Transkript:

Hallo. Vielen Dank, dass Sie sich mir heute für diese OneDesk-Demo angeschlossen haben. Dort werde ich Ihnen einen Überblick über diese hochentwickelte Software geben und Sie durch ihre Funktionen führen. Ich hoffe es gefällt dir. Alles, was Sie benötigen, um sich bei OneDesk anzumelden, ist eine E-Mail-Adresse. Sie erhalten Zugriff auf eine 14-tägige Testversion mit allen Funktionen, die bei Bedarf erweitert werden kann.

Wenn Sie angemeldet sind, wird diese Kurzanleitung angezeigt. Dies ist immer in der oberen Navigation verfügbar, damit Sie darauf verweisen können. Wenn Sie einige Minuten benötigen, um diese vier Schritte auszuführen, können Sie OneDesk verwenden. OneDesk kombiniert Helpdesk und Projektmanagement in einer einzigen Anwendung, sodass Sie Ihre Kunden bedienen und an einem Ort an Ihren Projekten arbeiten können. Es erleichtert die Kommunikation zwischen Kunden, Teammitgliedern und Managern. Es bietet Ihnen auch eine sehr vielseitige und anpassbare Arbeitsumgebung, die Ihren Workflow ergänzen kann. OneDesk besteht aus 3 Anwendungen. Die erste ist die Hauptwebanwendung, in der wir heute den größten Teil unserer Zeit verbringen werden. Die zweite ist die mobile App. Obwohl ich die mobile App heute nicht zeigen werde, ist sie für iOS und Android verfügbar und soll Ihrem Team ermöglichen, direkt von ihrem Telefon aus auf ihre Aufgaben zuzugreifen, Kundenfragen zu beantworten oder ihre Aufgaben zu aktualisieren. Ich empfehle Ihnen, die App auszuprobieren, während Sie an Ihrer kostenlosen Testversion arbeiten. Schließlich haben wir unsere Kundenanwendungen. Sie können diese Anwendungen auf Ihrer Website oder im Intranet platzieren, damit Ihre Kunden mit Ihnen interagieren können. Sie können auf diese Kunden-Apps zugreifen, indem Sie auf Ihren Namen klicken, den Mauszeiger über Kunden-Apps bewegen und auf Widget klicken. Dies öffnet ein neues Fenster mit dem Widget, das diese Anwendungen enthält. Zu den Kunden-Apps gehört der Messenger für den Live-Chat zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Sie können Ihnen Nachrichten senden und Anhänge enthalten. Das Kundenportal, in dem sich Ihre Kunden anmelden und ihre Tickets und Aufgaben sowie die auf ihnen erzielten Fortschritte anzeigen können. Dies hilft, die Kundenfragen bezüglich ihres Ticketstatus und dergleichen zu minimieren. Webformulare, in denen Ihre Kunden neue Tickets oder andere von Ihnen zugelassene Artikel einreichen können. Diese Felder können geändert, erforderlich gemacht usw. werden. Eine Wissensdatenbank für Artikel und FAQs. Hier können Sie die häufigsten Fragen Ihrer Kunden beantworten und ihnen relevante Informationen zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass diese Apps in hohem Maße konfigurierbar sind und ich später darauf eingehen werde. Und alle können mit JavaScript direkt in Ihre Webseite eingebettet werden, anstatt in dieses Popup. Mit OneDesk können Sie jetzt ganz einfach neue Aufgaben, Tickets und andere Elemente erfassen. Die 3 Hauptsteuerungsebenen sind über die Tickets-App, die Aufgaben-App und die Projekt-App. Es gibt auch eine Auswahl auf Projektebene. Auf diese Weise können Sie den Umfang von jeweils 1 Projekt auswählen. Bitte beachten Sie, dass sich die Ansicht, die Sie betrachten, immer in den Brotkrumen oben widerspiegelt. Lassen Sie uns nun darüber sprechen, wie Ihre Artikel in OneDesk organisiert sind. Oben haben wir Ihren Organisationsnamen. Dies wird für alle Benutzer angezeigt, wenn sie in Ihrem Portal registriert sind. Als nächstes haben wir Portfolios. Portfolios sind Container für Ihre Projekte. Es wird empfohlen, diese nach einzelnen Kunden benennen zu lassen, damit alles, was mit ihnen zusammenhängt, unter ihrem Namen abgelegt werden kann. Wir haben es auch dort gesehen, wo Unternehmen es nach Abteilungen organisiert haben.

Innerhalb der Portfolios haben wir Projekte. Projekte fungieren als Container für Tickets und Aufgaben, und Sie können die Anzahl der einzelnen Projekte in den Spalten sehen. Endlich haben wir Artikel. Die häufigsten Artikeltypen sind die Tickets und Aufgaben. Das Ticket eignet sich zum Protokollieren schneller Lösungen, die mit einfachen Antworten erzielt wurden, während Aufgaben zum Planen einer detaillierteren Lösung dienen, deren Lösung mehr Zeit und Ressourcen erfordert. Wenn Sie nun Tickets oder Artikel detaillierter sehen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können auf die ID-Nummer doppelklicken, wodurch das Detailfenster in einer neuen Registerkarte oben geöffnet wird. Wenn Sie jedoch nicht von dieser Seite weg navigieren möchten, stellen Sie einfach sicher, dass das Element ausgewählt ist, und klicken Sie dann rechts auf Werkzeuge und Dock-Detailfenster. Beide zeigen die gleichen Informationen nur unterschiedlich an. In dieser Ansicht können Sie die Elemente auf dem Bildschirm durchsuchen. Wie erhalten Sie Tickets für Ihren OneDesk? Der Helpdesk-Ablauf beginnt, wenn ein Ticket an Ihr Unternehmen gesendet wird. Es gibt 5 Möglichkeiten, um Tickets zu bekommen. Erstens ist per E-Mail. Navigieren wir zu unserem Verwaltungsbereich und klicken Sie auf Tickets. Sie können Ihre Support-E-Mail automatisch an diese Adresse weiterleiten lassen, um dann die Informationen in der E-Mail in den Details Ihres neuen Tickets zu erfassen. Die zweite Möglichkeit, ein Ticket in OneDesk zu erhalten, besteht darin, ein Ticket intern zu erstellen. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie den Ticket-Typ aus. Die dritte Möglichkeit, ein Ticket in OneDesk zu erhalten, ist das Import-Tool. Sie können die Details Ihrer Tickets über das Import-Tool importieren, indem Sie auf Extras, Importieren klicken. Der vierte stammt von einem Kunden, der ein Webformular einreicht. Kehren wir zu unseren Kundenanwendungen zurück, die wir zuvor geöffnet haben, und klicken Sie auf die Registerkarte Webformular, um das Webformular anzuzeigen. Sie können es anpassen und verschiedene Felder hinzufügen, wie Sie möchten. Sofern Sie es nicht so anpassen, dass es in einen bestimmten Ordner verschoben wird, wird es oben automatisch nach Außerhalb von Projekten sortiert. Der fünfte Weg, um über den Chat ein Ticket für OneDesk zu erhalten. Wenn ein Kunde in der Kunden-App ein Gespräch beginnt, wird es als Nachricht an Sie gesendet. Wenn wir nun zu unserer Messenger-Anwendung navigieren, sehen wir die Konversation, die wir zuvor begonnen haben. Wenn wir auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, können wir aus dieser Konversation ein Ticket erstellen. Geben wir diesem Ticket nun einen Namen. Wir nennen es Problem X. Wählen Sie das Projekt aus, in dem sich das Ticket befinden soll, und weisen Sie es dann einem OneDesk-Benutzer zu.

Jetzt können wir im Ticketdetailfenster einige verschiedene Dinge tun: Wir können den Lebenszyklusstatus per Knopfdruck ändern. Jetzt sind diese Status konfigurierbar. Wir können auch den Fertigstellungsgrad ändern, wodurch das Ticket automatisch in “In Bearbeitung” geändert wird. Im Seitenmenü des Ticketdetailfelds finden Sie einige Registerkarten, die wir durchgehen werden. Die erste ist die Registerkarte Konversationen, auf der Sie die internen und externen Konversationen zu diesem Element finden. Jetzt können Sie hier sehen, dass wir eine Bot-Antwort haben. Dies kann in Ihren Admin-Einstellungen geändert oder deaktiviert werden, was ich später zeigen werde. Lassen Sie uns von hier aus auf unseren Kunden antworten. Sobald Sie geantwortet haben, sehen Sie, dass ein Countdown gestartet wurde. Wenn der Kunde Ihre Antwort nicht innerhalb von 1 Minute sieht, wird sie per E-Mail an ihn gesendet und hier wird ein E-Mail-Symbol angezeigt. Auf diese Weise verlieren Sie nie den Kontakt zu Ihren Kunden. Wenn Sie jetzt Hilfe beim Lösen dieses Tickets benötigen, können Sie auch interne Konversationen mit Ihren Benutzern erstellen. Klicken Sie auf Neue Konversation erstellen und dann auf die Registerkarte Interne Nachrichten. Hier können wir unsere Kollegen um Hilfe bitten und sie in dieses Gespräch aufnehmen. Wir können auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken und einzelne Namen auswählen oder sogar ein ganzes Team hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass diese Gespräche nur intern sind und Ihre Kunden sie nicht sehen können. Die nächste Registerkarte ist die Registerkarte Arbeitszeittabellen. Hier können Sie die an diesem Ticket geleistete Arbeitszeit protokollieren, sei es über Arbeitszeittabellen oder Timer. Sie können entscheiden, welche Informationen übermittelt werden, wenn Ihre Mitarbeiter eine Arbeitszeittabelle einreichen. Als nächstes haben wir die Registerkarte Aktivitäten. Dies zeigt Ihnen einen Verlauf der Aktionen, die für dieses Element ausgeführt wurden, z. B. als es erstellt wurde, als ein Verantwortlicher hinzugefügt wurde usw. Außerdem werden alle Automatisierungen identifiziert, die das Element geändert haben. Sie können jederzeit verfolgen, was passiert ist und was oder wer die Änderung vorgenommen hat. Schließlich haben wir die Registerkarte Unteraufgaben und Links. Unteraufgaben werden verwendet, um kurze oder einfache Arbeiten zu identifizieren, die mit einem Hauptelement verknüpft sind. Dies ist für die Arbeit, die Sie tun, um dieses Ticket zu vervollständigen. Mit verknüpften Elementen können Sie zwei verschiedene Elemente verknüpfen und die Beziehung zwischen ihnen festlegen.

Wenn für die Auflösung Ihres Tickets mehr Zeit benötigt wird und Sie zusätzliche Planungen durchführen müssen, um eine Lösung zu erzielen, können Sie den Artikel von einem Ticket in eine Aufgabe ändern. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol und wählen Sie Aufgabe. Sie können sehen, dass unser Artikel in die Aufgabenanwendung verschoben wurde. Wir können agile Punkte hinzufügen, wir können den Fortschritt dieser Aufgabe planen, wir können Arbeitszeittabellen und Timer protokollieren und alle Konversationen bleiben beigefügt. Mit OneDesk können Sie Ihren Workflow auf verschiedene Arten visualisieren. Es gibt die Gantt-Ansicht. Sie können auf Enden klicken und diese ziehen, um Daten zu ändern, das Ende einer Aufgabe mit dem Anfang einer anderen Aufgabe verknüpfen, um Abhängigkeiten zu erstellen, Startdaten festzulegen und vieles mehr. Der blaue Balken für das Projekt wird dunkler, da mehr Aufgaben gleichzeitig geplant sind. Als nächstes haben wir die Statusanzeige, die Ihnen zeigt, welche Elemente geöffnet sind, in Bearbeitung sind, Ihre Aufmerksamkeit benötigen und so weiter. Sie können diese Spalten selbst anpassen. Als nächstes haben wir die Kalenderansicht. Dies ähnelt der Gantt-Ansicht, da Sie Elemente verschieben können. Blau zeigt die geplante Zeit an und Grün ist die tatsächliche Zeit, die angemeldet wurde. Endlich haben wir die Dashboard-Ansicht. Über das Dashboard können Sie den Inhalt Ihrer Arbeit in Grafiken und Diagrammen visualisieren. Sie können auch Ihre Daten extrahieren. Unabhängig von der Ansicht, in der Sie sich befinden, können Sie jederzeit mit der Projektebenenauswahl nach Projekt filtern oder Ihre Ansicht verfeinern, indem Sie hier Filter anwenden. Wenn Sie diese Ansicht in Zukunft zur Hand haben möchten, können Sie sie als benutzerdefinierte Ansicht speichern und einfach darauf zugreifen, indem Sie das nächste Mal darauf klicken.

Schauen wir uns nun die Anwendungen in der Navigation unten links an. Oben haben wir den Boten. Dies zeigt Ihnen auch externe Gespräche von Kunden und interne Gespräche. Sie können auch Archive Ihrer Konversationen anzeigen. Als nächstes folgt die Anwendung “Arbeitszeittabellen”. Für Ihre Mitarbeiter kann die Zeiterfassung mithilfe von Arbeitszeittabellen durchgeführt werden. Die Arbeitszeittabellenanwendung verfolgt alle protokollierten Stunden. In der Arbeitsprotokollansicht sind die Elemente nach dem Datum der Übermittlung geordnet, wobei das späteste oben steht. Als nächstes kommt die Kundenanwendung. Kunden werden automatisch aus E-Mails und dem Kundenportal erfasst. Sie können jederzeit intern hinzugefügt oder von Ihren Kontakten in Google, Microsoft oder Yahoo hochgeladen werden. Als nächstes kommt die Benutzeranwendung. Jetzt können Benutzer gleichzeitig in mehreren Teams sein. Wenn Sie also ein Projekt mit einem Team teilen, haben alle Benutzer Zugriff darauf. Als nächstes kommt unsere Aktivitätsanwendung. Die Aktivitäten-App verhält sich wie eine Historie von Aktionen, die mit OneDesk ausgeführt wurden. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie jemals Fragen dazu haben, wie ein Gegenstand zu einem bestimmten Weg werden soll, die Schritte sehen, die unternommen wurden und von wem, um ihn in diesen Zustand zu bringen.

Unten haben wir unseren administrativen Bereich. In den Unternehmenseinstellungen können Sie Ihren Namen, das Logo, den Bot-Namen und den Avatar ändern. Sie können einen Arbeitsplan für die Woche definieren und einige Spracheinstellungen ändern. Als nächstes folgen die E-Mail-Einstellungen, die oben einige Registerkarten enthalten, die ich durchgehen werde. Das erste ist das Messaging Center, das automatisierte Antworten auf die Erstellung von Elementen, das Schließen von Aufgaben, vergessene Kennwortanforderungen und dergleichen anzeigt. OneDesk hat bereits bestimmte Automatisierungen erstellt, die Sie ändern und modifizieren können. Die nächsten beiden Registerkarten sind die ausgehenden und eingehenden Registerkarten. Auf diesen Registerkarten werden E-Mails angezeigt, die in den letzten 72 Stunden gesendet und zugestellt wurden oder fehlgeschlagen sind. Die letzte Registerkarte hier ist die Registerkarte Darstellung. Hier können Sie das Erscheinungsbild von E-Mails bearbeiten, um sie an das Branding Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können hier auch eine E-Mail-Signatur oder einen Header hinzufügen.

Die nächste Anwendung ist die Integrations-App. OneDesk beinhaltet die benutzerdefinierte Integration in einige Ihrer Lieblingsanwendungen. Wenn Sie bereits ein vorhandenes System in Ihrem Unternehmen verwenden, können Sie es direkt in OneDesk integrieren. Wenn Sie in der Liste nicht sehen, was Sie verwenden, können Sie jederzeit nachsehen, ob unser Drittanbieter-Zapier eine Integration für Sie bereit hält. Zapier bietet eine Möglichkeit, den Workflow zwischen verschiedenen Webanwendungen zu automatisieren, und es stehen Hunderte von Anwendungen zur Auswahl. Wir unterstützen auch Single-Sign-On. Sie können es sowohl für Benutzer als auch für Kunden über SAML2.0 und Open ID Connect aktivieren. Auf der Registerkarte Anwendungen können Sie Anwendungen für alle Benutzer aktivieren und deaktivieren. Dies hilft, Ihren Arbeitsbereich übersichtlicher zu gestalten. Nehmen wir also an, Sie benötigen keine Tickets. Sie können sie wegklicken oder bei Bedarf zurückbringen.

In der Ticketanwendung können Sie verschiedene Dinge tun. Sie können bis zu 10 verschiedene Elemente ändern. Jeder hat seine eigene Erstellungs-E-Mail. Sie können das Symbol sowie den Ticketnamen ändern. Wenn Sie auf Status verwalten klicken, können Sie hier die Anpassung des Lebenszyklus anpassen. Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen und auswählen, welche Eigenschaften im Ticketdetailfenster angezeigt werden, oder welche Eigenschaften im internen Ticketerstellungsformular enthalten sind. Für jeden von Ihnen aktivierten Ticket-Typ können Sie ein eindeutiges internes Erstellungsformular erstellen. Hier haben wir Workflow-Automatisierungen, die ein leistungsstarkes Werkzeug sind, um manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu minimieren.

Wenn Ihr Unternehmen über SLAs verfügt, können Sie diese hier ändern oder deaktivieren, wenn Sie sie nicht verwenden.

Im Bereich Mobile-Friendly App können Sie entscheiden, was Ihre Benutzer in ihrer Mobile-Friendly-Anwendung anzeigen können.

In der Aufgabenanwendung können Sie sehen, dass es Tickets sehr ähnlich ist. Sie können verschiedene Elementtypen aktivieren und deaktivieren und deren eindeutigen Status verwalten. Sie können bestimmte Funktionen für die interne Erstellung von Elementen festlegen und Workflow-Automatisierungen auch für Aufgaben verwalten.

In den Arbeitszeittabellenanwendungen können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, die auf Arbeitszeittabellen gesendet werden sollen, und Eigenschaften des Detailfensters aktivieren / deaktivieren. In der Benutzeranwendung können Sie den Benutzertyp verwalten, über den Sie verfügen. Sie können entscheiden, ob es sich um Vollzeit-, Teilzeit- oder Vertragsarbeiter usw. handelt.

Im Abschnitt Projekte und Portfolios ist es den Tickets und Aufgaben sehr ähnlich. Sie können verschiedene Arten von Projekten und Portfolios aktivieren. Sie können auch eindeutige Lebenszyklusstatus für alle Ihre Projekttypen konfigurieren.

Die nächste Anwendung ist unsere Kunden-App. Wie Benutzer, gilt jedoch nur für Ihre Kunden.

Als nächstes kommen unsere Kunden-Apps. Hier können Sie die im Widget angezeigten Anwendungen aktivieren und deaktivieren. Wenn Sie beispielsweise das Kundenportal nicht möchten, können Sie es einfach wegklicken und Ihre Kunden sehen es nicht im Widget. Auf der Registerkarte “Website-Widget” können Sie entscheiden, ob das Widget groß oder klein ist, und Sie können den Code generieren, mit dem Sie es direkt auf Ihrer Webseite platzieren können. Im Bereich Darstellung können Sie die Darstellung Ihrer Kundenanwendungen anpassen. Sie können ein eindeutiges Logo auswählen oder Ihr vorhandenes verwenden und die Farben Ihrer Kunden-Apps konfigurieren. Auf der Registerkarte Kategorien können Sie Kategorien und übergeordnete Kategorien für Ihre Wissensdatenbank erstellen und organisieren. Wenn Sie Änderungen an den Kundenanwendungen vornehmen, können Sie hier auf die Vorschau-Schaltfläche über diesen Seiten klicken. Auf diese Weise können Sie eine Vorschau der von Ihnen vorgenommenen Änderungen anzeigen.

Als nächstes kommt die Messenger-Anwendung. Hier können Sie die Bot-Antworten ändern und die Begrüßungen anpassen.

Als nächstes kommt das Portal. Sie können entscheiden, ob der Kunde angemeldet sein muss oder nicht, und auswählen, welche Funktionen und Eigenschaften der Artikel Sie Ihren Kunden anzeigen möchten.

In Webforms können Sie entscheiden, welche Arten von Artikeln Ihre Kunden an Sie senden sollen. Sie können für jeden von Ihnen aktivierten Elementtyp ein eindeutiges Webformular erstellen. Sie können angeben, ob bestimmte Felder erforderlich sind, oder bei Bedarf selbst benutzerdefinierte Felder erstellen. Schließlich können Sie im Abschnitt Wissensdatenbank Ihre Artikel in den Kundenanwendungen und das Erscheinungsbild der Wissensdatenbank konfigurieren.

Wenn Sie bereit sind, Profi zu werden, können Sie Ihren Tarif in der Abonnementanwendung auswählen. Die Pläne ändern sich basierend auf der Anzahl der Benutzer, die angemeldet werden. Sie müssen herausfinden, wie viele Ihrer Mitarbeiter OneDesk verwenden werden. Für mehr als 100 Benutzer können Sie uns jederzeit eine Nachricht senden oder eine E-Mail senden, um ein Angebot zu erhalten. Im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern bietet Ihnen jeder einzelne Plan, den wir anbieten, ALLE OneDesk-Funktionen sowie unbegrenzte Kunden und Projekte. Wir berechnen Ihnen KEINE Funktionen, Sie erhalten alle und es gibt keine versteckten Kosten.

Damit ist die OneDesk-Demo für heute abgeschlossen. Vielen Dank für Ihre Zeit. Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.