Los principios de la gestión de proyectos ágiles se arraigaron en los campos de desarrollo e ingeniería de software. Existen muchas metodologías diferentes (como Scrum o Kanban) sobre cómo implementar estos procesos, pero ágil no tiene por qué ser complicado y se puede aplicar a cualquier campo (pero quizás no debería serlo).
Este artículo tiene como objetivo llevarlo más allá de lo simple. principios de Agile, con información procesable, evitando el dogma de alguna metodología en particular.
Si desea saber en qué se diferencia la gestión de proyectos ágil de la gestión de proyectos tradicional, este artículo es para usted. Dado que somos una empresa de software que vende una aplicación de gestión de proyectos, concluiré el artículo con cómo OneDesk puede ayudarlo a lograr lo que discutimos.
El espectro de la planificación de proyectos
Los proyectos son esencialmente metas finales que se dividen en los pasos necesarios para llegar a esas metas. La gestión de proyectos consiste en crear esos pasos, organizarlos, ejecutarlos y realizar un seguimiento de su progreso. Los proyectos más grandes requieren equipos más grandes y, por lo tanto, la planificación, la estimación, la asignación, el seguimiento y la coordinación suele ser un trabajo de tiempo completo.
Como puedes imaginar, no todos los proyectos son iguales. Una receta simple puede ser suficiente para preparar la cena, pero no funcionará para diseñar un puente. Los métodos de gestión de proyectos necesarios varían radicalmente en este espectro, al igual que las herramientas.
Para la mayoría de nosotros, los proyectos que hacemos en el trabajo se encuentran en algún lugar en el medio del espectro:
- Trabajamos en equipo y diferentes personas estarán haciendo diferentes partes del proyecto.
- Debemos prestar atención al orden de nuestras tareas.
- Debemos tener una estimación razonable de cuánto tiempo nos llevará y cuándo estará terminado.
- Para algunos de nosotros, los costos deben tenerse en cuenta
- Necesitamos poder ver si estamos en el camino correcto y qué tan avanzado estamos en el proyecto. Si esto suena como el tipo de proyectos en los que trabaja, con quizás una o dos preocupaciones adicionales, entonces su trabajo PUEDE beneficiarse. desde un enfoque ágil o NO PUEDE. Incluso dentro de estos proyectos de tamaño mediano, hay grados de cuánto debe planificarse y administrarse un proyecto. En el extremo más claro, una lista de tareas pendientes escrita en una pizarra blanca puede funcionar. En el extremo más pesado, pueden ser necesarios líneas de tiempo, diagramas de Gantt y calendarios de recursos. El truco consiste en encontrar el punto en el espectro donde administrar su proyecto no cuesta más de lo que beneficia. Puede ser difícil de encontrar.
Gestión de proyectos tradicional
No existe una definición fija de gestión de proyectos tradicional, pero para los propósitos de este artículo, describiremos algunas prácticas que se siguen a menudo.
Con la gestión de proyectos más tradicional, antes de que se inicien los proyectos, se planifican minuciosamente. Esto significa que:
- Se identifican tantas tareas como sea posible.
- Para estas tareas se realizan estimaciones en términos de trabajo / duración.
- También se estiman los costos.
- Las asignaciones se realizan entre tareas y recursos.
- Se estima una fecha en la que se completará el proyecto. Como puede ver, este enfoque requiere mucha planificación y requiere mucho trabajo inicial incluso antes de que comience el proyecto. Si bien este enfoque puede ser necesario para algunos proyectos, puede cargarlo con gastos generales innecesarios para muchos otros proyectos. La gestión de proyectos ágil rechaza este enfoque de planificación pesada y, a menudo, lo reemplaza con técnicas y herramientas alternativas. Tres de estas técnicas son puntos ágiles, iteraciones / time-boxing y tableros de estado.
Puntos ágiles
Los puntos ágiles (puntos de historia) son estimaciones de esfuerzo. Si bien la administración de proyectos tradicional generalmente estima el esfuerzo de la tarea en términos de horas-hombre, con Agile simplemente califica una tarea en una escala de puntos (por ejemplo: 1 a 5) y déjelo así. Dado que este tipo de estimación requiere muy poco tiempo, está intercambiando una planificación de gastos generales más bajos por una menor precisión en la estimación.
Se asigna un número total de puntos (o capacidad de puntos) a un proyecto o iteración. Simplemente llenamos el proyecto con tareas, hasta alcanzar su capacidad de puntos. Dado que algunas tareas serán sobreestimadas y otras subestimadas, esperamos que se promedie aproximadamente a la derecha. La experiencia nos dirá cuántos puntos puede lograr nuestro equipo en un período de tiempo determinado.
Time-boxing al hacer iteraciones
Las iteraciones son pequeños proyectos o subdivisiones de proyectos. Time-boxing es el concepto de mantener sus iteraciones siempre con la misma duración. Por ejemplo, podría dividir su proyecto de 2 meses en cuatro iteraciones de 2 semanas. Puede liberar o no entre iteraciones. Las tareas que no se completan en una iteración se envían a la siguiente. Con el tiempo, mejora la estimación de lo que se puede lograr en una iteración.
El time-boxing es a menudo una de las técnicas más difíciles de aplicar, ya que muchos proyectos no se pueden cortar arbitrariamente en períodos fijos. Además, pasar las tareas a la siguiente iteración significa que no sabrá cuántas iteraciones tendrá.
Tableros de estado
Los tableros de estado, aunque no los requiere ágil, se utilizan con frecuencia en proyectos ágiles. Continuando con la filosofía de reducir la sobrecarga de la gestión de proyectos, los tableros de estado permiten que alguien simplemente arrastre y suelte su tarea de una columna a la siguiente para actualizar el estado de su tarea. Estos tableros también permiten visualizar fácilmente dónde se encuentran las tareas en términos de estado para toda la iteración.
Otras tecnicas
Aquí hay algunas otras técnicas y herramientas ágiles que puede considerar usar en sus proyectos.
Reuniones diarias de pie : Estas reuniones diarias son donde cada miembro del equipo dice en qué trabajaron ayer, qué planean lograr hoy y si tienen bloqueadores. Se mantienen de pie para mantenerlos cortos.
Gráficos de quemado y velocidad : Los gráficos quemados muestran la reducción de tareas abiertas en el proyecto a lo largo del tiempo. Los gráficos de velocidad comparan iteraciones en recuadros de tiempo entre sí para ver si lo que el equipo puede lograr está mejorando con el tiempo.
Autoasignación : Esta es la práctica de no asignar las tareas, pero dejar que los miembros del equipo tomen la siguiente tarea por sí mismos cuando terminan con la última.Cómo OneDesk le ayuda a hacer Agile
OneDesk se diferencia de la mayoría de los sistemas de gestión de proyectos en que le permite ejecutar un proyecto utilizando su elección de métodos ágiles, métodos tradicionales o una combinación de ambos. Así es cómo.
Cree proyectos que se acumulan en carteras o carpetas que se acumulan en proyectos.
Cambie fácilmente entre vistas de tarjetas o listas jerárquicas.
Utilice puntos ágiles u horas hombre para estimar tareas
Los gráficos de quemado y los gráficos de velocidad están integrados (y muchos otros gráficos también).
Vea un video sobre dónde encontrar las funciones ágiles en OneDesk
OneDesk está especialmente diseñado para aquellos proyectos de tamaño mediano que a veces necesitan un poco de planificación y otras mucho menos. OneDesk tiene la flexibilidad para permitir que su equipo planifique sus proyectos al nivel que necesita para cumplir con el flujo de trabajo de su organización, sin sobrecargar a su equipo con demasiados gastos generales. Con OneDesk, obtiene todos los beneficios de la gestión de proyectos ágil sin dejar de tener acceso a la herramienta avanzada que a veces puede necesitar. Aún mejor, puede cambiar entre modos para combinar una planificación cuidadosa con una ejecución rápida y sin esfuerzo.
Dejanos saber si tienes preguntas.
