Cómo una empresa de consultoría de recursos humanos utiliza OneDesk para coordinar operaciones internas y brindar soporte a los clientes
El recurso humano es, sin duda, el elemento más crucial en el proceso empresarial, tanto que una medida de qué tan bien una empresa gestiona sus RR.HH. puede ser una bola de cristal de su viabilidad a largo plazo. Esto es evidente en el abrupto crecimiento de la industria de recursos humanos y servicios de contratación en los últimos tiempos. La gestión de recursos humanos subcontratada es una tendencia en crecimiento a nivel mundial y se está convirtiendo rápidamente en el estándar entre industrias, especialmente entre empresas medianas y grandes con enormes necesidades de recursos humanos.
Las empresas de consultoría de recursos humanos desarrollan e implementan sistemas procesables para optimizar el proceso de personal de sus empresas clientes. Esto ayuda a las empresas a reducir drásticamente los recursos que de otro modo se gastarían en Gestión de Recursos Humanos (HRM). Permiten a las empresas centrarse únicamente en el desempeño de RR.HH. en lugar de en los detalles del proceso de RR.HH.
Para maniobrar las complejidades de la industria en una era digital, una empresa de consultoría de recursos humanos orientada al crecimiento debe implementar un proceso basado en software para administrar sus operaciones internas y los asuntos de sus empresas clientes. Debido a esto, una empresa de consultoría de recursos humanos se acercó al equipo de OneDesk en busca de una plataforma de software que pueda administrar de manera productiva sus operaciones internas y realizar un seguimiento de los elementos de recursos humanos de las empresas a las que sirven.
Nuestro nuevo cliente opera por dos motivos que se diferencian por el alcance de la función de gestión de recursos humanos que desempeñan para una empresa: o asumen toda la responsabilidad de gestión de recursos humanos de la empresa o prestan servicios de gestión de recursos humanos bajo demanda a la empresa en aspectos específicos. En general, identifican y eliminan las actividades que no agregan valor en el proceso de recursos humanos del cliente y administran las necesidades de personal del cliente. Pero el desafío es mantenerlo todo organizado en un solo lugar, en una única plataforma que gestiona todas las operaciones de la empresa.
OneDesk, como un sistema versátil de administración de proyectos y servicio de asistencia técnica, agiliza el flujo de trabajo de la empresa de recursos humanos, lo que les permite vigilar de cerca sus operaciones internas y, al mismo tiempo, respaldar las necesidades de recursos humanos de sus clientes simultáneamente, todo dentro de la interfaz de OneDesk. El sistema OneDesk consta de tres (3) aplicaciones: la aplicación principal, la aplicación del cliente y una aplicación móvil, todas interconectadas en tiempo real. Con la aplicación principal de OneDesk, nuestra firma de consultoría de recursos humanos para clientes puede comunicarse y administrar fácilmente las conversaciones con las empresas a las que sirven y sus empleados mediante el sistema de tickets de OneDesk. Esta función les permite crear tickets relacionados con la atención al cliente o las actividades de los empleados con la capacidad de adjuntar archivos. La agencia de recursos humanos ahora puede administrar los tickets enviados dentro de una interfaz de aplicación principal inclusiva, responder a los tickets de los usuarios, realizar un seguimiento de las actividades de los empleados y asignar tareas a su equipo interno en función de estos tickets. El administrador puede incluso crear hilos de discusión dentro de cada ticket para una discusión fluida sobre el ticket.
También es posible tener discusiones privadas entre los miembros del equipo de RR.HH. dentro del widget de ticket. La configuración juega un papel en la mejora de la productividad, ya que los gerentes de recursos humanos pueden involucrar a los clientes y discutir con el equipo sobre el ticket actual, dentro de la misma interfaz de ticket. El gerente de recursos humanos recupera información en una conversación personal mientras transmite los resultados a los clientes o su personal en el otro extremo sin la molestia de navegar a través de las interfaces. La interfaz principal de la aplicación alberga una serie de herramientas diseñadas para una gestión de proyectos eficiente. Por ejemplo, los gerentes ahora pueden rastrear la cantidad de tiempo que los asignados necesitan para completar las tareas designadas en contraste con el período de tiempo asignado para la tarea usando la función de hoja de tiempo.
Para una mejor perspectiva de la gestión de recursos, una colección de vistas está disponible en la aplicación principal, específicamente para brindar a los administradores diferentes perspectivas en el análisis de recursos. Cada una de estas vistas ofrece un análisis único de los recursos humanos en la organización y cómo se utilizan. La vista de calendario, por ejemplo, muestra la línea de tiempo planificada frente a la real de las actividades durante semanas y meses, mientras que el tablero de estado muestra el estado del ciclo de vida de los tickets y las tareas. El ciclo de vida del estado es una herramienta crítica de emisión de tickets. Ayuda a los gerentes, equipos y clientes a rastrear el estado de los tickets y las tareas en toda la aplicación. Esto es esencial para evitar la duplicación de tareas y puede ayudar a optimizar los procesos organizativos de RR.HH.
Otra característica de OneDesk que es adecuada para mejorar el flujo de trabajo de RR.HH. es el sistema de informes integrado. Los gerentes ahora pueden generar informes sobre prácticamente cualquier aspecto de la actividad de la organización sobre la marcha. La creación de informes, como un informe de las horas de trabajo del equipo interno, se convierte en una brisa para el gerente, ya que la facturación depende de los informes de trabajo. Los gerentes pueden generar fácilmente un informe del tiempo registrado por los miembros del equipo y el personal, y luego exportar el informe en el formato apropiado para el procesamiento de facturación y pago.
La aplicación móvil OneDesk es otra aplicación en la plataforma OneDesk. La aplicación permite a los gerentes, equipos y personal rastrear, administrar y dar seguimiento a las actividades en la organización, independientemente de su ubicación física. El personal puede registrar hojas de tiempo y administrar los temporizadores existentes sin tener que estar necesariamente al lado de una computadora habilitada para OneDesk en la oficina. El portal del cliente proporciona una interfaz intuitiva para que los clientes / empresas creen tickets, gestionen sus tickets y verifiquen el estado de los tickets enviados. Una pestaña de mensajería para el cliente también permite al cliente acceder a un chat en vivo con un agente del equipo de consultoría de recursos humanos. El sistema OneDesk es completamente personalizable y lo suficientemente modular para abordar las necesidades internas y de soporte al cliente de la empresa de consultoría de recursos humanos. La aplicación OneDesk también se integra perfectamente con los sistemas existentes en la agencia, lo que convierte la transición en una actualización del flujo de trabajo sin problemas.