Si su trabajo es administrar un usuario final o una organización de soporte al cliente, una cosa que realmente necesita controlar es el flujo de correos electrónicos de soporte que entran y salen de su departamento. Debe asegurarse de que está capturando todos los tickets entrantes, así como todas las respuestas en esos tickets. También debe poder auditar todo el correo electrónico saliente enviado por su equipo y los mensajes de las conversaciones que tienen con los clientes.

Por supuesto, OneDesk le brinda las herramientas para enviar y recibir estos correos electrónicos de manera transparente, pero lo que es casi igual de importante, brindamos a los gerentes las herramientas para estar seguros de si se capturó, envió y entregó un correo electrónico en particular.

Auditar su correo electrónico saliente

Cuando OneDesk envía un correo electrónico en su nombre, no queremos que haya ningún misterio en él. A tal efecto, proporcionamos el ‘Centro de mensajería’ que muestra todas las reglas de correo electrónico activas en su cuenta y le permite activarlas o desactivarlas, modificar el contenido y alterar la lógica. Por favor vea el video en el ‘Centro de mensajería’ para más detalles sobre esto.

También le proporcionamos un registro de auditoría (casi) en tiempo real de todos los correos electrónicos enviados por su cuenta, para que pueda rastrearlos con confianza. Si un cliente dice que nunca recibió un correo electrónico, puede verificar aquí, y si fue enviado, entregado o no entregado, se lo mostraremos.

Esta herramienta se puede encontrar en Administración> Ajustes del correo electrónico> Saliente
outgoing email settings

Para cada correo electrónico que se encuentra en la lista, puede ver el estado de entrega e incluso ver los detalles del correo electrónico. En los detalles del correo electrónico, también mostramos los eventos devueltos por nuestra API de correo electrónico para informarle qué sucedió. Si el correo electrónico rebotó, se lo haremos saber; Si el correo electrónico fue bloqueado por un bloqueador de spam, se lo haremos saber.
email event history

Retenemos los últimos 1000 correos electrónicos enviados o las últimas 72 horas, lo que sea menor. Es importante tener en cuenta que si ha elegido utilizar su propio servidor SMTP para el correo electrónico saliente, no podemos rastrearlo por usted. Para rastrear un correo electrónico en este caso, deberá comunicarse con el administrador del sistema responsable de su servidor de correo electrónico.

 

Auditando su correo electrónico entrante

OneDesk captura el correo electrónico que reenvía automáticamente desde sus direcciones de correo electrónico de soporte y crea los tickets correspondientes en su cuenta de OneDesk. También capturamos respuestas a estos correos electrónicos para que podamos incluirlos en la conversación en el ticket.

Por lo tanto, también proporcionamos un registro de auditoría de correo electrónico “entrante” para que pueda rastrear todos estos correos electrónicos también. Si un cliente afirma haber enviado una respuesta o enviado un ticket, esto le permitirá saber si lo recibimos.

Esta herramienta se puede encontrar en Administración> Ajustes del correo electrónico> Entrante
incoming email settings

Para cada correo electrónico de esta lista, puede ver la acción realizada por OneDesk, como “Ticket creado” o “Mensaje agregado”. También puede ver los detalles del correo electrónico y descargarlo.
system action email details

Al ver los detalles del correo electrónico, podrá ver el historial de eventos de ese correo electrónico, así como un enlace al boleto creado.
event history for incoming emails

Una vez más, para estos correos electrónicos, retenemos los últimos 1000 correos electrónicos enviados o las últimas 72 horas, lo que sea menor.

Si tiene preguntas sobre cómo rastrear un correo electrónico, no dude en preguntar a continuación o comunicarse con nosotros por correo electrónico o chat.

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