OneDesk für gemeinnützige Organisationen

Abschrift:

Non-Profit-Organisationen funktionieren wie jedes andere Unternehmen, auch wenn der Gewinn nicht das primäre Ziel ist. Mit begrenzten Ressourcen und Mitteln von Regierung, Mitgliedern und Spendern haben gemeinnützige Organisationen Schwierigkeiten, in Software und Tools zu investieren, die ihre Arbeitsabläufe verändern könnten. Dies macht es schwierig, die geeignete Software auszuwählen, die ihren Arbeitsaufwand reduzieren könnte. Diese Organisationen benötigen Lösungen für das Stakeholder-Management, eine Wissensdatenbank zur Beantwortung von Fragen und Projektmanagement zur Planung von Spendenaktionen oder Freiwilligenprogrammen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine facettenreiche Software mit vielseitigen Funktionen auszuwählen, die auf eine oder mehrere Funktionen abzielen können.

OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne dass Sie mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln müssen. OneDesk bietet eine schlüsselfertige Lösung für gemeinnützige Organisationen, um Anfragen von Interessengruppen automatisch zu erfassen und rechtzeitig zu beantworten. Wenn diese Anforderungen Ihrerseits zusätzliche Arbeit erfordern, können Aufgaben Ihren Teams zugewiesen und innerhalb von Projektstunden erledigt werden.

In diesem Panel können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.

Auf diese Weise können Sie die Projekte in Bezug auf ihre jeweiligen Portfolios organisieren. Sie können dann den Fortschritt der Projekte in diesem spezifischen Portfolio verfolgen.
In jedem dieser Projekte können Sie die Stakeholder-Anfragen und geplanten Aufgaben mithilfe der Anwendungen Tickets und Aufgaben anzeigen.

Mit der Ticket-Anwendung können Sie Support-Tickets verfolgen und verwalten, die aufgrund von Anfragen von Stakeholdern eingehen. Diese Anträge können auf verschiedene Weise gestellt werden.

Die erste Möglichkeit besteht darin, die Anfrage über die Live-Chat-Anwendung auf Ihrer Website zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, die auf die Förderung der Stakeholder-Kommunikation ausgerichtet ist. Sie können die App anpassen, indem Sie Ihre Unternehmensfarben, Ihr Logo und den BOT-Avatar hinzufügen. Sobald der Spender Ihnen per Live-Chat eine Nachricht sendet, können Ihre Teammitglieder diese in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Dabei verknüpft OneDesk Ticket und Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus einsehen kann.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Stakeholder eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle wichtigen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.

Jedes Mal, wenn ein Interessenvertreter oder ein Spender eine E-Mail-Anfrage sendet, erstellt OneDesk automatisch einen Kundendatensatz und kategorisiert den Anforderer des Tickets nach seiner Organisation. Alternativ können Ihre Spender, Freiwilligen oder Mitwirkenden Tickets auch über die Kundenportalfunktion von OneDesk einreichen.

Dieses Portal ermöglicht es Ihren Stakeholdern, Ihnen Tickets zu übermitteln, mit Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren und deren Tickets zu überprüfen. Sie können Anzeigeoptionen für potenzielle und bestehende Spender oder andere Endbenutzer aktivieren, um Tickets nach Ticketanfragetyp, Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.

Sie können anpassbare Webformulare einrichten, die Ihre Stakeholder ausfüllen können, wodurch Tickets auf Ihrem Dashboard generiert werden. Diese Formulare können von den Beteiligten verlangen, Informationen bereitzustellen, die Sie zur Lösung des Problems benötigen. Sie können auch benutzerdefinierte Workflows erstellen, die mit diesen Formularen beginnen.

Das Standard-Webformular sieht so aus. Klicken Sie hier, um dieses Webformular anzupassen. Sie können bestimmte Felder nach Bedarf festlegen, vorhandene Felder umbenennen und zusätzliche Felder hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Felder.

Sie können beispielsweise ein Webformular für potenzielle Spender erstellen, die möglicherweise Fragen zu Ihren Spendenprogrammen haben. Sie können zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Spendenprogramme” auswählen. Sie können dann die Standard- oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Lösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch als erforderlich konfigurieren, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.

Sobald Ihr Spender das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie in Ihrem Ticketantrag in OneDesk ein Ticket.

Mit dem Ticket können Sie die im Webformular ausgefüllten Daten einsehen. Dieses Ticket können Sie dann einer bestimmten Person, einem Team oder einer Abteilung zuordnen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams durch die Automatisierung des Prozesses eliminieren.

Oft verfolgen gemeinnützige Organisationen die Anfragen ihrer Stakeholder, indem sie diese Daten in Excel-Tabellen formatieren. Sie können Ihre Excel-Datei in eine CSV-Datei konvertieren und in Ihr OneDesk-Konto importieren.

OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und manuelle Eingriffe zum Weiterleiten von Tickets an das entsprechende Team eliminieren. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Endbenutzern automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr.

Viele gemeinnützige Organisationen verwenden die Workflow-Automatisierungen von OneDesk, um automatische Zuweisungen einzurichten, um die Effizienz zu maximieren. Navigieren Sie dazu zu Ihren Administrationseinstellungen und klicken Sie auf den Ticket-Reiter.

Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. Wählen Sie den Benutzer oder die Teams aus, die Sie für den spezifischen Tickettyp festlegen möchten. Auf diese Weise wechselt die Zuweisung jedes Mal zwischen den Benutzern, wenn ein neues Ticket erstellt wird. Auf diese Weise kann Ihr Team seine Arbeitsbelastung effizienter verwalten. Eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation ermöglicht es Ihnen, Ihren Stakeholdern den besten Service zu bieten.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Effizienz zu steigern, besteht darin, eine Automatisierung zu verwenden, um auf Tickets Ihrer Stakeholder zu reagieren. Sie können dies tun, indem Sie einfach eine automatische Antwort erstellen, die von Ihrem BOT generiert wird. Dadurch wird der Anforderer darüber informiert, dass bei Ihnen ein Ticket erstellt wurde und von Ihrem Team bearbeitet wird.

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der Stakeholder-Beziehungen. Daher ist es notwendig, alle E-Mails von Mitgliedern, Spendern oder Freiwilligen zu verfolgen.

Wenn ein Interessenvertreter sein Ticket weiterverfolgen möchte, kann er entweder per E-Mail antworten oder direkt über das Portal Konversationen erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.

Ihre Teammitglieder können auf diese vorhandene Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren, oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder erstellen. Interne Konversationen werden für Endbenutzer ausgeblendet, da sie als „interne Antwort“ angezeigt werden. Dies ist nützlich, da es Teammitgliedern ermöglicht, das Ticket durch gemeinsame Bemühungen zu lösen und dem Stakeholder genauere Informationen zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinaus können Stakeholder auch über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk Engagement initiieren. Der Live-Chat ermöglicht es Ihren Stakeholdern, Anhänge zu versenden und Gespräche in Echtzeit zu führen. Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme sofort von Ihren Teammitgliedern gelöst werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk das Gespräch mit einem Zeitstempel, was Ihrem Team hilft, die Gesprächszeit im Streitfall zu überprüfen.

Tickets erfordern sofortiges Handeln und können schnell gelöst werden. Wenn ein Ticket jedoch zu einem zweistufigen Job wird, der zusätzliche Arbeit oder Planung erfordert, wird es zu einer Aufgabe. Sie können diese Tickets in eine Aufgabe umwandeln oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen. Werfen wir als Nächstes einen Blick auf die Projektmanagementseite von OneDesk.

Ihre Teammitglieder können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der Fertigstellung der zugewiesenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Aufgaben-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie einen Stundenzettel einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit erledigt wurde, den aktuellen Status dieses Elements, den Prozentsatz der Fertigstellung usw.

Sie können beispielsweise ein großes Projekt unterteilen, indem Sie eine Spendenaktion in einfache Aufgaben planen, indem Sie sie Ihren Teammitgliedern basierend auf deren Fachwissen zuweisen. Sie können auch einen Planungsplan für eine bestimmte Aufgabe erstellen, um Ihre Projektstunden zu verwalten.

Wir verstehen, dass die Planung von Spendenaktionen und das Schreiben des Event-Rollouts Zusammenarbeit erfordert. In diesem Fall können Sie Konversationen aus dem Aufgabenformular heraus führen. Durch die Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern können Sie eine höhere Arbeitsqualität erzielen und alle Details im Zusammenhang mit der Planung von Veranstaltungen abdecken. Sie können auch wichtige Ordner anhängen und an mehrere Personen oder Teams senden, sodass diese die Anhänge schnell finden und auf ihre Computer herunterladen können.

Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie zu verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, beispielsweise für Ihre Jahresberichte oder Newsletter. Klonen Sie das Projekt einfach jedes Mal, wenn Sie an einem ähnlichen Projekt arbeiten.

Sie können die standardmäßigen oder benutzerdefinierten Anzeigeoptionen verwenden, um den Fortschritt dieser Aufgaben zu überwachen. Die Standardansichtslayouts in OneDesk sind wie folgt:

Die Baumansicht ordnet Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie an.

Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.

Das Gantt-Diagramm zeigt Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit und ermöglicht es Ihnen, Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, damit Ihre Teammitglieder eine Aufgabe beenden, bevor sie mit der nächsten beginnen.

Das Statusboard ordnet alle Aufgaben nach ihrem Lebenszyklusstatus. Sie können die Aufgabe per Drag & Drop verschieben, um ihren Status zu ändern.

Die Kalenderansicht zeigt alle Zeitpläne der Aufgaben an, um Sie auf dem Laufenden zu halten, wenn eine Aufgabe fällig ist.

Das Dashboard organisiert alle Tickets in Form von Grafiken und Tortendiagrammen. Diese Diagramme können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Sie können die Diagramme für Ihren Jahresbericht, Newsletter oder andere Berichte für Ihre Stakeholder verwenden.

In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Meine Ansichten ermöglichen es Ihnen, Ansichten Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.

Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen, bei denen es sich um CSV-Dateien handelt, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabellen-Eigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Elementname, Priorität, Abrechnungsart, Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Andere kritische Informationen, wie zum Beispiel der abgeschlossene Prozentsatz, können jedoch für das interne Reporting angezeigt werden. Die OneDesk Timesheet-Anwendung ermöglicht es dem Administrator, beim Erstellen von Berichten tiefer einzusteigen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Beauftragten, das ernannte Team und mehr enthalten.

Sie können in OneDesk auch ausführlichere Berichte erstellen.

Sie fragen sich vielleicht, wie alle Parteien auf dem Laufenden bleiben können. Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen für jede Statusänderung oder Nachricht, die Sie senden, an die Ticket-Follower gesendet. Ebenso können Ihre Stakeholder in ihrem Kundenportal nach Updates suchen und zusätzliche Benachrichtigungen mit Workflow-Automatisierungen einrichten.

Darüber hinaus finden Sie hier Integrationen mit anderen Diensten.

Mit OneDesk können Sie Ihre gesamte Arbeit auf einer Plattform erledigen. Sie können problemlos eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks integrieren und Ihre Finanzberichte erstellen, ohne sich von Ihrem OneDesk-Konto abzumelden. Darüber hinaus können Sie auch andere Anwendungen integrieren. OneDesk verfügt über integrierte Integrationen, die eine nahtlose Integration mit anderen Diensten ermöglichen. Sie können auch die über 2000 von Zapier unterstützten Anwendungen integrieren.

OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Ansichtslayouts verfolgen.

Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für ihre gesamte Arbeit einreichen, sodass Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk auch dabei, Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Mitglieder, Spender, Freiwilligen und Mitwirkenden Sie mit spezifischen Anfragen kontaktieren, wodurch die mit langen E-Mail-Threads verbundenen Probleme vermieden werden.

Als gemeinnützige Organisation haben Sie Anspruch auf einen Rabatt von 30 % auf jeden Abonnementplan von OneDesk. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an, und wenn Sie Fragen haben, sind wir hier, um Ihnen beim Einstieg zu helfen.

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