Usar plantillas de proyecto
Muchas empresas ofrecen servicios o proyectos a sus clientes que a menudo siguen un flujo similar. Proyectos de esta naturaleza pueden abarcar una amplia variedad de trámites o servicios como proyectos de diseño web, campañas de marketing o procedimientos de onboarding. Tomemos el ejemplo de un proyecto de diseño. El procedimiento estándar es similar cada vez con tareas que incluyen elementos como wireframes, simulacros y prototipos. No importa el proyecto de diseño web, probablemente incluya estas tareas. Aquí es donde entra nuestro tema del día, las plantillas de proyectos. Las plantillas de proyecto pueden ayudarle a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia al iniciar un nuevo proyecto de cliente. Simplemente utilice la plantilla del proyecto en lugar de crear un proyecto desde cero cada vez. En el blog de hoy veremos cómo y por qué deberías utilizar plantillas de proyecto en tu flujo de trabajo.
¿Qué son las plantillas de proyecto?
Antes de explicar las plantillas de proyectos, expliquemos brevemente de qué se compone un proyecto. Un proyecto es una meta u objetivo que debe lograrse en un tiempo determinado. Cada proyecto se divide en tareas y, a veces, en subtareas (que son tareas más granulares). Cada tarea se asigna, generalmente a personas individuales, se les da una estimación del trabajo y el cronograma planificados, y se define y prioriza. Las plantillas de proyecto son proyectos creados y estructurados previamente y diseñados para su reutilización. Una plantilla de proyecto ya tendrá definidas la mayoría de las tareas, el trabajo planificado y las personas asignadas, lo que permitirá a los gerentes de proyecto copiar fácilmente estos planes al nuevo proyecto.
Beneficios de usar plantillas de proyecto
La idea central de un proyecto de plantilla es evitarse la molestia de crear conjuntos idénticos de tareas una y otra vez. Después de hacer un proyecto varias veces, querrá hacer mejoras. Esto es fácil de hacer simplemente modificando el proyecto de plantilla para que la próxima vez que lo clone, tenga incorporadas sus últimas mejores prácticas.
En resumen, las plantillas de proyectos le permiten:
- Mejorar la eficiencia
- Identificar cuellos de botella
- Estandarizar flujos de trabajo
- Mejorar con el tiempo
Plantillas de proyectos en OneDesk
OneDesk es una solución de gestión del trabajo todo en uno. Administre y optimice la atención al cliente y la entrega de proyectos con una amplia variedad de funciones sólidas. OneDesk le permite crear proyectos a partir de plantillas, así como clonar proyectos o importar plantillas desde CSV.
Puede marcar cualquier proyecto como “plantilla”. Simplemente vaya al panel de detalles del proyecto (haga doble clic en el nombre del proyecto). Marque la casilla “Establecer como plantilla”. Las plantillas se indican con un icono único y aparecerán de forma predeterminada en la lista al crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla. Los proyectos de plantilla no son funcionalmente diferentes de un proyecto normal.
Consejo: Organice sus proyectos de plantilla en sus propios portafolios.
Crear un proyecto a partir de una plantilla
- Haga clic en ‘Agregar’ en el menú superior.
- Seleccione ‘Proyecto’ y en la ventana, elija ‘de plantilla’
- Dale un nombre a tu proyecto.
- Seleccione la plantilla del proyecto para copiar.
- En este menú desplegable, verá todos los proyectos de plantilla. Si hace clic en “mostrar todos los proyectos”, también podrá seleccionar proyectos que no sean de plantilla para copiar).
- Haga clic en mostrar opciones de plantilla para elegir qué propiedades copiar. (Tus elecciones se guardan para la próxima vez).
- Puede completar otros detalles del proyecto si lo desea (fecha de inicio, portafolio, etc.)