OneDesk für Kreativ- und Designfirmen

Abschrift:

Projektmanagement für kreatives Design setzt auf Kommunikation, um visuelle Ideen in konkrete Pläne umzusetzen. Der Fortschritt dieser Pläne hängt von der Zusammenarbeit im Team und dem ständigen Feedback der Kunden von Anfang bis Ende ab. Infolgedessen haben kreative Projekte einen längeren Zeitplan, häufige Überarbeitungen und eine ständige Neustrukturierung der Aufgabenpriorität. Doch wie bei jedem anderen Projekt gibt es Fristen und Budgets, die eingehalten werden müssen, um qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, in ein robustes System zu investieren, das die Organisation, Flexibilität und das Kontaktmanagement bietet, um die kreativen Fähigkeiten des Teams zu maximieren.

OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne dass Sie mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln müssen. OneDesk macht es Ihnen leicht, proaktiven Support zu leisten, was zu einer besseren Kommunikation und stärkeren Kundenbeziehungen führt. In Bezug auf das Projektmanagement können Sie mit OneDesk Aufgaben erstellen und in Projekten oder Portfolios organisieren, die dann Ihren Teammitgliedern zugewiesen und in mehreren Ansichtslayouts verfolgt werden können.

In diesem Panel können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.

Eclectic Studios ist eine Videoproduktionsfirma mit Abteilungen wie Grafikdesign, Content Management, Audioworks, Produktion und mehr. Das Studio bietet auf seiner Website eine Reihe von Kontaktformularen für Geschäftsanfragen, Angebotsanfragen und Jobanfragen. Diese Kontaktformulare generieren Kundenanfragen, die dann basierend auf dem Abteilungsnamen und den Projekten, die der spezifischen Kundenanfrage gewidmet sind, in Portfolios organisiert werden.

Zum Beispiel haben wir ein Portfolio namens Online-Anfragen erstellt. Dieses Portfolio enthält mehrere Projekte, die Kontaktanfragen für neue Geschäfte, Angebotsanfragen und Arbeitsmöglichkeiten umfassen. Jedes dieser Projekte enthält Kundenanfragen und geplante Aufgaben, die mit der Anwendung Tickets und Aufgaben angezeigt werden können.

Ihre Kunden können Sie über Ihre Online-Kanäle wie E-Mail, Website-Kontaktformulare oder Live-Chats kontaktieren. OneDesk erfasst die Details dieser Anfragen und erstellt Tickets aus allen Kanälen in einer einzigen einheitlichen Ansicht. Tickets erfordern sofortige Aufmerksamkeit und können sofort gelöst werden. In OneDesk können Sie Tickets auf verschiedene Weise erstellen.

Die erste Möglichkeit besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Kunde eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle wichtigen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Anfrage über die Live-Chat-Anwendung zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, die die Kommunikation mit Ihren Kunden in Echtzeit fördert. Sie können das Chatfenster mit Ihrem Logo, Ihrem Firmenfarbschema anpassen und einen BOT-Avatar hinzufügen. Sobald der Kunde Ihnen per Live-Chat eine Nachricht sendet, können Ihre Teammitglieder dies in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Dabei verknüpft OneDesk Ticket und Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus einsehen kann.

Jedes Mal, wenn ein Kunde eine E-Mail-Anfrage sendet, erstellt OneDesk automatisch einen Kundendatensatz und kategorisiert den Anfragenden des Tickets nach seiner Organisation. Alternativ können Ihre Kunden Sie über Webformulare kontaktieren, die alle Informationen erfassen und Tickets auf Ihrem Dashboard generieren.

Ihre Kunden können auf Ihr Portal zugreifen, um Ihnen Fragen zu stellen. Dabei kann es sich um geschäftliche Anfragen oder um Angebotsanfragen handeln, die Ihnen dann über Webformulare übermittelt werden können.

Nach dem Absenden können Ihre Kunden mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und ihre Tickets überprüfen. Um die Vertraulichkeit dieser Informationen zu wahren, können Sie von Ihren Kunden verlangen, dass sie sich beim Portal anmelden, um den Fortschritt ihrer Support-Tickets zu verfolgen. Darüber hinaus können Sie steuern, was Ihre Kunden sehen können, und rollenbasierten Zugriff gewähren, um vertrauliche Informationen zu verarbeiten. Sie können auch Anzeigeoptionen für Kunden aktivieren, um Tickets nach Ticketanforderungstyp, dem Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.

Webformulare erfassen alle notwendigen Informationen von Ihren Kunden und generieren Tickets auf Ihrem Dashboard. Sie können in OneDesk mehrere Webformulare erstellen. Diese Formulare sind mit bestimmten Tickettypen verknüpft und organisieren und trennen sie voneinander. Um Webformulare zu generieren, müssen Sie in OnDesk zu den Verwaltungseinstellungen gehen und dann nach unten zu Kunden-Apps scrollen, um Webformulare auszuwählen. Wählen Sie einen Tickettyp aus, um das Webformular zu erstellen, und geben Sie alle mit dem Formular verknüpften Eigenschaften ein.

Das Standard-Webformular enthält 3 grundlegende Eigenschaften: Betreff, Beschreibung und Anhänge. Wenn das Ticket auf Ihrem Dashboard generiert wird, werden auch Betreff, Beschreibung und Anhänge im Ticket erfasst.

In OneDesk können Webformulare durch Hinzufügen benutzerdefinierter Felder angepasst werden. Um benutzerdefinierte Felder zu erstellen, müssen Sie zunächst die Art der Informationen bestimmen, die Sie von Ihren Kunden sammeln möchten. Sie können Felder basierend auf Text, Zahl, Datum, Kosten und Auswahl auswählen und dann das benutzerdefinierte Feld entsprechend Ihrer Auswahl entsprechend benennen. Diese Felder können nach Bedarf eingerichtet werden, um wichtige Informationen von Ihren Kunden zu erfassen.

Sie können beispielsweise ein Webformular für Kunden erstellen, die möglicherweise Fragen zu Ihren Erklärvideos haben. Sie können zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Erklärvideos” auswählen. Sie können dann die Standard- oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Lösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch als erforderlich konfigurieren, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.

Sobald Ihr Kunde das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie in Ihrer Ticketanwendung in OneDesk ein Ticket.

Mit dem Ticket können Sie die im Webformular ausgefüllten Daten einsehen. Dieses Ticket können Sie dann einer bestimmten Person, einem Team oder einer Abteilung zuordnen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams durch die Automatisierung des Prozesses eliminieren.

Workflow-Automatisierungen sind Regeln, mit denen Sie Aktionen in OneDesk automatisieren können. Diese Automatisierungen enthalten 3 Elemente: Filter, Trigger und Aktionen. Die blauen Tags stellen Ihren Tickettyp dar und dienen als Filter, das orange Tag steht für das Triggerereignis, während das grüne Tag die Aktionen darstellt, die OneDesk ausführt, wenn dieses Triggerereignis bei diesen Elementen auftritt. Sobald die Regeln festgelegt sind, generiert OneDesk einen Namen für Ihre Automatisierung. Andernfalls haben Sie die Möglichkeit, die Automatisierung umzubenennen.

OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und alle manuellen Eingriffe eliminieren, um Tickets an das entsprechende Team oder Projekt weiterzuleiten. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Kunden automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr. Um Ihre Automatisierungen zu erstellen, navigieren Sie zu Ihren Verwaltungseinstellungen und klicken dann auf den Ticket-Tab und scrollen dann nach unten zu Workflow-Automatisierungen.

Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. Wenn ein potenzieller Kunde beispielsweise eine Anfrage zu New Business stellt, können Sie dieses Ticket an Ihre Verkaufsabteilung weiterleiten und jedes Mal zwischen den Benutzern wechseln, wenn ein neues Ticket erstellt wird. Eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden den besten Service zu bieten.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Effizienz zu steigern, besteht darin, Ihre Kunden mithilfe von Automatisierung über die Aktualisierungen ihrer angeforderten Tickets zu benachrichtigen. Dadurch bleiben die Kunden auf dem Laufenden und müssen keine E-Mails senden, um sich nach dem Ticketstatus zu erkundigen.

Kommunikation ist der Schlüssel in der Kreativbranche, da Ideen gegenüber Kunden und Teammitgliedern zum Ausdruck gebracht werden müssen. In OneDesk können Sie auf verschiedene Weise mit Ihren Kunden interagieren.

Wenn Kunden ihr Ticket weiterverfolgen möchten, können sie entweder per E-Mail antworten oder direkt über das Portal Konversationen erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.

Ihre Teammitglieder können auf diese bestehende Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder zu erstellen. Interne Konversationen werden für Ihre Kunden ausgeblendet, da sie als “Interne Antwort” angezeigt werden.

Durch Eingabe von @username oder @departmentname können Sie Ihre Nachricht an erfahrene Teammitglieder oder Abteilungen weiterleiten, die Ihre Fragen am besten beantworten können. Die Messenger-Anwendung ermöglicht Ihrem Team, Ihre täglichen Korrespondenzen zu erledigen und reduziert die lange Reaktionszeit von E-Mails. Die Messenger-Anwendung ist besonders effektiv, da sie schnelle Antworten fördert und verzögerte Lösungen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind, eliminiert.

Darüber hinaus können Kunden auch über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk ein Engagement initiieren. Manchmal ist es einfacher, ein Bild, eine PDF-Anleitung oder eine Tabellenkalkulation zu teilen, als die Informationen im Chat einzugeben. Mit der Live-Chat-Anwendung von OneDesk können Ihre Kunden Anhänge mit bis zu 350 MB senden. Diese Anhänge werden in den Tickets erfasst und Ihren Teammitgliedern zum direkten Herunterladen auf ihre Computer zur Verfügung gestellt.

Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme sofort von Ihren Teammitgliedern gelöst werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk das Gespräch mit einem Zeitstempel, was Ihrem Team hilft, die Gesprächszeit im Streitfall zu überprüfen.

Wer in der Kreativwirtschaft arbeitet, jongliert mit mehreren Projekten gleichzeitig. Diese Projekte sind konzeptbasiert und werden aus Inspiration entwickelt. Dies erschwert den Projektplanungsprozess, da es keinen strikten sequentiellen Zeitplan gibt. Tatsächlich ist es sehr üblich, von einer Aufgabe zur anderen zu springen.

In OneDesk können Sie diese Projekte in Aufgaben aufteilen. Aufgabe kann als Arbeit definiert werden, die eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Sie können ein Ticket in eine Aufgabe umwandeln oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen.

Ihre Teammitglieder können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der Fertigstellung der zugewiesenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Aufgaben-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie einen Stundenzettel einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit erledigt wurde, den aktuellen Status dieses Elements, den Prozentsatz der Fertigstellung usw.

Für Grafikdesigner umfasst der Design Thinking Prozess drei Phasen: Inspiration, Ideenfindung und Umsetzung. Die erste Aufgabe im Projekt beinhaltet das Brainstorming von Ideen und Konzepten mit dem Team. Sobald Ideen notiert sind, gehen die Teammitglieder zur zweiten Phase des Projekts über, der Forschung. Sobald die Recherche abgeschlossen ist und Ideen konzeptioniert sind, zeigt das Team sie dem Kunden und wartet auf Genehmigung oder Feedback. Wenn Feedback angeboten wurde, überarbeitet das Team das Designkonzept, bis der Kunde sich abmeldet. Sobald das Konzept genehmigt ist, geht das Team zum Artwork über, bei dem es sich um die Skizze und dann um das Design handelt. Jeder Schritt erfordert die Zustimmung des Kunden und kann mehrere Überarbeitungen erfordern, bis das Endprodukt fertig ist.

Einfach ausgedrückt erfordert jeder Schritt die Zusammenarbeit mit dem Kunden und den Teammitgliedern. So teilt das Grafikdesign-Team beispielsweise bei jedem Schritt sein Konzept mit dem Videoproduktionsteam, um sicherzustellen, dass seine Designkonzepte mit dem Thema des Videos verschmelzen. In OneDesk können Sie Konversationen aus den Aufgabenformularen heraus führen. Dies ermöglicht Ihnen, mit allen Parteien in Kontakt zu treten und Entscheidungen einseitig zu treffen. Sie können nicht nur Gespräche führen, sondern auch wichtige Ordner anhängen und an mehrere Personen oder Teams senden, sodass diese die Anhänge finden und schnell auf ihre Computer herunterladen können.

Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie zu verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, beispielsweise für die Videoproduktion.

Klonen Sie das Projekt einfach jedes Mal, wenn Sie an einem ähnlichen Projekt arbeiten. Auf diese Weise können Sie jedes Mal, wenn Sie an diesen wiederkehrenden Projekten arbeiten, eine vorhandene Vorlage verwenden. Dies ist besonders nützlich, da Sie die Möglichkeit haben, die Elemente und Eigenschaften auszuwählen, die Sie aus dem Originalprojekt in das Klonprojekt kopieren möchten.

OneDesk verfügt über einige einzigartige Ansichten, die Ihnen bei der Analyse Ihrer Aufgaben helfen. Mit OneDesk-Ansichten können Teammitglieder laufende Aktivitäten zu allen Elementen visualisieren, was Ihnen dann hilft, richtig zu priorisieren und intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Die Ansicht Gantt-Diagramme ist besonders nützlich für eine effiziente Projektplanung, Arbeitsauslastung und Leistungsverwaltung. Gantt-Diagramme bestehen aus horizontalen Balken, die den Zeitplan eines Projekts auf einer horizontalen Zeitachse anzeigen. Jeder Balken stellt eine Aufgabe dar, wobei das linke Ende der Leiste das Startdatum der Aufgabe und das rechte Ende der Leiste das Enddatum der Aufgabe anzeigt. In OneDesk gibt es zwei Arten von Gantt-Diagrammen: Das Gantt auf Aufgabenebene (wo die Balken Aufgaben darstellen) und das Gantt auf Projektebene (wo die Balken Projekte darstellen). Sie können Aufgaben verknüpfen, um Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, damit Ihre Teammitglieder eine Aufgabe beenden, bevor sie mit der nächsten beginnen. Sie können die Aufgabenabhängigkeiten auch mithilfe der Drag-and-Drop-Funktion neu strukturieren. Sobald die Aufgaben miteinander verknüpft sind, berechnet OneDesk den kritischen Pfad und teilt Ihrem Team die Gesamtprojektdauer mit. Sie können auch Datumseinschränkungen hinzufügen, um zu verhindern, dass eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt geplant wird. Das Gantt-Diagramm zeigt Ihnen auch Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit. Die blauen Balken zeigen Ihre Planung an, während der grüne Balken die tatsächliche Zeit darstellt, die Ihr Team protokolliert hat. Der blaue Balken neben dem grünen Balken hilft Ihnen, visuell zu vergleichen, wie gut Sie Ihre Projektstunden geplant haben.

Sie können auch die Statustafelansicht verwenden, um den Status Ihrer Aufgabe zu aktualisieren. Das Statusboard ist eine einfache Ansicht, in der jede Aufgabe als Karte dargestellt wird und Sie Ihre Karte einfach per Drag & Drop von einer Spalte in die nächste ziehen können, um ihren Status zu aktualisieren. Diese Funktion hilft bei der nicht sequenziellen Zeitleiste von Aufgaben, die mit kreativem Projektmanagement einhergeht.

Möglicherweise finden Sie und Ihre Teammitglieder auch die Dashboard-Ansicht nützlich. Die Dashboards bieten Diagramme und Statistiken, die Ihnen zeigen, wie Ihre Projekte oder Tickets vorankommen. Sie können das Dashboard auch verwenden, um die Entwicklung von Projekt A im Vergleich zu Projekt B zu vergleichen. Sie finden diese Dashboards in der Dashboard-Ansicht der Anwendung „Projekte“.

Darüber hinaus können Sie auch einfachere Ansichtslayouts wie die Baum- und Flachansicht verwenden, um Ihre Aufgaben zu verwalten. Die Baumansicht ordnet Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie an. Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.

In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Meine Ansichten ermöglichen es Ihnen, Ansichten Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.

Sie können beispielsweise eine Ansicht erstellen, um die Zeit zu verfolgen, die Teammitglieder für jede einzelne Aufgabe aufgewendet haben. Mit dieser Funktion können Sie die Produktivität Ihrer Teammitglieder verfolgen, damit Ihre Teammanager wissen, ob Aufgaben neu zugewiesen werden müssen. Mit OneDesk wird es ganz einfach, anderen Teammitgliedern Aufgaben neu zuzuweisen. Sie können die Kartontafel im Kanban-Stil verwenden und die Ansicht anpassen, um die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds anzuzeigen und bestimmte Aufgaben zu verschieben, um sie an ein Teammitglied zu verteilen, das die Verfügbarkeit hat, daran zu arbeiten.

Neben diesen standardmäßigen Anzeigelayouts und Filtersystemen nutzen Sie auch die leistungsstarken Berichtsfunktionen von OneDesk.

Sie können Berichte zu Tickets, Aufgaben, Projekten oder Portfolios erstellen, indem Sie vorhandene Berichtsvorlagen verwenden oder eigene erstellen. Berichte werden entweder manuell oder automatisch erstellt – mit dem Workflow-Automatisierungssystem von OneDesk. Unterstützte Berichtsformate sind PDF- und CSV-Formate und können an bestimmte E-Mail-Adressen gesendet werden.

Zeiterfassungsberichte sind besonders nützlich, wenn Sie an komplexen Projekten arbeiten. Dies liegt daran, dass Sie sich ein Bild davon machen können, wie die Projektzeit für verschiedene Aufgabentypen verwendet wurde und ob dieser Zeitaufwand gerechtfertigt war. Als Ergebnis können Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um Ihre Projektplanungsfähigkeiten zu verbessern und Ihre Projektabrechnungsstunden besser zu verwalten.

Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen, bei denen es sich um CSV-Dateien handelt, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabellen-Eigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Elementname, Priorität, Abrechnungsart, Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Andere kritische Informationen, wie zum Beispiel der abgeschlossene Prozentsatz, können jedoch für das interne Reporting angezeigt werden. Die OneDesk Timesheet-Anwendung ermöglicht es dem Administrator, beim Erstellen von Berichten tiefer einzusteigen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Beauftragten, das ernannte Team und mehr enthalten.

Sie können System-E-Mails aktivieren, um neue Teammitglieder über die Einrichtung ihres Benutzerkontos oder ihres Passworts zu benachrichtigen. Darüber hinaus können Sie Einladungs-E-Mails senden, um Kunden einzuladen, sich für Ihr Kundenportal anzumelden. Sie können auch Workflow-Automatisierungen einrichten, um die Verantwortlichen daran zu erinnern, dass ihre Aufgaben fällig sind, und eine separate Automatisierung erstellen, um den Ticket-Follower über jede Statusänderung oder Nachricht, die Sie senden, zu benachrichtigen.

OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Ansichtslayouts verfolgen.

Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für ihre gesamte Arbeit einreichen, sodass Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk auch dabei, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Kunden Sie mit spezifischen Anfragen kontaktieren, wodurch die Probleme mit langen E-Mail-Threads vermieden werden. Darüber hinaus können Kunden mit der Wissensdatenbank von OneDesk auf Self-Service-Artikel zugreifen, die Ihnen helfen, Ihre Ticketbelastung erheblich zu reduzieren.

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