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Ob Bank-, Makler-, Hypotheken-, Versicherungs- oder andere Vermögensverwaltungsunternehmen – Finanzdienstleistungen sind auf dem Vormarsch, um die am schnellsten wachsende Branche zu werden. Diese Organisationen benötigen Software, die ihre Abläufe rationalisieren und nahtlosen Support bieten kann. Finanzdienstleister benötigen Lösungen, um ihre Kundendaten sicher zu verwalten, ihren Kunden persönlichen Support zu bieten, eine Wissensbasis zur Beantwortung von Fragen und ein Projektmanagement, um interne Projekte rechtzeitig zu liefern.

OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln zu müssen. Mit OneDesk können Sie auf einfache Weise proaktiven Support leisten, was zu einer besseren Kommunikation und einer stärkeren Kundenbeziehung führt. In Bezug auf das Projektmanagement können Sie mit OneDesk Aufgaben erstellen und in Projekten oder Portfolios organisieren, die dann Ihren Teammitgliedern zugewiesen und in mehreren Anzeige-Layouts verfolgt werden können.

In diesem Bereich können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.

Zum Beispiel haben wir ein Portfolio basierend auf dem Namen der Organisation erstellt. Unter dem Portfolio befindet sich das Projekt Online Banking. Dieses Projekt enthält alle Kundenanfragen zum Online-Banking. Wie Sie sehen können, haben wir bereits einige Tickets erhalten, z. B. Kontoanfragen, Probleme mit Online-Scheckeinzahlungen und Fehler bei der Geldüberweisung.

Auf diese Weise können Sie die Projekte organisieren, die sich auf die jeweiligen Portfolios beziehen. Sie können dann überwachen, wie die Projekte in diesem bestimmten Portfolio fortschreiten.

In jedem dieser Projekte können Sie die Client-Support-Anfrage und die geplanten Aufgaben mithilfe der Tickets- und Aufgabenanwendungen anzeigen.

Mit der Verlagerung von Finanzdienstleistungen auf digitale Plattformen kommunizieren Kunden ihre Bedürfnisse eher über Online-Kanäle. Unabhängig davon, ob Ihre Kunden sich per E-Mail, Live-Chat oder Webformularen mit Ihnen in Verbindung setzen möchten, erfasst OneDesk Support-Tickets aus allen Kanälen in einer einzigen einheitlichen Ansicht. Tickets können auf verschiedene Arten erfasst werden.

Der erste Weg besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Kunde eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle kritischen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Anfrage über die Live-Chat-Anwendung zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, die die Kommunikation mit Ihren Kunden in Echtzeit fördert. Die App ist in ihrem Aussehen konfigurierbar. Sie können das Chat-Fenster mit Ihrem Logo und dem Farbschema des Unternehmens anpassen und einen BOT-Avatar hinzufügen. Sobald der Client Sie per Live-Chat benachrichtigt, können Ihre Teammitglieder dies in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Auf diese Weise verknüpft OneDesk das Ticket und die Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus anzeigen kann.

Jedes Mal, wenn ein Kunde eine E-Mail-Anfrage sendet, erstellt OneDesk automatisch einen Kundendatensatz und kategorisiert den Anforderer des Tickets nach seiner Organisation. Alternativ können Ihre Kunden Sie über Webformulare kontaktieren, die alle Informationen erfassen und Tickets in Ihrem Dashboard generieren.

Ihre Kunden können auf Ihr Portal zugreifen, um Fragen zu Standardverfahren zu stellen. Bei diesen Fragen kann es sich um die Eröffnung oder Schließung eines Bankkontos oder um Kreditgenehmigungen handeln, die Ihnen dann über Webformulare übermittelt werden können.

Nach der Übermittlung können Ihre Kunden mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und deren Tickets überprüfen. Um die Vertraulichkeit dieser Informationen zu gewährleisten, können Sie von Ihren Kunden verlangen, dass sie sich beim Portal anmelden, um den Fortschritt ihrer Support-Tickets zu verfolgen. Darüber hinaus können Sie steuern, was Ihre Kunden sehen können, und einen rollenbasierten Zugriff für den Umgang mit vertraulichen Informationen bereitstellen. Sie können auch Anzeigeoptionen für Clients aktivieren, um Tickets nach Ticketanforderungstyp, Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.

Webforms können alle erforderlichen Informationen von Ihren Kunden erfassen und Tickets in Ihrem Dashboard generieren. Sie können auch benutzerdefinierte Workflows erstellen, die mit diesen Formularen beginnen.

Das Standard-Webformular sieht folgendermaßen aus. Klicken Sie hier, um dieses Webformular anzupassen. Sie können bestimmte Felder nach Bedarf festlegen, vorhandene Felder umbenennen und zusätzliche Felder hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Felder.

Sie können beispielsweise ein Webformular für Kunden erstellen, die Fragen zu Ihren Anlageprogrammen haben. Sie können zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Investitionsprogramme” auswählen. Anschließend können Sie die Standardfelder oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Auflösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch so konfigurieren, dass sie erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.

Sobald Ihr Kunde das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie in Ihrer Ticketanwendung in OneDesk ein Ticket.

Mit dem Ticket können Sie die Details anzeigen, die auf dem Webformular ausgefüllt wurden. Sie können dieses Ticket dann einer bestimmten Person, einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung zuweisen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams vermeiden, indem Sie den Prozess automatisieren.

OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und manuelle Eingriffe zum Weiterleiten von Tickets an das entsprechende Team oder Projekt eliminieren. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Kunden automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr.

Viele Finanzdienstleistungsunternehmen verwenden die Workflow-Automatisierung von OneDesk, um automatische Zuweisungen einzurichten, um die Effizienz zu maximieren. Sie können dazu zu Ihren Administrationseinstellungen navigieren und auf die Registerkarte Ticket klicken.

Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten.[show how to make it and mention that you will assign it by round-robin] . Wenn ein potenzieller Kunde beispielsweise eine Anfrage zu Darlehen für kleine Unternehmen einreicht, können Sie dieses Ticket an Ihre Abteilung für Darlehensvorgänge weiterleiten und bei jeder Erstellung eines neuen Tickets zwischen Benutzern wechseln. Eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden den besten Service zu bieten.

Eine andere Möglichkeit, Ihre Effizienz zu steigern, besteht darin, Ihre Kunden mithilfe der Automatisierung über die Aktualisierungen ihrer angeforderten Tickets zu informieren. Dadurch bleibt der Kunde auf dem Laufenden und es ist nicht mehr erforderlich, E-Mails zu senden, um den Ticketstatus abzufragen.

Wir bei OneDesk wissen, dass die Kommunikation die Beziehungen zu Ihren Kunden stärkt. Daher ist es notwendig, E-Mails zu verfolgen und Ihren Kunden den 24/7-Support zu bieten, den sie benötigen.

Wenn Kunden ihr Ticket nachverfolgen möchten, können sie entweder per E-Mail antworten oder Gespräche direkt über das Portal erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.

Ihre Teammitglieder können auf diese vorhandene Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren, oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder erstellen. Interne Konversationen sind für Ihre Kunden verborgen, da sie als “Interne Antwort” angezeigt werden. Dies ist in einer Finanzdienstleistungsumgebung nützlich, da die Zusammenarbeit eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung spielt.

Darüber hinaus können Kunden über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk ein Engagement initiieren. Mit dem Live-Chat können Ihre Kunden Anhänge senden und Gespräche in Echtzeit führen. Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme von Ihren Teammitgliedern sofort gelöst werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk die Konversation mit Zeitstempeln ab, sodass Ihr Team die Konversationszeit im Streitfall überprüfen kann.

Finanzorganisationen arbeiten gleichzeitig an mehreren Projekten. Einige dieser Projekte sind aufwendig und müssen in einfache Aufgaben unterteilt werden. Aufgaben heben die Projektmanagementseite von OneDesk hervor und können als Arbeit definiert werden, die eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. In OneDesk können Sie ein Ticket in eine Aufgabe konvertieren oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen. Schauen wir uns als nächstes die Projektmanagementseite von OneDesk an.

Ihre Teammitglieder können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Task-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie eine Arbeitszeittabelle einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit geleistet wurde, wie der aktuelle Status dieses Elements ist, wie viel Prozent abgeschlossen sind usw.

Um sich für Kredite für kleine Unternehmen zu qualifizieren, muss der Kreditnehmer dem Finanzinstitut alle erforderlichen Unterlagen vorlegen. Diese Dokumente werden dann gemäß der von der Bank bereitgestellten Checkliste genehmigt. Diese Checkliste der erforderlichen Dokumente wird auch zu Projekten für das Finanzinstitut, da die Kreditsachbearbeiter die Dokumente analysieren und Berichte für die Kunden erstellen. In OneDesk können Sie ein Projekt für solche Programme erstellen und das Projekt in einfache Aufgaben aufteilen. Sie können diese Aufgaben dann Ihren Expertenteammitgliedern oder Abteilungen zuweisen, die am besten qualifiziert sind, um den Prozess zu beschleunigen.

Um den Kreditantrag schnell zu genehmigen, müssen Finanzorganisationen mit mehreren Teams und Abteilungen zusammenarbeiten. Beispielsweise muss sich der Kreditsachbearbeiter möglicherweise an die Kreditüberwachungsabteilung wenden, die dann die Geschäftskreditauskunft des Kunden erstellt. Ebenso kann jeder Schritt die Zusammenarbeit oder Unterstützung eines anderen Teams erfordern. In OneDesk können Sie Konversationen über die Aufgabenformulare durchführen. Dies ermöglicht es Ihnen, mit allen Parteien in Kontakt zu treten und Entscheidungen einseitig zu treffen. Neben der Durchführung von Gesprächen können Sie auch wichtige Ordner an mehrere Personen oder Teams anhängen und an diese senden, damit diese die Anhänge finden und schnell auf ihren Computer herunterladen können.

Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, z. B. für den Hypothekengenehmigungsprozess oder für Darlehen für Lebensversicherungspolicen.

Klonen Sie das Projekt einfach jedes Mal, wenn Sie an einem ähnlichen Projekt arbeiten. Auf diese Weise können Sie jedes Mal, wenn Sie an diesen wiederkehrenden Projekten arbeiten, eine vorhandene Vorlage einrichten. Dies ist besonders nützlich, da Sie die Option haben, die Elemente und Eigenschaften auszuwählen, die Sie vom ursprünglichen Projekt in das Klonprojekt kopieren möchten.

Sie können die Standard- oder benutzerdefinierten Anzeigeoptionen verwenden, um den Fortschritt dieser Aufgaben zu überwachen. Die Standardanzeige-Layouts in OneDesk lauten wie folgt:

In der Baumansicht werden Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie angeordnet.

Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.

Das Gantt-Diagramm zeigt Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit und ermöglicht es Ihnen, Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, um Ihre Teammitglieder dazu zu bringen, eine Aufgabe zu erledigen, bevor Sie mit der nächsten beginnen.

Die Statusanzeige ordnet alle Aufgaben nach ihrem Lebenszyklusstatus. Sie können die Aufgabe ziehen und ablegen, um ihren Status zu ändern.

In der Kalenderansicht werden alle Zeitpläne der Aufgaben angezeigt, um Sie über die Fälligkeit einer Aufgabe auf dem Laufenden zu halten.

Das Dashboard organisiert alle Tickets in Form von Grafiken und Kreisdiagrammen. Diese Diagramme können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Sie können die Diagramme für Ihre Berichte und Präsentationen für Ihre Kunden verwenden.

In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Mit Meine Ansichten können Sie Ansichten an Ihre Anforderungen anpassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.

Unabhängig davon, ob Sie Banker, Berater, Makler, Versicherer oder ein anderer Finanzfachmann sind, können Sie in OneDesk Daten extrahieren und Berichte erstellen, indem Sie vorgefertigte Vorlagen verwenden oder Ihre eigenen anpassen. Diese Berichte können in Excel-Tabellen und PDFs heruntergeladen und per E-Mail an Ihr Team gesendet werden, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Arbeitszeittabellenberichte sind besonders nützlich, wenn Sie an komplexen Projekten arbeiten. Dies liegt daran, dass Sie sich ein Bild davon machen können, wie die Projektzeit für verschiedene Aufgabentypen verwendet wurde und ob es gerechtfertigt war, diese Zeit zu verbringen. Infolgedessen können Sie die erforderlichen Schritte unternehmen, um Ihre Projektplanungsfähigkeiten zu verbessern und Ihre Projektabrechnungsstunden besser zu verwalten.

Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen. Hierbei handelt es sich um CSV-Dateien, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabelleneigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Artikelname, Priorität, Abrechnungsart und Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Für die interne Berichterstellung können jedoch auch andere wichtige Informationen angezeigt werden, z. B. der Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten. Mit der OneDesk-Arbeitszeittabellenanwendung kann der Administrator beim Erstellen von Berichten tiefer gehen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Empfängers, das ernannte Team und mehr enthalten.

Es ist wichtig, Ihren Kunden genaue Finanzberichte vorzulegen. Mit OneDesk können Sie problemlos Buchhaltungsdienste wie QuickBooks und Freshbooks integrieren und Ihre gesamte Arbeit auf einer Plattform erledigen. Darüber hinaus können Sie auch in andere Anwendungen integrieren. OneDesk verfügt über integrierte Integrationen, mit denen Sie sich nahtlos in andere Dienste integrieren können. Sie können auch in die über 2000 von Zappier unterstützten Anwendungen integrieren.

Sie können in OneDesk auch ausführlichere Berichte erstellen.

Sie fragen sich vielleicht, wie alle Parteien auf dem Laufenden bleiben können. Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen an die Ticket-Follower gesendet, um Statusänderungen oder Nachrichten zu erhalten, die Sie senden. Ebenso können Ihre Kunden in ihrem Kundenportal nach Updates suchen und zusätzliche Benachrichtigungen mit Workflow Automations einrichten.

OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Anzeige-Layouts verfolgen.

Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für alle ihre Arbeiten einreichen, damit Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Kunden Sie mit bestimmten Anfragen kontaktieren und so die Probleme beseitigen, die mit langen E-Mail-Threads verbunden sind. Darüber hinaus können Kunden mit der OneDesk-Wissensdatenbank auf Self-Service-Artikel zugreifen und Ihre Ticketlast erheblich reduzieren.