Solución de gestión de correo electrónico del cliente

Solución de gestión de correo electrónico del cliente

El sistema de gestión de correo electrónico del cliente de OneDesk tiene todas las funciones que necesita. Le da un control total sobre lo que hace su sistema de tickets por correo electrónico. Estas son las principales funciones de correo electrónico de la aplicación de asistencia técnica de OneDesk:

Customer Ticketing System

Sistema de venta de tickets para clientes

OneDesk tiene un poderoso sistema de administración de tickets de clientes, que le permite administrar completamente el flujo de trabajo de tickets y correos electrónicos. Cada boleto tiene un conjunto predeterminado de estados del flujo de trabajo , pero puede modificarlos para que se ajusten a los procesos de su empresa.

  • De forma predeterminada, un nuevo ticket comienza en el estado “Abierto” y no está asignado a ningún agente. El ticket, por lo tanto, aparece en la vista “tickets sin asignar”. Se envía automáticamente una respuesta al cliente. En este punto, alguien puede asignar manualmente el ticket a un agente de su equipo de soporte.
  • Una vez que el agente asignado responde públicamente al ticket, la respuesta se envía al solicitante por correo electrónico, el estado cambia a “cliente pendiente” y el ticket aparece en la vista “cliente pendiente”.
  • Una vez que el cliente responde al ticket, se notifica al asignado la respuesta, el estado cambia a “agente pendiente” y el ticket aparece en la vista “agente pendiente”.

Puede automatizar y modificar este flujo de trabajo para que coincida con la forma en que su empresa se comunica con sus clientes.

Convert emails to tickets

Enviar por correo electrónico al ticket

OneDesk creará tickets a partir de los correos electrónicos de los clientes. Ésta es una de las características clave de sistemas de correo electrónico del cliente y funciona así:

  • Le informa a OneDesk qué dirección de correo electrónico utiliza para recibir consultas de soporte.
  • Configura un reenvío automático para redirigir nuevos correos electrónicos a una de sus direcciones de correo electrónico exclusivas de OneDesk.
  • OneDesk crea un ticket a partir del correo electrónico, estableciendo el asunto, el contenido, los archivos adjuntos y los solicitantes en el ticket.
  • Cualquier respuesta futura realizada en el ticket o correos electrónicos de respuesta posteriores se agregará como mensajes en el ticket.
  • Si es necesario, se agregará un nuevo registro de cliente a la lista de clientes dentro de OneDesk.

Tenemos guías fáciles de seguir para configurar redireccionamientos para Gmail, Outlook y otros sistemas de correo electrónico.

helpdesk email templates

Plantillas de correo electrónico del servicio de asistencia

Cuando envía correos electrónicos a sus clientes, desea tener un control total sobre lo que ven. Las plantillas de correo electrónico del servicio de asistencia técnica de OneDesk le permiten modificar el contenido de los correos electrónicos que envía a sus clientes. No solo eso, sino que puede modificar las plantillas de prácticamente cualquier correo electrónico que le enviemos en su nombre.

Como administrador de su cuenta de OneDesk, tiene acceso a un Centro de mensajería de correo electrónico donde puede activar o desactivar los distintos correos electrónicos o modificar el contenido. Incluso puede crear nuevas plantillas de correo electrónico y definir las circunstancias en las que se envían.

Help Desk email signatures

Firma del correo electrónico del servicio de asistencia

Cuando envíe correos electrónicos a los clientes, querrá que la firma del correo electrónico del servicio de ayuda parezca que proviene de usted. En OneDesk puede agregar una firma personalizada al final de cada correo electrónico. esta firma normalmente proporciona información de contacto de su empresa, pero puede incluir lo que desee, incluidos gráficos y logotipos. Incluso puede desactivar la marca.

Si a ti te gustaría personalizar el estilo de los correos electrónicos , también puedes modificarlo. Puede cambiar los colores, agregar un logotipo y más. Finalmente, también puede agregar un encabezado personalizado a sus correos electrónicos.

Cuando OneDesk envía un correo electrónico en su nombre, se incluirá en el encabezado y pie de página que defina, y se le aplicará el estilo de los colores que elija.

Customer Email Management Solution

Respuesta por correo electrónico de la mesa de ayuda

El correo electrónico de respuesta del servicio de asistencia técnica generalmente consta de dos tipos de respuestas: respuestas automáticas y respuestas de sus agentes de soporte.

Las respuestas automatizadas se pueden configurar con una o más plantillas, que responden a los tickets de los clientes en circunstancias especificadas por usted. Estas son respuestas totalmente personalizables y puede tener tantas como necesite. Cada uno se puede activar en diferentes circunstancias, por lo que podría tener una respuesta diferente para una nueva solicitud de proyecto que para un ticket de TI.

Las respuestas de los agentes contienen el mensaje que ingresó el agente y están incluidas en su plantilla (ver arriba). El resto del contenido del correo electrónico, como el ticket al que está asociado, la línea de asunto y más, también puede ser configurado por usted.

helpdesk automation tools

Herramientas de automatización del servicio de asistencia

Las herramientas de automatización del servicio de asistencia técnica de OneDesk son muy flexibles. OneDesk viene equipado con nuestro potente motor de automatización de flujo de trabajo.

Esta herramienta de automatización puede automatizar todos los aspectos de su servicio de asistencia, incluidos respuestas automáticas , asignaciones automáticas, preparación y clasificación de la cola de tickets, cambios de estado, actualizaciones de estado, recordatorios, notificaciones, acuerdos de nivel de servicio y mucho más. Una gran lista de activadores, acciones y filtros le permite enrutar sus tickets de casi cualquier forma que necesite. Esta funcionalidad de nivel empresarial está incluida en todos los planes y es una de nuestras funciones más populares.

Customer Email Management Solution

Seguimiento de correo electrónico del cliente

Cuando OneDesk envía un correo electrónico en su nombre, no se detiene allí. Es posible que deba realizar un seguimiento de los correos electrónicos de sus clientes después de que se envíen o reciban. OneDesk proporciona seguimiento del correo electrónico del cliente con cada plan.

Para realizar un seguimiento de los correos electrónicos que envió y verificar si se entregaron correctamente, no necesita simplemente enviar y esperar. Como administrador, puede abrir el panel de auditoría de correo electrónico saliente para ver una lista de todos los correos electrónicos que enviamos en su nombre. Para cada correo electrónico, puede ver el estado de la entrega y, para aquellos casos excepcionales en los que la entrega falló, le diremos por qué. Quizás la dirección de correo electrónico era incorrecta o el correo electrónico rebotó en el servidor de destino. No tiene por qué ser un misterio lo que sucedió.

También puede realizar un seguimiento de los correos electrónicos entrantes en el panel de auditoría de correo electrónico entrante. Aquí verá todos los correos electrónicos que OneDesk recibió por usted y lo que hicimos con ellos. Le diremos si creamos un nuevo ticket o si agregamos un comentario a un ticket existente. Si un cliente afirma haber enviado un correo electrónico, puede verificar fácilmente si este es realmente el caso y, de ser así, qué le sucedió.

Customer Email Management Solution

Configurar su mesa de servicio de correo electrónico es fácil

Configurar su mesa de servicio no tiene por qué ser una tarea ardua. OneDesk viene con un asistente que lo guía a través de todos los pasos. De hecho, podría estar listo para comenzar a capturar nuevos tickets, capturar nuevos registros de clientes y chatear en vivo con sus clientes en solo unos minutos después de registrarse. Si tiene alguna dificultad, nuestro equipo siempre está listo para ayudarlo con la gestión del correo electrónico de sus clientes.

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