No hay escasez de software posicionado como básico para el profesional de negocios cotidiano. Desde la contabilidad hasta las adquisiciones y los informes, las empresas necesitan una variedad de software para mantenerse en funcionamiento. No solo es difícil obtener todas las herramientas necesarias para cubrir todos los aspectos de sus operaciones debido a la gran cantidad de opciones, sino que también es difícil lograr que todas estas piezas funcionen juntas sin problemas. A menudo, una pieza de software no se integra con otra, lo que requiere una solución personalizada o un compromiso. Por esta razón, muchas soluciones de software ofrecen conjuntos completos de herramientas que están garantizadas para trabajar juntas, pero que por sí solas no satisfacen las necesidades de todas las áreas. Este deseo de integración entre software no es infrecuente, por lo que cuando un cliente se acercó a nosotros en busca de una solución, pudimos destacar cómo OneDesk cumplía con esos requisitos.
Nuestro cliente es una firma de TI enfocada en servicios WiFi. Las interacciones con sus clientes van desde transacciones únicas de venta e instalación de hardware, proyectos para eventos y servicios administrados recurrentes. Aunque su software de gestión de proyectos actual satisface la mayoría de sus necesidades básicas, todavía existen requisitos pendientes de varios departamentos que no se pueden lograr sin un gran desembolso de dinero. Estos requisitos se refieren principalmente a automatizaciones e integraciones que elevarían su eficiencia y agilizarían los flujos de trabajo. Parte del trabajo de nuestro cliente requiere el uso de una herramienta CRM (gestión de relaciones con el cliente), y aunque no esperan que OneDesk les proporcione eso, reconocen que la capacidad de conectar su gestión de proyectos a CRM no es una pregunta irrazonable.
La aplicación de gestión de proyectos de OneDesk se basa en un concepto simple de jerarquías. Las tareas que se registran se asignan a proyectos, que se pueden organizar en carpetas y comprenden carteras más grandes. Las tareas contienen toda la información relevante para el trabajo asociado, desde la descripción hasta la persona asignada y las conversaciones al respecto. Esta configuración mantiene la información de la tarea en una ubicación central de fácil acceso. Más allá de los detalles de las tareas en sí, nuestro cliente también puede especificar el flujo de trabajo y los estados por los que pasa una tarea a medida que se planifica, ejecuta, prueba e implementa. A medida que se trabaja en la tarea, el estado se puede actualizar para reflejar el estado actual. Con los flujos de trabajo viene una de las características más destacadas de OneDesk: la automatización del flujo de trabajo. Para configurar uno, nuestro cliente simplemente necesita definir un conjunto de criterios y la acción subsiguiente que debe tomarse automáticamente una vez que se cumplan esos criterios. Estas automatizaciones pueden activarse en función de estados, valores de campos particulares e incluso en un horario. Es fácil ver por qué nuestro cliente estaba interesado en estas automatizaciones, ya que pueden hacer que el trabajo se autogestione en algunos casos.
La integración fue una prioridad para nuestro cliente y fue el principal obstáculo en términos de software de gestión de proyectos anterior. A menudo, la integración de dos productos requiere un trabajo de desarrollo personalizado que puede resultar costoso y requerir mucho tiempo. Nuestro cliente, en particular, estaba buscando integraciones con su sitio web para sus equipos de ventas y marketing donde se completa un formulario y luego se toma una acción automática para llevar ese prospecto al canal de ventas. Aunque no existe una integración fácil de OneDesk para trabajar con su formulario existente, tenemos formularios web personalizables que nuestro cliente puede mostrar a los clientes que convierten los datos ingresados en elementos de trabajo en OneDesk. Estos formularios se pueden ajustar para requerir toda la información necesaria que se traduce en campos en un ticket de OneDesk. A partir de ahí, nuestro cliente puede crear automatizaciones de flujo de trabajo para realizar acciones particulares cuando ingresen estos datos. En términos de una solución completa en todos sus equipos, nuestro cliente reconoció que OneDesk probablemente no sería el único software que utilizan. Con eso en mente, destacamos la amplia gama de integraciones de Zapier ya creadas para integrar OneDesk con varios otros programas. Incluso si aún no existe una solución, nuestro cliente se alegró de saber que a través de Zapier, puede ser sencillo configurar algo.
Aunque el propósito principal de OneDesk no es ser un proveedor líder de software CRM, debido a que nuestro cliente está preocupado por la integración de herramientas en los flujos de trabajo, vale la pena explorar la flexibilidad de OneDesk y profundizar en cómo se puede lograr la funcionalidad CRM dentro de nuestras aplicaciones existentes. Debido a que OneDesk se basa en una jerarquía simple y bastante generalizada para organizar el trabajo, este concepto se presta para usarse más allá de la gestión de proyectos. Aunque OneDesk ya tiene el concepto de clientes, para replicar la experiencia CRM de manera más completa, nuestro cliente puede configurar un nuevo tipo de ticket para representar a los clientes y especificar campos personalizados para capturar todos los detalles relevantes. Este tipo de ticket tendría su propio flujo de trabajo asociado, que se puede personalizar para representar los diferentes estados y estados de las relaciones con los clientes. Junto con el seguimiento del estado de las relaciones con los clientes, al utilizar tickets para representar a los clientes, nuestro cliente también puede almacenar las configuraciones del cliente en estos tickets como archivos adjuntos. Dados los servicios y el apoyo continuo que brindan, esta fue una preocupación muy válida para nuestro cliente que se puede manejar de manera muy simple. Al mover su CRM a OneDesk, nuestro cliente puede rastrear a sus clientes como lo haría con su trabajo. Al igual que con cualquier ticket y tarea en OneDesk, nuestro cliente también puede crear automatizaciones de flujo de trabajo para agilizar la gestión de las relaciones con sus clientes.
A pesar de que existen tantas soluciones de software, a veces resulta difícil o incluso imposible encontrar la herramienta adecuada que lo haga todo. Con la flexibilidad de OneDesk, eso se convierte en un problema menor. OneDesk es un camaleón de herramienta; Basado en una jerarquía organizativa simple, OneDesk se puede adaptar para adaptarse a una variedad de casos de uso. Aún así, puede haber casos en los que OneDesk no satisfaga todas las necesidades. Para esos usuarios, las integraciones de Zapier se pueden utilizar para que OneDesk interactúe sin problemas con otro software. Esto ofrece a los usuarios lo mejor de ambos mundos sin tener que diseñar la solución ellos mismos.