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Im Allgemeinen geht es bei einem Technologieunternehmen darum, die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden zu antizipieren und gleichzeitig mit den Trends in der Informationstechnologiebranche Schritt zu halten, um technologische Kompetenz zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Unternehmen des technischen Supports bieten das technische Know-how, das erforderlich ist, um Systeme sowohl für kleinere als auch für größere Unternehmen am Laufen zu halten.
Die meisten Startup-Unternehmen für technischen Support verlassen sich in ihrem frühen Stadium auf intern entwickelte und verwaltete Tools. Der Ansatz erweist sich jedoch häufig als schwierig zu verwalten und nicht skalierbar, wenn der Betrieb größer wird. Der neue Kunde von OneDesk, ein End-to-End-Unternehmen für Technologielösungen in seinen Wachstumsphasen, sah sich derselben Herausforderung gegenüber und versuchte, sie anzugehen.

Standalone-System mit mehreren Funktionen für technische Supportteams
Obwohl das Unternehmen mehrere Unternehmenssysteme zur Verwaltung seiner Ticketing- und Verkaufsverfolgungsanforderungen ausprobiert hat, waren diese Systeme entweder unzureichend ausgestattet oder mit redundanten Funktionen und Integrationen überall zu umständlich. Das Unternehmen benötigte ein eigenständiges System, das in der Lage war, seine Verkaufs- und Ticketanforderungen ohne weitere Integrationen zu erfüllen.
Obwohl unser neuer Kunde zuvor davon überzeugt war, dass es unmöglich ist, eine Lösung zu finden, die alle Spezifikationen einschließlich Verkaufsverfolgung, Projektmanagement, Ticketing, Kundeninteraktion und Berichterstellung in einer einzigen App abdeckt. Das Team stellte schließlich fest, dass OneDesk alles von CRM über Helpdesk bis hin zu Projektmanagementfunktionen und der Logikstruktur zur Unterstützung spezialisierter Teams wie Verkaufsteams hatte.
Das Team erfuhr online von OneDesk und stellte fest, dass sich OneDesk von allen anderen Optionen abhebt. Das Team hatte endlich ein System gefunden, das alles an einem Ort erledigen kann.

Verfolgen von Verkäufen mit OneDesk
OneDesk bietet einen dynamischen Betriebsprozess, mit dem das Unternehmen sein Geschäftsmodell problemlos auf OneDesk replizieren kann. Ein Beispiel hierfür ist die isolierte Verkaufssystemspezifikation des Unternehmens – Ein System zum Protokollieren und Verfolgen von Verkaufsinformationen, mit dem die Verkaufsinformationen auch auf der Projektmanagementseite des Systems zugänglich gemacht werden können.
Mit OneDesk können die Verkaufsteams des Unternehmens Verkaufskontakte protokollieren und verfolgen, indem sie bestimmte Verkaufsprojekte und Aufgaben ausschließlich für Mitglieder des Verkaufsteams erstellen. Die Verkaufsaufgaben können Mitgliedern des Verkaufsteams zugewiesen, abgeschlossen und protokolliert werden, während sie vollständig von nicht autorisierten Benutzern und Teams isoliert sind. Diese Logik stellt sicher, dass das Verkaufsteam seine Vorgänge melden kann, ohne unbedingt mit dem Projektmanagement oder der Helpdesk-Seite des Systems zu interagieren.
Eine solche robuste Implementierung ist auch hoch skalierbar. Damit kann das Unternehmen praktisch eine beliebige Anzahl seiner Teams an Bord holen, ohne externe Systeme integrieren oder langwierige Anpassungen vornehmen zu müssen.
OneDesk bietet vor allem Flexibilität. Das System berücksichtigt auch Organisationen, die es möglicherweise vorziehen, ihr Betriebsmodell mithilfe von Integrationen zu replizieren. Somit kann das System über Zapier in andere Unternehmenstools wie Verkaufsverfolgungssysteme integriert werden.

Generieren von internen und Kundenberichten mit OneDesk
Von den internen Ausgaben des Unternehmens bis zur Aufschlüsselung aller von Kundenorganisationen eingereichten Tickets ist die Berichtsfunktion für den Betrieb eines technischen Supportunternehmens von entscheidender Bedeutung. Das Unternehmen kann Berichte zu praktisch allen mit OneDesk ausgeführten Vorgängen erstellen. Dies umfasst Aufgaben, eingereichte Tickets, protokollierte Arbeitszeittabellen, Abrechnungen und mehr. OneDesk lässt sich auch nahtlos integrieren QuickBooks Buchhaltungssoftware und Abrechnungssysteme für eine effiziente Berichterstellung und Zahlungsabwicklung.
OneDesk führt benutzerdefinierte Felder als zusätzliche Eigenschaften ein, die in Spalten gefiltert und zum Anpassen von Berichtslayouts verwendet werden können. Teams können detaillierte Berichte erstellen, die der Übersichtlichkeit halber nach Datum, Kundendetails und benutzerdefinierten Parametern aufgeschlüsselt sind.
OneDesk geht mit automatisierten Berichten noch einen Schritt weiter. Die Teams können die OneDesk-Installation des Unternehmens so konfigurieren, dass in regelmäßigen Abständen spezifische Berichte erstellt und an Kunden und Stakeholder gesendet werden. Berichte können in vordefinierten Layouts erstellt und in verschiedenen Formaten geliefert werden.

OneDesk als Projektmanagement- und Ticketing-Tool
OneDesk als eigenständiges System umfasst drei modulare Anwendungen, die für das Projektmanagement und das Ticketing unerlässlich sind. Die Kunden-App ist die dem Kunden zugewandte Seite des Systems und eine der drei modularen Apps. Es kann einfach in die Website des Unternehmens integriert werden und bietet Kunden Zugriff auf ein Messenger-Tool für den Live-Chat und eine Registerkarte für Webformulare zum Erstellen und Senden von Tickets. Das Kunden-App-Widget hilft auch dabei, Informationen über laufende Projekte mit den Kunden zu teilen, und bietet eine öffentliche Wissensdatenbank mit Video- und Textartikeln, um Kunden anzuleiten.
Die von den Kunden durchgeführten Aktivitäten werden von den internen Teams über die zweite modulare App – die Projekt-App – überwacht. Diese App verfügt über eine Reihe von Tools zum Verwalten von eingereichten Tickets und zugewiesenen Aufgaben. Dazu gehören eine Reihe von Projektmanagement-Tools wie Arbeitszeittabellen, agile Punkte und Aufgabenplanung. Die OneDesk-Aufgaben-App bietet außerdem verschiedene Ansichten, um Informationen zu laufenden Aktivitäten aus verschiedenen Perspektiven darzustellen.
OneDesk ermöglicht es dem Unternehmen, alle Funktionen in der Kunden-App zu deaktivieren oder Informationen in der Kunden-App ohne Komplikationen selektiv auszutauschen.
Das OneDesk Mobile ist die dritte modulare App und einfach die mobile App-Version der Projekt-App. Es verfügt über alle Funktionen der Haupt-App und ermöglicht Teammitgliedern den Zugriff auf diese Tools, wenn sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sind. Die mobile App ist für Android- und iOS-Benutzer in ihren jeweiligen App Stores verfügbar.

OneDesk optimiert die Teamarbeit
OneDesk betreibt eine hierarchische Benutzerstruktur ähnlich einer typischen Organisation. Dies erleichtert es dem Unternehmen, seine vorhandene Organisationsstruktur mithilfe von OneDesk zu modellieren, wodurch der Workflow vereinfacht wird. Mit OneDesk kann das Unternehmen Benutzerkonten erstellen, Teams erstellen und Benutzer Teams zuweisen.
Es gibt auch mehrere Benutzerebenen mit unterschiedlichen Berechtigungen und Rollen, und Benutzer können mehreren Teams / Gruppen mit mehreren Rollen angehören. Manager können auch beauftragt werden, Teamrollen zu überwachen, während Administratoren die Kontrolle über das System oder den Gesamtbetrieb haben. OneDesk integriert standardmäßig die SSL-Anmeldung, sodass sich Benutzer nach Belieben mit ihren Google-Konten anmelden können.
OneDesk verfügt über eine umfassende Online-Dokumentation, die es Benutzern erleichtert, im System nachzuschlagen und zu navigieren. Das OneDesk-Supportteam ist mit einer Reaktionszeit von weniger als einer Minute sehr reaktionsschnell. Das Team bietet alle Hilfe, die der Kunde möglicherweise benötigt, um effizient zu arbeiten.

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