf ihre Computer herunterladen können.
Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie zu verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, z.
Klonen Sie das Projekt einfach jedes Mal, wenn Sie an einem ähnlichen Projekt arbeiten. Auf diese Weise können Sie jedes Mal, wenn Sie an diesen wiederkehrenden Projekten arbeiten, eine vorhandene Vorlage verwenden. Dies ist besonders nützlich, da Sie die Möglichkeit haben, die Elemente und Eigenschaften auszuwählen, die Sie aus dem Originalprojekt in das Klonprojekt kopieren möchten.
Sie können die standardmäßigen oder benutzerdefinierten Anzeigeoptionen verwenden, um den Fortschritt dieser Aufgaben zu überwachen. Die Standardansichtslayouts in OneDesk sind wie folgt:
Die Baumansicht ordnet Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie an.
Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.
Das Gantt-Diagramm zeigt Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit und ermöglicht es Ihnen, Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, damit Ihre Teammitglieder eine Aufgabe beenden, bevor sie mit der nächsten beginnen.
Das Statusboard ordnet alle Aufgaben nach ihrem Lebenszyklusstatus. Sie können die Aufgabe per Drag & Drop verschieben, um ihren Status zu ändern.
Die Kalenderansicht zeigt alle Zeitpläne der Aufgaben an, um Sie auf dem Laufenden zu halten, wenn eine Aufgabe fällig ist.
Das Dashboard organisiert alle Tickets in Form von Grafiken und Tortendiagrammen. Diese Diagramme können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Sie können die Diagramme für Ihre Berichte und Präsentationen für Ihre Kunden verwenden.
In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Meine Ansichten ermöglichen es Ihnen, Ansichten Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.
Egal, ob Sie ein Banker, Berater, Makler, Versicherer oder ein anderer Finanzfachmann sind, Sie können in OneDesk Daten extrahieren und Berichte erstellen, indem Sie vorgefertigte Vorlagen verwenden oder Ihre eigenen anpassen. Diese Berichte können in Excel-Tabellen und PDFs heruntergeladen und per E-Mail an Ihr Team gesendet werden, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Zeiterfassungsberichte sind besonders nützlich, wenn Sie an komplexen Projekten arbeiten. Dies liegt daran, dass Sie sich ein Bild davon machen können, wie die Projektzeit für verschiedene Aufgabentypen verwendet wurde und ob dieser Zeitaufwand gerechtfertigt war. Als Ergebnis können Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um Ihre Projektplanungsfähigkeiten zu verbessern und Ihre Projektabrechnungsstunden besser zu verwalten.
Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen, bei denen es sich um CSV-Dateien handelt, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabellen-Eigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Elementname, Priorität, Abrechnungsart, Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Andere kritische Informationen, wie zum Beispiel der abgeschlossene Prozentsatz, können jedoch für das interne Reporting angezeigt werden. Die OneDesk Timesheet-Anwendung ermöglicht es dem Administrator, beim Erstellen von Berichten tiefer einzusteigen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Beauftragten, das ernannte Team und mehr enthalten.
Es ist wichtig, Ihren Kunden genaue Finanzberichte vorzulegen. Mit OneDesk können Sie problemlos Buchhaltungsdienste wie QuickBooks und Freshbooks integrieren und Ihre gesamte Arbeit auf einer Plattform erledigen. Darüber hinaus können Sie auch andere Anwendungen integrieren. OneDesk verfügt über integrierte Integrationen, die eine nahtlose Integration mit anderen Diensten ermöglichen. Sie können auch die über 2000 von Zappier unterstützten Anwendungen integrieren.
Sie können in OneDesk auch ausführlichere Berichte erstellen.
Sie fragen sich vielleicht, wie alle Parteien auf dem Laufenden bleiben können. Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen für jede Statusänderung oder Nachricht, die Sie senden, an die Ticket-Follower gesendet. Ebenso können Ihre Kunden in ihrem Kundenportal nach Updates suchen und zusätzliche Benachrichtigungen mit Workflow-Automatisierungen einrichten.
OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Ansichtslayouts verfolgen.
Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für ihre gesamte Arbeit einreichen, sodass Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk auch dabei, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Kunden Sie mit spezifischen Anfragen kontaktieren, wodurch die Probleme mit langen E-Mail-Threads vermieden werden. Darüber hinaus können Kunden mit der Wissensdatenbank von OneDesk auf Self-Service-Artikel zugreifen und Ihre Ticketbelastung erheblich reduzieren.