El seguimiento del tiempo de la agencia se refiere al proceso de monitorear y registrar la cantidad de tiempo que una agencia y sus empleados dedican a los proyectos y tareas de los clientes. Agencia es un término amplio que abarca empresas como: agencias gubernamentales, agencias de marketing y servicios creativos. En el blog de hoy veremos algunas estrategias para implementar y utilizar el seguimiento del tiempo en el entorno de una agencia.
¿Por qué realizar un seguimiento del tiempo de la agencia?
El seguimiento del tiempo es importante para las agencias por varias razones, entre ellas:
- Facturación y facturación: es muy común que las agencias facturen a sus clientes en función del número de horas trabajadas. El seguimiento preciso del tiempo es esencial para una facturación precisa. También ayuda a las agencias a seguir siendo rentables y a mantener la confianza y la transparencia con sus clientes.
- Seguimiento y planificación de proyectos: el seguimiento del tiempo es una forma de proporcionar información sobre el tiempo dedicado a las tareas. Con estas métricas, las agencias pueden hacer mejores planes futuros y asignar recursos de manera efectiva. Además, las agencias pueden realizar un seguimiento del progreso del proyecto en tiempo real.
- Informes y seguimiento del desempeño: el seguimiento del tiempo puede ayudar a las agencias a evaluar el desempeño de los empleados. Cree informes sobre métricas de tiempo y mejore los procesos a lo largo del tiempo utilizando un enfoque basado en datos.
- Seguimiento de costos e ingresos: utilice métricas de seguimiento del tiempo para tomar decisiones más informadas sobre las estimaciones de precios. ¿Se pasó del presupuesto del último proyecto? Reevalúe sus cotizaciones y estimaciones en función del tiempo medido en el proyecto. Con el software de seguimiento del tiempo de la agencia, también puede administrar los recursos de forma dinámica para garantizar que su agencia no se exceda del presupuesto.
- Requisitos legales: a veces es necesario realizar un seguimiento del tiempo según la ubicación y la industria. Esto puede incluir el cumplimiento u otros requisitos legales que requieren informes, como leyes salariales, retención de registros o fines impositivos.
¿Cómo registran las agencias el tiempo?
La elección del método y la herramienta puede depender de las necesidades específicas de la agencia y de la naturaleza del trabajo que se realiza. Los métodos de seguimiento del tiempo pueden incluir: Hojas de tiempo tradicionales, ya sea en papel o digitales. Relojes de cronometraje, relojes físicos donde los empleados marcan la entrada y la salida. Software de seguimiento del tiempo o gestión del trabajo, aplicaciones con temporizadores u hojas de horas para registrar el tiempo desde la web o una aplicación móvil. Estas herramientas de seguimiento del tiempo suelen proporcionar informes, facturación y otras funciones integradas para optimizar los procesos de trabajo.
Estrategias para realizar un seguimiento del tiempo para las agencias
A continuación se presentan algunas estrategias para implementar eficazmente el seguimiento del tiempo en entornos de agencias:
Establecer expectativas claras
Comunique claramente su proceso de seguimiento del tiempo, especialmente cuando nuevos empleados se unan a su equipo. Enfatice por qué es importante el seguimiento del tiempo, centrándose en cómo se utiliza en su agencia.
Utilice hojas de tiempo detalladas
Utilice hojas de horas que capturen fácilmente (e idealmente automáticamente) toda la información que necesita para una facturación y un mantenimiento de registros precisos. Los detalles pueden incluir fechas en las que se realizó el trabajo, el cliente asociado y el estado facturable.
Estandariza tu seguimiento del tiempo
Establezca prácticas y pautas estandarizadas de seguimiento del tiempo que todos los miembros del equipo deben seguir. Esto incluye la categorización y la frecuencia con la que se deben enviar las entradas.
Implementar un software de seguimiento del tiempo.
Elija una herramienta de seguimiento del tiempo que se adapte a las necesidades de su agencia. Un software de seguimiento del tiempo le permite a su agencia registrar el tiempo en las tareas del cliente. Las características incluyen seguimiento automático del tiempo y hojas de horas configurables. Busque funciones adicionales como colaboración en equipo, seguimiento de proyectos y clientes y capacidades de generación de informes. OneDesk es una herramienta de gestión del trabajo creada pensando en las industrias de servicios profesionales. Cree proyectos y tareas de clientes, luego registre el tiempo utilizando temporizadores automáticos u hojas de horas. Enviar hojas de horas en OneDesk es fácil, ya que muchas propiedades se generan automáticamente. Por ejemplo, si la tarea es para un cliente determinado, la hoja de horas también se asociará con ese cliente.
Automatizar siempre que sea posible
Muchas soluciones de software incluyen opciones de automatización para el seguimiento del tiempo. Configure las automatizaciones para que se ajusten a sus flujos de trabajo específicos. Las automatizaciones pueden ayudar a ahorrar tiempo al realizar determinadas acciones sin trabajo adicional. Algunos ejemplos pueden incluir: actualizar el estado facturable en una hoja de horas, enviar notificaciones a los gerentes cuando se registran ciertas hojas de horas y más.
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