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Das Projektmanagement für kreatives Design basiert auf Kommunikation, um visuelle Ideen in konkrete Pläne umzusetzen. Der Fortschritt dieser Pläne hängt von Teamzusammenarbeit und ständigem Feedback der Kunden von Anfang bis Ende ab. Infolgedessen haben kreative Projekte eine längere Zeitspanne, häufige Überarbeitungen und eine ständige Umstrukturierung der Aufgabenpriorität. Doch wie bei jedem anderen Projekt müssen Fristen und Budgets eingehalten werden, um qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, in ein robustes System zu investieren, das Organisation, Flexibilität und Kontaktmanagement bietet, um die kreativen Fähigkeiten des Teams zu maximieren.

OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln zu müssen. Mit OneDesk können Sie auf einfache Weise proaktiven Support leisten, was zu einer besseren Kommunikation und einer stärkeren Kundenbeziehung führt. In Bezug auf das Projektmanagement können Sie mit OneDesk Aufgaben erstellen und in Projekten oder Portfolios organisieren, die dann Ihren Teammitgliedern zugewiesen und in mehreren Anzeige-Layouts verfolgt werden können.

In diesem Bereich können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.

Eclectic Studios ist eine Videoproduktionsfirma mit Abteilungen wie Grafikdesign, Content Management, Audioworks, Produktion und mehr. Das Studio enthält eine Reihe von Kontaktanforderungsformularen für Geschäftsanfragen, Angebotsanfragen und Stellenanfragen auf seiner Website. Diese Kontaktformulare generieren Kundenanfragen, die dann basierend auf dem Abteilungsnamen und den Projekten, die der spezifischen Kundenanfrage gewidmet sind, in Portfolios organisiert werden.

Zum Beispiel haben wir ein Portfolio namens Online-Anfragen erstellt. Dieses Portfolio enthält mehrere Projekte, darunter Kontaktanfragen für Neugeschäfte, Angebotsanfragen und Arbeitsmöglichkeiten. Jedes dieser Projekte enthält Kundenanforderungen und geplante Aufgaben, die mit der Anwendung “Tickets und Aufgaben” angezeigt werden können.

Ihre Kunden können Sie über Ihre Online-Kanäle wie E-Mail, Website-Kontaktformulare oder Live-Chats kontaktieren. OneDesk erfasst die Details dieser Anforderungen und erstellt Tickets aus allen Kanälen in einer einzigen einheitlichen Ansicht. Tickets erfordern sofortige Aufmerksamkeit und können sofort gelöst werden. In OneDesk können Sie Tickets auf verschiedene Arten erstellen.

Der erste Weg besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Kunde eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle kritischen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Anfrage über die Live-Chat-Anwendung zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, die die Kommunikation mit Ihren Kunden in Echtzeit fördert. Sie können das Chat-Fenster mit Ihrem Logo und Ihrem Firmenfarbschema anpassen und einen BOT-Avatar hinzufügen. Sobald der Client Sie per Live-Chat benachrichtigt, können Ihre Teammitglieder dies in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Auf diese Weise verknüpft OneDesk das Ticket und die Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus anzeigen kann.

Jedes Mal, wenn ein Kunde eine E-Mail-Anfrage sendet, erstellt OneDesk automatisch einen Kundendatensatz und kategorisiert den Anforderer des Tickets nach seiner Organisation. Alternativ können Ihre Kunden Sie über Webformulare kontaktieren, die alle Informationen erfassen und Tickets in Ihrem Dashboard generieren.

Ihre Kunden können auf Ihr Portal zugreifen, um Ihnen Fragen zu stellen. Bei diesen Fragen kann es sich um geschäftliche Anfragen oder um Angebotsanfragen handeln, die Ihnen dann über Webformulare übermittelt werden können.

Nach der Übermittlung können Ihre Kunden mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und deren Tickets überprüfen. Um die Vertraulichkeit dieser Informationen zu gewährleisten, können Sie von Ihren Kunden verlangen, dass sie sich beim Portal anmelden, um den Fortschritt ihrer Support-Tickets zu verfolgen. Darüber hinaus können Sie steuern, was Ihre Kunden sehen können, und einen rollenbasierten Zugriff für den Umgang mit vertraulichen Informationen bereitstellen. Sie können auch Anzeigeoptionen für Clients aktivieren, um Tickets nach Ticketanforderungstyp, Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.

Webforms erfassen alle erforderlichen Informationen von Ihren Kunden und generieren Tickets in Ihrem Dashboard. Sie können in OneDesk mehrere Webformulare erstellen. Diese Formulare sind mit bestimmten Ticketarten verknüpft, die voneinander organisiert und getrennt sind. Um Webformulare zu erstellen, müssen Sie in OnDesk zu den Verwaltungseinstellungen gehen und dann zu Kunden-Apps scrollen, um Webformulare auszuwählen. Wählen Sie einen Ticket-Typ, um das Webformular zu erstellen, und geben Sie alle mit dem Formular verknüpften Eigenschaften ein.

Das Standard-Webformular enthält drei grundlegende Eigenschaften: Betreff, Beschreibung und Anhänge. Wenn das Ticket in Ihrem Dashboard generiert wird, werden der Betreff, die Beschreibung und die Anhänge ebenfalls im Ticket erfasst.

In OneDesk können Webformulare durch Hinzufügen benutzerdefinierter Felder angepasst werden. Um benutzerdefinierte Felder zu erstellen, müssen Sie zunächst die Art der Informationen festlegen, die Sie von Ihren Kunden sammeln möchten. Sie können Felder basierend auf Text, Nummer, Datum, Kosten und Auswahl auswählen und das benutzerdefinierte Feld dann entsprechend Ihrer Auswahl entsprechend benennen. Diese Felder können nach Bedarf festgelegt werden, um wichtige Informationen von Ihren Kunden zu erfassen.

Sie können beispielsweise ein Webformular für Kunden erstellen, die Fragen zu Ihren Erklärvideos haben. Sie können zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Erklärungsvideos” auswählen. Anschließend können Sie die Standardfelder oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Auflösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch so konfigurieren, dass sie erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.

Sobald Ihr Kunde das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie in Ihrer Ticketanwendung in OneDesk ein Ticket.

Mit dem Ticket können Sie die Details anzeigen, die auf dem Webformular ausgefüllt wurden. Sie können dieses Ticket dann einer bestimmten Person, einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung zuweisen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams vermeiden, indem Sie den Prozess automatisieren.

Workflow-Automatisierungen sind Regeln, mit denen Sie Aktionen in OneDesk automatisieren können. Diese Automatisierungen enthalten drei Elemente: Filter, Trigger und Aktionen. Die blauen Tags stellen Ihren Ticket-Typ dar und dienen als Filter, das orangefarbene Tag stellt das Auslöseereignis dar, während das grüne Tag die Aktionen darstellt, die OneDesk ausführen wird, wenn dieses Auslöseereignis für diese Elemente auftritt. Sobald die Regeln festgelegt sind, generiert OneDesk einen Namen für Ihre Automatisierung. Andernfalls haben Sie die Möglichkeit, die Automatisierung umzubenennen.

OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und manuelle Eingriffe zum Weiterleiten von Tickets an das entsprechende Team oder Projekt eliminieren. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Kunden automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr. Um Ihre Automatisierungen zu erstellen, navigieren Sie zu Ihren Administrationseinstellungen, klicken auf die Registerkarte Ticket und scrollen nach unten zu Workflow-Automatisierungen.

Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. Wenn beispielsweise ein potenzieller Kunde eine Anfrage zu New Business einreicht, können Sie dieses Ticket an Ihre Verkaufsabteilung weiterleiten und bei jeder Erstellung eines neuen Tickets zwischen Benutzern wechseln. Eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden den besten Service zu bieten.

Eine andere Möglichkeit, Ihre Effizienz zu steigern, besteht darin, Ihre Kunden mithilfe der Automatisierung über die Aktualisierungen ihrer angeforderten Tickets zu informieren. Dadurch bleibt der Kunde auf dem Laufenden und es ist nicht mehr erforderlich, E-Mails zu senden, um den Ticketstatus abzufragen.

Kommunikation ist in der Kreativbranche von zentraler Bedeutung, da Ideen gegenüber Kunden und Teammitgliedern zum Ausdruck gebracht werden müssen. In OneDesk können Sie auf verschiedene Arten mit Ihren Kunden interagieren.

Wenn Kunden ihr Ticket nachverfolgen möchten, können sie entweder per E-Mail antworten oder Gespräche direkt über das Portal erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.

Ihre Teammitglieder können auf diese vorhandene Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren, oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder erstellen. Interne Konversationen sind für Ihre Kunden verborgen, da sie als “Interne Antwort” angezeigt werden.

Durch Eingabe von @Benutzername oder @Abteilungsname können Sie Ihre Nachricht an erfahrene Teammitglieder oder Abteilungen weiterleiten, die für die Beantwortung Ihrer Fragen am besten geeignet sind. Die Messenger-Anwendung ermöglicht Ihrem Team die Durchführung Ihrer täglichen Korrespondenz und reduziert die mit E-Mails verbundene lange Antwortzeit. Die Messenger-Anwendung ist besonders effektiv, da sie eine schnelle Antwort fördert und verzögerte Auflösungen beseitigt, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind.

Darüber hinaus können Kunden über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk ein Engagement initiieren. Manchmal ist es einfacher, ein Bild, PDF-Anweisungen oder Tabellen zu teilen, als die Informationen im Chat einzugeben. Mit der Live-Chat-Anwendung von OneDesk können Ihre Kunden Anhänge mit einer Größe von bis zu 350 MB senden. Diese Anhänge werden in den Tickets erfasst und Ihren Teammitgliedern zum direkten Herunterladen auf ihre Computer zur Verfügung gestellt.

Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme von Ihren Teammitgliedern sofort gelöst werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk die Konversation mit Zeitstempeln ab, sodass Ihr Team die Konversationszeit im Streitfall überprüfen kann.

Diejenigen, die in der Kreativbranche arbeiten, jonglieren mit mehreren Projekten gleichzeitig. Diese Projekte sind konzeptbasiert und aus Inspiration entwickelt. Dies erschwert den Projektplanungsprozess, da es keinen strengen zeitlichen Ablauf gibt. Tatsächlich ist es sehr üblich, von einer Aufgabe zur nächsten zu springen.

In OneDesk können Sie diese Projekte in Aufgaben aufteilen. Aufgabe kann als Arbeit definiert werden, die eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Sie können ein Ticket in eine Aufgabe konvertieren oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen.

Ihre Teammitglieder können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Task-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie eine Arbeitszeittabelle einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit geleistet wurde, wie der aktuelle Status dieses Elements ist, wie viel Prozent abgeschlossen sind usw.

Für Grafikdesigner umfasst der Design Thinking-Prozess drei Phasen: Inspiration, Ideenfindung und Implementierung. Die erste Aufgabe des Projekts umfasst das Brainstorming von Ideen und Konzepten mit dem Team. Sobald die Ideen notiert sind, gehen die Teammitglieder zur zweiten Phase des Projekts über, der Forschung. Sobald die Recherche abgeschlossen und die Ideen konzipiert sind, zeigt das Team sie dem Kunden und wartet auf die Genehmigung oder das Feedback. Wenn Feedback angeboten wurde, wird das Team das Designkonzept überarbeiten, bis der Kunde sich abmeldet. Sobald das Konzept genehmigt ist, geht das Team zum Kunstwerk über, bei dem es sich um die Skizze und dann um das Design handelt. Jeder Schritt erfordert die Zustimmung des Kunden und kann mehrere Überarbeitungen erfordern, bis das Endprodukt fertig ist.

Einfach ausgedrückt erfordert jeder Schritt die Zusammenarbeit mit dem Kunden und den Teammitgliedern. Zum Beispiel wird das Grafikdesign-Team sein Konzept bei jedem Schritt des Weges mit dem Videoproduktionsteam teilen, um sicherzustellen, dass ihre Designkonzepte mit dem Thema des Videos übereinstimmen. In OneDesk können Sie Konversationen über die Aufgabenformulare durchführen. Dies ermöglicht es Ihnen, mit allen Parteien in Kontakt zu treten und Entscheidungen einseitig zu treffen. Neben der Durchführung von Gesprächen können Sie auch wichtige Ordner an mehrere Personen oder Teams anhängen und an diese senden, damit diese die Anhänge finden und schnell auf ihren Computer herunterladen können.

Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, z. B. für die Videoproduktion.

Klonen Sie das Projekt einfach jedes Mal, wenn Sie an einem ähnlichen Projekt arbeiten. Auf diese Weise können Sie jedes Mal, wenn Sie an diesen wiederkehrenden Projekten arbeiten, eine vorhandene Vorlage einrichten. Dies ist besonders nützlich, da Sie die Option haben, die Elemente und Eigenschaften auszuwählen, die Sie vom ursprünglichen Projekt in das Klonprojekt kopieren möchten.

OneDesk verfügt über einige einzigartige Ansichten, mit denen Sie Ihre Aufgaben analysieren können. Mit OneDesk-Ansichten können Teammitglieder laufende Aktivitäten in Bezug auf alle Elemente visualisieren. Dies hilft Ihnen dann, Prioritäten richtig zu setzen und intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Die Ansicht “Gantt-Diagramme” ist besonders nützlich für eine effiziente Projektplanung, Arbeitsbelastung und Leistungsverwaltung. Gantt-Diagramme bestehen aus horizontalen Balken, die den Zeitplan eines Projekts auf einer horizontalen Zeitachse anzeigen. Jeder Balken stellt eine Aufgabe dar, wobei das linke Ende des Balkens das Startdatum der Aufgabe angibt und das rechte Ende des Balkens das Enddatum der Aufgabe anzeigt. In OneDesk gibt es zwei Arten von Gantt-Diagrammen: das Gantt auf Aufgabenebene (wobei die Balken Aufgaben darstellen) und das Gantt auf Projektebene (wobei die Balken Projekte darstellen). Sie können Aufgaben verknüpfen, um Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, damit Ihre Teammitglieder eine Aufgabe erledigen, bevor sie mit der nächsten beginnen. Sie können die Aufgabenabhängigkeiten auch mithilfe der Drag & Drop-Funktion umstrukturieren. Sobald die Aufgaben miteinander verknüpft sind, berechnet OneDesk den kritischen Pfad und stellt Ihrem Team die Gesamtprojektlänge zur Verfügung. Sie können auch Datumsbeschränkungen hinzufügen, um zu verhindern, dass eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt geplant wird. Das Gantt-Diagramm zeigt Ihnen auch Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit. Die blauen Balken kennzeichnen Ihre Planung, während der grüne Balken die von Ihrem Team protokollierte tatsächliche Zeit darstellt. Wenn Sie den blauen Balken neben dem grünen Balken haben, können Sie visuell vergleichen, wie gut Sie Ihre Projektstunden geplant haben.

Sie können auch die Statusanzeige verwenden, um den Status Ihrer Aufgabe zu aktualisieren. Die Statusanzeige ist eine einfache Ansicht, in der jede Aufgabe als Karte dargestellt wird. Sie können Ihre Karte einfach per Drag & Drop von einer Spalte zur nächsten ziehen, um ihren Status zu aktualisieren. Diese Funktion hilft bei der nicht sequentiellen Zeitleiste von Aufgaben, die mit kreativem Projektmanagement verbunden sind.

Möglicherweise finden Sie und Ihre Teammitglieder auch die Dashboard-Ansicht hilfreich. Die Dashboards bieten Diagramme und Statistiken, die Ihnen den Fortschritt Ihrer Projekte oder Tickets zeigen. Sie können auch das Dashboard verwenden, um zu vergleichen, wie es Projekt A im Vergleich zu Projekt B ergeht. Sie finden diese Dashboards in der Dashboard-Ansicht der Anwendung „Projekte“.

Darüber hinaus können Sie einfachere Anzeige-Layouts wie die Baum- und die flache Ansicht verwenden, um Ihre Aufgaben zu verwalten. In der Baumansicht werden Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie angeordnet. Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.

In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Mit Meine Ansichten können Sie Ansichten an Ihre Anforderungen anpassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.

Sie können beispielsweise eine Ansicht erstellen, um die Zeit zu verfolgen, die Teammitglieder für jede einzelne Aufgabe aufgewendet haben. Mit dieser Funktion können Sie die Produktivität Ihrer Teammitglieder verfolgen, sodass Ihre Teammanager wissen, ob Aufgaben neu zugewiesen werden müssen. Mit OneDesk wird es einfach, Aufgaben anderen Teammitgliedern zuzuweisen. Sie können das Karton im Kanban-Stil verwenden und die Ansicht anpassen, um die Aufgaben der jeweiligen Teammitglieder anzuzeigen und bestimmte Aufgaben zu verschieben, um sie an ein Teammitglied zu verteilen, das die Möglichkeit hat, daran zu arbeiten.

Neben diesen Standard-Anzeigelayouts und Filtersystemen nutzen Sie auch die leistungsstarken Berichtsfunktionen von OneDesk.

Sie können Berichte zu Tickets, Aufgaben, Projekten oder Portfolios mithilfe vorhandener Berichtsvorlagen oder durch Erstellen eigener Berichte erstellen. Berichte werden entweder manuell oder automatisch erstellt – mithilfe des Workflow-Automatisierungssystems von OneDesk. Unterstützte Berichtsformate sind PDF- und CSV-Formate und können an bestimmte E-Mail-Adressen gesendet werden.

Arbeitszeittabellenberichte sind besonders nützlich, wenn Sie an komplexen Projekten arbeiten. Dies liegt daran, dass Sie sich ein Bild davon machen können, wie die Projektzeit für verschiedene Aufgabentypen verwendet wurde und ob es gerechtfertigt war, diese Zeit zu verbringen. Infolgedessen können Sie die erforderlichen Schritte unternehmen, um Ihre Projektplanungsfähigkeiten zu verbessern und Ihre Projektabrechnungsstunden besser zu verwalten.

Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen. Hierbei handelt es sich um CSV-Dateien, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabelleneigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Artikelname, Priorität, Abrechnungsart und Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Für die interne Berichterstellung können jedoch auch andere wichtige Informationen angezeigt werden, z. B. der Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten. Mit der OneDesk-Arbeitszeittabellenanwendung kann der Administrator beim Erstellen von Berichten tiefer gehen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Empfängers, das ernannte Team und mehr enthalten.

Sie können System-E-Mails aktivieren, um neue Teammitglieder über die Einrichtung ihres Benutzerkontos oder Kennworts zu informieren. Ansonsten können Sie Einladungs-E-Mails senden, um Kunden einzuladen, sich für Ihr Kundenportal anzumelden. Sie können auch Workflow-Automatisierungen einrichten, um die Verantwortlichen daran zu erinnern, wann ihre Aufgaben fällig sind, und eine separate Automatisierung erstellen, um den Ticket-Follower über jede Statusänderung oder Nachricht zu informieren, die Sie senden.

OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Anzeige-Layouts verfolgen.

Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für alle ihre Arbeiten einreichen, damit Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Kunden Sie mit bestimmten Anfragen kontaktieren und so die Probleme beseitigen, die mit langen E-Mail-Threads verbunden sind. Darüber hinaus können Kunden mit der OneDesk-Wissensdatenbank auf Self-Service-Artikel zugreifen und so Ihre Ticketlast erheblich reduzieren.