La información impulsa el mundo moderno y las empresas de medios están en el centro de todo. Estas empresas son responsables de curar el contenido, mejorarlo y presentarlo en diversas formas. Se involucran en una búsqueda rigurosa de datos y se esfuerzan por difundir nueva información al público objetivo adecuado. Más allá de simplemente averiguar qué historia contar y cómo contarla, mantener las ruedas de una empresa de este tipo funcionando en una industria impulsada por el cambio requiere la cooperación de una serie de equipos especializados capaces de buscar datos relevantes y entregar resultados refinados en sus roles designados. . Se requiere que estos equipos colaboren, brinden informes útiles y oportunos, obtengan comentarios e implementen los comentarios. Las empresas de medios siempre están en la búsqueda de mejores formas de optimizar sus equipos, y un cliente se acercó a nosotros con la esperanza de perfeccionar mejor su trabajo en equipo y sus herramientas de gestión de proyectos.

Nuestra empresa cliente es un actor especializado en la industria de la información. Operan como una empresa editorial y de medios que vende publicaciones financieras a una audiencia mixta que incluye clientes B2B que requieren información financiera relevante y oportuna. La empresa se dedica al marketing dirigido y B2B en función del público objetivo, desempeñando un papel fundamental en el entorno empresarial y económico al proporcionar análisis en profundidad y publicaciones financieras.

En una conversación con el departamento de marketing de la empresa, notamos que los esfuerzos de marketing de la empresa podrían atribuirse a cuatro equipos que trabajan las veinticuatro horas del día para lograr los objetivos corporativos mientras informan continuamente al líder del equipo para la coordinación y la retroalimentación. El departamento de marketing enfatizó la necesidad urgente de una herramienta interna que pueda ayudarlos a administrar mejor estos equipos y proyectos. La herramienta debe permitir que los miembros del equipo compartan información convenientemente sin alterar necesariamente el flujo de trabajo existente. El cliente también señaló que la plataforma propuesta debe tener las características para admitir de veinte a cincuenta miembros del equipo que pueden enviar informes sobre tareas designadas de forma independiente, mientras que también pueden obtener comentarios oportunos sobre la información que han proporcionado en la misma plataforma.

OneDesk proporciona una solución viable al desafío que enfrenta la empresa cliente. Facilita la comunicación, la estructura y el seguimiento de proyectos y actividades de los equipos a través de una variedad de herramientas disponibles en la plataforma OneDesk. Estas herramientas son especialmente adecuadas para facilitar la comunicación y la gestión de proyectos entre los miembros del equipo de una organización, como es el caso de la empresa cliente.

Con la plataforma OneDesk, el jefe de equipo puede crear, administrar y rastrear proyectos o informes como tickets. El portal del cliente permite que el líder del equipo lea y responda a los tickets enviados por los miembros del equipo. Una vez que se ha creado el perfil de un miembro del equipo en OneDesk, se pueden incluir como seguidores en los tickets existentes y se les pueden asignar tareas relacionadas. Los miembros del equipo designados también pueden enviar tickets a los que se puede acceder a través del portal del cliente. Los miembros del equipo que siguen un ticket o proyecto reciben notificaciones rápidas de las discusiones sobre el proyecto, de modo que la discusión es visible para todo el equipo.

Los tickets son capaces de almacenar una gran cantidad de datos sobre el proyecto o informe en cuestión. Son totalmente personalizables y se pueden implementar a través de diferentes etapas del ciclo de vida de un proyecto similar al ciclo de vida de un proyecto convencional. Los tickets de OneDesk también pueden contener archivos adjuntos y se pueden configurar para adaptarse a cualquier requisito del proyecto con campos personalizables para capturar datos relevantes.

El menú de proyectos en el panel principal de la aplicación proporciona una estructura completa de todos los proyectos o tickets existentes, los miembros del equipo designados y las tareas asignadas. El portafolio se puede utilizar para representar a los diversos miembros del equipo con tickets para cada miembro o proyectos relacionados estructurados dentro del portafolio / carpeta del miembro. Las carpetas y subcarpetas del proyecto se pueden arrastrar y soltar para obtener la estructura deseada.

El panel de OneDesk resuelve el desafío principal de la comunicación y la gestión de proyectos, ya que permite a los miembros del equipo enviar informes de tareas o el estado del proyecto y obtener comentarios que no pueden perderse, a través de la aplicación y por correo.

OneDesk permite a los equipos recibir o enviar tickets de varias formas de manera conveniente. Una forma de lograrlo es a través del portal del cliente en el que el ticket y la información del cliente se capturarán automáticamente en OneDesk. Alternativamente, el administrador puede importar tickets en formato CSV siempre que los tickets se hayan recopilado en un archivo de hoja de cálculo. Los tickets también se pueden recuperar de los sistemas existentes en uso dentro de la empresa mediante la integración perfecta de OneDesk. OneDesk también puede recibir tickets por correo electrónico cuando los usuarios envían tickets a una dirección de correo electrónico específica de la empresa.

Los líderes de equipo pueden ver fácilmente los detalles del ticket en OneDesk en la aplicación principal. También pueden automatizar las respuestas para los tickets. La plataforma facilita la personalización de mensajes automáticos en respuesta a tickets específicos. Esto es particularmente útil para transmitir cierta información a los miembros del equipo sobre el envío de tickets o la finalización de tareas específicas.

OneDesk también proporciona versiones del sistema para Android e IOS. Estas aplicaciones permiten a los miembros del equipo crear tickets sobre tareas, discutir tickets sobre las tareas que están siguiendo, registrar el tiempo, recibir notificaciones sobre nuevas asignaciones y nuevas discusiones. Ya sea en la oficina central de la empresa o en la esquina de su sala, los miembros del equipo pueden actualizar y responder a las actualizaciones del proyecto sin problemas, un enfoque que simplifica la comunicación y la colaboración entre equipos.

Los usuarios también se pueden dividir en varios niveles de acceso con diferentes permisos y privilegios. Esto garantiza que solo los miembros del equipo con los privilegios adecuados obtengan acceso a los datos y la información sobre los proyectos en curso. El portal es diferente para cada usuario y los usuarios pueden estar restringidos a solo sus propios boletos o todos los boletos que consideren oportunos. Por lo tanto, nuestro cliente puede personalizar fácilmente su flujo de trabajo o integrar OneDesk con su flujo de trabajo existente, mejorando las operaciones a través de una mejor eficiencia en la comunicación sin tener que realizar cambios operativos importantes. La interfaz de usuario amigable de OneDesk, los niveles de acceso bien definidos y una serie de otras características ayudarán a la empresa cliente a lograr una adopción perfecta de la plataforma, una mejor designación de tareas adecuada para el tamaño del equipo y la naturaleza del trabajo, y un proyecto sin complicaciones. administración.

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