El trabajo colaborativo es una necesidad en industrias específicas. Las empresas de desarrollo de software y los proveedores de soluciones tecnológicas no son excepciones. La empresa de desarrollo de software promedio reúne las habilidades, la experiencia y la pericia de múltiples desarrolladores, gerentes de proyectos y diseñadores de sistemas para formar sus equipos de desarrollo. La gestión de la interacción de dichos equipos requiere una combinación de flujos de trabajo bien definidos, habilidades de gestión especializadas y el conjunto de herramientas adecuado para el trabajo. Una empresa de tecnología de automatización de efectivo se acercó al equipo de OneDesk en busca de una herramienta de gestión de recursos y proyectos multiplataforma con un sistema de tickets y capacidad de almacenamiento compartida para su equipo.

Nuestra empresa cliente está especializada en Servicios de Automatización de Efectivo para otras empresas dentro de su mercado objetivo. Construyen sistemas de reciclado de efectivo para administrar el dinero de bancos y hoteles de todos los tamaños. La empresa está formada por un equipo de ingenieros de software, programadores y gerentes de proyectos expertos que trabajan juntos para identificar y resolver problemas dentro de estas instituciones objetivo utilizando tecnología de software de vanguardia. Convencionalmente, la empresa de nuestro cliente implementa servidores locales en el desarrollo de proyectos durante las fases de desarrollo y prueba. También utilizan otras herramientas de gestión convencionales para la comunicación, el soporte y la gestión de recursos. Sin embargo, la complejidad de usar y mantener múltiples herramientas para tareas relacionadas dentro de un equipo ha demostrado ser ineficiente y las plataformas de desarrollo son bastante rígidas en comparación con las necesidades y expectativas de la empresa. Esto generó la necesidad de un sistema completo que tenga todas las funcionalidades requeridas que la empresa requiere y que se integre bien con los sistemas existentes actualmente en uso dentro de la organización.

La gestión de proyectos a esta escala, y la naturaleza del trabajo del cliente, depende fundamentalmente del buen trabajo en equipo y la capacidad de optimizar los recursos y cumplir con los plazos. La herramienta de gestión de proyectos adecuada es un factor determinante del éxito a largo plazo de la empresa. OneDesk está equipado con un conjunto de herramientas diseñadas para proporcionar un flujo de trabajo fluido como se describe en el caso de nuestra empresa cliente. Un sistema de tickets integrado permite a los usuarios privilegiados crear y enviar tickets personalizables sobre proyectos y tareas. Se puede crear un ticket para prácticamente cualquier problema que requiera atención y resolución inmediatas. El líder del equipo puede crear discusiones en respuesta a los tickets enviados e incluso asignar tareas basadas en el ticket si se requieren más acciones. OneDesk simplifica aún más las responsabilidades de los gerentes de proyectos dentro de la organización a través de su sistema de automatización de flujo de trabajo integrado. El sistema permite al gerente crear respuestas automatizadas y personalizables a acciones específicas que los usuarios realizan en los tickets. Los gerentes también pueden moderar el acceso a las discusiones utilizando los modificadores de acceso público o privado para garantizar que solo los miembros del equipo designados puedan acceder a la discusión.

OneDesk tiene ciclos de vida de proyectos integrados en tickets y tareas para ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento del estado en el que se encuentra actualmente cada elemento de trabajo o proyecto. El estado actual del proyecto en el ciclo de vida se puede modificar sobre la marcha a medida que cambia el estado del proyecto. El ciclo de vida del proyecto dentro de OneDesk es completamente configurable y se pueden crear más etapas, mientras que las etapas existentes se pueden modificar o eliminar por completo según sea necesario. La plataforma también proporciona un sistema de registro de tiempo efectivo que se puede usar importando hojas de tiempo o usando el temporizador incorporado que simplifica la programación del proyecto y el seguimiento de la actividad. El sistema de programación y registro de tiempo también automatiza el ciclo de vida del proyecto. Actualiza automáticamente el estado actual del proyecto en el ciclo de vida como se especifica en el cronograma / plan del proyecto.

La aplicación móvil OneDesk mejora y estabiliza el flujo de trabajo organizacional. Permite a los usuarios administrar el temporizador del proyecto de forma remota utilizando sus dispositivos móviles mientras están fuera del sitio. La aplicación móvil OneDesk, que está disponible en las plataformas Android e iOS, se sincroniza automáticamente con el temporizador del proyecto en la aplicación principal. El gerente puede analizar las hojas de horas enviadas en su panel de control y puede aprobar o rechazar las hojas de horas registradas, una característica fundamental en la facturación de los empleados. Con solo hacer clic en un botón, los gerentes de proyecto pueden crear, exportar y descargar informes de hojas de horas registradas para su posterior análisis o procesamiento de nóminas. Los usuarios también pueden recibir notificaciones sobre tickets y tareas en las que están involucrados a través de su aplicación móvil OneDesk.

OneDesk simplifica la gestión de recursos en la organización. Contiene una colección de vistas, cada una de las cuales ofrece una descripción o ilustración clara de la asignación de recursos y el proyecto particular dentro del sistema. La vista de Gantt, por ejemplo, es una herramienta útil en la herramienta de administración de recursos que permite a los gerentes de proyecto vigilar más de cerca quién trabaja en qué y cuándo. Esta herramienta, entre otras vistas, facilita la detección de duplicados en la asignación de tareas, y la reprogramación de tareas es aún más cómoda con la interfaz de usuario habilitada para arrastrar y soltar. Además, OneDesk también permite comparar la programación proyectada con la programación práctica. Esto le da al gerente una mejor perspectiva al realizar un seguimiento de la eficiencia del tiempo y los lapsos cuando corresponda. La vista presenta una comparación lado a lado de la tarea asignada a un usuario junto con el tiempo asignado con el tiempo que el usuario tardó en realizar la tarea.

OneDesk implementa un enfoque superior en el diseño de sus niveles y sistema de permisos. Los privilegios de usuario se clasifican en niveles de acceso y se pueden personalizar para adaptarse a los requisitos operativos de la empresa cliente. La administración de nivel superior tiene pleno derecho, incluida la capacidad de habilitar y deshabilitar funciones dentro del sistema. Los administradores / gerentes también pueden crear usuarios y equipos, y asignar privilegios en el sistema. Los usuarios existentes también se pueden importar en formato CSV y los usuarios se pueden desactivar o reactivar. La plataforma también se integra fácilmente con prácticamente todas las aplicaciones principales utilizadas dentro de la organización del cliente. Los gerentes pueden importar y exportar datos fácilmente hacia y desde OneDesk. La integración con los sistemas existentes también se simplifica enormemente y se puede acceder a ella desde el panel de integración en la aplicación de administración. OneDesk prioriza la eficiencia en el flujo de trabajo organizacional, y el diseño intuitivo de la plataforma garantiza que se requiera poca o ninguna experiencia técnica para operar y administrar el sistema.

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