OneDesk le permite establecer automatizaciones de flujo de trabajo, que son un conjunto de reglas que se encargan de tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo. La configuración de la automatización del flujo de trabajo permitirá a su empresa ahorrar tiempo y dinero y aumentar la productividad general.

Reglas de automatización

Cada regla de automatización del flujo de trabajo consta de las siguientes 3 partes:

Automation Rules

  1. Filtros que definen los elementos a los que se aplicará la regla
  2. Un disparador que hará que se realice la acción.
  3. Una o más acciones que realizará OneDesk

 

Ejemplos de automatización del flujo de trabajo

A continuación, se muestran algunas automatizaciones útiles del flujo de trabajo que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo la capacidad de automatización del flujo de trabajo de OneDesk. Algunos se activan dentro de OneDesk de forma inmediata, otros deben activarse y algunos son sugerencias útiles para flujos de trabajo comunes.

 

Ya activado

1. Respuesta automática a nuevos tickets

Envíe una respuesta de bot automatizada a la persona que desencadena la creación de cualquier tipo de elemento que no sea un artículo de la base de conocimiento.

Auto-reply to new tickets

 

2. Cerrar tickets inactivos que están pendientes de cliente

Ordene su espacio de trabajo cerrando automáticamente los tickets que se han vuelto inactivos debido a la inactividad del cliente.

Close inactive tickets that are pending customer

 

3. Cambiar el estado pendiente cuando el agente responde

Cambie automáticamente el estado de un ticket a ‘cliente pendiente’ para identificar los tickets que están esperando una respuesta del cliente.

Change pending status when agent replies

 

4. Cambiar el estado pendiente cuando el cliente responde

Cambie automáticamente el estado de un ticket a ‘agente pendiente’ para identificar los tickets que necesitan la atención de un agente para garantizar una respuesta oportuna.

Change pending status when customer replies

 

5. Si el porcentaje completo cambia de 0 a menos del 100%, establezca el estado en “en progreso”

If percentage complete changes from 0 to less than 100%, set state to

 

6. Publique nuevos tickets en el portal del cliente.

Publique automáticamente nuevos tickets que se crean en el portal del cliente para mantener a sus clientes actualizados sobre su progreso.

Publish new tickets on the Customer portal

 

7. Notificar al solicitante del ticket cerrado.

Informe al solicitante de un ticket cuando el estado del ciclo de vida del ticket cambia a “terminado”.

Notify requester of closed ticket

 

8. Cuando se actualice el estado del proyecto, publique un mensaje.

Envíe un mensaje automático desde el bot de OneDesk para notificar a los seguidores de un proyecto cuando cambia su estado. When status is updated on project, post a message

 

9. Recuerde a los asignados las próximas tareas

Envíe un recordatorio a los usuarios asignados de OneDesk de las tareas próximas para permitirles estar mejor preparados.

Remind assignees of upcoming tasks

 

10. Cambie el estado del artículo a “terminado” cuando el porcentaje sea 100.

Establezca el estado del artículo en “terminado” cuando el porcentaje de finalización del artículo cambie al 100% para realizar un seguimiento de los artículos terminados.

Change item state to

 

11. Configure el estado de la tarea en “reabierto” cuando el porcentaje baje de 100

Establezca el estado del elemento en “reabierto” cuando el porcentaje de finalización se reduzca del 100% para identificar los elementos que necesitan más trabajo.

Set task status to “reopened” when percentage goes down from 100

 

 

No esta activado

1. Cuando se crea un nuevo elemento, envíe un correo electrónico al administrador

When new item is created, email Admin

2. Asignar automáticamente nuevas tareas

Asigne automáticamente elementos recién creados a un usuario o equipo en OneDesk.

Auto-assign new tasks

 

Ejemplos útiles de automatización

1. Asignar automáticamente nuevos elementos a una persona

Asigne automáticamente los elementos recién creados a un usuario individual en su equipo de OneDesk.

Auto-assign new items to an individual

 

2. Notifique al soporte si un ticket no se ha cerrado después de un período de tiempo específico.

Asegúrese de que su equipo de soporte sea notificado automáticamente cuando un ticket esté tardando demasiado en resolverse.

Notify support if a ticket hasn’t been closed after a specified time period

 

3. Organice automáticamente los elementos en proyectos según el tipo de elemento

Haga que los elementos recién creados se organicen automáticamente en diferentes proyectos según su tipo de elemento.

Ejemplo: organizar un elemento que es un error en el proyecto ‘Errores’.

Automatically organize items into projects based on item type

 

4. Cuando se crea un ticket por correo electrónico, envíe una respuesta automática

Envíe un mensaje automático a la persona que se comunique con usted por correo electrónico para iniciar el flujo de la conversación.

When a ticket is created by email, send out an auto-reply

 

5. Asignar automáticamente elementos específicos al equipo apropiado

Asignar automáticamente un artículo según su tipo al equipo que mejor se adapte a su cuidado.

Ejemplo: asigne un ticket de solución de problemas al equipo de TI.

Auto-assign specific items to the appropriate team

 

6. Actualiza el seguidor de un artículo para todos los cambios de estado.

Asegúrese de que cuando alguien sea asignado como seguidor, reciba todas las actualizaciones sobre los cambios de estado del elemento a medida que suceden.

Update the follower of an item for all status changes

 

7. Organice los tickets en proyectos según el dominio de correo electrónico.

Cuando se crea un ticket mediante un correo electrónico con un dominio en particular, agregue el ticket al proyecto con el nombre de dominio correspondiente.

Organize tickets into projects based on email domain

 

8. Cambie el tipo de boleto según el estado de urgencia en el nombre

Notifique a sus clientes que pueden agregar “urgente” al título de sus correos electrónicos / envíos de formularios web y cambiar automáticamente esos tipos de ticket a un ticket “urgente”.

Change ticket type based on urgent status in name

 

9. Asignar elementos de alta prioridad a un gerente

Si un ticket se eleva a la prioridad de 5 estrellas, el cesionario cambia inmediatamente al gerente para que pueda ser manejado por la persona más capacitada.

Assign high-priority items to a manager

 

10. Si el elemento se crea por correo electrónico, envíe un correo electrónico y asígnelo a una persona.

Cuando se crea un elemento a partir de un correo electrónico, envíe un mensaje de respuesta y asígnelo automáticamente a un usuario de OneDesk.

If item is created by email, send email and assign to an individual

 

11. Cuando cambie el estado, reasigne a otro equipo

Personalice sus estados para representar a los equipos que manejan las diferentes etapas de un elemento y asigne automáticamente al equipo apropiado a medida que cambia el estado.

Ejemplo: cuando el equipo de redacción completa la redacción de una tarea, actualiza el estado a Editar y el elemento se reasigna automáticamente al equipo de edición.

When status changes, reassign to another team

 

12. Asignar automáticamente nuevos boletos a un individuo por Round-Robin

Asigne automáticamente tickets entrantes por rotación a cada miembro de un grupo de su elección.

Auto-assign new tickets to an individual by Round-Robin

 

13. Archivar un proyecto después de que se haya completado

Archive a project after it's been completed

 

14. Notificar a los seguidores de un proyecto cuando cambie su fecha de vencimiento.

Notify followers of a project when its due date changes

 

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