En la versión más reciente de OneDesk, hicimos grandes cambios en las organizaciones de clientes. Mientras que antes de este lanzamiento, las organizaciones de clientes eran agrupaciones relativamente simples de clientes, ahora se han convertido en objetos más sofisticados, con propiedades y características que cambiarán la forma en que usa OneDesk.

¿Qué son las organizaciones de clientes?

Las organizaciones de clientes representan las empresas para las que trabajan sus clientes. A menudo, cuando trabaja para un cliente o lo apoya, no es el cliente (persona) individual lo que le importa, sino la empresa para la que trabaja. Las organizaciones de clientes agrupan a todos los usuarios finales de clientes de una empresa determinada y le permiten interactuar con ellos como un todo. Aún puede conservar la capacidad de interactuar con las personas individualmente, pero la mayoría de las veces desea tratarlas como un grupo.

Esto significa que las siguientes funciones están disponibles en las organizaciones de clientes:

  • La agrupación de tickets de una organización de cliente agrupa todos los tickets solicitados por cualquier cliente de esa organización.
  • El filtrado de tickets de una organización cliente muestra los tickets solicitados por cualquier cliente de esa organización.
  • Compartir un proyecto con una organización de clientes lo comparte con todos los clientes de esa organización.
  • Agregar nuevos clientes a la organización les otorga automáticamente acceso a los proyectos sin ningún trabajo adicional de su parte.
  • Puede crear una conversación con la organización del cliente y se notificará a todos los clientes individuales.

manage customers

¿Cuáles son las características y propiedades de las organizaciones de clientes?

Si bien todavía estamos trabajando para agregar algunos más, actualmente la organización del cliente tiene las siguientes propiedades:

  • Nombre de la Organización: Este suele ser el nombre de la empresa.
  • Dominio (s) de correo electrónico: Los dominios de correo electrónico asociados con esta organización de clientes. Más sobre esto a continuación.
  • Logotipo (u otra imagen): Agregue el logotipo de la empresa u otra imagen aquí. Esto es útil en muchas vistas para distinguir rápidamente una empresa.
  • Miembros: La lista de clientes que forman parte de esta organización. Suele ser gente que trabaja allí.
  • Reglas de enrutamiento de boletos: Reglas que definen qué hacer con los nuevos ticekts (u otros elementos) enviados por los clientes de esta organización. Más sobre esto a continuación.
  • Proyectos seguidos: La lista de proyectos de OneDesk que la organización del cliente sigue directamente. Tenga en cuenta que los miembros individuales también pueden seguir proyectos adicionales por separado.
  • Descripción: Opcionalmente, puede agregar aquí una breve descripción de la organización del cliente.
  • Archivos adjuntos: Opcionalmente, puede agregar archivos adjuntos a la organización del cliente aquí.
  • Datos de contacto: Agregue la información de contacto a la organización del cliente, como número de teléfono, dirección postal, etc.

Cómo funcionan los dominios de correo electrónico.

email domains for customer tickets

Los dominios de correo electrónico son una característica poderosa en OneDesk que puede ahorrarle mucho tiempo. Funcionan de la siguiente manera:

Agregue uno o más dominios de correo electrónico a una organización de cliente: Si ingresa dominios de correo electrónico en una organización de clientes, los nuevos clientes que se creen que tengan direcciones de correo electrónico que contengan esos dominios se agregarán automáticamente a esa organización. Por ejemplo, si crea una organización de clientes llamada ‘Sample Inc.’ y darle el dominio del cliente @ sample.com luego, cuando jim@sample.com envíe un ticket, se agregará automáticamente a la organización Sample Inc.

Algunas cosas que debes saber.

  • Si jim@sample.com ya existe, no será trasladado a otra organización.
  • Una organización de cliente puede tener más de un dominio de correo electrónico asociado, pero cualquier dominio de correo electrónico determinado solo se puede asociar con una organización de cliente.
  • Detectamos dominios de correo web (como gmail.com) y no le permitiremos agregarlos.
  • Siempre puede eliminar al cliente de la organización después, y no lo impediremos. Por lo tanto, las entradas de ellos no se asociarán con la organización.

Cree automáticamente una nueva organización de clientes para cada nuevo dominio de correo electrónico: Con esta función habilitada, cuando se crea un nuevo cliente (con un dominio de correo electrónico que aún no está asociado con una organización de cliente existente), automáticamente creará esa organización de cliente, colocará al nuevo cliente en ella y asociará ese dominio de correo electrónico con el nueva organización. Algunas cosas que debes saber:

  • Esta función se puede desactivar en ‘Administración> Pref. De la empresa> Otras configuraciones ‘Está desactivado de forma predeterminada para las cuentas existentes y activado para las cuentas nuevas.
  • Aquí también detectamos dominios de correo web y no crearemos organizaciones de clientes para ellos.
  • Nombramos la organización del cliente después del dominio (por ejemplo: sample.com) pero siempre puede cambiarle el nombre después si lo desea.

Esta es mi nueva característica favorita en esta versión porque puede hacer mucho por usted automáticamente. Todo lo que necesita hacer es comenzar a reenviar automáticamente el correo electrónico de su mesa de ayuda y OneDesk comienza a capturar tickets, crear nuevos clientes, crear nuevas organizaciones de clientes, enviar respuestas a los clientes y agrupar a los clientes. ¡Es genial!

Reglas de enrutamiento de tickets en organizaciones de clientes

Es posible que desee que los tickets de diferentes organizaciones de clientes se traten de manera diferente entre sí. Por ejemplo, es posible que desee:

  • Para enviar una respuesta automática más personalizada.
  • Mover automáticamente el ticket a un proyecto apropiado.
  • Asignar el ticket al agente asignado a esta cuenta.
  • Para agregar el ticket a un acuerdo de nivel de servicio en particular.

ticket redirection assignment rules

Todo esto se puede hacer a través de la automatización del flujo de trabajo, pero lo hemos hecho más fácil que nunca. Ahora, en la organización del cliente, solo necesita agregar las acciones que desea que ocurran en los nuevos tickets de esa organización.

Mejores prácticas recomendadas para el uso de organizaciones de clientes

Estas son las formas en las que le recomendamos que utilice la organización del cliente.

  • Cuando comparta proyectos con clientes, compártalos con la organización del cliente en lugar de con la persona individual (haga lo mismo con los equipos de usuarios).
  • Asegúrese de que los dominios estén asociados con sus organizaciones de clientes siempre que sea posible.
  • Revise periódicamente a sus clientes y traslade a los clientes que están fuera de las organizaciones a organizaciones de clientes. Cree nuevas organizaciones según sea necesario.
  • Asegúrese de que su portal de clientes esté configurado con la configuración de visibilidad adecuada. Ver visibilidad del portal del cliente .
  • Si está desactivado para usted, considere activar la creación automática de organizaciones de clientes. Agregue logotipos a las organizaciones de clientes.
  • Utilice las reglas de enrutamiento para ayudarlo a organizar y asignar automáticamente los tickets entrantes. Se ahorra trabajo y sus clientes reciben una respuesta más rápida.

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