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Gemeinnützige Organisationen funktionieren wie jedes andere Unternehmen, auch wenn Gewinn nicht das Hauptziel ist. Mit begrenzten Ressourcen und Finanzmitteln von Regierung, Mitgliedern und Spendern haben gemeinnützige Organisationen Schwierigkeiten, in Software und Tools zu investieren, die ihren Workflow verändern könnten. Dies macht es schwierig, die geeignete Software auszuwählen, die die Arbeitsbelastung verringern könnte. Diese Organisationen benötigen Lösungen für das Stakeholder-Management, eine Wissensbasis zur Beantwortung von Fragen und Projektmanagement zur Planung von Spendenaktionen oder Freiwilligenprogrammen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, vielseitige Software mit vielseitigen Funktionen auszuwählen, die auf eine oder mehrere Funktionen abzielen können.

OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln zu müssen. OneDesk bietet eine schlüsselfertige Lösung für gemeinnützige Organisationen, mit der Anfragen von Stakeholdern automatisch erfasst und rechtzeitig beantwortet werden können. Wenn diese Anforderungen zusätzliche Arbeit erfordern, können Aufgaben Ihren Teams zugewiesen und innerhalb der Projektstunden erledigt werden.

In diesem Bereich können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.

Auf diese Weise können Sie die Projekte organisieren, die sich auf die jeweiligen Portfolios beziehen. Sie können dann überwachen, wie die Projekte in diesem bestimmten Portfolio fortschreiten.
In jedem dieser Projekte können Sie die Stakeholder-Anfragen und geplanten Aufgaben mithilfe der Tickets- und Aufgabenanwendungen anzeigen.

Mit der Ticketanwendung können Sie Support-Tickets verfolgen und verwalten, die aufgrund von Stakeholder-Anfragen eingehen. Diese Anfragen können auf verschiedene Arten eingereicht werden.

Der erste Weg besteht darin, die Anfrage über die Live-Chat-Anwendung auf Ihrer Website zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung zur Förderung der Stakeholder-Kommunikation. Sie können die App anpassen, indem Sie Ihre Firmenfarben, Ihr Logo und den BOT-Avatar hinzufügen. Sobald der Spender Sie per Live-Chat benachrichtigt hat, können Ihre Teammitglieder dies in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Auf diese Weise verknüpft OneDesk das Ticket und die Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus anzeigen kann.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Stakeholder eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle kritischen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.

Jedes Mal, wenn ein Stakeholder oder Spender eine E-Mail-Anfrage sendet, erstellt OneDesk automatisch einen Kundendatensatz und kategorisiert den Anforderer des Tickets nach seiner Organisation. Alternativ können Ihre Spender, Freiwilligen oder Mitwirkenden Tickets auch über die von OneDesk bereitgestellte Kundenportalfunktion einreichen.

Über dieses Portal können Ihre Stakeholder Tickets an Sie senden, mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und deren Tickets überprüfen. Sie können Anzeigeoptionen für potenzielle und vorhandene Spender oder andere Endbenutzer aktivieren, um Tickets nach Ticketanforderungstyp, Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.

Sie können anpassbare Webformulare einrichten, die Ihre Stakeholder ausfüllen können, wodurch Tickets in Ihrem Dashboard generiert werden. Bei diesen Formularen müssen die Stakeholder möglicherweise Informationen bereitstellen, die Sie zur Lösung des Problems benötigen. Sie können auch benutzerdefinierte Workflows erstellen, die mit diesen Formularen beginnen.

Das Standard-Webformular sieht folgendermaßen aus. Klicken Sie hier, um dieses Webformular anzupassen. Sie können bestimmte Felder nach Bedarf festlegen, vorhandene Felder umbenennen und zusätzliche Felder hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Felder.

Sie können beispielsweise ein Webformular für potenzielle Spender erstellen, die Fragen zu Ihren Spendenprogrammen haben. Sie können zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Spendenprogramme” auswählen. Anschließend können Sie die Standardfelder oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Auflösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch so konfigurieren, dass sie erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.

Sobald Ihr Spender das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie ein Ticket in Ihrer Ticketanwendung in OneDesk.

Mit dem Ticket können Sie die Details anzeigen, die auf dem Webformular ausgefüllt wurden. Sie können dieses Ticket dann einer bestimmten Person, einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung zuweisen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams vermeiden, indem Sie den Prozess automatisieren.

Oft verfolgen gemeinnützige Organisationen die Anfragen ihrer Stakeholder, indem sie diese Daten in Excel-Tabellen formatieren. Sie können Ihre Excel-Datei in eine CSV-Datei konvertieren und in Ihr OneDesk-Konto importieren.

OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und manuelle Eingriffe zum Weiterleiten von Tickets an das entsprechende Team eliminieren. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Endbenutzern automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr.

Viele gemeinnützige Organisationen verwenden die Workflow-Automatisierung von OneDesk, um automatische Zuweisungen einzurichten, um die Effizienz zu maximieren. Sie können dazu zu Ihren Administrationseinstellungen navigieren und auf die Registerkarte Ticket klicken.

Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. Wählen Sie den Benutzer oder die Teams aus, die Sie für den jeweiligen Ticket-Typ festlegen möchten. Auf diese Weise wechselt die Zuordnung jedes Mal zwischen den Benutzern, wenn ein neues Ticket erstellt wird. Auf diese Weise kann Ihr Team die Arbeitslast effizienter verwalten. Durch eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation können Sie Ihren Stakeholdern den besten Service bieten.

Eine andere Möglichkeit, Ihre Effizienz zu steigern, besteht darin, mithilfe einer Automatisierung auf Tickets Ihrer Stakeholder zu reagieren. Sie können dies tun, indem Sie einfach eine automatische Antwort erstellen, die von Ihrem BOT generiert wird. Dadurch wird der Anforderer darüber informiert, dass an Ihrem Ende ein Ticket erstellt wurde und von Ihrem Team bearbeitet wird.

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der Stakeholder-Beziehungen. Daher ist es notwendig, alle E-Mails von Mitgliedern, Spendern oder Freiwilligen zu verfolgen.

Wenn ein Stakeholder sein Ticket nachverfolgen möchte, kann er entweder per E-Mail antworten oder Gespräche direkt über das Portal erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.

Ihre Teammitglieder können auf diese vorhandene Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren, oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder erstellen. Interne Konversationen sind für Endbenutzer nicht sichtbar, da sie als “Interne Antwort” angezeigt werden. Dies ist nützlich, da es Teammitgliedern ermöglicht, das Ticket durch gemeinsame Anstrengungen zu lösen und den Stakeholdern genauere Informationen bereitzustellen.

Darüber hinaus können Stakeholder über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk ein Engagement initiieren. Mit dem Live-Chat können Ihre Stakeholder Anhänge senden und Gespräche in Echtzeit führen. Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme von Ihren Teammitgliedern sofort gelöst werden. Darüber hinaus stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk die Konversation mit einem Zeitstempel ab, sodass Ihr Team die Konversationszeit im Streitfall überprüfen kann.

Tickets erfordern sofortiges Handeln und können schnell gelöst werden. Wenn ein Ticket jedoch zu einem zweistufigen Job wird, der zusätzliche Arbeit oder Planung erfordert, wird es zu einer Aufgabe. Sie können diese Tickets in eine Aufgabe konvertieren oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen. Als nächstes werfen wir einen Blick auf die Projektmanagementseite von OneDesk.

Ihre Teammitglieder können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Task-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie eine Arbeitszeittabelle einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit geleistet wurde, wie der aktuelle Status dieses Elements ist, wie viel Prozent abgeschlossen sind usw.

Sie können beispielsweise ein großes Projekt aufteilen, indem Sie eine Spendenaktion in einfache Aufgaben planen, indem Sie sie Ihren Teammitgliedern basierend auf ihrem Fachwissen zuweisen. Sie können auch einen Planungsplan für eine bestimmte Aufgabe erstellen, um Ihre Projektstunden zu verwalten.

Wir verstehen, dass die Planung von Spendenaktionen und das Schreiben des Event-Rollouts eine Zusammenarbeit erfordert. In diesem Fall können Sie Gespräche über das Aufgabenformular führen. Durch die Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern können Sie eine höhere Arbeitsqualität erzielen und alle Details abdecken, die mit der Planung von Veranstaltungen verbunden sind. Sie können wichtige Ordner auch an mehrere Personen oder Teams anhängen und an diese senden, damit diese die Anhänge schnell finden und auf ihre Computer herunterladen können.

Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, z. B. Ihre Jahresberichte oder Newsletter. Klonen Sie das Projekt einfach jedes Mal, wenn Sie an einem ähnlichen Projekt arbeiten.

Sie können die Standard- oder benutzerdefinierten Anzeigeoptionen verwenden, um den Fortschritt dieser Aufgaben zu überwachen. Die Standardanzeige-Layouts in OneDesk lauten wie folgt:

In der Baumansicht werden Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie angeordnet.

Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.

Das Gantt-Diagramm zeigt Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit und ermöglicht es Ihnen, Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, um Ihre Teammitglieder dazu zu bringen, eine Aufgabe zu erledigen, bevor Sie mit der nächsten beginnen.

Die Statusanzeige ordnet alle Aufgaben nach ihrem Lebenszyklusstatus. Sie können die Aufgabe ziehen und ablegen, um ihren Status zu ändern.

In der Kalenderansicht werden alle Zeitpläne der Aufgaben angezeigt, um Sie über die Fälligkeit einer Aufgabe auf dem Laufenden zu halten.

Das Dashboard organisiert alle Tickets in Form von Grafiken und Kreisdiagrammen. Diese Diagramme können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Sie können die Diagramme für Ihren Jahresbericht, Newsletter oder jeden Bericht für Ihre Stakeholder verwenden.

In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Mit Meine Ansichten können Sie Ansichten an Ihre Anforderungen anpassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.

Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen. Hierbei handelt es sich um CSV-Dateien, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabelleneigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Artikelname, Priorität, Abrechnungsart und Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Für die interne Berichterstellung können jedoch auch andere wichtige Informationen angezeigt werden, z. B. der Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten. Mit der OneDesk-Arbeitszeittabellenanwendung kann der Administrator beim Erstellen von Berichten tiefer gehen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Empfängers, das ernannte Team und mehr enthalten.

Sie können in OneDesk auch ausführlichere Berichte erstellen.

Sie fragen sich vielleicht, wie alle Parteien auf dem Laufenden bleiben können. Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen an die Ticket-Follower gesendet, um Statusänderungen oder Nachrichten zu erhalten, die Sie senden. Ebenso können Ihre Stakeholder in ihrem Kundenportal nach Updates suchen und zusätzliche Benachrichtigungen mit Workflow-Automatisierungen einrichten.

Darüber hinaus finden Sie hier Integrationen mit anderen Diensten.

Mit OneDesk können Sie alle Ihre Arbeiten auf einer Plattform ausführen. Sie können problemlos in Buchhaltungssoftware wie QuickBooks integrieren und Ihre Finanzberichte erstellen, ohne sich von Ihrem OneDesk-Konto abzumelden. Darüber hinaus können Sie auch in andere Anwendungen integrieren. OneDesk verfügt über integrierte Integrationen, mit denen Sie sich nahtlos in andere Dienste integrieren können. Sie können auch in die über 2000 von Zapier unterstützten Anwendungen integrieren.

OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Anzeige-Layouts verfolgen.

Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für alle ihre Arbeiten einreichen, damit Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk, Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Mitglieder, Spender, Freiwilligen und Mitwirkenden Sie mit spezifischen Anfragen kontaktieren, um die Probleme zu beseitigen, die mit langen E-Mail-Threads verbunden sind.

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