support agent
Generalmente, ser una empresa de tecnología se trata de anticipar las necesidades y requisitos del cliente mientras se mantiene al tanto de las tendencias en la industria de la tecnología de la información para lograr y mantener la competencia tecnológica. Las empresas de soporte técnico proporcionan la experiencia técnica necesaria para mantener los sistemas en funcionamiento tanto para organizaciones pequeñas como grandes.
La mayoría de las empresas de soporte técnico de inicio se basan en herramientas desarrolladas y administradas internamente para sus operaciones en sus primeras etapas. Pero el enfoque a menudo resulta difícil de administrar y no se puede escalar a medida que la operación aumenta. El nuevo cliente de OneDesk, una empresa proveedora de soluciones tecnológicas de extremo a extremo en sus etapas de crecimiento, se enfrentó al mismo desafío y buscó abordarlo.

Sistema autónomo con múltiples funciones para equipos de soporte técnico
Aunque la empresa ha probado varios sistemas empresariales para gestionar sus necesidades de seguimiento de ventas y emisión de billetes, estos sistemas estaban insuficientemente equipados o eran demasiado engorrosos con funciones e integraciones redundantes por todas partes. La empresa necesitaba un sistema autónomo capaz de manejar sus requisitos de venta y emisión de boletos sin más integraciones.
Si bien nuestro nuevo cliente estaba convencido anteriormente de que es imposible encontrar una solución que cubra todas las especificaciones, incluido el seguimiento de ventas, la gestión de proyectos, la emisión de boletos, la interacción con el cliente y los informes, todo dentro de una sola aplicación. El equipo finalmente se dio cuenta de que OneDesk lo tenía todo, desde CRM hasta el servicio de asistencia técnica, funciones de gestión de proyectos y la estructura lógica para respaldar a equipos especializados como los equipos de ventas.
El equipo se enteró de OneDesk en línea y descubrió que OneDesk se destacaba de todas las demás opciones. El equipo finalmente encontró un sistema que puede hacerlo todo en un solo lugar.

Seguimiento de ventas con OneDesk
OneDesk proporciona un proceso operativo dinámico que permite a la empresa replicar su modelo de negocio en OneDesk sin problemas. Un ejemplo de esto es la especificación del sistema de ventas aislado de la empresa: un sistema para registrar y rastrear la información de ventas que también puede hacer que la información de ventas sea accesible en el lado de la gestión de proyectos del sistema.
Con OneDesk, los equipos de ventas de la empresa pueden registrar y realizar un seguimiento de los clientes potenciales mediante la creación de proyectos y tareas de ventas designados exclusivamente para los miembros del equipo de ventas. Las tareas de ventas pueden asignarse a los miembros del equipo de ventas, completarse y registrarse, todo mientras están completamente aislados de los usuarios y equipos no autorizados. Esta lógica garantiza que el equipo de ventas pueda informar de sus operaciones sin interactuar necesariamente con la administración de proyectos o el lado del servicio de asistencia técnica del sistema.
Esta implementación robusta también es altamente escalable. Permite a la empresa incorporar prácticamente cualquier número de sus equipos sin la necesidad de integrar ningún sistema externo o realizar tediosas personalizaciones.
Sobre todo, OneDesk ofrece flexibilidad. El sistema también tiene en cuenta las organizaciones que pueden preferir replicar su modelo operativo mediante integraciones. Por lo tanto, el sistema puede integrarse con otras herramientas empresariales, como los sistemas de seguimiento de ventas a través de Zapier.

Generación de informes internos y de clientes con OneDesk
Desde los gastos internos de la empresa hasta el desglose de todos los tickets enviados por las organizaciones clientes, la función de informes es fundamental para el funcionamiento de una empresa de soporte técnico. La empresa puede generar informes sobre prácticamente todas las operaciones realizadas en OneDesk. Esto incluye tareas, tickets enviados, hojas de horas registradas, facturas y más. OneDesk también se integra perfectamente con Software de contabilidad QuickBooks y sistemas de facturación para un procesamiento de pagos e informes eficientes.
OneDesk presenta campos personalizados como propiedades adicionales que se pueden filtrar en columnas y usar para personalizar diseños de informes. Los equipos pueden generar informes detallados, desglosados por fecha, detalles del cliente y parámetros personalizados para mayor claridad.
OneDesk lleva los informes un paso más allá con informes automatizados. Los equipos pueden configurar la instalación de OneDesk de la empresa para generar y enviar informes específicos a los clientes y partes interesadas a intervalos regulares. Los informes pueden generarse en diseños predefinidos y entregarse en varios formatos.

OneDesk como herramienta de gestión de proyectos y emisión de tickets
OneDesk como sistema independiente comprende tres aplicaciones modulares que son esenciales para la gestión de proyectos y la emisión de tickets. La aplicación del cliente es el lado del sistema orientado al cliente y una de las tres aplicaciones modulares. Se puede integrar fácilmente en el sitio web de la empresa, dando a los clientes acceso a una herramienta de mensajería para chat en vivo y una pestaña de formulario web para crear y enviar tickets. El widget de la aplicación del cliente también ayuda a compartir información sobre proyectos en curso con los clientes y proporciona una base de conocimiento pública de artículos de texto y video para guiar a los clientes.
Las actividades realizadas por los clientes son monitoreadas por los equipos internos a través de la segunda aplicación modular: la aplicación del proyecto. Esta aplicación tiene una variedad de herramientas para administrar los tickets enviados y las tareas asignadas, esto incluye una variedad de herramientas de administración de proyectos como hojas de tiempo, puntos ágiles y programación de tareas. La aplicación de tareas OneDesk también tiene diferentes vistas para presentar información sobre las actividades en curso desde varias perspectivas.
OneDesk hace posible que la empresa desactive cualquier función en la aplicación del cliente o comparta información selectivamente en la aplicación del cliente sin complicaciones.
El móvil OneDesk es la tercera aplicación modular, y es simplemente la versión de la aplicación móvil de la aplicación del proyecto. Posee todas las características de la aplicación principal y permite a los miembros del equipo acceder a esas herramientas mientras están fuera de su lugar de trabajo. La aplicación móvil está disponible para usuarios de Android e iOS en sus respectivas tiendas de aplicaciones.

OneDesk agiliza el trabajo en equipo
OneDesk opera una estructura de usuario jerárquica similar a una organización típica. Esto facilita que la empresa modele su estructura organizativa existente utilizando OneDesk, simplificando de hecho su flujo de trabajo. Con OneDesk, la empresa puede crear cuentas de usuario, crear equipos y asignar usuarios a equipos.
También hay varios niveles de usuarios con diferentes privilegios y roles, y los usuarios pueden pertenecer a múltiples equipos / grupos con múltiples roles. También se pueden asignar gerentes para supervisar las funciones del equipo, mientras que los administradores tienen control sobre el sistema o las operaciones generales. OneDesk integra el inicio de sesión SSL de forma predeterminada, lo que permite a los usuarios iniciar sesión con sus cuentas de Google a voluntad.
OneDesk tiene documentación en línea completa para facilitar a los usuarios buscar y navegar por el sistema. El equipo de soporte de OneDesk también es muy receptivo con un tiempo de respuesta de menos de un minuto. El equipo brinda toda la ayuda que el cliente pueda necesitar para operar de manera eficiente.

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