Zusammenarbeit ist in bestimmten Branchen eine Notwendigkeit. Softwareentwicklungsunternehmen und technologiebasierte Lösungsanbieter sind keine Ausnahmen. Das durchschnittliche Softwareentwicklungsunternehmen bündelt die Fähigkeiten, Erfahrungen und das Fachwissen mehrerer Entwickler, Projektmanager und Systementwickler, um ihre Entwicklungsteams zu bilden. Das Management der Interaktion solcher Teams erfordert eine Mischung aus genau definierten Workflows, speziellen Managementfähigkeiten und den richtigen Tools für den Job. Ein Unternehmen von Cash Automation Technology wandte sich an das OneDesk-Team, um ein plattformübergreifendes Projekt- und Ressourcenmanagement-Tool mit einem Ticketing-System und gemeinsam genutzter Speicherkapazität für sein Team zu suchen.
Unser Kundenunternehmen ist auf Cash Automation Services für andere Unternehmen in seinem Zielmarkt spezialisiert. Sie bauen Cash-Recyclersysteme, um Geld für Banken und Hotels aller Größen zu verwalten. Das Unternehmen besteht aus einem Team von erfahrenen Software-Ingenieuren, Programmierern und Projektmanagern, die zusammenarbeiten, um Probleme innerhalb dieser Zielinstitutionen mithilfe modernster Softwaretechnologie zu identifizieren und zu lösen. Herkömmlicherweise implementiert das Unternehmen unseres Kunden lokale Server in der Projektentwicklung während der Entwicklungs- und Testphase. Sie verwenden auch andere gängige Management-Tools für Kommunikation, Support und Ressourcenmanagement. Die Komplexität der Verwendung und Wartung mehrerer Tools für verwandte Aufgaben innerhalb eines Teams hat sich jedoch als ineffizient erwiesen, und die Entwicklungsplattformen sind im Vergleich zu den Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens recht starr. Dies führte dazu, dass ein komplettes System erforderlich war, das alle erforderlichen Funktionen des Unternehmens bietet und sich gut in vorhandene Systeme integrieren lässt, die derzeit im Unternehmen verwendet werden.
Das Projektmanagement in dieser Größenordnung und die Art der Arbeit des Kunden hängen entscheidend von einer reibungslosen Teamarbeit und der Fähigkeit ab, Ressourcen zu optimieren und Termine einzuhalten. Das richtige Projektmanagement-Tool ist eine entscheidende Determinante für den langfristigen Erfolg des Unternehmens. OneDesk ist mit einer Reihe von Tools ausgestattet, die einen reibungslosen Arbeitsablauf ermöglichen, wie im Fall unseres Kundenunternehmens beschrieben. Ein integriertes Ticketingsystem ermöglicht es privilegierten Benutzern, anpassbare Tickets für Projekte und Aufgaben zu erstellen und einzureichen. Ein Ticket kann für praktisch jedes Problem erstellt werden, das sofortige Aufmerksamkeit und Lösung erfordert. Der Teamleiter kann als Antwort auf eingereichte Tickets Diskussionen erstellen und sogar Aufgaben basierend auf dem Ticket zuweisen, wenn weitere Maßnahmen erforderlich sind. OneDesk vereinfacht die Verantwortlichkeiten der Projektmanager innerhalb des Unternehmens durch das integrierte Workflow-Automatisierungssystem weiter. Das System ermöglicht es dem Manager, automatisierte und anpassbare Antworten auf bestimmte Aktionen zu erstellen, die Benutzer an Tickets ausführen. Manager können den Zugriff auf Diskussionen auch mithilfe der Modifikatoren für den privaten oder öffentlichen Zugriff moderieren, um sicherzustellen, dass nur die angegebenen Teammitglieder auf die Diskussion zugreifen können.
In OneDesk sind Projektlebenszyklen in Tickets und Aufgaben integriert, damit Benutzer den Status verfolgen können, in dem sich jedes Arbeitselement oder Projekt derzeit befindet. Der aktuelle Status des Projekts im Lebenszyklus kann unterwegs geändert werden, wenn sich der Projektstatus ändert. Der Projektlebenszyklus in OneDesk ist vollständig konfigurierbar, und es können mehrere Phasen erstellt werden, während vorhandene Phasen nach Bedarf geändert oder gelöscht werden können. Die Plattform bietet auch ein effektives Zeiterfassungssystem, das durch Importieren von Arbeitszeittabellen oder Verwenden des integrierten Timers verwendet werden kann, der die Projektplanung und Aktivitätsverfolgung vereinfacht. Das Zeiterfassungs- und Planungssystem automatisiert auch den Projektlebenszyklus. Es aktualisiert automatisch den aktuellen Projektstatus im Lebenszyklus, wie im Projektzeitplan / -plan angegeben.
Die mobile OneDesk-App verbessert und stabilisiert den organisatorischen Workflow. Es ermöglicht den Benutzern, den Projekt-Timer mit ihren Mobilgeräten außerhalb des Standorts remote zu verwalten. Die OneDesk Mobile App, die sowohl auf Android- als auch auf iOS-Plattformen verfügbar ist, wird automatisch mit dem Projekt-Timer in der Haupt-App synchronisiert. Der Manager kann übermittelte Arbeitszeittabellen in seinem Dashboard analysieren und protokollierte Arbeitszeittabellen entweder genehmigen oder ablehnen, eine Funktion, die für die Mitarbeiterabrechnung von entscheidender Bedeutung ist. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche können Projektmanager Berichte über protokollierte Arbeitszeittabellen erstellen, exportieren und herunterladen, um sie weiter zu analysieren oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bearbeiten. Benutzer können über ihre OneDesk Mobile App auch Benachrichtigungen über Tickets und Aufgaben erhalten, an denen sie beteiligt sind.
OneDesk vereinfacht die Ressourcenverwaltung in der Organisation. Es enthält eine Sammlung von Ansichten, von denen jede einen klaren Überblick oder eine Darstellung der Ressourcenzuweisung und des jeweiligen Projekts innerhalb des Systems bietet. Die Gantt-Ansicht ist beispielsweise ein nützliches Tool für das Ressourcenmanagement, mit dem Projektmanager genauer beobachten können, wer wann an was arbeitet. Dieses Tool macht es unter anderem zum Kinderspiel, Duplikate bei der Aufgabenzuweisung zu erkennen, und das Umplanen von Aufgaben ist mit der Drag & Drop-fähigen Benutzeroberfläche noch komfortabler. Darüber hinaus ermöglicht OneDesk den Vergleich des geplanten Zeitplans mit praktischen Zeitplänen. Dies gibt dem Manager eine bessere Perspektive bei der Verfolgung von Zeiteffizienzen und verfällt gegebenenfalls. Die Ansicht zeigt einen Nebeneinander-Vergleich der einem Benutzer zugewiesenen Aufgabe mit der zugewiesenen Zeit mit der Zeit, die der Benutzer für die Erledigung der Aufgabe benötigt hat.
OneDesk implementiert einen überlegenen Ansatz bei der Gestaltung seines Ebenen- und Berechtigungssystems. Benutzerrechte sind nach Zugriffsebenen sortiert und können an die betrieblichen Anforderungen des Kundenunternehmens angepasst werden. Die Verwaltung auf oberster Ebene hat das volle Recht, einschließlich der Möglichkeit, Funktionen innerhalb des Systems zu aktivieren und zu deaktivieren. Administratoren / Manager können auch Benutzer und Teams erstellen und Berechtigungen für das System zuweisen. Bestehende Benutzer können auch im CSV-Format importiert und Benutzer deaktiviert oder reaktiviert werden. Die Plattform lässt sich auch problemlos in praktisch alle gängigen Apps integrieren, die in der Client-Organisation verwendet werden. Manager können Daten problemlos in und aus OneDesk importieren und exportieren. Die Integration in vorhandene Systeme wird ebenfalls erheblich vereinfacht und kann über das Integrationsfenster in der Admin-App aufgerufen werden. OneDesk legt Wert auf Effizienz im organisatorischen Workflow, und das intuitive Design der Plattform stellt sicher, dass für den Betrieb und die Verwaltung des Systems nur wenig bis gar kein technisches Fachwissen erforderlich ist.